Цього року кількість причин, які можуть призвести до виникнення сумових помилок, збільшилася. Це пов’язано з новими «фішками» в порядку нарахування ЄСВ, а саме: із впровадженням понижуючого коефіцієнта до ставки ЄСВ у частині нарахувань і обов’язком донараховувати ЄСВ виходячи з мінзарплати (далі — МЗП)*. Зрозуміло, що доки розібралися з новими правилами, встигли наробити помилок. Але це не біда! Усе можна виправити.
* Детально про правила застосування понижуючого коефіцієнта читайте у статті «Понижуючий коефіцієнт для ЄСВ: уточнюємо умови застосування» // «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 30, а також у № 58, с. 43. З основними правилами нарахування ЄСВ з МЗП можете ознайомитися в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 8.
Почнемо з того, що пригадаємо всі види сумових помилок (можливо, ви знайдете серед них і свою). Отже, це помилки, що виникли у зв’язку з:
— неправильним відображенням бази справляння ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року), у тому числі з неправильним застосуванням максимальної величини бази справляння ЄСВ (максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачувалися внески до Пенсійного фонду, — до 2011 року) і з неправильним визначенням додаткової бази нарахування ЄСВ;
— застосуванням неправильного розміру ставок ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року), у тому числі із застосуванням неправильного розміру понижуючого коефіцієнта;
— необхідністю провести донарахування (зменшення) ЄСВ за попередні звітні періоди через збільшення (зменшення) класу професійного ризику виробництва.
Загальні правила виправлення помилок усіх часів
Увага! Основне правило свідчить:
помилки в сумових показниках коригуйте у чинній формі № Д4 за той звітний місяць, в якому допущені помилки було виправлено
Таким чином, усі помилки в сумових показниках, виявлені у вересні, виправляйте у формі № Д4 за вересень 2015 року. Нагадаємо: ця форма затверджена наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (ср. ) і подається з травня 2015 року. Звіт за формою № Д4 з коригуваннями подаєте як завжди до своєї ДПІ (навіть у тому випадку, якщо виправляєте старі помилки).
При виправленні сумових помилок дійте згідно з такими постулатами:
1) розрахунок ЄСВ за минулі періоди слід проводити виходячи з розміру ЄСВ, що діяв на день нарахування заробітної плати (доходу), на яку нараховується ЄСВ єдиний внесок ( п.п. 4 п. 1 розд. IV Інструкції № 449);
2) при визначенні бази справляння ЄСВ нарахований дохід порівнюєте з максимальною величиною бази справляння, що діє в місяці, за який нараховано виплату;
3) для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ виплати слід ураховувати в такій послідовності:
— заробітна плата;
— винагороди за цивільно-правовими договорами;
— лікарняні та декретні (з 01.07.2013 р.);
4) «перехідні» виплати (лікарняні, декретні, відпускні) для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ та виконання вимоги про ЄСВ з МЗП відносять до місяців, за які їх нараховано.
Далі переходимо безпосередньо до порядку виправлення помилок. Механізми виправлення помилок, допущених у періодах сплати пенсійних внесків (помилки допущено до 2011 року) і ЄСВ (помилки допущено за періоди починаючи з січня 2011 року), відрізняються. Тому їх ми розглянемо окремо. Крім того, будуть відмінності в порядку виправлення сумових помилок, допущених до травня і починаючи з травня
2015 року (це пов’язано з появою нової форми № Д4, адаптованої до змінених правил нарахування ЄСВ).
Боремося з помилками, допущеними починаючи з січня 2011 року
Усі сумові помилки, допущені починаючи з січня 2011 року і виявлені зараз, виправляйте через таблиці 1 і 6 Звіту за формою № Д4 за місяць, в якому цю помилку було виявлено. Детальніше про те, за допомогою яких рядків і граф виправити помилку, див. у таблиці.
| Таблиця | Строки/графи таблиці | Що зазначаємо |
| Таблиця 1 | Рядок 6 (6.1 — 6.4) | Заповнюєте, якщо потрібно донарахувати ЄСВ. У відповідних рядках (6.1 — 6.3) зазначайте суму донарахованого внеску, у рядку 6.4 — суму доходу, на яку донараховано ЄСВ (за необхідності*) |
| Рядок 7 (7.1 — 7.4) | Заповнюєте, якщо потрібно зменшити нарахований (утриманий) ЄСВ. У відповідних рядках (7.1 — 7.3) зазначайте суму сторнованого внеску, у рядку 7.4 — суму доходу, на яку помилково було нараховано ЄСВ (за необхідності*) | |
| Рядок без номера | Зазначаєте причину помилки, період її допущення | |
| Таблиця 6 | Графи 10 і 11 (у тому числі, але не виключно) | На працівника, в даних якого ви самостійно виявили помилку, формуєте окремий рядок, зазначаючи серед іншого: — у графі 10 — код типу нарахувань (далі — КТН) «2», якщо донараховуєте ЄСВ, КТН «3» — якщо зменшуєте надмірно нарахований/утриманий ЄСВ; — у графі 11 — місяць і рік, в якому було допущено помилку, що виправляється. Усі інші графи (крім граф 13 — 16) заповнюються в загальному порядку* |
| * Якщо ви не коригуєте базу (помилка пов’язана з неправильним розміром ЄСВ), то не заповнюйте: — у таблиці 1 рядок 6.4 (7.4); — у таблиці 6 графи 17 — 19. Про те, як заповнити Звіт за формою № Д4, читайте в тематичному номері «Нова звітність з ЄСВ» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 45). | ||
Важливо! Виняток із загального правила — випадки виправлення помилок у сумах ЄСВ у частині нарахувань на базу справляння ЄСВ (у тому числі додаткову базу) за звітні періоди до травня 2015 року. Такі помилки виправляють виключно за допомогою рядків 6 та/або 7 таблиці 1 Звіту за формою № Д4. Якщо ЄСВ утримано правильно, а помилка закралася в сумі ЄСВ у частині нарахувань, окремі рядки з кодами типу нарахувань «2» і «3» у таблиці 6 не формуйте (див. консультацію фахівця ПФУ в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 62).
Такий порядок виправлення помилок, допущених у звітних періодах до травня 2015 року, пов’язаний з тим, що дані про суми ЄСВ у частині нарахувань, у тому числі на додаткову базу, роботодавці почали відображати в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 тільки починаючи зі звіту за травень 2015 року. До цього суми ЄСВ у частині нарахувань зазначалися тільки в таблиці 1 форми № Д4 без розбиття за застрахованими особами.
Увага! У поточному місяці ви виявили, що не нарахували належну працівнику виплату або, навпаки, надмірно нарахували якусь суму? У такому разі свою (а може, й чужу) помилку потрібно виправити шляхом донарахування або сторнування відповідної суми. Коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці поточного місяця. Тому у Звіті за формою № Д4 такі коригування не зачіпають минулі періоди і, відповідно, не виправляються як помилки.
Водночас особливої уваги вимагає ситуація, коли за дні, коли працівник фактично хворів, помилково нараховано зарплату. Порядок її виправлення передбачено в п. 9 розд. IV Порядку № 435. У такому разі в місяці, коли виявили помилку, у таблиці 6 потрібно заповнити:
— один рядок на виключення нарахованої зарплати за дні, коли працівник був на лікарняному, та нарахованого (утриманого) на неї ЄСВ (зі знаком «-» у графах 17, 18, 20 і 21);
— другий рядок із сумою нарахованих лікарняних, у тому числі за дні, за які помилково було нараховано зарплату.
Зауважте: у разі сторнування сум відпускних, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах у таблиці 6 такі суми також потрібно відображати зі знаком «-».
Виявили помилку у звітних періодах 2010 року? Зараз усе виправимо
У 2010 році роботодавці замість ЄСВ утримували внески до Пенсійного фонду та соцфондів.
Помилки, допущені при справлянні пенсійних внесків, можна виправити у формі № Д4 через додаток до таблиці 1 і таблицю 6
У додатку до таблиці 1 заповнюєте:
— рядки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), зазначаючи суму пенсійних внесків, а в рядку 3.2 — суму доходу, на яку їх донараховано, якщо донараховуєте внески;
— рядки 3.3 (3.3.1, 3.3.2), вказуючи суму пенсійних внесків, а в рядку 3.4 — суму доходу, на яку їх надмірно нараховано, якщо зменшуєте нараховані/утримані внески;
— рядок 3.5 — зазначаєте, чи спричинять зумовлять коригування зміни в персоніфікованому обліку застрахованих осіб;
— рядок 3.6 — вказуєєте причину помилки, період її допущення.
У таблиці 6 на застраховану особу формуєте коригуючийвальний рядок, де, крім «загальних» граф, заповнюєте:
— графу 10 з КТН «6», якщо донараховуєте пенсійні внески, або з КТН «7», якщо зменшуєте їх;
— графу 11, в якій зазначаєте період, за який виправляєте правите помилку за пенсійними внесками.
Якщо помилку допущено у розмірі ставки внеску (база справляння визначена правильно), то рядки 3.2 (3.4) додатка до таблиці 1, а також графи 17 і 18 таблиці 6 не заповнюйте. Через них коригують базу нарахування минулих періодів, а вам у такому разі це не потрібно.
Також не потрібно заповнювати графи 6, 7, 13 — 16, 19, 21, 24 і 25 таблиці 6 Звіту за формою № Д4. Річ у тім, що в пенсійній звітності, яка подається за звітні місяці 2010 року, у таблиці 6 такі графи відсутні.
Усуваємо старі помилки (допущені до 2010 року)
Такі помилки виправляєте універсальним способом: через додаток до таблиці 1 і таблицю 6 (див. попередній розділ). Водночас необхідно врахувати деякі нюанси, якщо помилка, що була допущена у звітних періодах до 2010 року, вплинула на персоніфіковані дані працівника щодо його нарахувань. До таких «промахів» належать помилки в базі справляння внеску, сумі внеску в частині утримань.
Виявили саме таку помилку? Тоді вам необхідно:
1) ініціювати проведення перевірки Пенсійним фондом (подаєте заяву в довільній формі). Річ у тім, що поправку помилкових даних за періоди до 2011 року пенсійники мають право зробити тільки після проведення перевірки (абзац третій п. 2 постанови № 25-2);
2) заповнити форму ІНДАНІ (додаток 13 до Інструкції № 16-6) за звітний рік, в якому було допущено помилку.
Увага! ІНДАНІ разом з Яярликом-розпискою подаєте до свого органу Пенсійного фонду.
Тепер розберемося з помилками на практичних прикладах.
Приклад 1. Працівнику Петренку Івану Петровичу (податковий номер — 2824546585) у липні 2015 року нараховано матеріальну допомогу на оздоровлення у розмірі 1000 грн. Помилково сума допомоги не була включена до бази справляння ЄСВ і відображена у Звіті за формою № Д4 за липень 2015 року. Помилку виявлено у вересні 2015 року. Зарплата працівника за вересень 2015 року — 3000 грн. (ЄСВ у частині нарахувань — 1117,80 грн.*, у частині утримань — 108 грн.).
* Тут і далі ставка ЄСВ у частині нарахувань (умовно) — 37,26 %.
Виправляємо помилку через таблиці 1 і 6. У таблиці 1 заповнюємо рядки:
— 6.1, 6.1.1 — зазначаємо суму донарахованого ЄСВ — 372,60 грн. (1000 грн. х 37,26 %);
— 6.3, 6.3.1 — суму доутриманого ЄСВ — 36 грн. (1000 грн. х 3,6 %);
— 6.4 — суму доходу, з якого помилково не справлявся ЄСВ, — 1000 грн.;
— 6 — загальну суму донарахованого та доутриманого ЄСВ — 408,60 грн.;
— «Зміст помилки» — «Сума нарахованої в липні 2015 року матеріальної допомоги на оздоровлення помилково не включена до бази справляння ЄСВ».
У таблиці 6 формуємо коригуючий рядок на Петренко І. П., де у графі 10 ставимо КТН «2», у графі 11 — 07.2015 р.
Приклад 2. У серпні 2015 року до бази справляння ЄСВ помилково була включена матдопомога на лікування, нарахована Романенку Михайлу Павловичу (податковий номер — 2734546585) у розмірі 2000 грн. (ЄСВ нарахований — 541,76 грн., ЄСВ утриманий — 72 грн.). Цього місяця до ставки ЄСВ (умовно — 37,26 %) застосували понижуючий коефіцієнт 0,727. Помилку виявлено у вересні.
У результаті допущеної помилки, по-перше, було завищено базу справляння ЄСВ, по-друге, застосовано понижуючий коефіцієнт у меншому розмірі, що призвело до заниження ЄСВ у частині нарахувань.
Правильна база нарахування ЄСВ на одну застраховану особу за серпень — 5000 грн., а середньомісячна база нарахування ЄСВ на одну застраховану особу за 2014 рік — 4000 грн. Відповідно правильний розмір понижуючого коефіцієнта до ставки ЄСВ за серпень — 0,8. У вересні 2015 року до ставки ЄСВ також застосовували коефіцієнт 0,8.
Дані, необхідні для виправлення помилки з коефіцієнтом, наведемо в таблиці.
| Працівники | Зарплата за серпень 2015 року | ЄСВ, фактично нарахований | ЄСВ, який | ЄСВ донарахований | ЄСВ утриманий |
| Васенко Петро Петрович (2924546555) | 7000,00 | 1896,16 | 2086,56 | 190,40 | 252,00 |
| Іщенко Олена Василівна (2877546585) | 6000,00 | 1625,28 | 1788,48 | 163,20 | 216,00 |
| Пітімко Роман Вікторович (2934546445) | 3500,00 | 948,08 | 1043,28 | 95,20 | 126,00 |
| Романенко Михайло Павлович (2824546585) | 3500,00 | 948,08 | 1043,28 | 95,20 | 126,00 |
| Разом | 20000,00 | 5417,60 | 5961,60 | 544,00 | 720,00 |
За вересень 2015 року працівникам підприємства були нараховані зарплати в тому самому розмірі, що й у серпні.
Для виправлення помилки, пов’язаної із застосуванням неправильного розміру коефіцієнта, необхідно заповнити:
— у таблиці 1 рядкиа 6, 6.1, 6.1.9, «Зміст помилки»;
— у таблиці 6 коригуючівальниі рядки на кожного працівника, зазначивши у графі 10 КТН «2», у графі 11 — 08.2015, у графі 21 — суму донарахованого ЄСВ.
Для того щоб виправити помилку, пов’язану з помилковим уключенням до бази справляння ЄСВ допомоги на лікування, потрібно
заповнити:
— у таблиці 1 рядки 7, 7.1, 7.1.9, 7.3, 7.3.1, 7.4, «Зміст помилки»;
— у таблиці 6 коригуючвальний рядок на Романенка М. П., зазначивши у графі 10 КТН «3», у графі 11 — 08.2015, у графах 17 і 18 — 2000 грн., у графі 20 — 72 грн., у графі 21 — 541,76 грн.
