Давайте ваши документы, будем назначать…
… больничные и декретные. Право на оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособие по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами, имеют работники как по основному месту работы, так и по месту работы по совместительству.
Решение о назначении (отказе в назначении) этих выплат принимает комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию (далее — соцкомиссия) на основании соответствующих документов (см. рисунок).
Если ваш работник имеет право на оплату больничного в размере 100 % независимо от страхового стажа (льготник), он дополнительно подает копии соответствующих документов, подтверждающих такое право.
Для принятия решения о назначении (отказе от назначения) больничных/декретных соцкомиссии дано 10 дней со дня получения перечисленных выше документов. Принятое решение оформляют Протоколом* в день его принятия.
* Форма протокола заседания комиссии по социальному страхованию (решение уполномоченного) приведена в приложении к Положению о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию предприятия, учреждения, организации, утвержденному постановлением ФСС от 23.06.08 г. № 25.
… пособие на погребение. Пособие на погребение за счет средств соцстраха можно получить только по основному месту работы застрахованного лица. Решение о его назначении (отказе в назначении) принимает соцкомиссия не позднее дня, следующего за днем обращения ( ч. 3 ст. 32 Закона № 1105). Для получения пособия на погребение в соцкомиссию необходимо предоставить:
1) копии свидетельства о смерти застрахованного лица (члена семьи застрахованного лица*);
* К членам семьи застрахованного лица ч. 1 ст. 27 Закона № 1105 отнесены его 1) жена (муж); 2) дети, братья, сестры, внуки, которые не достигли 18 лет или старше этого возраста, если они стали инвалидами до 18 лет (братья, сестры и внуки — при условии, что они не имеют трудоспособных родителей), а студенты и учащиеся средних профессионально-технических и высших учебных заведений с дневной формой обучения — до 23 лет; 3) отец, мать; 4) дед и бабка по прямой линии родства.
2) оригинал извлечения из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрация смерти проводилась исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета).
Важно! В извлечении, выдаваемом РАГС, указываются фамилия, имя и отчество лица, на запрос которого выдано это извлечение. Именно этому лицу страхователь должен выплатить пособие на погребение. А вот в справке для получения пособия на погребение фамилия, имя и отчество лица, обратившегося за ее получением, не проставляются. Поэтому в этом случае страхователь выплачивает пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все необходимые документы для его получения;
3) справку с места проживания члена семьи застрахованного лица о том, что умерший член семьи находился на иждивении застрахованного лица — если застрахованное лицо получает пособие на погребение члена семьи. Ранее за такой справкой можно было обратиться в жилищно-эксплуатационную организацию (далее — ЖЭО), а при ее отсутствии — в исполнительный орган совета. Однако сегодня большинство ЖЭО отказывают в ее выдаче, ссылаясь на то, что на законодательном уровне обязанность выдачи такой справки за ними не закреплена. Как быть? Доказывать факт нахождения умершего члена семьи на иждивении в судебном порядке. Имея положительное решение суда, соцкомиссия начислит, а ФСС выплатит застрахованному лицу пособие на погребение его члена семьи.
Принятое решение оформляют Протоколом.
Важно! С 1 января 2015 года соцкомиссия вправе отказать в назначении больничных, декретных и пособия на погребение, если за их назначением обратились по истечении года со дня восстановления трудоспособности, окончания отпуска в связи с беременностью и родами, смерти застрахованного лица или члена семьи, который находился на его иждивении.
Протокол есть. Можно рассчитывать, учитывать и облагать
На основании полученного протокола соцкомиссии и документов, послуживших основанием для назначения пособий, бухгалтерия предприятия производит расчет и начисление пособий.
Расчет больничных и декретных производите в соответствии с Порядком № 1266. О том, что этот документ был изложен в новой редакции, мы писали в «БН», 2015, № 28, с. 17. Нормы обновленного Порядка № 1266 применяйте по страховым случаям, наступившим начиная с 4 июля 2015 года.
Пособие на погребение начисляйте в фиксированной сумме. Ее размер сегодня составляет 2200,00 грн. (см. постановление ФСС от 16.11.11 г. № 55).
В бухгалтерском учете сумму:
• оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности отражайте записью Дт 949** — Кт 663;
** В данном случае использовать счет 949 рекомендует Минфин в письме от 27.09.13 г. № 31-08410-07-27/28296. Однако мы считаем, что можно использовать и другие счета расходов, в составе которых отражается зарплата соответствующего работника (91, 92, 93).
• пособий из ФСС — записью Дт 378 — Кт 663.
ЕСВ. Больничные и пособие по беременности и родам включайте в базу взимания ЕСВ на основании ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ. К их суммам применяйте ставку ЕСВ в части:
• удержаний в размере 2 %;
• начислений на больничные/декретные обычных работников в размере 33,2 %***, работников-инвалидов, трудоустроенных у юрлиц, — 8,41 %.
*** На период до 1 января 2023 года предприятия судостроительной промышленности (класс 30.11 группа 30.1 раздел 30, класс 33.15 группа 33.1 раздел 33 КВЭД ДК 009:2010) освобождены от уплаты ЕСВ в части начислений на суммы больничных.
С целью сравнения с МЗП и максимальной величиной базы начисления ЕСВ больничные и декретные распределяйте по месяцам, на которые приходится период временной нетрудоспособности. При определении максимальной величины больничные и декретные учитывайте после зарплаты и вознаграждения по ГПД.
