Трансфером работников до места работы и обратно уже никого не удивишь. Как правило, это один из «соцпакетных» бонусов, которые предлагают предприятия, чьи производственные мощности расположены за чертой города или в местах с плохой транспортной развязкой. Происходит это обычно так. Выбирают «точку сборки» и оттуда в определенное время стартуют стройными рядами. Соответственно, после окончания трудового дня работников организованно возвращают к изначальному пункту отправления.
Вы тоже решили организовать доставку кадров? Тогда вам пригодятся наши основные заметки по этой теме. Кстати, еще парочку неплохих идей «в довесок» предлагаем совершенно бесплатно. ☺ А начнем с классики, когда работодатель организует проезд работников за свой счет.
Ковер-самолет для работников: нюансы организации «полетов»
Что касается организации, то вариантов тут немного: или обзавестись для этих нужд собственным транспортным средством (например, автобусом), или нанимать перевозчика. Выбор — за работодателем.
При этом у работодателей, осуществляющих доставку работников служебным транспортом (в частности, на автобусах), часто возникает вопрос: а нужно ли получать для этого лицензию? Сейчас устраним неопределенность.
Действительно, согласно п. 24 ст. 7 Закона Украины «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» от 02.03.2015 г. № 222-VIII лицензированию подлежит, в частности, перевозка пассажиров автомобильным транспортом. Такое же условие содержится и в ст. 9 Закона об автотранспорте.
Но! Деятельность предприятия по развозке сотрудников на работу (с работы), по нашему мнению, не подлежит лицензированию. И вот почему. Указанные законы говорят о предоставлении услуг по перевозке пассажиров автомобильным транспортом. В свою очередь, согласно ст. 1 Закона об автотранспорте услуга по перевозке пассажиров или грузов определена как перевозка пассажиров или грузов транспортными средствами на договорных условиях с заказчиком услуги за плату. Ни договора, ни платы в ситуации с доставкой работников служебным транспортом нет, а значит, данная операция не считается услугой по перевозке пассажиров в понимании Закона об автотранспорте. В связи с этим требования о лицензировании на рассматриваемую деятельность не распространяются.
Какие налоги платить?
Налоговый «круиз» начнем с нюансов взимания НДФЛ, ВС и ЕСВ. А вот об НДС и налоге на прибыль поговорим отдельно — в самом конце статьи.
Итак, если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу (с работы), то формально у них возникает доход в форме дополнительного блага (абзац «е» п.п. 164.2.17 НКУ). Но! Если доставка не персонифицирована, то о доходах конкретных работников не может быть и речи (а значит, НДФЛ не удерживаем). При этом работодатель не выполняет функций налогового агента и в этой части Налоговый расчет по форме № 1ДФ не заполняет.
Полагаем, вы уже догадались, что и ВС в этом случае также удерживать не нужно.
А что же с ЕСВ? Его тоже нет. Кроме отсутствия персонификации, приведем еще один аргумент. В соответствии с п. 3.21 Инструкции № 5 расходы на перевозку работников к месту работы (как собственным, так и арендованным транспортом) в фонд оплаты труда не включаются (кроме заработной платы водителей, но сейчас не об этом).
Кстати, об арендованном транспорте. Если договор перевозки заключен с юрлицом, то для вас вопросы с НДФЛ, ВС и ЕСВ отпадают сами собой (что в этом случае будет с расходами и НДС, читайте в последнем разделе статьи).
Если же ваш перевозчик является предпринимателем-общесистемщиком, то
для необложения его дохода НДФЛ, ВС и ЕСВ рекомендуем получить копию извлечения из ЕГР
Этот документ поможет убить всех зайцев. А вот для неудержания НДФЛ и ВС с дохода единоналожника достаточно наличия сведений о нем в Реестре плательщиков единого налога. Однако для неудержания ЕСВ копию извлечения из ЕГР все равно получать необходимо. Подробно «документные» вопросы для предпринимателей мы обсуждали в спецвыпусках «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 59, с. 76 и № 67, с. 110.