Приклад 3. Працівник Панченко Ігор Павлович (податковий номер — 2965465777) хворів з 28.08.2015 р. по 05.09.2015 р., про що свідчить наданий ним листок непрацездатності. Проте помилково дні хвороби в серпні були оплачені як робочі. У серпні працівнику нараховано зарплату в розмірі 3000 грн. У вересні працівнику нараховано зарплату за фактично відпрацьовані дні вересня в розмірі 2454,55 грн. (ЄСВ нарахований — 914,57 грн., ЄСВ утриманий — 88,36 грн.), лікарняні за серпень — 404,48 грн. (ЄСВ нарахований — 134,29 грн., ЄСВ утриманий — 8,09 грн.), лікарняні за вересень — 505,60 грн. (ЄСВ нарахований — 167,86 грн., ЄСВ утриманий — 10,11 грн.) і сторнована зарплата за 2 дні серпня — 300 грн. (ЄСВ нарахований — 111,78 грн., ЄСВ утриманий — 10,80 грн.).
Для виправлення помилки необхідно в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за вересень сформувати на працівника, у тому числі рядок з від’ємними значеннями надмірно нарахованої зарплати за серпень, нарахованого та утриманого з неї ЄСВ. У таблиці 1 сума сторнованої зарплати зменшить фонд оплати праці вересня 2015 року.
Приклад 4. Працівницю Василенко Олену Петрівну (податковий номер — 2937565978) прийнято на роботу 20.07.2015 р. Зарплата за фактично відпрацьований час — 1000 грн. Помилково нарахували ЄСВ виходячи з 1218 грн. Помилку виявлено у вересні 2015 року. Зарплата працівниці за вересень 2015 року — 2300 грн. (ЄСВ нарахований — 856,98 грн., ЄСВ утриманий — 82,80 грн.).
Для виправлення помилки у Звіті за формою № Д4 за вересень 2015 року заповнюємо:
— у таблиці 1 — рядки 7,7.1, 7.1.1, 7.4, «Зміст помилки»;
— у таблиці 6 — коригуючвальний рядок, зазначивши у графі 10 КТН «3», у графі 19 — помилкову суму додаткової бази (218 грн.), у графі 21 — суму надмірно нарахованого ЄСВ (81,23 грн.).
Приклад 5. Працівниця Понченко Тетяна Ігорівна (податковий номер — 3037565978) перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, що закінчилася в серпні 2015 року. На серпень припадає сума декретних у розмірі 900 грн. Помилково не було донараховано ЄСВ виходячи з МЗП (1218 грн.)*. Помилку виявлено у вересні 2015 року.
* Зверніть увагу: з вересня 2015 року розмір МЗП становить 1378 грн. Тому із зазначеного періоду в разі нарахування ЄСВ виходячи з МЗП множте 1378 грн. на відповідну ставку.
Для виправлення помилки у Звіті за формою № Д4 за вересень 2015 року заповнюємо:
— у таблиці 1 — рядки 6, 6.1, 6.1.1, 6.4, «Зміст помилки»;
— у таблиці 6 — коригуючийвальний рядок, зазначивши у графі 10 КТН «2», у графі 19 — донараховану суму додаткової бази (318 грн.), у графі 21 — суму донарахованого ЄСВ (105,58 грн.).
висновки
- Усі сумові помилки коригуйте у Звіті з ЄСВ за той місяць, в якому вони виявлені. Але! Якщо помилку допущено до 2010 року, то доведеться пережити перевірку пенсійників і подати їм форму ІНДАНІ за звітний рік, в якому було допущено помилку.
- Сумові помилки виправляються через таблиці 1 і 6 Звіту з ЄСВ.
- Якщо ви донараховуєте (зменшуєте) ЄСВ у зв’язку з помилкою, допущеною доу 20101 рокуці, то при заповненні таблиці 6 використовуйте КТН «6» («7»), якщо ті самі дії пов’язані з помилкою, допущеною починаючи з 2011 року, то використовуйте КТН «2» («3»).
