Ошибка красна поправкой: исправляем суммовые ошибки

В избранном В избранное
Печать
Скрипкина Екатерина, эксперт по вопросам оплаты труда
Налоги и бухгалтерский учет Октябрь, 2015/№ 83
Ошибки в суммовых показателях ведут к искажению персонифицированных данных ваших работников и могут негативно сказаться на размере пенсий и страховом стаже. Кроме того, порой они могут привести к серьезным штрафам. Поэтому, следуя народной мудрости «Умный и ошибется, и поправится», будем исправлять свои ошибки. Как? Прямо сейчас расскажем об этом.

В этом году количество причин, которые могут привести к возникновению суммовых ошибок, увеличилось. Это связано с новыми «фишками» в порядке начисления ЕСВ, а именно: с внедрением понижающего коэффициента к ставке ЕСВ в части начислений и обязанностью доначислять ЕСВ исходя из минзарплаты (далее — МЗП)*.

* Подробно о правилах применения понижающего коэффициента читайте в статье «Понижающий коэффициент для ЕСВ: уточняем условия применения» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 30, а также в № 58, с. 43. А с основными правилами начисления ЕСВ с МЗП можете ознакомиться в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 8.

Понятно, что пока разобрались с новыми правилами, успели наделать ошибок. Но это не беда! Все поправимо.

Начнем с того, что вспомним все виды суммовых ошибок (возможно, вы найдете среди них и свою). Итак, это ошибки, возникшие в связи с:

— неправильным отражением базы взимания ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года), в том числе с неправильным применением максимальной величины базы взимания ЕСВ (максимальной величины заработной платы (дохода), с которой уплачивались взносы в Пенсионный фонд — до 2011 года) и с неверным определением дополнительной базы начисления ЕСВ;

— применением неверного размера ставок ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года), в том числе с применением неверного размера понижающего коэффициента;

— необходимостью провести доначисление (уменьшение) ЕСВ за предыдущие отчетные периоды из-за увеличения (уменьшения) класса профессионального риска производства.

Общие правила исправления ошибок всех времен

Внимание! Основное правило гласит:

ошибки в суммовых показателях корректируйте в действующей форме № Д4 за тот отчетный месяц, в котором допущенные ошибки были исправлены

Таким образом, все ошибки в суммовых показателях, обнаруженные в сентябре, исправляйте в форме № Д4 за сентябрь 2015 года. Напомним, что эта форма утверждена приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435 (ср. 025069200) и подается с мая 2015 года. Отчет по форме № Д4 с корректировками подаете как обычно в свою ГНИ (даже в том случае, если исправляете старые ошибки).

При исправлении суммовых ошибок действуйте согласно следующим постулатам:

1) расчет ЕСВ за прошлые периоды следует производить исходя из размера ЕСВ, действовавшего на день начисления заработной платы (дохода), на которую начисляется единый взнос ( п.п. 4 п. 1 разд. IV Инструкции № 449);

2) при определении базы взимания ЕСВ начисленный доход сравниваете с максимальной величиной базы взимания, действовавшей в месяце, за который начислена выплата;

3) для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ выплаты следует учитывать в такой последовательности:

— заработная плата;

— вознаграждения по гражданско-правовым договорам;

— больничные и декретные (с 01.07.2013 г.);

4) «переходящие» выплаты (больничные, декретные, отпускные) для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ и выполнения требования о ЕСВ с МЗП относят к месяцам, за которые они начислены.

Далее переходим непосредственно к порядку исправления ошибок. Механизмы исправления ошибок, допущенных в периодах уплаты пенсионных взносов (ошибки допущены до 2011 года) и ЕСВ (ошибки допущены за периоды начиная с января 2011 года) различаются. Поэтому их мы рассмотрим отдельно. Кроме того, будут отличия в порядке исправления суммовых ошибок, допущенных до мая и начиная с мая 2015 года (это связано с появлением новой формы № Д4, адаптированной под измененные правила начисления ЕСВ).

Боремся с ошибками, допущенными начиная с января 2011 года

Все суммовые ошибки, допущенные начиная с января 2011 года и обнаруженные сейчас, исправляйте через таблицы 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за месяц, в котором эта ошибка была выявлена. Подробнее о том, с помощью каких строк и граф исправить ошибку, см. в таблице.

