Если автомобиль используется одновременно и для административных, и для сбытовых целей, то, руководствуясь П(С)БУ 16, а также Инструкцией о применении Плана счетов от 30.11.99 г. № 291, предприятию нужно распределять расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, на две части: (1) ту, которая попадет в состав административных расходов, и (2) ту, которая попадет в состав расходов на сбыт. В качестве таких расходов будут выступать амортизация авто, зарплата водителя (а также сумма ЕСВ в части начислений), стоимость содержания и ремонта автомобиля, страхования, ГСМ.
Базу распределения предприятие определяет самостоятельно. В качестве базы, к примеру, может выступить удельный вес числа работников соответствующего направления в их общем числе.
Но судя из вопроса, предприятие больше интересует вопрос: а что будет, если не проводить такое распределение? Понятно, что это будет нарушением правил ведения бухучета. Но не будет ли претензий со стороны налоговиков, если вся сумма расходов осядет в составе административных расходов (счет 92)?
Учтите следующее. Если предприятие — плательщик налога на прибыль, то объектом обложения налогом на прибыль является финрезультат по данным бухучета (определенный в финотчетности в соответствии с НП(С)БУ или МСФО. А если предприятие — высокодоходник, то финрезультат, скорректированный на разницы, установленные в разд. ІІІ НКУ.
Формально, и административные расходы, и расходы на сбыт — это расходы периода. Согласно п. 7 П(С)БУ 16 расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены. А значит, как такового занижения объекта обложения налогом на прибыль за период, даже если расходы будут отражены только на счете 92 (т. е. в составе административных расходов) — не будет.
Но! Несмотря на то, что это все расходы одного периода, как показывает практика, налоговики любят анализировать состав административных расходов. Ведь в п. 18 П(С)БУ 16 четко определен перечень административных расходов. И все, что в него не входит или входит, например, в состав расходов на сбыт, налоговики запросто могут снять из административных расходов. А это чревато доначислением налога на прибыль. Поэтому процедурой распределения расходов лучше не пренебрегать.
Все равно для обоснования расходов на перевозку*, скорее всего, руководитель предприятия издаст приказ, в котором как минимум будет зафиксирован факт организации перевозки работников, ее необходимость, категории перевозимых работников, временной режим и порядок перевозки, ее маршрут. Поэтому налоговики смогут «отловить», что автомобилем осуществляется перевозка не только административного персонала.
* Для неначисления «компенсирующих» НО по НДС нужно обосновать и хозяйственную необходимость таких расходов.
