Офисное оборудование: учитываем объекты

Сперва заглянем в налоговый учет — там свои тонкости припасены для высокодоходников. Ну а затем погрузимся в бухучетные нюансы.

Что в налоговом учете?

Напомним, что с 01.01.2015 г. всех плательщиков налога на прибыль (в зависимости от годового дохода) условно поделили на 2 группы: малодоходники (плательщики, годовой доход которых начиная с 2015 года не превышает 20 млн грн.) и высокодоходники (с годовым доходом соответственно свыше 20 млн грн.).

Малодоходники. В налоговом учете им проще всего. С 01.01.2015 г. объект обложения налогом на прибыль у малодоходников — финрезультат по данным бухгалтерского учета (без его корректировок на разницы*, кроме убытков прошлых лет). Поэтому разницы в налоговом учете им можно не считать. Тогда во всем ориентиром служит бухучет.
А там затраты на покупку офисного имущества (как правило, зачастую объектов ОС или МНМА), попав (через амортизацию) в расходы, пойдут на уменьшение финрезультата. И следовательно, будут уменьшать объект налогообложения.

* О своем решении не корректировать финрезультат на разницы плательщик должен указать в налоговой отчетности, подаваемой за первый год в непрерывной совокупности лет ( п.п. 134.1.1 НКУ).

И, кстати, в бухучете для разграничения ОС и МНМА малодоходники вольны установить любой стоимостный критерий (зафиксировав его в приказе об учетной политике). С 01.01.2015 г. привязываться в налоговом учете к «2500 грн.» им совсем не нужно, так как налоговое определение «основные средства» из п.п. 14.1.138 НКУ их не касается.

Высокодоходники. Сложнее обстоят дела у высокодоходников. Бухгалтерский финрезультат им нужно корректировать (!) на разницы (из ст. 138 — 140 НКУ) и, в частности, на разницы по ОС согласно ст. 138 НКУ. Поэтому (внимание (!)) таким плательщикам для проведения корректировок в налоговом учете нужно по-прежнему ориентироваться на определение «основные средства» из п.п. 14.1.138 НКУ и стоимостный критерий 2500 грн. (тогда как в бухучете они в принципе могут установить любой стоимостный критерий, хотя для удобства могут принять его равным налоговому).

Следующий нюанс, важный высокодоходникам:

в налоговом учете не забывайте о минимально допустимых сроках амортизации объектов (из п.п. 138.3.3 НКУ)

То есть налоговую амортизацию начисляйте исходя из сроков не ниже минимальных. Хотя опять же для упрощения и сближения учетов на эти же сроки амортизации можно равняться и в бухучете.

Еще такой огорчительный момент. Увы, в налоговом учете высокодоходники не смогут амортизировать непроизводственные ОС (п.п. 138.3.2 НКУ). То есть расходы на приобретение таких объектов не будут уменьшать объект налогообложения. Примите это к сведению. Подробнее об учете ОС с 1 января 2015 года см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 17, с. 9.

Ну а теперь перейдем к бухучету офисного оборудования (попутно, где это потребуется, вспоминая о высокодоходниках и оглядываясь на налоговый учет).

Учет офисного оборудования

Мебель

Офисная мебель (столы, стулья, шкафы, полки, тумбы, вешалки гардеробные, стеллажи и пр.) — для учета объекты ОС или МНМА. То есть тут все зависит от стоимости объектов: «дорогие» (т. е. по стоимости выше установленного предприятием стоимостного критерия) зачисляют в ОС (обычно сч. 106), а «подешевле» — в МНМА (сч. 112). Ведь изначально намечается, что все эти объекты прослужат больше 1 года.

И к слову, если, например, купили мебельный набор (комплект мебели), то вам самим решать, как его учесть: одним-единым объектом или каждый из компонентов (шкаф, стол, стул и т. п.) пообъектно. Напомним, право выбора дает само определение объекта основных средств из п. 4 П(С)БУ 7. В нем разрешается объект ОС, состоящий из обособленных частей, учитывать либо «в целом», либо «по частям» (по элементам).