Таблица формы
№ Д4

Строки/графы таблицы

Что указываем

Таблица 1

Строка 6 (6.1 — 6.4)

Заполняете, если нужно доначислить ЕСВ. В соответствующих строках (6.1 — 6.3) указывайте сумму доначисленного взноса, в строке 6.4 — сумму дохода, на которую доначислен ЕСВ (при необходимости*)

Строка 7 (7.1 — 7.4)

Заполняете, если нужно уменьшить начисленный (удержанный) ЕСВ. В соответствующих строках (7.1 — 7.3) указывайте сумму сторнированного взноса, в строке 7.4 — сумму дохода, на которую ошибочно был начислен ЕСВ (при необходимости*)

Строка без номера «Зміст помилки»

Указываете причину ошибки, период ее совершения

Таблица 6

Графы 10 и 11
(в том числе, но не исключительно)

На работника, в данных которого вы самостоятельно обнаружили ошибку, формируете отдельную строку, указывая среди прочего:

— в графе 10 — код типа начислений (далее — КТН) «2», если доначисляете ЕСВ, КТН «3», если уменьшаете излишне начисленный/удержанный ЕСВ;

— в графе 11 — месяц и год, в котором была допущена исправляемая ошибка.

Все остальные графы (кроме граф 13 — 16) заполняются в общем порядке*

*Если вы не корректируете базу (ошибка связана с неверным размером ЕСВ), то не заполняйте:

— в таблице 1 строку 6.4 (7.4);

— в таблице 6 графы 17, 18, 19.

О том, как заполнить Отчет по форме № Д4, читайте в тематическом номере «Новая отчетность по ЕСВ» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 45).

Важно! Исключение из общего правила — случаи исправления ошибок в суммах ЕСВ в части начислений на базу взимания ЕСВ (в том числе дополнительную базу) за отчетные периоды до мая 2015 года. Такие ошибки исправляют исключительно с помощью строк 6 и/или 7 таблицы 1 Отчета по форме № Д4. Если ЕСВ удержан верно, а ошибка закралась в сумму ЕСВ в части начислений, отдельные строки с кодами типа начислений «2» и «3» в таблице 6 не формируйте (см. консультацию специалиста ПФУ в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 62).

Такой порядок исправления ошибок, допущенных в отчетных периодах до мая 2015 года, связан с тем, что данные о суммах ЕСВ в части начислений, в том числе на дополнительную базу, работодатели начали отражать в таблице 6 Отчета по форме № Д4 только начиная с отчета за май 2015 года. До этого суммы ЕСВ в части начислений указывались только в таблице 1 формы № Д4 без разбивки по застрахованным лицам.

Внимание! В текущем месяце вы обнаружили, что не начислили полагающуюся работнику выплату или, наоборот, излишне начислили какую-то сумму? В таком случае свою (а может, и чужую) оплошность нужно исправить путем доначисления или сторнирования соответствующей суммы. Корректировка проводится за счет фонда оплаты труда текущего месяца. Поэтому в Отчете по форме № Д4 такие корректировки не затрагивают прошлые периоды и, соответственно, не исправляются как ошибки.

Вместе с тем особого внимания требует ситуация, когда за дни, когда работник фактически болел, ошибочно начислена зарплата. Порядок ее исправления предусмотрен в п. 9 разд. IV Порядка № 435. В таком случае в месяце, когда выявили ошибку, в таблице 6 нужно заполнить:

— одну строку на исключение начисленной зарплаты за дни, когда работник был на больничном, и начисленного (удержанного) на нее ЕСВ (со знаком «-» в графах 17, 18, 20 и 21);

— вторую строку с суммой начисленных больничных, в том числе за дни, за которые ошибочно была начислена зарплата.

Заметьте, что в случае сторнирования сумм отпускных, больничных и пособия по беременности и родам в таблице 6 такие суммы также нужно отражать со знаком «-».

Обнаружили ошибку в отчетных периодах 2010 года? Сейчас все исправим

В 2010 году работодатели вместо ЕСВ удерживали взносы в Пенсионный фонд и соцфонды.

Ошибки, допущенные при взимании пенсионных взносов, можно исправить в форме № Д4 через приложение к таблице 1 и таблицу 6

В приложении к таблице 1 заполняете:

— строки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), указывая сумму пенсионных взносов, а в стр. 3.2 — сумму дохода, на которую они доначислены, — если доначисляете взносы;

— строки 3.3 (3.3.1, 3.3.2), указывая сумму пенсионных взносов, а в стр. 3.4 — сумму дохода, на которую они излишне начислены, если уменьшаете начисленные/удержанные взносы;

— строку 3.5 — отмечаете, повлекут ли корректировки изменения в персонифицированном учете застрахованных лиц;

— строку 3.6 — указываете причину ошибки, период ее совершения.

В таблице 6 на застрахованное лицо формируете корректировочную строку, где, кроме «общих» граф, заполняете:

— графу 10 с КТН «6», если доначисляете пенсионные взносы, или с КТН «7», если уменьшаете их;

— в графе 11 указываете период, за который правите ошибку по пенсионным взносам.

Если ошибка допущена в размере ставки взноса (база взимания определена верно), то строку 3.2 (3.4) приложения к таблице 1, а также графы 17 и 18 таблицы 6 не заполняйте. Через них корректируют базу начисления прошлых периодов, а вам в таком случае это не нужно.

Также не нужно заполнять графы 6, 7, 13 — 16, 19, 21, 24 и 25 таблицы 6 Отчета по форме № Д4. Дело в том, что в пенсионной отчетности, подаваемой за отчетные месяцы 2010 года, в таблице 6 такие графы отсутствовали.

Устраняем старые ошибки (допущены до 2010 года)

Такие ошибки исправляете универсальным способом: через приложение к таблице 1 и таблицу 6 (см. предыдущий раздел). Вместе с тем необходимо учесть ряд нюансов, если ошибка, которая была допущена в отчетных периодах до 2010 года, повлияла на персонифицированные данные работника по его начислениям. К таким «промахам» относятся ошибки в базе взимания взноса, сумме взноса в части удержаний.

Обнаружили именно такую ошибку? Тогда вам необходимо:

1) инициировать проведение проверки Пенсионным фондом (подаете заявление в произвольной форме). Дело в том, что поправку ошибочных данных за периоды до 2011 года пенсионщики вправе сделать только после проведения проверки ( абзац третий п. 2 постановления № 25-2);

2) заполнить форму ІНДАНІ ( приложение 13 к Инструкции № 16-6) за отчетный год, в котором была допущена ошибка.

Внимание! ІНДАНІ вместе с Ярлыком-распиской предоставляете в свой орган Пенсионного фонда.

Теперь разберемся с ошибками на практических примерах.

Пример 1. Работнику Петренко Ивану Петровичу (налоговый номер — 2824546585) в июле 2015 года начислена материальная помощь на оздоровление в размере 1000 грн. Ошибочно сумма помощи не была включена в базу взимания ЕСВ и отражена в Отчете по форме № Д4 за июль 2015 года. Ошибка обнаружена в сентябре 2015 года. Зарплата работника за сентябрь 2015 года — 3000 грн. (ЕСВ в части начислений — 1117,80 грн.*, в части удержаний — 108 грн.).

Исправляем ошибку через таблицы 1 и 6. В таблице 1 заполняем строки:

— 6.1, 6.1.1 — указываем сумму доначисленного ЕСВ — 372,60 грн. (1000 грн. х 37,26 %);

— 6.3, 6.3.1 — сумму доудержанного ЕСВ — 36 грн. (1000 грн. х 3,6 %);

— 6.4 — сумму дохода, с которого ошибочно не взимался ЕСВ, — 1000 грн.;

— 6 — общую сумму доначисленного и доудержанного ЕСВ — 408,60 грн.;

— «Зміст помилки» — «Сумма начисленной в июле 2015 года материальной помощи на оздоровление ошибочно не включена в базу взимания ЕСВ».

В таблице 6 формируем корректировочную строку на Петренко И. П., где в графе 10 ставим КТН «2», в графе 11 — 07.2015 г.

Пример 2. В августе 2015 года в базу взимания ЕСВ ошибочно была включена матпомощь на лечение, начисленная Романенко Михаилу Павловичу (налоговый номер — 2734546585) в размере 2000 грн. (ЕСВ начисленный — 541,76 грн., ЕСВ удержанный —
72 грн.). В этом месяце к ставке ЕСВ (условно —
37,26 %) применили понижающий коэффициент 0,727. Ошибка обнаружена в сентябре.

В результате допущенной ошибки, во-первых, была завышена база взимания ЕСВ, во-вторых, применен понижающий коэффициент в меньшем размере, что привело к занижению ЕСВ в части начислений.

Правильная база начисления ЕСВ на одно застрахованное лицо за август — 5000 грн., а среднемесячная база начисления ЕСВ на одно застрахованное лицо за 2014 год — 4000 грн. Соответственно правильный размер понижающего коэффициента к ставке ЕСВ за август — 0,8. В сентябре 2015 года к ставке ЕСВ также применяли коэффициент 0,8.

Данные, необходимые для исправления ошибки с коэффициентом, приведем в таблице.

Работники

Зарплата за август 2015 года

ЕСВ, фактически начисленный

ЕСВ, который должен быть начислен

ЕСВ доначисленный

ЕСВ удержанный

Васенко Петро Петрович

(2924546555)

7000,00

1896,16

2086,56

190,40

252,00

Іщенко Олена Василівна

(2877546585)

6000,00

1625,28

1788,48

163,20

216,00

Пітімко Роман Вікторович

(2934546445)

3500,00

948,08

1043,28

95,20

126,00

Романенко Михайло Павлович

(2824546585)

3500,00

948,08

1043,28

95,20

126,00

Итого

20000,00

5417,60

5961,60

544,00

720,00

За сентябрь 2015 года работникам предприятия были начислены зарплаты в том же размере, что и в августе.

Для исправления ошибки, связанной с применением неверного размера коэффициента, необходимо заполнить:

— в таблице 1 строки 6, 6.1, 6.1.9, «Зміст помилки»;

— в таблице 6 корректировочные строки на каждого работника, указав в графе 10 КТН «2», в графе 11 —
08.2015, в графе 21 — сумму доначисленного ЕСВ.

Для того чтобы исправить ошибку, связанную с ошибочным включением в базу взимания ЕСВ помощи на лечение, нужно заполнить:

— в таблице 1 строки 7, 7.1, 7.1.9, 7.3, 7.3.1, 7.4, «Зміст помилки»;

— в таблице 6 корректировочную строку на Романенко М. П., указав в графе 10 КТН «3», в графе 11 — 08.2015, в графах 17, 18 — 2000 грн., в графе 20 — 72 грн., в графе 21 — 541,76 грн.

Пример 3. Работник Панченко Игорь Павлович (налоговый номер — 2965465777) болел с 28.08.2015 г. по 05.09.2015 г., о чем свидетельствует предоставленный им листок нетрудоспособности. Однако ошибочно дни болезни в августе были оплачены как рабочие. В августе работнику начислена зарплата в размере 3000 грн. В сентябре работнику начислена зарплата за фактически отработанные дни сентября в размере 2454,55 грн. (ЕСВ начисленный — 914,57 грн., ЕСВ удержанный —
88,36 грн.), больничные за август — 404,48 грн. (ЕСВ начисленный — 134,29 грн., ЕСВ удержанный — 8,09 грн.), больничные за сентябрь — 505,60 грн. (ЕСВ начисленный — 167,86 грн., ЕСВ удержанный — 10,11 грн.) и сторнирована зарплата за 2 дня августа — 300 грн. (ЕСВ начисленный — 111,78 грн., ЕСВ удержанный — 10,80 грн.).

Для исправления ошибки необходимо в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за сентябрь сформировать на работника, в том числе строку с отрицательными значениями излишне начисленной зарплаты за август, начисленного и удержанного с нее ЕСВ. В таблице 1 сумма сторнированной зарплаты уменьшит фонд оплаты труда сентября 2015 года.

Пример 4. Работница Василенко Елена Петровна (налоговый номер — 2937565978) принята на работу 20.07.2015 г. Зарплата за фактически отработанное время — 1000 грн. Ошибочно начислили ЕСВ исходя из 1218 грн. Ошибка обнаружена в сентябре 2015 года. Зарплата работницы за сентябрь 2015 года — 2300 грн. (ЕСВ начисленный — 856,98, ЕСВ удержанный — 82,80 грн.).

Для исправления ошибки в Отчете по форме № Д4 за сентябрь 2015 года заполняем:

— в таблице 1 — строки 7,7.1, 7.1.1, 7.4, «Зміст помилки»;

— в таблице 6 — корректировочную строку, указав в графе 10 КТН «3», в графе 19 — ошибочную сумму дополнительной базы (218 грн.), в графе 21 — сумму излишне начисленного ЕСВ (81,23 грн.).

Пример 5. Работница Понченко Татьяна Игоревна (налоговый номер — 3037565978) находилась в отпуске по беременности и родам, который закончился в августе 2015 года. На август приходится сумма декретных в размере 900 грн. Ошибочно не был доначислен ЕСВ исходя из МЗП (1218 грн.)*. Ошибка обнаружена в сентябре 2015 года.

* Обратите внимание: с сентября 2015 года размер МЗП составляет 1378 грн. Поэтому с указанного периода в случае начисления ЕСВ исходя из МЗП умножайте 1378 грн. на соответствующую ставку.

Для исправления ошибки в Отчете по форме № Д4 за сентябрь 2015 года заполняем:

— в таблице 1 — строки 6, 6.1, 6.1.1, 6.4, «Зміст помилки»;

— в таблице 6 — корректировочную строку, указав в графе 10 КТН «2», в графе 19 — доначисленную сумму дополнительной базы (318 грн.), в графе 21 — сумму доначисленного ЕСВ (105,58 грн.).

выводы

  • Все суммовые ошибки корректируйте в отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором они обнаружены. Но! Если ошибка допущена до 2010 года, то придется пережить проверку пенсионщиков и подать им форму ІНДАНІ за отчетный год, в котором была допущена ошибка.

  • Суммовые ошибки исправляются через таблицы 1 и 6 отчета по ЕСВ.

  • Если вы доначисляете (уменьшаете) ЕСВ в связи с ошибкой, допущенной до 2011 года, то при заполнении таблицы 6 используйте КТН «6» («7»), если те же действия связаны с ошибкой, допущенной начиная с 2011 года, то используйте КТН «2» («3»).

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить