По служебному телефону болтать — работодателя обобрать

В избранном В избранное
Печать
Маргарита СМИРНОВА, налоговый эксперт
Бухгалтерская неделя Ноябрь, 2015/№ 47
Поводом для написания этой статьи стал такой вопрос читателя. Администрация его предприятия установила факт неслужебного использования мобильного телефона конкретным работником. Обязано ли предприятие взыскать с него стоимость разговоров? Каковы налоговые последствия личных разговоров?

Искореняем личные разговоры

Конечно же, большинство руководителей заранее стараются разъяснить сотрудникам, что болтать за счет предприятия нехорошо, и предупредить о последствиях. Для этого чаще всего разрабатывают и утверждают:

правила пользования мобильной связью, где черным по белому указывают, что по служебной мобилке можно решать только хозвопросы;

перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью.

Важно! Обязательный пункт правил — категорический запрет на использование любых служебных телефонов в личных целях! При этом можно оговорить последствия нарушения запрета — обязательная компенсация, отлучение от служебной мобилки и т. п.

Многие работодатели обязывают вести журнал (составлять отчет) учета звонков с указанием целей переговоров и их продолжительности по каждому номеру.

Как же проследить за звонками и убедиться в нарушении или его отсутствии? Ведь бессовестный работник сможет обвести вас вокруг пальца, указав в журнале неверный номер и т. п. Очевидно, бдительным руководителям придется попросить операторов максимально детализировать счета и делать сверки.

Заметим: «выловить» личные разговоры в рабочее время хлопотно. Но уж точно поймать работника «на горячем» можно, увидев в распечатке даты выходных дней или отпуска работника.

Обратите внимание! Некоторые сотрудники осуществляют трудовую деятельность в режиме ненормированного рабочего дня. Все остальные в 18:00 о работе забыли, а они продолжают налаживать контакты с партнерами, например международные, в других часовых поясах. Если это предусмотрено в коллективном договоре предприятия, то расходы, осуществленные после 18:00, могут считаться производственными. Отметим: работник может работать в режиме ненормированного рабочего дня только в рабочие дни предприятия. То есть вышеприведенный подход не может быть применен к выходным дням и дням отпуска.

«Деньги, деньги давай!»

Несмотря на правила, работник регулярно пользуется служебным телефоном в личных целях? Что же дальше?

Предположим, что компенсация и возможность использовать служебную «мобилку» в личных целях предусмотрены правилами пользования мобильной связью. В этом случае работник по договоренности компенсирует расходы предприятию (внесением денег или за счет своей зарплаты).

Если же на личные разговоры работнику «добро» не давали, то, по нашему мнению, в такой ситуации вы можете потребовать у него компенсацию принудительно на основании ст. 130 и 132 КЗоТ.

Важно! Работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей ( ст. 130 КЗоТ).

Ее размер определяется прямым действительным ущербом, но не более его среднего месячного заработка (материальная ответственность в большей сумме возможна только в случаях, определенных законодательством) ( ст. 132 КЗоТ).

Материальная ответственность реализуется так:

1) работник добровольно возмещает ущерб в кассу предприятия/на банковский счет;

2) сумма ущерба по распоряжению руководителя удерживается из доходов работника на основании его заявления (с учетом 20 % ограничения ст. 128 КЗоТ);

3) ущерб взыскивается с работника в судебном порядке.

Учтите: очень важно прописать в правилах использования мобильной связи обязанность компенсировать расходы предприятию. В противном случае вообще не советуем отслеживать личные разговоры. Ведь если работник добровольно не согласится на возмещение, а в суд вы не пойдете, то оплата личного разговора превратится в его доход. Его придется облагать ЕСВ, НДФЛ и военным сбором. А таким дополнительным расходам и хлопотам вряд ли кто-то будет рад.

Далее поговорим об участии личных разговоров работника в налоговом учете.

Налог на прибыль

Конечно, для вас уже не новость, что с начала этого года никакого отдельного налоговоприбыльного учета вести не надо. Достаточно правильно отражать все хозяйственные операции — и полученный финансовый результат будет объектом обложения налогом на прибыль. Но некоторым плательщикам дополнительно придется произвести корректировки бухфинрезультата на налоговые разницы согласно п.п. 134.1.1 НКУ. Это касается так называемых высокодоходников (годовой доход которых больше 20 млн грн.), а также тех малодоходников (с годовым доходом, не превышающим эту величину), которые приняли решение самостоятельно применять корректировки.

Так вот, среди упомянутых налоговых разниц (их перечень см. в  ст. 138 — 140 НКУ) нет таких, которые бы предприятию пришлось применять по факту выявления непроизводственных телефонных разговоров своих работников. В таком случае и у высокодоходников, и у малодоходников все будет так, как велит отражать бухучет.

Как? Очень просто.

Расходы на услуги связи по личным разговорам в момент их признания таковыми считаются прочими расходами операционной деятельности, а потому отражаются по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности». Ведь эти услуги предприятие как абонент получило от оператора и обязано оплатить. В то же время личные разговоры можно считать ущербом, который работник нанес предприятию, использовав его средства в своих личных нуждах. Поэтому, на наш взгляд, компенсацию таких расходов нужно проводить по правилам возмещения ущерба, нанесенного предприятию. То есть, выявив виновного в растратах, предприятие признает доход в сумме начисленной компенсации по дебету субсчета 377 «Расчеты с прочими дебиторами» и кредиту субсчета 715 «Полученные штрафы, пени, неустойки». После внесения работником причитающейся суммы в кассу (удержания из его зарплаты) его дебиторская задолженность будет погашена.

НДС

Теперь перейдем к НДС-правилам. При получении от работника компенсации на ее сумму НДС не начисляется, поскольку отсутствует объект обложения НДС — операция поставки услуг от предприятия работнику. А что имеет место? Покрытие понесенных предприятием потерь.

Вместе с тем НДСные последствия все равно возникнут в отношении налогового кредита. Причина — неиспользование услуг связи в хозяйственной деятельности плательщика.

Плательщик будет обязан компенсировать сумму налогового кредита в стоимости личных разговоров налоговыми обязательствами по НДС.

Этого требует п. 198.5 НКУ. Причем упомянутые НДСные последствия будут иметь место независимо от того, компенсирует работник стоимость своих звонков предприятию или нет. Тут важно само наличие нехозяйственных расходов.

И не забудьте составить сводную налоговую накладную (с типом причины 13 «Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності») не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода, в котором такие услуги начали использоваться в нехозяйственных операциях. И, конечно же, зарегистрировать ее в ЕРНН. Подробнее о правилах составления такой налоговой накладной и ее заполнении читайте в «БН», 2015, № 30, с. 18.

ЕСВ, НДФЛ и военный сбор

Если работник возмещает расходы на собственные телефонные разговоры, доход у него не возникает. В противном случае, если есть личные разговоры конкретного работника, но нет компенсации их стоимости, то эти суммы придется рассматривать как дополнительные блага. Основание: оплата услуг связи входит в фонд оплаты труда как выплата индивидуального характера ( п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Включить эту сумму в доход работника нужно в том месяце, в котором предприятие уплатило ее оператору мобильной связи. Соответственно нужно применить зарплатный порядок обложения ЕСВ, НДФЛ и военным сбором. При этом придется сумму оплаты услуг умножить на «натуральный» коэффициент, чтобы получить «грязный» доход ( п. 164.5 НКУ). Формально это нужно только для целей удержания НДФЛ. Но, учитывая, что зарплатная база для всех сборов должна быть одинаковой, такую сумму нужно брать и для взимания военного сбора и ЕСВ.

Чтобы избежать лишних хлопот, еще раз порекомендуем закрепить требование о компенсации в правилах пользования мобильной связью. Далее приведем пример расчетов с «болтливым» работником.

Пример. В сентябре 2015 года заработная плата работника составляет 5000 грн. Во второй половине этого месяца он осуществлял личные звонки с рабочего телефона на сумму 180 грн. (в том числе НДС 20 % — 28,23 грн., пенсионный сбор 7,5 % — 10,60 грн.).

При этом общая сумма расходов на услуги связи — 3825 грн. (в том числе НДС 20 % — 600 грн., пенсионный сбор 7,5 % — 225 грн.).

Работник подал заявление с просьбой удержать из его заработной платы компенсацию стоимости услуг связи за его личные разговоры в сумме 180 грн. В этом случае указанная сумма не попадет в доход работника, однако бухгалтер должен убедиться, что общая сумма удержаний не превышает 20 %.

Предельную сумму для удержаний нужно рассчитать исходя из «чистой» заработной платы. Поэтому прежде определим сумму обязательных удержаний из заработной платы:

ЕСВ в части удержаний: 5000 х 3,6 % = 180,00 (грн.).

НДФЛ: (5000 - 180) х 15 % = 723,00 (грн.).

Военный сбор: 5000 х 1,5 % = 75,00 (грн.).

Общая сумма: 180 + 723 + 75 = 978, 00 (грн.).

«Чистая» сумма заработной платы составляет: 5000 - 978 = 4022,00 (грн.).

Размер 20 % ограничения для удержаний из заработной платы составляет: 4022 х 20 % = 804,40 (грн.).

Соответственно: в сентябре 2015 года из зарплаты работника можно удержать всю сумму компенсации — 180,00 грн. В то же время он может погасить долг самостоятельно, внеся средства в кассу (на счет) предприятия (без всяких ограничений).

Использование телефона в личных целях: отражаем в учете

Содержание операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Предоплата за услуги

1. Отражена предоплата (за месяц) оператору за услуги связи

371

311

3825

2. Отражено право на налоговый кредит по НДС (налоговая накладная, зарегистрированная в ЕРНН)

641/НДС

644

600

Получен счет от оператора: отражаем расходы

3. Отражены в расходах полученные хозяйственные услуги связи

92

631

3073,23

4. Отнесена на прочие расходы стоимость нехозяйственных (личных) разговоров без НДС, но с учетом пенсионного сбора (180 - 28,23)

949

631

151,77

5. Отражена вся сумма НДС по услугам связи

644

631

600

6. Начислена подлежащая компенсации работником стоимость услуг связи, включая сумму НДС и пенсионного сбора

377

715

180

7. Произведен зачет задолженностей с оператором

631

371

3825

8. Отражены налоговые обязательства по НДС в части нехозяйственных разговоров

949

641/НДС

28,23

Расчеты с работником

9. Удержана сумма компенсации из заработной платы

661

377

180

 

Документы и сокращения статьи

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 г. № 5.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить