По службовому телефону теревеню — роботодавцю лізу у кишеню

Викорінюємо особисті розмови

Звичайно ж, більшість керівників заздалегідь намагаються роз’яснити працівникам, що базікати за рахунок підприємства погано, і попередити про наслідки. Для цього найчастіше розробляють і затверджують:

• правила користування мобільним зв’язком, де чорним по білому пишуть, що по службовій мобілці можна вирішувати тільки госппитання;

• перелік працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю.

Важливо! Обов’язковий пункт правил — категорична заборона на використання будь-яких службових телефонів для особистих цілей! При цьому можна застерегти наслідки порушення заборони — обов’язкова компенсація, позбавлення права користування службовою мобілкою тощо.

Багато хто з роботодавців зобов’язує вести журнал (складати звіт) обліку дзвінків із зазначенням цілей переговорів і їх тривалості за кожним номером.

Як же відстежити за дзвінками та переконатися в порушенні чи його відсутності? Адже недобросовісний працівник зможе обкрутити вас кругом пальця, вказавши в журналі неправильний номер тощо. Очевидно, пильним керівникам доведеться попросити операторів максимально деталізувати рахунки та проводити звірки.

Зауважимо: «виловити» особисті розмови в робочий час є клопіткою справою. Але вже достеменно впіймати працівника «на гарячому» можна, побачивши в роздруківці дати, які припадають на вихідні дні або відпустку працівника.

Зверніть увагу! Деякі працівники здійснюють трудову діяльність у режимі ненормованого робочого дня. Інші о 18:00 про роботу забули, але продовжують налагоджувати контакти з партнерами, наприклад міжнародні, в інших часових поясах. Якщо це передбачено в колективному договорі підприємства, то витрати, здійснені після 18:00, можуть вважатися виробничими. Зауважимо: працівник може працювати в режимі ненормованого робочого дня тільки в робочі дні підприємства. Тобто наведений вище підхід не може застосовуватися до вихідних днів і днів відпустки.

«Гроші, гроші давай!»

Незважаючи на правила, працівник регулярно користується службовим телефоном для особистих цілей? Що ж далі?

Припустимо, що компенсація та можливість використати службову «мобілку» для особистих цілей передбачені правилами користування мобільним зв’язком. У цьому випадку працівник за домовленістю компенсує витрати підприємству (унесенням грошей або за рахунок своєї зарплати).

Якщо ж на особисті розмови працівнику «добро» не давали, то, на нашу думку, у такій ситуації ви можете вимагати від нього компенсацію примусово на підставі ст. 130 і  132 КЗпП.

Важливо! Працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, завдану підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків ( ст. 130 КЗпП).

Її розмір визначається прямою дійсною шкодою, але не більше ніж середній місячний заробіток працівника (матеріальна відповідальність у більшій сумі можлива тільки у випадках, визначених законодавством) ( ст. 132 КЗпП).

Матеріальна відповідальність реалізується так:

1) працівник добровільно відшкодовує шкоду до каси підприємства / на банківський рахунок;

2) сума шкоди за розпорядженням керівника утримується з доходів працівника на підставі його заяви (з урахуванням 20-відсоткового обмеження ст. 128 КЗпП);

3) шкода стягується з працівника в судовому порядку.

Майте на увазі: дуже важливо прописати у правилах використання мобільного зв’язку обов’язок компенсувати витрати підприємству. Інакше взагалі не радимо відстежувати особисті розмови. Адже якщо працівник добровільно не погодиться на відшкодування, а до суду ви не підете, то оплата особистої розмови перетвориться на його дохід. Його доведеться обкладати ЄСВ, ПДФО та військовим збором. А таким додатковим витратам і клопоту навряд чи хтось радітиме.

Далі поговоримо про участь особистих розмов працівника в податковому обліку.

Податок на прибуток

Звичайно, для вас уже не є новиною, що з початку цього року жодного окремого податковоприбуткового обліку вести не потрібно. Достатньо правильно відображати всі господарські операції — і отриманий фінансовий результат буде об’єктом обкладення податком на прибуток. Однак деяким платникам додатково доведеться зробити коригування бухфінрезультату на податкові різниці згідно з  п.п. 134.1.1 ПКУ. Це стосується так званих високодохідників (річний доход яких перевищує 20 млн грн.), а також тих малодохідників (з річним доходом, що не перевищує цю величину), які прийняли рішення самостійно застосовувати коригування.

Так-от, серед згаданих податкових різниць (їх перелік див. у  ст. 138 — 140 ПКУ) немає таких, які б підприємству довелося застосовувати за фактом виявлення невиробничих телефонних розмов своїх працівників. У такому разі і у високодохідників, і у малодохідників все буде так, як велів відображати бухоблік.

Як? Дуже просто.

Витрати на послуги зв’язку за особистими розмовами в момент їх визнання такими визнаються іншими витратами операційної діяльності, а тому відображаються за дебетом субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». Адже ці послуги підприємство як абонент отримало від оператора та зобов’язано оплатити. Водночас особисті розмови можна вважати шкодою, яку працівник завдав підприємству, використавши його кошти для своїх особистих потреб. Тому, на нашу думку, компенсацію таких витрат слід проводити за правилами відшкодування шкоди, завданої підприємству. Отже, виявивши винного в розтрачанні, підприємство визнає дохід у сумі нарахованої компенсації за дебетом субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» і кредитом субрахунку 715 «Отримані штрафи, пені, неустойки». Після внесення працівником належної суми до каси (утримання з його зарплати) його дебіторська заборгованість буде погашена.

ПДВ

Тепер перейдемо до ПДВ-правил. При отриманні від працівника компенсації на її суму ПДВ не нараховується, оскільки відсутній об’єкт обкладення ПДВ — операція постачання послуг від підприємства працівнику. А що має місце? Покриття понесених підприємством втрат.

У той же час ПДВшні наслідки все одно виникнуть стосовно податкового кредиту. Причина — невикористання послуг зв’язку в господарській діяльності платника.

Платник буде зобов’язаний компенсувати суму податкового кредиту у вартості особистих розмов податковими зобов’язаннями з ПДВ.

Цього вимагає п. 198.5 ПКУ. Причому згадані ПДВшні наслідки матимуть місце незалежно від того, компенсує працівник вартість своїх дзвінків підприємству чи ні. Тут важливою є сама наявність негосподарських витрат.

І не забудьте скласти зведену податкову накладну (з типом причини 13 «Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності») не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду, в якому такі послуги почали використовуватися в негосподарських операціях. І, звичайно ж, зареєструвати її в ЄРПН. Детальніше про правила складання такої податкової накладної та її заповнення читайте у «БТ», 2015, № 30, с. 18.

ЄСВ, ПДФО та військовий збір

Якщо працівник відшкодовує витрати на власні телефонні розмови, дохід у нього не виникає. Інакше, якщо є особисті розмови конкретного працівника, але немає компенсації їх вартості, то ці суми доведеться розглядати як додаткові блага. Підстава: оплата послуг зв’язку включається до фонду оплати праці як виплата індивідуального характеру ( п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). Включити цю суму до доходу працівника потрібно в тому місяці, в якому підприємство сплатило її оператору мобільного зв’язку. Відповідно потрібно застосувати зарплатний порядок обкладення ЄСВ, ПДФО та військовим збором. При цьому доведеться суму оплати послуг помножити на «натуральний» коефіцієнт, щоб отримати «грязний» дохід ( п. 164.5 ПКУ). Формально це потрібно тільки для цілей утримання ПДФО. Однак, ураховуючи, що зарплатна база для усіх зборів має бути однаковою, таку суму потрібно брати і для справляння військового збору та ЄСВ.

Щоб уникнути зайвого клопоту, ще раз порекомендуємо закріпити вимогу щодо компенсації у правилах користування мобільним зв’язком. Далі наведемо приклад розрахунків з «балакучим» працівником.

Приклад. У вересні 2015 року заробітна плата працівника становить 5000 грн. У другій половині цього місяця він здійснював особисті дзвінки з робочого телефону на суму 180 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 28,23 грн., пенсійний збір 7,5 % — 10,60 грн.).

При цьому загальна сума витрат на послуги зв’язку — 3825 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 600 грн., пенсійний збір 7,5 % — 225 грн.).

Працівник подав заяву з проханням утримати з його заробітної плати компенсацію вартості послуг зв’язку за його особисті розмови в сумі 180 грн. У цьому випадку зазначена сума не потрапить до доходу працівника, однак бухгалтер повинен переконатися, що загальна сума утримань не перевищує 20 %.

Граничну суму для утримань потрібно розрахувати виходячи з «чистої» заробітної плати. Тому спочатку визначимо суму обов’язкових утримань із заробітної плати.

ЄСВ у частині утримань: 5000 х 3,6 % = 180,00 (грн.).

ПДФО: (5000 - 180) х 15 % = 723,00 (грн.).

Військовий збір: 5000 х 1,5 % = 75,00 (грн.).

Загальна сума: 180 + 723 + 75 = 978, 00 (грн.).

«Чиста» сума заробітної плати становить: 5000 - 978 = 4022,00 (грн.).

Розмір 20-відсоткового обмеження для утримань із заробітної плати складає: 4022 х 20 % = 804,40 (грн.).

Відповідно: у вересні 2015 року із зарплати працівника можна утримати всю суму компенсації — 180,00 грн. Водночас він може погасити борг самостійно, унісши кошти до каси (на рахунок) підприємства (без жодних обмежень).

Використання телефону для особистих цілей: відображаємо в обліку

Документи та скорочення статті

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.04 р. № 5.

ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.