Причем это справедливо не только к мебели, но и к другим объектам ОС, в частности к компьютерам. О них далее — подробнее.

Оргтехника (компьютеры, принтеры, ксероксы и т. п.)

Оргтехника (от «организационная техника») сегодня стала незаменимым спутником жизни любого офиса. Объекты компьютерной и копировально-множительной техники (компьютеры, принтеры, сканеры, ксероксы, бесперебойники, флешки, внешние винчестеры), вне всякого сомнения, — самостоятельные учетные объекты. Ожидаемый срок их полезного использования — больше 1 года. Поэтому стоимость поступающих предметов сравнивают с установленным стоимостным критерием и зачисляют либо в ОС (сч. 104), либо в МНМА (сч. 112). Ясное дело, что, например, «недорогие» флешки окажутся в учете малоценкой, т. е. МНМА.

Правда, отдельное внимание нужно уделить
«собрату каждого офисного работника» — компьютеру. Напомним, что в отношении компьютеров существует несколько вариантов учета. Так, предприятие на свое усмотрение может учитывать компьютер:

— как неделимый объект, считая неотделимыми частями компьютера все его внутренние и внешние составляющие (в таком случае со стоимостным критерием сопоставляют всю совокупность его компонентов в целом);

— считая единым неделимым объектом минимальный набор компьютерных составляющих (куда обычно входят системный блок, монитор, клавиатура и мышка; тогда, если стоимость этого «комплекта» превысила стоимостный критерий, — объект зачисляют в ОС);

— путем учета «по частям» — в таком случае все комплектующие и периферийные устройства расценивают отдельными самостоятельными объектами (и соответственно сравнивают с установленным стоимостным критерием каждую из таких частей).

Тут выбор — за вами. Впрочем, известна также давняя симпатия налоговиков ко второму из вариантов. Это, пожалуй, стоит учесть высокодоходникам. В связи с этим в налоговом учете им оптимальнее всего выбрать второй подход. То есть считать «компьютером» (объектом ОС) в налоговом учете минимальный набор компьютерных комплектующих (монитор, системный блок, клавиатуру, мышь). Обычно стоимость этого комплекта больше «2500 грн.». Поэтому такой объект (компьютер) в налоговом учете высокодоходники зачисляют в ОС группы 4 «Машины и оборудование» и амортизируют не менее 2 лет (п.п. 138.3.3 НКУ).

А вот за принтер можете не переживать — его учитывают отдельно. С тем, что принтер не включают в стоимость компьютера, а отражают как отдельный объект ОС, в прошлом соглашались и налоговики (см. подкатегорию 502.09.01 БЗ). Вряд ли их позиция сейчас как-то изменится. И кстати, то же самое справедливо и для бесперебойников. Их лучше также учитывать отдельными объектами. Ну и, разумеется, автономные ксероксы (копировально-множительная техника), а также аппараты для уничтожения документов — в учете и малодоходников, и высокодоходников также отдельные объекты ОС или МНМА.

Бытовая техника

Поскольку бытовая техника охватывает целое «море» объектов, пройдемся по отдельным группам.

(1) Кондиционеры, вентиляторы, обогреватели. Работодателю наверняка хорошо известно: условия труда на рабочем месте, а также санитарно-бытовые условия должны отвечать требованиям законодательства ( ст. 6 Закона об охране труда). Еще бы! Ведь создавать должные условия труда, следуя предписаниям нормативно-правовых актов, а также соблюдать требования трудоохранного законодательства — обязанность (!) работодателя
( ч. 1 ст. 13 Закона об охране труда).

Поэтому использование кондиционеров, вентиляторов, обогревателей, поддерживающих в помещении надлежащий температурный режим, является одним из необходимых мероприятий по охране труда. Так что

непроизводственными основными средствами (п.п. 138.3.2 НКУ) эти объекты считать ни в коем случае нельзя

Это к тому, что высокодоходникам можно не волноваться — в налоговом учете по таким объектам ОС-разниц не возникнет. Ну и само собой не будет таких разниц у малодоходников.

В целом, учетный подход здесь тот же. Поскольку срок службы таких предметов больше 1 года, в зависимости от стоимости их включают в ОС (сч. 106, высокодоходники также и в налоговую группу 6 «Инструменты, приборы, инвентарь, мебель») или МНМА (сч. 112). Хотя «качели» допускаются с кондиционером. Возможен и альтернативный вариант. Какой? Расходы на приобретение и установку кондиционера учитывать как улучшение помещения офиса — на то воля предприятия (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 44, с. 11).

В любом случае стоимость таких объектов (через амортизацию) попадет в расходы (в налоговом учете уменьшит объект налогообложения). Благо возможность отнесения трудоохранных затрат в расходы железно подтверждает и п. 15.8 П(С)БУ 16.

(2) Теле-, аудио-, фото- и видеотехника. Картина повторяется: опять же в зависимости от стоимости — в учете это объекты ОС (сч. 106) или МНМА (сч. 112).

Правда, высокодоходникам советуем все же позаботиться о «производственном» характере использования таких объектов. Почему? Иначе непроизводственные ОС породят разницы. Хотя «производственная» роль и так видна на 100 %, если, скажем, фото- и видеотехнику приобретают для рекламного отдела предприятия (составления каталогов, рекламных материалов, проведения презентаций и т. п.); аудиотехнику — для записи интервью, заседаний, совещаний, деловых переговоров и пр.; телевизионную технику — для просмотра семинаров, тренингов, демонстрации рекламных роликов и т. п.

И даже скажем больше: для некоторых сфер деятельности (рекламы, СМИ, издательской, выставочной деятельности и т. п.) использование такой техники — неотъемлемый атрибут в работе.

В остальных случаях «производственный» характер лучше подкрепить документально. Например, оговорить его в приказе по предприятию на приобретение техники (где указать цель совершаемой покупки). Тогда «недорогую» теле-, аудио-, фото- и видеотехнику (стоимостью до 2500 грн.) высоко­доходники в налоговом учете со спокойной совестью смогут отнести в группу 11 «МНМА», а большей стоимости (как приборы) — в группу 6 «Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)» (и будут амортизировать в налоговом учете не менее 4 лет, п.п. 138.3.3 НКУ). Так что возьмите это на заметку.

(3) Холодильники, микроволновки, электрочайники и пр.

А с этими объектами у высокодоходников ситуация сложнее. Все дело в том, что налоговики устойчиво любят считать такие электроприборы непроизводственными ОС (не связанными с охраной труда, а направленными на финансирование личных потребностей физлиц, см. подкатегорию 502.07.05 БЗ). От этого грозят «непроизводственные» разницы и, ясное дело, запрет таким расходам «сыграть» в налоговом учете в уменьшение объекта налого­обложения.

Впрочем, не все так безнадежно. Приятно, что судебные инстанции в таких случаях вступаются за плательщиков. Известны примеры положительной судебной практики, когда холодильник и электрочайник ВАСУ признал объектами хозяйственной деятельности (определение ВАСУ от 10.12.2013 г. № К/9991/29249/11, подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 44, с. 11). Так что «хозяйственность» расходов помогают отстоять суды.

И к счастью, все эти передряги не затрагивают малодоходников. У них стоимость любых электроприборов без каких-либо препятствий (через амортизацию) попадет в расходы. Ведь малодоходники не корректируют в налоговом учете финрезультат на разницы по ОС. Поэтому для них характер использования («производственный»/«непроизвод­ственный») роли не играет.

Предметы интерьера

Ну и, конечно же, непременный штрих любого офиса — особый интерьер. Элитные письменные приборы, настенные (напольные) часы, вечнозеленые деревья, живые фонтаны, скульптуры, картины, вазы и прочие предметы антиквариата сегодня все чаще и чаще можно встретить в офисах самых различных организаций. Причем не важно, будь то офис дизайнерской компании, турфирмы, рекламного агентства или какого-то другого учреждения.

Эстетическому оформлению и благоустройству помещения уделяют не последнее внимание. Чего уж тут скрывать! Все это делается с одной-единственной целью: для привлечения потенциальных потребителей, поддержания конкурентоспособности на рынке, создания имиджа (узнаваемости) компании.

Ведь зачастую офис и его спецзоны (кабинет руководителя, приемная, конференц-зал, комната для проведения совещаний и переговоров и т. п.) отведены для общения с реальными и потенциальными деловыми партнерами. А в таких случаях благоустроенный офис и уютная обстановка окупятся сторицей — сыграют свою роль (!): наверняка помогут произвести нужное впечатление, поспособствуют заключению новых соглашений, завоеванию рынков сбыта, выходу предприятия на новый финансовый уровень.

Поэтому уверены: затраты на благоустройство офиса нельзя расценивать непроизводственными. Высокодоходники наравне с малодоходниками их могут отнести в налоговом учете в уменьшение объекта обложения. Ну а ввиду того, что срок службы у таких предметов больше 1 года, в зависимости от стоимости их относят в ОС (сч. 109) или МНМА (сч. 112). Только не забудьте необходимость благоустройства интерьера подтвердить документально — соответствующим приказом по предприятию.

Оборудование санузла

Без этого укромного местечка в офисе вряд ли обойтись. Но как учесть расходы на его оборудование? Ведь в нем — целый «лес» объектов: сушилки, умывальники, краны, мусорные ведра, зеркала и пр.

Что ж, вспомним уже озвученный подход. В таком случае вы вправе сами решить, как поступить (есть право выбора): (1) либо расходы на обустройство сан­узла учесть как расходы на улучшение помещения офиса, (2) либо же его комплектующие учитывать отдельными элементами пообъектно.

Допустим, вы хотите все учитывать отдельно, решив, что зеркало прослужит, скажем, 10 лет, смеситель — 2 года, раковина — 5 лет и т. п. Тогда решающим окажется стоимостный критерий
(предметы подороже будут ОС (сч. 106, 109) а подешевле — МНМА (сч. 112)).

Либо другой пример — санузел превосходно оборудован «под ключ» (все работы по обустройству выполнила сторонняя организация). Тогда расходы можно смело капитализировать — отразить как улучшение помещения офиса (сч. 103). На это ваше право.

В любом случае и малодоходники, и высокодоходники расходы на обустройство санузла смогут учесть в налоговом учете (затраты сыграют в уменьшение объекта обложения).

И после всего сказанного для наглядности пример.

Пример. Для офиса на общую сумму 13320 грн. приобретены:

— книжные шкафы — 3 шт. по цене 1080 грн.(в том числе НДС — 180 грн.) за шкаф;

— столы — 10 шт. по цене 720 грн. (в том числе НДС — 120 грн.) за стол;

— картина — по цене 1920 грн. (в том числе НДС — 320 грн.);

— умывальник — по цене 960 грн. (в том числе НДС — 160 грн.).

Предприятие является малодоходным; стоимостный критерий, разграничивающий в учете ОС и МНМА, установлен в размере 5000 грн. (оговорен в приказе об учетной политике).

В учете приобретение имущества для офиса отразится следующим образом:

Учет офисного имущества

Дальше перейдем к имуществу «помельче», однако ни чуть не меньшего значения для жизни офиса.

выводы

• В налоговом учете высокодоходники считают разницы по ОС. Поэтому ориентируются на стоимостный ОС-критерий «2500 грн.» и начисляют амортизацию исходя из сроков не ниже минимальных (п.п. 138.3.3 НКУ).

• Объекты офисного оборудования зачастую попадают в ОС или МНМА.

• Расходы на покупку мебели, оргтехники, предметов интерьера, оборудование санузла в налоговом учете уменьшают объект налогообложения.