Наверняка в своей практике вы сталкивались с ситуацией, когда работник не может завершить командировку в назначенный приказом срок. Причин тому может быть масса: болезнь, затянувшиеся переговоры, ремонт транспортного средства, отсутствие билетов на нужный поезд, рейс, природные катаклизмы в конце концов. Если помешавшее обстоятельство можно определить как форс-мажор,
т. е. если работник вынужден задержаться не по своей воле, руководитель может принять решение о продлении срока командировки.
Безусловно, речи не может быть о продлении командировки, если причина задержки работника неуважительная, например, решил посетить друзей, родственников, посмотреть новый город. В таких случаях командировка закончится в срок, установленный в первоначальном приказе, и работника ожидают неприятные последствия. Но об этом позже.
А сейчас вернемся к уважительным причинам. О том, как оформить продление командировки в связи с наступлением обстоятельств непреодолимой силы, поговорим далее.
Оформляем правильно
Необходимость продления командировки — это тот случай, когда следует воспользоваться рекомендациями Инструкции № 59. А бюджетным организациям придется их неукоснительно выполнять*.
* Положения Инструкции № 59 обязательны только для органов госвласти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств. А для хозрасчетных предприятий Инструкция № 59 уже давненько носит рекомендательный характер (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415, письма Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433, от 22.11.2011 г. № 31-07230-16-10/28802, письмо Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2).
Учесть вынужденную задержку в командировке по не зависящим от работника причинам можно с разрешения руководителя ( п. 10 разд. II, п. 4 разд. III
Инструкции № 59). При этом факт задержки должен быть подтвержден оригиналами соответствующих документов.
Руководитель предприятия принимает решение о продлении срока командировки после прибытия работника на место постоянной работы на основании докладной записки такого работника или его непосредственного начальника
К докладной записке необходимо приложить документы, подтверждающие причины задержки. Это может быть листок нетрудоспособности, справка управления железной дороги об отсутствии билетов, акт ремонта транспортного средства и т. п.
В случае если работник заболел во время загранкомандировки, то после возвращения на место постоянной работы он должен обменять документ о временной нетрудоспособности на листок нетрудоспособности установленного в Украине образца. Для проведения обмена работник должен предоставить в лечебно-профилактическое учреждение по месту жительства или работы переведенные на украинский язык и нотариально удостоверенные документы, подтверждающие временную потерю трудоспособности во время пребывания за пределами Украины.
Отметим, что обменять документ, удостоверяющий болезнь, который выдан за границей, на листок нетрудоспособности можно только в случаях, определенных п. 1.12 Инструкции № 455. К ним относятся: острые заболевания и травмы; обострения хронических заболеваний; беременность и роды; оперативные вмешательства при неотложных состояниях; лечение в соответствии с решением комиссии Минздрава Украины по вопросам направления на лечение за границу.
Решение о продлении срока командировки оформляют путем издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя. Заметьте, что приказ следует издать до получения от работника Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Это позволит избежать вопросов от контролирующих органов о соблюдении сроков подачи Отчета.
С примерами докладной записки и приказа о продлении срока командировки вы можете ознакомиться в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 83.
Продлевая командировку работника, учтите, что ее общая продолжительность не может превышать максимальных сроков командирования (об этом читайте на с. 7).
Заметьте, что согласно абзацу третьему п. 9 разд. II Инструкции № 59, в случае если задержка работника в командировке связана с его болезнью, дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включают. Аналогичная норма может содержаться и в Положении о командировках, утвержденном на вашем предприятии.
Учтите: возможность предоставления работнику во время нахождения в командировке отпуска, в том числе «за свой счет», действующим законодательством не предусмотрена
На это обращает внимание Минфин в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, спецвыпуск № 11).
С оформлением разобрались. Теперь поговорим о гарантиях работника и возмещении командировочных расходов в случае продления командировки.
Возмещаем расходы командированному работнику
В случае если вы правильно оформили продление командировки, то дни задержки работника считаются днями его командировки. Поэтому суточные, а также документально подтвержденные расходы на проживание, расходы на проезд к месту постоянной работы и другие расходы за дни задержки в командировке должны быть возмещены работнику на общих основаниях. То есть суточные и командировочные расходы возмещайте в таком же порядке, как и за остальные дни командировки.
Работнику, задержавшемуся в командировке по форс-мажорным обстоятельствам, можно перечислить дополнительную сумму аванса
Уверены, это не является нарушением норм действующего законодательства, поскольку такие действия осуществляются в рамках одной командировки (см. также письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658).
А как же запрет, установленый в п. 2.11 Положения № 637, согласно которому выдача наличных средств под отчет проводится при условии предоставления Отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы? Считаем, что он направлен на ограничение выдачи под отчет «новых» средств при наличии просрочки в предоставлении Отчета за ранее полученные средства. В рассматриваемой ситуации срок предоставления Отчета не истек. В общем случае работник обязан отчитаться в течение пяти дней после окончания командировки ( п.п. 170.9.2 НКУ). До возвращения из командировки он физически не может выполнить обязанность по предоставлению Отчета за ранее полученные средства. А значит, применять штраф по ст. 1 Указа № 436 неправомерно.
Перечисление работнику дополнительной суммы средств на одну и ту же командировку может осуществляться по решению руководителя предприятия на основании докладной записки командированного работника (факсограммы). Об этом говорится в письме Минфина от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681.
Работник задержался в командировке без уважительных причин? Продлевать командировку нет оснований. В таком случае за дни задержки работнику не выплачивают заработную плату, а также не возмещают суточные расходы, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы. Об этом прямо сказано в п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59.
Если вы все-таки решите возместить «посткомандировочные» расходы, то не забудьте удержать с них НДФЛ, как с допблага, увеличив сумму таких расходов на «натуральный» коэффициент, а также ВС и ЕСВ*. А как быть с расходами на обратный проезд (к месту постоянной работы)? Если возместить их работнику без удержания НДФЛ, ВС и ЕСВ*, несмотря на то, что дата на транспортном билете не совпадает с датой окончания командировки согласно приказу о командировке, то есть все шансы навлечь гнев налоговиков и, конечно же, попасть под финсанкции (см. письмо от 24.12.2013 г. № 18173/6/99-99-19-03-02-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 60 в отношении старого налога на прибыль, похоже, сейчас в отношении НДФЛ они будут придерживаться такой же позиции). Впрочем, здесь есть аргументы и против позиции фискалов, ведь НКУ увязывает даты приказа только в отношении суточных, а расходы на обратный проезд работник понесет в любом случае.
* Есть вероятность, что налоговики будут рассматривать эту выплату как имеющую индивидуальный характер (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). А значит, захотят получить с нее ЕСВ.
Уверены, что теперь никакие форс-мажоры вам не страшны. И тем не менее желаем, чтобы планы осуществлялись без помех.
выводы
Продлить срок командировки можно в связи с задержкой работника по уважительным причинам.
Продление командировки оформляют приказом (распоряжением) руководителя, который издают на основании докладной записки работника.
За дополнительные дни командировки работнику выплачивают суточные и возмещают другие командировочные расходы.