Не забывайте, что сумму выплаченного предпринимателю-перевозчику дохода придется указать в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «157».
Как отразить бесплатную доставку работников в бухучете, покажем в табл. 1.
Таблица 1. Бесплатная доставка сотрудников на работу/с работы
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| I. Доставка работников служебным транспортом | ||||
| 1 | Покупка/использование ГСМ | |||
| 1.1 | Выданы средства под отчет для покупки ГСМ | 372 | 301 | 1800 |
| 1.2 | Получены ГСМ от подотчетного лица (составлен отчет) | 203 | 372 | 1500 |
| 1.3 | Отражен налоговый кредит | 641 | 372 | 300 |
| 1.4 | Списаны ГСМ на расходы (на основании путевого листа) | 91, 93, 949 | 203 | 280 |
| 2 | Амортизация | |||
| 2.1 | Начислена амортизация за месяц | 91, 93, 949 | 131 | 500 |
| 3 | Зарплата водителя | |||
| 3.1 | Начислена заработная плата водителю (условно) | 91, 93, 949 | 661 | 3280 |
| 3.2 | Начислен ЕСВ (37 % — условно) | 91, 93, 949 | 651 | 1213,60 |
| 3.3 | Удержан ЕСВ (3,6 %) | 661 | 651 | 118,08 |
| 3.4 | Удержан НДФЛ (15 %) | 661 | 641/НДФЛ | 474,29 |
| 3.5 | Удержан ВС (1,5 %) | 661 | 642 | 49,20 |
| 3.6 | Уплачен ЕСВ (37 % + 3,6 %) | 651 | 311 | 1331,68 |
| 3.7 | Уплачен НДФЛ | 641/НДФЛ | 311 | 474,29 |
| 3.8 | Уплачен ВС | 642 | 311 | 49,20 |
| 3.9 | Выплачена зарплата водителю на карточку | 661 | 311 | 2638,43 |
| II. Доставка работников перевозчиком-ФЛП* (в том числе единоналожником) | ||||
| 1 | Составлен акт оказанных услуг | 91, 93, 949 | 631 | 1700 |
| 2 | Перечислена перевозчику оплата транспортной услуги | 631 | 311 | 1700 |
| * Будем считать, что предприниматель предоставил требуемые документы, о которых речь шла выше, позволяющие не удерживать с него НДФЛ, ВС и ЕСВ. | ||||
А теперь, как и обещали, рассмотрим «бонусные» варианты доставки работников. Они более хлопотные, но тоже имеют право на жизнь.
Оплаченный билет — налогам привет
Для начала поговорим о компенсации работникам стоимости проезда на основании предъявляемых ими документов (билетов, чеков пополнения карточек метрополитена и т. д.). «Минус» очевиден: кипы подтверждающих документов. К тому же нужны четкие инструкции: как быть, если работник потерял (забыл взять) билет, как подтвердить фактические расходы? Тут работодатель устанавливает свои порядки. А что по поводу налогообложения такой компенсации?
По традиции начнем с НДФЛ, ВС и ЕСВ, а «прибыльные» и «НДСные» нюансы вы сможете изучить в конце статьи.
Сумму компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) следует рассматривать в качестве одной из составляющих оплаты труда (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). А это значит, что такие выплаты будут считаться зарплатой с соответствующим налогообложением.
Компенсация стоимости проезда работнику в сумме, подтвержденной соответствующими документами, является для него «чистым» доходом
Следовательно, для исчисления базы обложения НДФЛ и ВС необходимо применить «натуральный» коэффициент (п. 164.5 НКУ). Напоминаем, что отдельный спецкоэффициент для ВС определять не нужно. Это не предусмотрено НКУ.
Не забывайте, что база обложения НДФЛ определяется за вычетом ЕСВ и НСЛ (при наличии права на нее), а ВС удерживают с «грязного» дохода. Также сумму компенсации учитывают при определении базы налогообложения с целью применения ставок 15 % и 20 %*.