Важно! Если база взимания ЕСВ (кроме вознаграждения по ГПД) по работнику, который трудоустроен по основному месту работы и не является инвалидом, не превышает МЗП, то ЕСВ в части начислений необходимо будет уплатить с МЗП ( ч. 5 и 6 ст. 8 Закона о ЕСВ). На разницу между МЗП и фактической базой взимания ЕСВ начисляйте взнос по ставке:
• установленной предприятию согласно классу профриска, если в базу взимания ЕСВ наряду с больничными/декретными входит зарплата;
• 33,2 %, если работнику в отчетном месяце были начислены только больничные и/или больничные и пособие по беременности и родам.
Учтите: если начало и окончание болезни работника приходятся на разные месяцы, то:
1) в месяце открытия больничного ЕСВ начисляйте на зарплату за фактически отработанные дни месяца без учета требования о ЕСВ с МЗП;
2) после предоставления листка нетрудоспособности для целей сравнения с МЗП больничные относите к месяцам, за которые они начислены;
3) в случае если после распределения больничных в месяце, за который они начислены, общий доход меньше МЗП, применяйте требование о ЕСВ с МЗП.
Больничные/декретные отражайте в таблицах 1 и 6 отчета по ЕСВ. Причем в таблице 6 на больничные/декретные формируйте столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности. Подробно об отражении таких выплат в отчетности по ЕСВ мы рассказывали в «БН», 2015, № 24 с. 33.
Пособие на погребение не входит в фонд оплаты труда согласно п. 3.2 Инструкции № 5 и не указано отдельно в качестве базы для начисления и удержания ЕСВ в ст. 7 Закона о ЕСВ. Поэтому ЕСВ с него не взимаем. Соответственно и в отчетности по ЕСВ его не отражаем.
НДФЛ и ВС. Больничные облагайте НДФЛ в составе зарплаты по ставкам 15 % и 20 % в зависимости от общей базы налогообложения. Переходящие больничные для целей налогообложения относите к месяцам, за которые они начислены. ВС удерживайте по ставке 1,5 %.
Пособие по беременности и родам и пособие на погребение от ФСС не облагайте НДФЛ на основании п.п. 165.1.1 и п.п. «а» п.п. 165.1.22 НКУ соответственно. ВС не удерживайте согласно п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.
В разделе I Налогового расчета по форме № 1 ДФ:
• больничные отражайте в общей сумме заработной платы, начисленной работнику в отчетном периоде, с признаком дохода «101»;
• пособие по беременности и родам с признаком дохода «128»;
• пособие на погребение с регистрационным номером учетной карточки плательщика налога — получателя пособия и признаком дохода «146».
Кроме того, сумма больничных должна попасть в строку «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ. А вот пособиям по беременности и родам и на погребение от ФСС в разделе II формы № 1ДФ места нет. Ведь там мы отражаем только облагаемые ВС выплаты.
Получаем пособие от ФСС
Для получения финансирования из ФСС открывайте отдельный текущий счет в банке (далее — спецсчет).
Счет открыт и больничные посчитаны? Тогда, чтобы получить финансирование от ФСС, заполняйте заявление-расчет по форме, приведенной в приложении к Порядку № 26.
В заявлении-расчете на лицевой стороне указывайте информацию о начисленных суммах пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС, по их видам без вычета обязательных платежей. На его обратной стороне приводите расшифровку по каждому застрахованному лицу.
Важный нюанс по больничным! В заявлении-расчете не нужно отражать информацию о больничных, оплачиваемых только за счет средств предприятия (например, если нетрудоспособность работника продолжалась пять или менее дней).
После обработки заявления-расчета рабочий орган ФСС перечислит страхователю суммы пособий. В какой срок?
Должны уложиться в 10 рабочих дней со дня поступления от работодателя заявления-расчета, но, к сожалению, иногда этот срок не соблюдается.
Важно! Полученные от ФСС суммы пособий, зачисленные на отдельный специальный счет в банке, могут быть использованы исключительно на:
• выплату пособий;
• уплату обязательных платежей (НДФЛ, ЕСВ, ВС, алиментов), удержание которых производится с таких сумм.
Выплачиваем больничные, уплачиваем обязательные платежи
Суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности выплачивайте в ближайший после назначения день, установленный для выплаты заработной платы. Ждать поступления средств ФСС на выплату пособий не нужно!
При выплате не забудьте уплатить ЕСВ в части начислений, НДФЛ и ВС. Сумму ЕСВ в части удержаний можете перечислить до 20 числа месяца, следующего за месяцем начисления больничных.
Выплачивайте:
• пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в ближайший после дня получения пособия от органа ФСС срок, установленный для выплаты заработной платы;
• пособие на погребение — не позднее следующего рабочего дня после получения средств от ФСС.
В день выплаты пособия при необходимости уплатите обязательные платежи: НДФЛ, ВС и ЕСВ в части удержаний — со спецсчета, а ЕСВ в части начислений — с текущего счета предприятия.
А как быть, если до конца предельного срока уплаты НДФЛ, ВС и ЕСВ с начисленных пособий средства из ФСС не поступили? По нашему мнению, в такой ситуации обязательные платежи, удерживаемые с сумм пособий, предприятие должно уплатить самостоятельно со своего основного текущего счета за счет собственных средств. После поступления пособия от ФСС на отдельный счет следует перечислить такие платежи повторно. Возникшую переплату можно зачесть в счет уплаты будущих платежей по ЕСВ/ВС/НДФЛ или вернуть.
Суммы пособий от ФСС отражайте в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП. Оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности в этот отчет не попадет.
Документы и сокращения статьи
Закон № 1105 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266.
Порядок № 26 — Порядок финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденный постановлением правления ФСС от 22.12.10 г. № 26.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.04 г. № 5.
ФСС — Фонд социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности.
МЗП — минимальная заработная плата, установленная законом на месяц, за который начисляется заработная плата (доход).
ГПД — гражданско-правовой договор на выполнение работ (предоставление услуг).
