Напевно у своїй практиці ви стикалися із ситуацією, коли працівник не може завершити відрядження у призначений наказом строк. Причин тому може бути безліч: хвороба, тривалі переговори, ремонт транспортного засобу, відсутність квитків на потрібний потяг, рейс, природні катаклізми врешті-решт. Якщо обставину, що завадила повернутися вчасно, можна визначити як форс-мажор, тобто працівник вимушений затриматися не по своїй волі, керівник може прийняти рішення про продовження строку відрядження.
Безумовно, не може йтися про продовження відрядження, якщо причина затримки працівника неповажна, наприклад, вирішив відвідати друзів, родичів, поглянути нове місто. У таких випадках відрядження закінчиться у строк, установлений у первинному наказі, і працівника чекають неприємні наслідки. Але про це пізніше.
А зараз повернемося до поважних причин. Про те, як оформити продовження відрядження у зв’язку з настанням обставин непереборної сили, поговоримо далі.
Оформляємо правильно
Необхідність продовження відрядження — це той випадок, коли слід скористатися рекомендаціями Інструкції № 59. А бюджетним організаціям доведеться їх неухильно виконувати*.
* Положення Інструкції № 59 обов’язкові тільки для органів держвлади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. А для госпрозрахункових підприємств ця Інструкція вже давненько має рекомендаційний характер (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415, листи Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433, від 22.11.2011 р. № 31-07230-16-10/28802, лист Мін’юсту від 13.02.2012 р. № 54-0-2-12/7.2).
Урахувати вимушену затримку у відрядженні з не залежних від працівника причин можна з дозволу керівника (п. 10 розд. II, п. 4 розд. III Інструкції № 59). При цьому факт затримки має бути підтверджений оригіналами відповідних документів.
Керівник підприємства приймає рішення про продовження строку відрядження після прибуття працівника на місце постійної роботи на підставі доповідної записки такого працівника або його безпосереднього начальника
До доповідної записки необхідно додати документи, що підтверджують причини затримки. Ними можуть бути листок непрацездатності, довідка управління залізниці про відсутність квитків, акт ремонту транспортного засобу тощо.
Якщо працівник захворів під час закордонного відрядження, то після повернення на місце постійної роботи він повинен обміняти документ про тимчасову непрацездатність на листок непрацездатності установленого в Україні зразка. Для проведення обміну працівник має подати до лікувально-профілактичної установи за місцем проживання або роботи перекладені українською мовою і нотаріально посвідчені документи, що підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за межами України.
Зазначимо: обміняти документ, який засвідчує хворобу, що виданий за кордоном, на листок непрацездатності можна тільки у випадках, визначених п. 1.12 Інструкції № 455. До них належать гострі захворювання і травми; загострення хронічних захворювань; вагітність і пологи; оперативні втручання при невідкладних станах; лікування відповідно до рішення комісії МОЗ України з питань направлення на лікування за кордон.
Рішення про продовження строку відрядження оформляють шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) керівника. Зауважте, що наказ слід видати до отримання від працівника Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Це дозволить уникнути запитань від контролюючих органів щодо дотримання строків подання Звіту.
З прикладами доповідної записки та наказу про продовження строку відрядження ви можете ознайомитися в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 7, с. 83.
Продовжуючи відрядження працівника, врахуйте, що його загальна тривалість не може перевищувати максимальних строків відряджання (про це читайте на с. 7).
Зауважте: згідно з абзацом третім п. 9 розд. II Інструкції № 59 у випадку якщо затримка працівника у відрядженні пов’язана з його хворобою, дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включають. Аналогічна норма може міститися і в Положенні про відрядження, затвердженому на вашому підприємстві.
Урахуйте: можливості надати працівнику під час перебування у відрядженні відпустку, у тому числі «за свій рахунок», чинним законодавством не передбачено
На це звертає увагу Мінфін у листі від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, спецвипуск № 11).
З оформленням розібралися. Тепер поговоримо про гарантії працівника та відшкодування витрат на відрядження в разі продовження відрядження.
Відшкодовуємо витрати працівнику, якого відряджають
Якщо ви правильно оформили продовження відрядження, то дні затримки працівника вважаються днями його відрядження. Тому добові, а також документально підтверджені витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані працівнику на загальних підставах. Тобто добові та відрядні витрати відшкодовуйте в такому самому порядку, як і за решту днів відрядження.
Працівнику, який затримався у відрядженні через форс-мажорні обставини, можна перерахувати додаткову суму авансу
Упевнені, це не є порушенням норм чинного законодавства, оскільки такі дії здійснюються в межах одного відрядження (див. також лист НБУ від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658).
А як же заборона, установлена в п. 2.11 Положення № 637, згідно з яким видача готівкових коштів під звіт проводиться за умови подання Звіту в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми? Вважаємо, що вона спрямована на обмеження видачі під звіт «нових» коштів за наявності прострочення в поданні Звіту за раніше отримані кошти. У цій ситуації строк подання Звіту не сплинув. У загальному випадку працівник зобов’язаний відзвітувати протягом п’яти днів після закінчення відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ). До повернення з відрядження він фізично не може виконати обов’язок з подання Звіту за раніше отримані кошти. А отже, застосовувати штраф згідно зі ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95 неправомірно.
Перерахування працівнику додаткової суми коштів на одне й те саме відрядження може здійснюватися за рішенням керівника підприємства на підставі доповідної записки відрядженого працівника (факсограми). Про це йдеться в листі Мінфіну від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681.
Працівник затримався у відрядженні без поважних причин? Продовжувати відрядження немає підстав. У такому разі за дні затримки працівнику не виплачують заробітну плату, а також не відшкодовують добові витрати, витрати з найму жилого приміщення та інші витрати. Про це прямо зазначено в п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 59.
Якщо ви все ж таки вирішите відшкодувати «поствідрядні» витрати, то не забудьте утримати з них ПДФО, як з додаткового блага, збільшивши суму таких витрат на «натуральний» коефіцієнт, а також ВЗ та ЄСВ*. А як бути з витратами на зворотний проїзд (до місця постійної роботи)? Якщо відшкодувати їх працівнику без утримання ПДФО, ВЗ і ЄСВ, незважаючи на те, що дата на транспортному квитку не збігається з датою закінчення відрядження згідно з наказом про відрядження, то існують всі шанси накликати гнів податківців і, звичайно ж, потрапити під фінсанкції (див. лист від 24.12.2013 р. № 18173/6/99-99-19-03-02-15// «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 60 щодо старого податку на прибуток, схоже, зараз стосовно ПДФО вони дотримуватимуться такої самої позиції). Утім, тут є аргументи і проти позиції фіскалів, адже ПКУ пов’язав дати наказу тільки щодо добових, а витрати на зворотний проїзд працівник понесе в будь-якому разі.
* Є ймовірність, що податківці розглядатимуть цю виплату як таку, що має індивідуальний характер (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). А отже, захочуть отримати з неї ЄСВ.
Упевнені, що тепер жодні форс-мажори вам не страшні. І проте бажано, щоб плани здійснювалися без перешкод.
висновки
Продовжити строк відрядження можна у зв’язку із затримкою працівника з поважних причин.
Продовження відрядження оформляють наказом (розпорядженням) керівника, які видають на підставі доповідної записки працівника.
За додаткові дні відрядження працівнику виплачують добові і відшкодовують інші витрати на відрядження.
