Если ошиблись в сумме зарплаты

В избранном В избранное
Печать
Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
Бухгалтер 911 Октябрь, 2019/№ 42
Расчет и начисление зарплаты — работа для бухгалтера со стальными нервами. Ведь результат этой работы находится под пристальным контролем не только работников предприятия (наверное, на каждом предприятии есть такие «товарищи», которые уверены, что зарплатчик им недоначисляет), но и инспекторов труда (ох уж эти «трудовые» штрафы).

Ни для кого не секрет, что многие составляющие заработной платы ст. 12 Закона об оплате труда относит к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. В случае их несоблюдения работодателю грозит штраф в десятикратном размере минзарплаты (сегодня — 41730 грн.) за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение (см. абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Ясно, что такая «недетская» сумма штрафа подталкивала бухгалтера не исправлять ошибки (чтоб не «светить» их перед инспектором), а прятать ошибочно неначисленные суммы, в том числе и перекраивая «задним числом» составляющие зарплаты.

Ситуация изменилась с появлением нового Порядка осуществления госконтроля за соблюдением законодательства о труде. На сегодняшний день к работодателю, который исправляет выявленные зарплатные ошибки (в том числе и те, что были «нарыты» инспекторами труда в ходе инспекционного посещения (невыездного инспектирования) и зафиксированы в предписании), «трудовые» штрафы применяться не должны1.

1 Подробности можете прочесть в статье «Трудовики возвращаются? Новый Порядок трудовых проверок и Ко» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36). Не до конца ясен вопрос с «амнистией» от админштрафа — детали в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19). Но, по крайней мере, самоисправление запустит истечение срока давности по нему (админштрафу).

Так что самое время рассмотреть общие правила исправления зарплатных ошибок. Условно все зарплатные ошибки можно разбить на два лагеря. Это ошибки, которые привели:

вариант 1 — к занижению суммы зарплаты.

Например, неначислили, начислили в меньшей сумме основную, дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты.

Исправить такую ошибку довольно просто. Следует верно рассчитать, начислить и выплатить работнику недоплаченное;

вариант 2 — к завышению суммы зарплаты. Скажем сразу, удержать с работника, получившего зарплату с «добавкой», излишне выплаченное возможно не всегда. Здесь на страже ст. 127 КЗоТ.

Вроде бы все просто. Но это только на первый взгляд.

Если зарплата занижена

Документальное оформление. С чего следует начинать исправительный процесс? С выяснения причины. Если зарплата занижена, потому что:

— забыли работника включить в приказ (например, о премировании, об установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. д.), исправляемся так: лицо, выявившее ошибку (как правило, это непосредственный руководитель обиженного работника), подает на имя руководителя предприятия докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ;

— была допущена ошибка при исчислении суммы заработной платы (ошибка в расчетах, неначисление отдельных выплат, неправильное исчисление составляющих заработной платы и т. д.), порядок действий может быть следующим. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная записка, а при необходимости — объяснительная записка. Далее формируем документ — основание для доначисления потерянных сумм, а именно бухгалтерскую справку.

Подписывается такая бухгалтерская справка работником, который ее составил, и после проверки — главным бухгалтером.

Проводим доначисление. Как проводим доначисление? Ответ на этот вопрос — в п.п. 1.6.2 Инструкции № 52. В нем указано: если начисления фонда оплаты труда осуществляем за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то их отражаем в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления. То есть в результате исправления допущенной зарплатной ошибки получаем увеличение фонда оплаты труда того месяца, в котором проводим исправление.

2 Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстатистики от 13.01.2004 г. № 5.

Рассмотрим, как это работает, на конкретном примере.

Пример. Павленко О. С. был принят на предприятие в феврале 2017 года. Индексация заработной платы работника не проводилась. Ошибка выявлена и исправляется в октябре 2019 года. Базовый месяц — январь 2017 года. Оклад работника — 50000,00 грн.

Шаг 1. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер вначале должен верно рассчитать сумму индексации, право на которую имел работник, но которая ему не была начислена.

Шаг 2. После того как суммы индексации определены, составляем бухгалтерскую справку, в которой указываем их в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны, и общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки.

Важно! Бухгалтерская справка должна четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме. Просто начислить некую сумму «с потолка» (даже с запасом) и назвать ее так же, как и забытую зарплатную выплату, не означает исправиться.

Возвращаясь к нашему примеру, общая сумма индексации за месяцы с июня 2017 года по сентябрь 2019 года составила 8068,44 грн.3 Ее включаем в фонд оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления (т. е. октября 2019 года). Основание — п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.

3 Для упрощения примера мы предположили, что все месяцы, за которые не была начислена индексация, отработаны работником полностью.

Общая сумма зарплаты работника за октябрь 2019 года составит 58592,27 грн., в том числе: основная зарплата в сумме 50000,00 грн.; индексация за октябрь (от базового января 2017 года) — 523,83 грн. (см. таблицу с индексами в сегодняшнем номере); доначисленная индексация за июнь 2017 года — сентябрь 2019 года — 8068,44 грн.

Шаг 3. В бухгалтерском учете доначисленные суммы зарплаты отражайте в том же порядке, что и зарплату текущего месяца.

Начисление — по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», выплату — по дебету это субсчета.

Еще один важный момент. Под исправлением Верховный Суд понимает не просто расчет и начисление выплат-потеряшек в бухучете, но и непосредственно их выплату работнику (см. постановление Верховного Суда от 12.04.2018 г. по делу № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).

Зарплата завышена

В ситуации с переплатой зарплаты на первое место выходит вид ошибки: счетная или несчетная. К счетным ошибкам постановление № 134 относит ошибки, связанные с исчислением, а именно:

4 Постановление Пленума ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

механические ошибки (например, ввод недостоверных данных в бухгалтерскую программу);

арифметические ошибки (например, получен неправильный результат при сложении составляющих зарплаты);

— ошибки из-за сбоя бухгалтерской программы (например, двукратное начисление заработной платы).

Несчетные ошибки — это ошибки, связанные с неправильным применением нормативной базы, положений колдоговора. Так, несчетной будет ошибка, допущенная в результате неправильного применения:

— законов и подзаконных актов (например, исчисление средней зарплаты с ошибками из-за несоблюдения соответствующего порядка ее расчета, оплата времени работы в выходной день в двойном размере в случае предоставления другого дня отдыха и т. д.);

— колдоговора, внутренних нормативных актов работодателя (например, применение неправильного процента для расчета доплаты за работу в вечернее время, суммы премии).

Начнем с менее проблемного варианта: допущена счетная ошибка, которая привела к завышению суммы зарплаты работника.

Счетная ошибка. Рецепт удачного отчисления. Напомним, что ст. 127 КЗоТ разрешает работодателям проводить отчисления с заработной платы работников для возврата излишне выплаченных сумм, но только если одновременно выполнены следующие три условия.

Первое условие. Отчисления производятся для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.

Второе условие. Работник не оспаривает основания и размер отчисления, т. е. он согласен на такое отчисление или возврат средств (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13).

Ясно, что его согласие лучше зафиксировать в письменном виде. Это может быть подпись на приказе (распоряжении) о проведении отчислений из заработной платы.

Третье условие. Не позднее одного (!) месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы издан приказ (распоряжение) о проведении отчисления из зарплаты работника.

Например, работнику ошибочно выплатили завышенную сумму зарплаты 06.09.2019 г. Тогда предельным сроком для издания такого приказа будет 06.10.2019 г.

Резюме. Самый беспроблемный вариант с переплаченной зарплатой — это когда выполнены все три условия, озвученные выше. Если хотя бы одно из вышеуказанных условий не выполняется, останавливаемся и анализируем ситуацию.

Если выполнены первое и третье условия, но работник не согласен с суммой отчислений либо считает такую ошибку несчетной, то можно попытать счастья в суде. Срок для обращения — один год со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).

Если суд вынесет решение в пользу работодателя, то взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.

Если прозевали с приказом о проведении отчислений, то вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.

Работник не возражает? Замечательно! В этом случае приказ не издаем. Действуем так. Бухгалтер составляет бухгалтерскую справку как основание для сторнирования начислений. Работник вносит «лишние» средства в кассу работодателя либо на его расчетный счет.

Важно. Работник возвращает сумму излишне выплаченной зарплаты, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму удержанных из этой части зарплаты НДФЛ, ВС.

Еще один вариант — подача работником заявления с просьбой отсторнировать излишне начисленную зарплатную выплату за такой-то месяц в такой-то сумме и погасить возникшую задолженность за счет заработной платы.

Если с приказом просрочили и работник против, не делаем резких движений (не отчисляем по собственной инициативе). Помним, что, игнорируя условия для отчисления, озвученные в ст. 127 КЗоТ, работодатель нарушает трудовое законодательство.

Несчетная ошибка. Есть факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки. Есть объяснительная (докладная) записка. Но кто вернет эти средства? В такой ситуации первым в списке всегда стоит работник. Но здесь помним: в ст. 127 КЗоТ идет речь об отчислении зарплаты только вследствие счетной ошибки.

Выходит, что нельзя переводить механизм исправления счетной ошибки на исправление несчетной.

Единственный шанс вернуть «лишнее» — поговорить с работником. Возможно, он согласится вернуть сумму переплаты. В случае его четкого «да» — незамедлительно получаем от него письменное подтверждение лояльности, а именно заявление о проведении отчислений из суммы зарплаты.

Желательно, чтобы в нем работник четко указал, с зарплаты за какой месяц он согласен провести отчисления и в каком размере.

Ваш работник отказывается вернуть ошибочно выплаченные ему средства? Не торопитесь идти в суд — шансы выиграть спор мизерные. Что же делать в такой ситуации? Здесь есть два варианта. Первый: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. Второй: забыть и не делать себе нервы .

Конечно, второй вариант однозначно более приятный для бухгалтера/кадровика, допустившего ошибку. Но для чистоты эксперимента обойти первый вариант мы не можем.

Переплату возвращает виновное лицо. Кто будет виновным лицом в случае с переплатой работнику? Чаще всего это бухгалтер. Но если ошибка связана с неверным заполнением табеля учета рабочего времени, то виновным лицом будет работник, заполнявший такой табель.

Какова цена ошибки? Работники, не являющиеся должностными лицами предприятия, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 145).

5 Постановление Пленума ВСУ О судебной практие в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациями их работниками от 29.12.92 г. № 14.

Если же сумма ошибочно начисленной зарплаты больше средней зарплаты бухгалтера — виновного лица, то он возмещает только сумму, не превышающую его среднего заработка.

Главному бухгалтеру как руководителю также придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднего заработка), но только за ту часть, которая не возмещена непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14).

Пару слов о документальном. Приказ (распоряжение) о привлечении работника к матответственности издают не позднее 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба. Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении. С приказом ознакомляют работника под подпись.

А вот обращение приказа к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под обращением к исполнению понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание.

А как поступать, если работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности? В такой ситуации он может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) и/или в суд (ст. 233 КЗоТ).

И обратная ситуация: если виновный работник признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Тогда приказ о привлечении к матответственности издавать не придется.

Ограничение отчислений. Если вы производите отчисления на основании приказа (распоряжения) работодателя (ст. 127 КЗоТ) либо согласно решению суда, обязательно учитывайте положения ст. 128-129 КЗоТ. Так, согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы «чистой» заработной платы (т. е. за вычетом НДФЛ и военного сбора).

В исключительных случаях (прямо предусмотренных в законодательстве Украины) взыскивать можно до 50 % зарплаты. При этом если речь идет об отчислениях по нескольким исполнительным документам, работнику в любом случае необходимо сохранить 50 % его заработка.

Указанные выше ограничения не действуют только тогда, когда отчисления из зарплаты осуществляются в условиях отбывания исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. В этих случаях размер отчислений не может превышать 70 % «чистой» заработной платы.

Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).

Таким образом, в общем случае при удержании излишне выплаченных средств сумма всех отчислений из зарплаты (после удержания НД5ФЛ, ВС) не должна превышать 20 %. Учтите: если 20-процентный барьер не позволяет покрыть сумму ошибочно выплаченной зарплаты в одном месяце, остаток суммы взимается из зарплаты следующих месяцев до полного покрытия суммы «ошибки».

Важно! Если работник добровольно возвращает «лишнее» (вносит в кассу (на расчетный счет) предприятия либо подал заявление с просьбой провести отчисления и суммы зарплаты), то озвученные выше ограничения по сумме не работают! В такой ситуации работник вправе самостоятельно определить в заявлении, какую сумму он разрешает отчислять из зарплаты для возврата излишне выплаченных средств.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить