Збитки та К^о: «гарячі» запитання щодо Типової форми загальносистемника

¹ Деталі знайдете в статті «Усім ФОП на загальній системі — перейти на ведення обліку в Типовій формі!» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 29).

Книга обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника канула в Лету. З 16.07.2021 р. на зміну їй прийшла Типова форма обліку доходів і витрат за формою наказу № 261². Порядок її ведення затверджений тим же наказом № 261 (далі — Порядок № 261). Але що важливо розуміти? Так, форма облікового регістру змінилася. Однак базові облікові правила для загальної системи, якими вони були прописані в ст. 177 ПКУ, такими й залишилися! Як ми відзначали, Мінфін навіть зробив деяку синхронізацію між витратними графами Типової форми і підпунктами п. 177.4 ПКУ.

² Наказ Мінфіну від 13.05.2021 р. № 261.

Правила обліку збитків у загальносистемника

Власне, від чого розраховується податок? Від бази оподаткування (п. 23.1 ПКУ). А базою оподаткування для підприємницьких доходів є чистий річний (!) оподатковуваний дохід, який визначається відповідно до п. 177.2 ПКУ.

У свою чергу, п. 177.2 ПКУ говорить нам про те, що чистий оподатковуваний дохід — це різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручкою в грошовій і негрошовій формі) та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи — підприємця.

Тобто ставка податку застосовується саме до річного чистого доходу / річної різниці між доходом і витратами, про які сказано в п. 177.2 ПКУ. Чи, ще точніше, до різниці між доходами за рік і пов’язаними з ними фактично понесеними витратами.

Ще є сумніви? Добре. Тоді відкриваємо підприємницький додаток Ф2 до декларації про майновий стан.

І що бачимо? Для визначення бази оподаткування ми від доходів за рік вираховуємо пов’язані з ними витрати. Єдине, в декларації від нас вимагається усе це наводити в розрізі видів діяльності, якими ФОП займався протягом звітного року.

Звідси випливають такі висновки:

1) збиток, отриманий за підсумками року, тобто коли (річний дохід — річні витрати) < 0, на наступний рік перенести не можна . У ПКУ для підприємців такий механізм не прописаний. І такий збиток (витрати) не буде пов’язаний із доходами наступного року. Тому збиток ФОП не може відобразити в декларації за наступний рік/роки і він згорає;

2) збиток, отриманий «усередині року» за місяць або квартал, не згорає³! Адже база оподаткування — це, як ми раніше довели, не сума місячних/квартальних чистих доходів. Це річний чистий дохід, отриманий як різниця між доходами за рік і пов’язаними з ними фактично понесеними витратами.

³ Про нюанси обліку внутрішньорічних збитків при сплаті ПДФО-авансів можете прочитати в статті «ПДФО-аванси ФОП на загальній: не забуваємо платити!» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 27), при сплаті квартальних платежів з ЄСВ «за себе» — у статті «Як ФОП (не) сплатити ЄСВ за І квартал?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 13).

Приклад. ФОП за рік має такі дані:

За підсумками року його річний чистий дохід у декларації буде розрахований так: 350 - 160 = 190 (тис. грн), а ПДФО за рік складе:

18 % х 190 = 34,2 тис. грн.

Як бачите, збиток I кварталу згорнувся з прибутками II — IV кварталів. При цьому ми НЕ (!) рахували річний чистий дохід як суму квартальних підсумків чистого доходу (-50 + 80 + 80 + 80). І зараз пояснимо, чому це так важливо?

Як показати збитки в Типовій формі обліку?

Річ у тому, що податківці традиційно рекомендують у графі 11 Типової форми обліку (чистий дохід) ставити прочерк, якщо за підсумками якогось місяця або кварталу ФОП отримав збиток (категорія 104.08 ЗІР). А тому багато ФОП хвилюються, що їх місячний або квартальний збиток при цьому згорить і не врахується за підсумками року.

Але знову-таки, як ви вже зрозуміли, квартальні і місячні підсумки чистого доходу, відображені в Типовій формі обліку, не впливають на річну суму ПДФО/ВЗ, визначену в декларації .

Відверто кажучи, у Порядку № 261 не значиться жодного слова про те, що ФОП повинен підбивати в Типовій формі якісь проміжні підсумки. Нас лише побічно підводять до цього:

— фраза про те, що дані в Типовій формі заповнюються наростаючим підсумком і використовуються для заповнення річної декларації (п. 4 розд. II Порядку № 261);

— назва графи 1 «Дата (день, місяць, рік)».

Тому краще, звичайно, місячні підсумки підбивати! Це важливо для цілей ЄСВ, оскільки за «нульові»/збиткові місяці ЄСВ «за себе» не сплачується. Відповідно для нас принципово знати, був місяць прибутковим чи «нульовим»/збитковим.

Але ще раз — місячні збитки не згорають, як би ми їх не показали. Нехай навіть як хочуть податківці — із прочерками, оскільки за підсумками року ми рахуватимемо саме річний чистий дохід. І не шляхом складання місячних чистих доходів, а від річного доходу вираховуватимемо витрати.

Де підхід податківців може дійсно становити проблему — це при розподілі в додатку Ф2 річного результату за видами діяльності. Але з цим є свої методи боротьби ⁴.

⁴ Див., зокрема, статтю «Як підприємцеві заповнити річну декларацію про доходи за 2020 рік?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 1-2).

Як правильно внести дані про зарплату працівників?

Наступне принципове питання — це зарплата працівників. Як її показати в Типовій формі обліку? Тут немає нічого складного.

Щоб поставити зарплату працівників у витрати, головне — мати документи, що підтверджують факт її виплати. Оскільки наразі зарплата виплачується часто на картку працівника, такими документами є платіжки на перерахування зарплати і на сплату ПДФО та військового збору, утриманих з неї.

Якщо ж ви виплачуєте зарплату готівкою, то у вас має бути документ із сумою нарахованої і виплаченої зарплати та з підписами працівників про її отримання. Для цих цілей можна використати бланк розрахунково-платіжної відомості форми № П-6, змінивши його під себе, або платіжну відомість довільної форми (головне, щоб у ній були усі обов’язкові реквізити первинки).

⁵ Наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

⁶ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Якщо у вас такі документи є, то суму «грязної» зарплати (до усіх вирахувань) записуєте в графу 7 Типової форми в день виплати грошових коштів. Із цим не сперечаються й податківці.

Наприклад, якщо ви нарахували працівникові 10000 грн зарплати, утримали 1950 грн ПДФО і військового збору та видали на руки 8050 грн (10000 - 1950), то в графу 7 Типової форми повинно потрапити саме 10000 грн нарахованої зарплати.

При цьому 1950 грн податків ви в Типовій формі взагалі не відображаєте! Вони вже «сидять» у витратах у графі 7, тому записувати їх ще й у графу 8 — помилка!

Увага, нововведення! Що стосується нарахованого ЄСВ (у нашому прикладі — 22 % х 10000 = 2200 грн), то його тепер ставимо в графу 8 Типової форми, а не в графу 7, як це було раніше в Книзі обліку доходів і витрат. Це «завдяки» згаданій вище синхронізації між витратними графами Типової форми і підпунктами п. 177.4 ПКУ (ср. ).

Як деталізувати дохід?

Розбивати дохід на готівку і безготівку однозначно не треба. Цього не вимагала ні стара Книгу обліку доходів і витрат, ні нова Типова форма та Порядок № 261. Така вимога раніше була для єдиноподатників, але й для них її вже скасували.

Як же записати дохід у Типову форму? У п. 1 Порядку № 261 про це сказано так:

Знову ж таки назва графи — «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності (грн, коп.)». Тобто вимагається показати дані (суму) в грошовому вимірнику.

Виходить, що дохід у Типову форму достатньо записати однією загальною сумою, яка отримана за підсумками дня. Не треба вписувати кожну отриману суму окремо. Не треба деталізувати, від кого і за що отримана оплата.

Тобто дохід від усіх видів діяльності, з усіх торгових точок, готівковий і безготівковий підсумовується й однією сумою записується в графу 2 Типової форми за підсумками дня, в якому він отриманий.

Так було й раніше. Щоправда, раніше в Порядку № 481⁷ стосовно Книги фраза про те, що дохід треба записувати загальною сумою за підсумками дня, наводилася двічі. Зокрема, вона була вказана в поясненні до заповнення графи 2. У новому Порядку № 261 ця фраза залишилася тільки в розділі I, вона не дублюється в поясненні до заповнення графи 2. Проте навіть однієї згадки про прибутково-витратні записи «за підсумками дня» цілком достатньо . Поготів, якщо немає деталізації «від кого і за що», то в чому сенс показувати «голі» суми окремо, а не єдиною сумою?

⁷ Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат..., затверджений наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481.

Чи вираховувати акциз і ПДВ з доходу?

Так, якщо ФОП — платник ПДВ або торгує підакцизними товарами, з яких сплачується «роздрібний» акциз, то і доходи, і витрати він записує в Типову форму без ПДВ і без «роздрібного» акцизу. Про це прямо сказано в п.п. 177.3.1 і п. 177.3 ПКУ.

Тут варто відзначити, що раніше, коли був «5-кратний» штраф за неоприбуткування готівки, ми радили записувати в Книгу обліку доходів і витрат готівковий дохід повністю — з урахуванням акцизу і ПДВ. А потім ці податки вираховували з доходу, записуючи їх у графу повернень. Це було треба, щоб повністю оприбутковувати готівку. Наразі ці танці з бубнами не обов’язкові.

Як довго зберігати стару Книгу?

Що стосується саме Книги обліку загальносистемника, є, зокрема, й така версія, що оскільки в ній є дані для обчислення ЄСВ, то зберігати її потрібно мало не вічно (оскільки строків давності щодо ЄСВ немає).

Але це, скажімо так, найобережніший і обговорюваний підхід. На тлі того, що в Порядку № 481 прямо сказано, що

Тобто можна, вважаємо, орієнтуватися на 3-річний строк із моменту подання декларації за 2021 рік. А якщо карантин доти ще не закінчиться, то до 3-річного строку додаємо «шматочок» періоду карантину, протягом якого податківцям заборонено перевіряти ФОП⁸.

⁸ Нюанси знайдете в статтях: «Чи можуть податківці у 2021 році перевіряти 2017 рік?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 22), «Строки зберігання документів: карантин та інші поправки» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 19-20).