* Вам пригодится материал из «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 36 — 37, с. 19.
Поскольку речь идет о зарплате, то сумму возмещения работнику стоимости проезда в разделе I формы № 1ДФ отражают с признаком дохода «101». Не забудьте соответствующие суммы отразить и в «военносборном» разделе II этой формы.
Что касается сроков перечисления налога в бюджет, то, если компенсация выплачивается наличностью из кассы работодателя, НДФЛ и ВС необходимо перечислить не позднее следующего банковского дня после такой выплаты (п.п. 168.1.4 НКУ). В остальных случаях НДФЛ и ВС нужно перечислить во время выплаты компенсации (п.п. 168.1.2 НКУ).
Поскольку сумма компенсации работникам стоимости проезда включается в фонд оплаты труда, то в составе заработной платы она подлежит обложению ЕСВ в части начислений и удержаний. В бухгалтерских документах, являющихся основанием для начисления ЕСВ, сумма компенсации будет отражена с учетом «натурального» коэффициента, поэтому базу обложения ЕСВ необходимо также определять с учетом такого коэффициента.
Пример. Заработная плата главного бухгалтера за месяц составила 5800 грн. Фактическая сумма компенсации проезда составляет 294 грн.
Для определения базы налогообложения к этой сумме необходимо применить «натуральный» коэффициент. В связи с этим база составит 345,88 грн. (294 грн. х 1,176471). Эту сумму отражают в бухучете.
Причем для расчета НДФЛ начисленную сумму компенсации нужно уменьшить на ЕСВ в части удержаний. А вот для расчета суммы ВС берут «грязную» сумму дохода без уменьшения на ЕСВ.
Для упрощения примера рассмотрим только отражение в бухучете компенсации стоимости проезда.
Таблица 2. Компенсация админперсоналу стоимости проезда
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Начислен доход в виде компенсации стоимости проезда | 92 | 661 | 345,88 |
| 2 | Начислен ЕСВ (37 % — условно) | 92 | 651 | 127,98 |
| 3 | Удержан ЕСВ (3,6 %) | 661 | 651 | 12,45 |
| 4 | Удержан НДФЛ (15 %) | 661 | 641/НДФЛ | 50,01* |
| 5 | Удержан ВС (1,5 %) | 661 | 642 | 5,19 |
| 6 | Уплачен ЕСВ | 651 | 311 | 140,43 |
| 7 | Уплачен НДФЛ | 641/НДФЛ | 311 | 50,01 |
| 8 | Уплачен ВС | 642 | 311 | 5,19 |
| 9 | Выплачена сумма компенсации стоимости проезда | 661 | 301 | 278,23 |
| * Сумма дохода главного бухгалтера вместе с зарплатой не превышает 10-кратного размера минзарплаты на 1 января налогового года (в 2015 году — 12180 грн.), поэтому ставка НДФЛ составила 15 %. | ||||
Заливай полный бак — шеф платит
Довольно часто работники добираются на работу на личном транспорте. Особенно это распространено среди «белых воротничков». В такой ситуации можно компенсировать работнику стоимость ГСМ. Что с НДФЛ, ВС и ЕСВ в этом случае? Сейчас узнаем.
Поскольку суммы компенсации работникам ГСМ включаются в фонд оплаты труда (основания для такого вывода есть в п.п. 2.3.4 Инструкции № 5), то они подлежат обложению НДФЛ и ВС в составе зарплаты. При этом для определения базы налогообложения в данном случае необходимо применять «натуральный» коэффициент (см. выше).
Помните, что в этом случае база обложения НДФЛ определяется за вычетом ЕСВ и НСЛ (при наличии права на нее), а ВС «берут» с «грязной» суммы. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумма компенсации ГСМ отражается с признаком дохода «101». Сумма компенсации и ВС с нее «засветятся» и в разделе II этой формы в соответствующих графах.
Сумма компенсации работникам ГСМ облагается ЕСВ в составе зарплаты. Базу обложения ЕСВ определяют с учетом «натурального» коэффициента.
В бухгалтерском учете компенсация стоимости ГСМ отражается так же, как и компенсация стоимости проезда (см. табл. 2).
Прибыльно-НДСные нюансы
Бухгалтерский (он же — налоговоприбыльный) учет. Выше мы с вами определились, что расходы на перевозку работников к месту службы и обратно (как собственным, так и арендованным транспортом) не персонифицируются и в фонд оплаты труда не включаются (кроме заработной платы водителей, что и так очевидно).
В бухучете такие «перевозочные» расходы предприятие признает в том отчетном периоде, в котором их осуществило. Их отражают по дебету субсчетов 91 «Общепроизводственные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 949 «Прочие расходы операционной деятельности».
С бухучетом разобрались. Интересно, как решается вопрос с налогом на прибыль? Тоже очень просто — здесь с 01.01.2015 г. с бухучетом никаких расхождений и никаких корректировок финрезультата по разд. III НКУ. Будь вы хоть малодоходный плательщик (ваш прошлогодний доход (начиная с 2015 года) — не более 20 млн грн.), хоть высокодоходник (ваш доход — более 20 млн грн.), поступаете так, как предписывают бухгалтерские правила.
И не беспокойтесь о хоз/нехозокраске этих затрат. Во-первых, она с 2015 года абсолютно не важна. А во-вторых, даже в дореформенное время контролеры полностью соглашались с хозяйственностью «перевозочных» расходов предприятия*, правда, если:
1) необходимость таких перевозок предусмотрена коллективным или трудовым договором;
2) в наличии есть документы, подтверждающие связь такой перевозки с хоздеятельностью налогоплательщика. Имеются в виду: приказ руководства предприятия, путевые листы и т. д. (при перевозке собственным транспортом), договор о предоставлении услуг по перевозке, акт приема-передачи услуг или любой другой документ, подтверждающий фактическое предоставление услуг (при перевозке сторонним лицом — перевозчиком).
* См. утратившую с 01.01.2015 г. силу консультацию из подкатегории 502.07.04 БЗ.
НДС. В плане НДС тоже все гладко.
Все суммы «входного» НДС по «перевозочной» операции вы включаете в свой налоговый кредит, не беспокоясь о ее статусе — «хоз» или «нехоз», ибо так велит п. 198.3 НКУ.
А как рассуждать дальше? Да очень просто. Ведь выше мы уже доказали, что такая операция связана с вашей хоздеятельностью. Поэтому никакие последующие компенсации налогового кредита НДС-обязательствами по «нехозяйственному» п.п. «г» п. 198.5 НКУ вам не грозят.
А как складывается ситуация, если работодатель компенсирует работникам суммы, потраченные ими на проезд (в том числе и собственным автотранспортом). Если такая компенсация предусмотрена коллективным или трудовым договором в разделе «Оплата труда», то в целях налогообложения прибыли эти суммы попадают в расходы предприятия, а в целях НДС проходят мимо и налогового кредита, и налоговых обязательств.
Вот и все перевозочно-учетные тонкости. Желаем вам доброго пути и зеленого света во всех делах!
выводы
Деятельность предприятия по развозке сотрудников не подлежит лицензированию.
Стоимость доставки работников на работу (с работы) не персонифицируется и не облагается НДФЛ, ВС и ЕСВ.
Компенсация работникам стоимости проезда (на основании предъявляемых ими документов) или ГСМ для личного авто считается зарплатой с соответствующим налогообложением.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражают только персонифицированные доходы.
Затраты на доставку работников попадают в расходы того отчетного периода, в котором их осуществили.
Компенсация работникам сумм, потраченных ими на проезд, не затрагивает ни налоговый кредит по НДС, ни налоговые обязательства.
Документы статтьи
