Якщо помилилися в сумі зарплати

Ушакова Лілія, експертка з питань оплати праці
Бухгалтер 911 Жовтень, 2019/№ 42
В обраному У обране
Друк
Розрахунок і нарахування зар­плати — робота для бухгалтера зі сталевими нервами. Адже результат цієї роботи перебуває під пильним контролем не лише працівників підприємства (напевно, на кожному підприємстві є такі «товариші», які впевнені, що зарплатник їм недонараховує), але й інспекторів праці (ох уже ці «трудові» штрафи). До речі, про штрафи…

Ні для кого не секрет, що багато складових заробітної плати ст. 12 Закону про оплату праці відносить до мінімальних державних гарантій в оплаті праці. У разі їх недотримання роботодавцеві загрожує штраф у десятикратному розмірі мінзарплати (сьогодні — 41730 грн.) за кожного працівника, щодо якого допущено порушення (див. абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Зрозуміло, що така «недитяча» сума штрафу підштовхувала бухгалтера не виправляти помилки (щоб не «світити» їх перед інспектором), а ховати помилково ненараховані суми, у тому числі й перекроюючи «заднім числом» складові зарплати.

Ситуація змінилася з появою нового Порядку здійснення держконтролю за дотриманням законодавства про працю. На сьогодні до роботодавця, який виправляє виявлені зарплатні помилки (у тому числі й ті, які «нарили» інспектори праці в ході інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) і зафіксовані в приписі), «трудові» штрафи застосовуватися не повинні1.

1 Подробиці можете прочитати в статті «Трудовики повертаються? Новий Порядок трудових перевірок і Ко» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36). Не до кінця зрозуміле питання з «амністією» від адмінштрафу — деталі в статті «Перевірки Держпраці: припис виконали, чи буде адмінштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19). Але принаймні самовиправлення запустить закінчення строку давності за ним (адмінштрафу).

Тож саме час розглянути загальні правила виправлення зарплатних помилок. Умовно всі зарплатні помилки можна розбити на два табори. Це помилки, які призвели:

варіант 1 — до заниження суми зарплати.

Наприклад, ненарахували, нарахували в меншій сумі основну, додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

Виправити таку помилку доволі просто. Слід правильно розрахувати, нарахувати і виплатити працівникові недоплачене;

варіант 2 — до завищення суми зарплати. Скажемо відразу, утримати з працівника, який отримав зарплату з «добавкою», надміру виплачене можливо не завжди. Тут на варті ст. 127 КЗпП.

Начебто все просто. Але це тільки на перший погляд.

Якщо зарплату занижено

Документальне оформлення. З чого слід починати виправний процес? Зі з’ясування причини. Якщо зарплата занижена, тому що:

— забули працівника включити до наказу (наприклад, про преміювання, про встановлення доплати, виплату надбавки, винагороди тощо), виправляємося так: особа, яка виявила помилку (зазвичай, це безпосередній керівник постраждалого працівника), подає на ім’я керівника підприємства доповідну записку, на підставі якої видається відповідний наказ;

— була допущена помилка при обчисленні суми заробітної плати (помилка в розрахунках, ненарахування окремих виплат, неправильне обчислення складових заробітної плати тощо), порядок дій може бути таким. Залежно від того, хто виявив помилку, складається доповідна записка, а за необхідності — пояснювальна записка. Далі формуємо документ — підставу для донарахування втрачених сум, а саме бухгалтерську довідку.

Підписується така бухгалтерська довідка працівником, який її склав, і після перевірки — головним бухгалтером.

Проводимо донарахування. Як проводимо донарахування? Відповідь на це запитання — у п.п. 1.6.2 Інструкції № 52. У ньому зазначено: якщо нарахування фонду оплати праці здійснюємо за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, то їх відображаємо у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування. Тобто в результаті виправлення допущеної зарплатної помилки отримуємо збільшення фонду оплати праці того місяця, в якому проводимо виправлення.

2 Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Розглянемо, як це працює, на конкретному прикладі.

Приклад. Павленко О. С. був прийнятий на підприємство в лютому 2017 року. Індексація заробітної плати працівника не проводилася. Помилка виявлена і виправляється в жовтні 2019 року. Базовий місяць — січень 2017 року. Оклад працівника — 50000,00 грн.

Крок 1. Щоб виправити помилку, бухгалтер спочатку повинен правильно розрахувати суму індексації, право на яку мав працівник, але яка йому не була нарахована.

Крок 2. Після того, як суми індексації визначені, складаємо бухгалтерську довідку, в якій зазначаємо їх у розрізі місяців, за які вони розраховані, і загальну суму індексації, що підлягає донарахуванню в місяці виправлення помилки.

Важливо! Бухгалтерська довідка повинна чітко вказувати на те, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період, у якій сумі. Просто нарахувати деяку суму «зі стелі» (навіть із запасом) і назвати її так само, як і забуту зарплатну виплату, не означає виправитися.

Повертаючись до нашого прикладу, загальна сума індексації за місяці з червня 2017 року по вересень 2019 року становила 8068,44 грн.3 Її включаємо до фонду оплати праці того місяця, в якому були здійснені нарахування (тобто жовтня 2019 року). Підстава — п.п. 1.6.2 Інструкції № 5.

3 Для спрощення прикладу ми припустили, що всі місяці, за які не була нарахована індексація, відпрацьовані працівником повністю.

Загальна сума зарплати працівника за жовтень 2019 року становитиме 58592,27 грн., у тому числі: основна зарплата в сумі 50000,00 грн.; індексація за жовтень (від базового січня 2017 року) — 523,83 грн. (див. табличку з індексами в сьогоднішньому номері); донарахована індексація за червень 2017 року — вересень 2019 року — 8068,44 грн.

Крок 3. У бухгалтерському обліку донараховані суми зарплати відображайте в тому ж порядку, що й зарплату поточного місяця.

Нарахування — за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», виплату — за дебетом цього субрахунку.

Ще один важливий момент. Під виправленням Верховний Суд розуміє не просто розрахунок і нарахування виплат-загубленок у бухобліку, але й безпосередньо їх виплату працівникові (див. постанову Верховного Суду від 12.04.2018 р. у справі № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).

Зарплату завищено

У ситуації з переплатою зарплати на перше місце виходить вид помилки: лічильна чи нелічильна. До лічильних помилок постанова № 134 відносить помилки, пов’язані з обчисленням, а саме:

4 Постанова Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13.

механічні помилки (наприклад, введення недостовірних даних до бухгалтерської програми);

арифметичні помилки (наприклад, отриманий неправильний результат при додаванні складових зарплати);

— помилки через збій бухгалтерської програми (наприклад, двократне нарахування заробітної плати).

Нелічильні помилки — це помилки, пов’язані з неправильним застосуванням нормативної бази, положень колдоговору. Так, нелічильною буде помилка, допущена в результаті неправильного застосування:

— законів та підзаконних актів (наприклад, обчислення середньої зарплати з помилками через недотримання відповідного порядку її розрахунку, оплата часу роботи у вихідний день у подвійному розмірі в разі надання іншого дня відпочинку тощо);

— колдоговору, внутрішніх нормативних актів роботодавця (наприклад, застосування неправильного відсотка для розрахунку доплати за роботу у вечірній час, суми премії).

Розпочнемо з менш проблемного варіанта: допущена лічильна помилка, яка призвела до завищення суми зарплати працівника.

Лічильна помилка. Рецепт вдалого відрахування. Нагадаємо, що ст. 127 КЗпП дозволяє роботодавцям проводити відрахування із заробітної плати працівників для повернення надміру виплачених сум, але тільки якщо одночасно виконані такі три умови.

Перша умова. Відрахування здійснюються для повернення сум, надміру виплачених у результаті лічильних помилок.

Друга умова. Працівник не оспорює підстави та розмір відрахування, тобто він згоден на таке відрахування або повернення коштів (див. п.п. 1 п. 24 постанови № 13).

Звісно, його згоду краще зафіксувати письмово. Це може бути підпис на наказі (розпорядженні) про проведення відрахувань із заробітної плати.

Третя умова. Не пізніше за один (!) місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми виданий наказ (розпорядження) про проведення відрахування із зарплати працівника.

Наприклад, працівникові помилково виплатили завищену суму зарплати 06.09.2019 р. Тоді граничним строком для видання такого наказу буде 06.10.2019 р.

Резюме. Найбільш безпроблемний варіант з переплаченою зарплатою — це коли виконані всі три умови, озвучені вище. Якщо хоча б одна з вищезгаданих умов не виконується, зупиняємося й аналізуємо ситуацію.

Якщо виконані перша і третя умови, але працівник не згоден із сумою відрахувань або вважає таку помилку нелічильною, то можна пробувати щастя в суді. Строк для звернення — один рік з дня виникнення права на відрахування відповідних сум (ч. 3 ст. 233 КЗпП).

Якщо суд винесе рішення на користь роботодавця, то стягнення здійснюють на підставі виконавчого листа.

Якщо проґавили з наказом про проведення відрахувань, то повернути надміру отримане працівник може виключно з доброї волі.

Працівник не заперечує? Чудово! У цьому випадку наказу не видаємо. Діємо так. Бухгалтер складає бухгалтерську довідку як підставу для сторнування нарахувань. Працівник вносить «зайві» кошти до каси роботодавця або на його розрахунковий рахунок.

Важливо! Працівник повертає суму надміру виплаченої зарплати, отриманої «на руки». Тобто він не компенсує суму утриманих із цієї частини зарплати ПДФО, ВЗ.

Ще один варіант — подання працівником заяви з проханням відсторнувати надміру нараховану зарплатну виплату за такий-то місяць у такій-то сумі і погасити заборгованість, що виникла, за рахунок заробітної плати.

Якщо з наказом прострочили і працівник проти, не робимо різких рухів (не відраховуємо за власною ініціативою). Пам’ятаємо, що, ігноруючи умови для відрахування, озвучені в ст. 127 КЗпП, роботодавець порушує трудове законодавство.

Нелічильна помилка. Є факт надміру виплаченої зарплати через нелічильну помилку. Є пояснювальна (доповідна) записка. Але хто поверне ці кошти? У такій ситуації першим у списку завжди стоїть працівник. Але тут пам’ятаємо: у ст. 127 КЗпП йдеться про відрахування зарплати тільки внаслідок лічильної помилки.

Виходить, що не можна перекладати механізм виправлення лічильної помилки на виправлення нелічильної.

Єдиний шанс повернути «зайве» — поговорити з працівником. Можливо, він погодиться повернути суму переплати. У разі його чіткого «так» — негайно отримуємо від нього письмове підтвердження лояльності, а саме заяву про проведення відрахувань із суми зарплати.

Бажано, щоб у ній працівник чітко зазначив, із зарплати за який місяць він згоден провести відрахування і в якому розмірі.

Ваш працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти? Не кваптеся йти до суду — шанси виграти спір мізерні. Що ж робити в такій ситуації? Тут є два варіанти. Перший: стягнути помилково виплачену зарплату з працівника, винного в допущенні лічильної помилки. Другий: забути і не робити собі нерви .

Звичайно, другий варіант однозначно приємніший для бухгалтера/кадровика, який допустив помилку. Але для чистоти експерименту обійти перший варіант ми не можемо.

Переплату повертає винна особа. Хто буде винною особою у випадку з переплатою працівникові? Найчастіше це бухгалтер. Але якщо помилка пов’язана з неправильним заповненням табеля обліку робочого часу, то винною особою буде працівник, який заповнює такий табель.

Яка ціна помилки? Працівники, які не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП, п. 7 постанови № 145).

5 Постанова Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14.

Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більше за середню зарплату бухгалтера — винної особи, то він відшкодовує тільки суму, що не перевищує його середнього заробітку.

Головному бухгалтерові як керівнику також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми її заподіювачами (абзац другий п. 6 постанови № 14).

Пару слів про документальне. Наказ (розпорядження) про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше за 2 тижні з дня виявлення заподіяної ним шкоди. Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про її спричинення. З наказом ознайомлюють працівника під підпис.

А ось звернення наказу до виконання можливе не раніше 7 днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Причому під зверненням до виконання розуміють передачу розпорядження бухгалтерові за розрахунками з працівниками, а не реальне утримання.

А що робити, якщо працівник не згоден з притягненням його до матеріальної відповідальності? У такій ситуації він може звернутися із заявою до комісії з трудових спорів (ст. 224 КЗпП) та/або до суду (ст. 233 КЗпП).

І зворотна ситуація: якщо винний працівник визнає свою вину і не заперечує проти розрахованого розміру шкоди, він може відшкодувати шкоду добровільно (ч. 5 ст. 130 КЗпП). Тоді наказ про притягнення до матеріальної відповідальності видавати не доведеться.

Обмеження відрахувань. Якщо ви здійснюєте відрахування на підставі наказу (розпорядження) роботодавця (ст. 127 КЗпП) або згідно з рішенням суду, обов’язково враховуйте положення ст. 128, 129 КЗпП. Так, згідно зі ст. 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % суми «чистої» заробітної плати (тобто за вирахуванням ПДФО і військового збору).

У виняткових випадках (прямо передбачених у законодавстві України) стягнути можна до 50 % зарплати. При цьому якщо йдеться про відрахування за декількома виконавчими документами, працівникові в будь-якому разі необхідно зберегти 50 % його заробітку.

Зазначені вище обмеження не діють тільки тоді, коли відрахування із зарплати здійснюються в умовах відбуття виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей. У цих випадках розмір відрахувань не може перевищувати 70 % «чистої» заробітної плати.

Не допускаються утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).

Таким чином, у загальному випадку при утриманні надміру виплачених коштів сума всіх відрахувань із зарплати (після утримання ПДФО, ВЗ) не повинна перевищувати 20 %. Врахуйте: якщо 20-відсотковий бар’єр не дозволяє покрити суму помилково виплаченої зарплати в одному місяці, залишок суми стягується із зарплати наступних місяців до повного покриття суми «помилки».

Важливо! Якщо працівник добровільно повертає «зайве» (вносить до каси (на розрахунковий рахунок) підприємства або подав заяву з проханням провести відрахування із суми зарплати), то озвучені вище обмеження щодо суми не працюють! У такій ситуації працівник має право самостійно визначити в заяві, яку суму він дозволяє відраховувати із зарплати для повернення надміру виплачених коштів.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд