1 Детали найдете в статье «Всем ФЛП на общей системе — перейти на ведение учета в Типовой форме!» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 29).
Книга учета доходов и расходов ФЛП-общесистемщика канула в Лету. С 16.07.2021 г. на смену ей пришла Типовая форма учета доходов и расходов по форме приказа № 2612. Порядок ее ведения утвержден тем же приказом № 261 (далее — Порядок № 261). Но что важно понимать? Да, форма учетного регистра изменилась. Однако базовые учетные правила для общей системы, какими они были прописаны в ст. 177 НКУ, такими и остались! Как мы отмечали, Минфин даже сделал некую синхронизацию между расходными графами Типовой формы и подпунктами п. 177.4 НКУ.
2 Приказ Минфина от 13.05.2021 г. № 261.
Правила учета убытков у общесистемщика
От чего считается налог? От базы налогообложения (п. 23.1 НКУ). А базой налогообложения для предпринимательских доходов является чистый годовой (!) налогооблагаемый доход, который определяется в соответствии с п. 177.2 НКУ.
В свою очередь, п. 177.2 НКУ говорит нам о том, что чистый налогооблагаемый доход — это разница между общим налогооблагаемым доходом (выручкой в денежной и неденежной форме) и документально подтвержденными расходами, связанными с хозяйственной деятельностью такого физического лица — предпринимателя.
То есть ставка налога применяется именно к годовому чистому доходу / годовой разнице между доходом и расходами, о которых сказано в п. 177.2 НКУ. Или, еще точнее, к разнице между доходами за год и связанными с ними фактически понесенными расходами.
Еще есть сомнения? Хорошо. Тогда открываем предпринимательское приложение Ф2 к декларации об имущественном состоянии.
Хоть к старой (по которой отчитываемся сейчас) — без учета изменений из приказа от 17.12.2020 г. № 783. Хоть к новой (которую будем подавать с начала 2022 года) — с учетом изменений из приказа от 17.12.2020 г. № 783.
И что видим? Для определения базы налогообложения мы от доходов за год отнимаем связанные с ними расходы. Единственное, в декларации от нас требуется все это приводить в разрезе видов деятельности, которыми ФЛП занимался в течение отчетного года.
Отсюда следуют такие выводы:
1) убыток, полученный по итогам года, т. е. когда (годовой доход — годовые расходы) < 0, на следующий год перенести нельзя . В НКУ для предпринимателей такой механизм не прописан. И такой убыток (расходы) не будет связан с доходами следующего года. Поэтому убыток ФЛП не может отразить в декларации за следующий год/годы и он сгорает;
2) убыток, полученный «внутри года» за месяц или квартал, не сгорает3! Ведь база налогообложения — это, как мы раньше доказали, не сумма месячных/квартальных чистых доходов. Это годовой чистый доход, полученный как разность между доходами за год и связанными с ними фактически понесенными расходами.
3 О нюансах учета внутригодовых убытков при уплате НДФЛ-авансов можете прочесть в статье «НДФЛ-авансы ФЛП на общей: не забываем платить!» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 27), при уплате квартальных платежей по ЕСВ «за себя» — в статье «Как ФЛП (не) уплатить ЕСВ за І квартал?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 13).
Пример. ФЛП за год имеет такие данные:
Показатели | I квартал | II квартал | III квартал | IV квартал | Итого за год |
Доход | 50 тыс. грн | 100 тыс. грн | 100 тыс. грн | 100 тыс. грн | 350 тыс. грн |
Расходы | 100 тыс. грн | 20 тыс. грн | 20 тыс. грн | 20 тыс. грн | 160 тыс. грн |
По итогам года его годовой чистый доход в декларации будет рассчитан так: 350 - 160 = 190 (тыс. грн), а НДФЛ за год составит:
18 % х 190 = 34,2 тыс. грн.
Как видите, убыток I квартала свернулся с прибылями II — IV кварталов. При этом мы НЕ (!) считали годовой чистый доход как сумму квартальных итогов чистого дохода (-50 + 80 + 80 + 80). И сейчас объясним, почему это так важно?
Как показать убытки в Типовой форме учета?
Дело в том, что налоговики традиционно рекомендуют в графе 11 Типовой формы учета (чистый доход) ставить прочерк, если по итогам какого-то месяца или квартала ФЛП получил убыток (категория 104.08 ЗІР). А потому многие ФЛП волнуются, что их месячный или квартальный убыток при этом сгорит и не учтется по итогам года.
Но снова-таки, как вы уже поняли, квартальные и месячные итоги чистого дохода, отраженные в Типовой форме учета, не влияют на годовую сумму НДФЛ/ВС, определяемую в декларации .
Строго говоря, в Порядке № 261 нет ни слова о том, что ФЛП должен подводить в Типовой форме какие-то промежуточные итоги. Нас лишь косвенно подводят к этому:
— фраза о том, что данные в Типовой форме заполняются нарастающим итогом и используются для заполнения годовой декларации (п. 4 разд. II Порядка № 261).
— название графы 1 «Дата (день, місяць, рік)».
Хотя опять же трактовать это название можно и в другом ключе.
Поэтому лучше, конечно, месячные итоги подводить! Это важно для целей ЕСВ. Поскольку за «нулевые»/убыточные месяцы ЕСВ «за себя» не уплачивается. Соответственно нам принципиально знать, был месяц прибыльным или «нулевым»/убыточным.
Но еще раз — месячные убытки не сгорают, как бы мы их ни показали. Пусть даже как хотят налоговики — с прочерками. Поскольку по итогу года мы будем считать именно годовой чистый доход. И не путем сложения месячных чистых доходов, а от годового дохода отнимать расходы.
Где подход налоговиков может действительно доставить проблемы — это при распределении в приложении Ф2 годового результата по видам деятельности. Но с этим есть свои методы борьбы 4.
4 См., в частности, статью «Как предпринимателю заполнить годовую декларацию о доходах за 2020 год?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 1-2).
Как правильно внести данные о зарплате работников?
Следующий принципиальный вопрос — это зарплата работников. Как ее показать в Типовой форме учета? Тут нет ничего сложного.
Чтобы поставить зарплату работников в расходы, главное — иметь документы, подтверждающие факт ее выплаты. Поскольку сейчас зарплата выплачивается часто на карту работника, такими документами являются платежки на перечисление зарплаты и на уплату НДФЛ и военсбора, удержанных из нее.
Если же вы выплачиваете зарплату наличкой, то у вас должен быть документ с суммой начисленной и выплаченной зарплаты и с подписями работников о ее получении. Для этих целей можно использовать бланк расчетно-платежной ведомости формы № П-6, изменив его под себя, или платежную ведомость произвольной формы (главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты первички).
Бланк расчетно-платежной ведомости формы № П-6 утвержден приказом № 4895, а обязательные реквизиты первички указаны в п. 2.4 Положения № 886.
Если у вас такие документы есть, то сумму «грязной» зарплаты (до всех вычетов) записываете в графу 7 Типовой формы в день выплаты денежных средств. С этим не спорят и налоговики.
«…в состав расходов физического лица — предпринимателя на общей системе налогообложения включается сумма начисленной заработной платы без вычетов» (категория 104.05 ЗІР).
Например, если вы начислили работнику 10000 грн зарплаты, удержали 1950 грн НДФЛ и военсбора и выдали на руки 8050 грн (10000 - 1950), то в графу 7 Типовой формы должно попасть именно 10000 грн начисленной зарплаты. При этом 1950 грн налогов вы в Типовой форме вообще не отражаете! Они уже «сидят» в расходах в графе 7, поэтому записывать их еще и в графу 8 — ошибка!
Внимание, новшество! Что касается начисленного ЕСВ (в нашем примере — 22 % х 10000 = 2200 грн), то его теперь ставим в графу 8 Типовой формы, а не в графу 7, как это было раньше в Книге учета доходов и расходов. Это «благодаря» упомянутой выше синхронизации между расходными графами Типовой формы и подпунктами п. 177.4 НКУ (ср. ).
Как детализировать доход?
Разбивать доход на нал и безнал однозначно не нужно. Этого не требовала ни старая Книга учета доходов и расходов, ни новая Типовая форма и Порядок № 261. Такое требование раньше было для единоналожников, но и для них его уже отменили.
Как же записать доход в Типовую форму? В п. 1 Порядка № 261 об этом сказано так:
«На основании первичных документов по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход / понесены расходы, осуществляются записи о полученных доходах и документально подтвержденных расходах».
Опять же название графы — «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності (грн, коп.)». То есть требуется показать данные (сумму) в денежном измерителе.
Получается, что доход в Типовую форму достаточно записать одной общей суммой, которая получена по итогам дня. Не нужно вписывать каждую полученную сумму отдельно. Не нужно детализировать, от кого и за что получена оплата.
То есть доход от всех видов деятельности, со всех торговых точек, наличный и безналичный суммируется и одной суммой записывается в графу 2 Типовой формы по итогам дня, в котором он получен.
Так было и раньше. Правда, раньше в Порядке № 4817 касательно Книги фраза о том, что доход нужно записывать общей суммой по итогам дня, приводилась дважды. В частности, она была указана в пояснении к заполнению графы 2. В новом Порядке № 261 эта фраза осталась только в разделе I, она не дублируется в пояснении к заполнению графы 2. Тем не менее даже одного упоминания о доходно-расходных записях «по итогам дня» вполне достаточно . Тем более если нет детализации «от кого и за что», то в чем смысл показывать «голые» суммы отдельно, а не единой суммой?
Расходы, кстати, тоже записываем общими суммами за день.
Вычитать ли акциз и НДС из дохода?
Да, если ФЛП — плательщик НДС или торгует подакцизными товарами, с которых уплачивается «розничный» акциз, то и доходы, и расходы он записывает в Типовую форму без НДС и без «розничного» акциза. Об этом прямо сказано в п.п. 177.3.1 и п. 177.3 НКУ.
Тут стоит отметить, что раньше, когда был «5-кратный» штраф за неоприходование налички, мы советовали записывать в Книгу учета доходов и расходов наличный доход полностью — с учетом акциза и НДС. А затем эти налоги вычитали из дохода, записывая их в графу возвратов. Это было нужно, чтобы полностью оприходовать наличку. Сейчас эти танцы с бубнами не обязательны.
Как долго хранить старую Книгу?
Что касается именно Книги учета общесистемщика, есть, в частности, и такая версия, что поскольку в ней есть данные для исчисления ЕСВ, то хранить ее нужно чуть ли не вечно (поскольку сроков давности по ЕСВ нет).
Но это, скажем так, самый осторожный и обговариваемый подход. На фоне того, что в Порядке № 481 прямо сказано, что
«8. Книга хранится у самозанятого лица в течение 3 лет после окончания отчетного периода, в котором осуществлена последняя запись».
То есть, считаем, можно ориентироваться на 3-летний срок с момента подачи декларации за 2021 год. А если карантин до того времени еще не закончится, то к 3-летнему сроку прибавляем «кусочек» периода карантина, в течение которого налоговикам запрещено проверять ФЛП8.
8 Нюансы найдете в статьях: «Могут ли налоговики в 2021 году проверять 2017 год?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 22), «Сроки хранения документов: карантин и другие поправки» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 19-20).