Заем работнику простили — о налогах не забыли

Мудрецы советуют: «Давай в долг только такую сумму, с которой внутренне готов расстаться навсегда».

Очевидно, и предприятие, заключая с работником договор займа, допускает, что при определенных обстоятельствах оно может простить заемщику часть долга. Во всяком случае, такая практика точно существует, что подтверждают вопросы наших читателей, поступающие на «горячую линию». Вот один из них: предприятие предоставило своему работнику беспроцентный заем в размере 18000 грн. сроком на 9 месяцев. Часть займа в сумме 12000 грн. была погашена, а вот непогашенную сумму предприятие решило заемщику простить (аннулировать). Какие налоговые последствия при таких обстоятельствах ожидают работника? Давайте разбираться. Но вначале немного теории.

Фундамент отношений — договор займа

Как утверждает ч. 1 ст. 1046 ГКУ*, по договору займа одна сторона (заимодатель) передает в собственность другой стороне (заемщику) денежные средства либо другие вещи, определенные родовыми признаками. Неукоснительное условие такого договора — обязательство заемщика вернуть заимодателю такую же сумму денежных средств (сумму займа) либо такое же количество вещей того же рода и такого же качества.

* Гражданский кодекс Украины.

Поскольку заимодателем тут выступает юридическое лицо, договор займа заключают в письменной форме ( ч. 1 ст. 1047 ГКУ).

В договоре указывают сумму займа, порядок передачи и возврата денег, срок возврата займа, обеспечение обязательства, ответственность сторон.

Имейте в виду: договор займа — это реальный договор, т. е. он считается заключенным с момента передачи денег или других вещей, определенных родовыми признаками, заемщику. Поэтому здесь недостаточно, чтобы стороны просто договорились о его условиях.

Важно, чтобы состоялась фактическая передача денег

Только после этого можно считать, что договор заключен и у сторон возникают взаимные права и обязанности.

То же самое и с возвратом денег: заем считают возвращенным в момент возврата заимодателю денежных средств ( ч. 3 ст. 1049 ГКУ).

Чтобы у сторон не возникало вопросов по поводу способа возврата займа, в договоре четко прописывают, как это будет происходить: путем внесения наличных в кассу предприятия или путем перечисления на его текущий счет.

Когда заем предоставляют работнику, то обычно все решают еще проще — возврат денег осуществляют путем удержания из его заработной платы. В таком случае в договоре указывают конкретную сумму или ссылаются на приложение с разработанным графиком погашения займа, которое является неотъемлемой частью договора.

Знайте: если условия договора не предусматривают погашение займа путем отчислений из зарплаты и при этом у вас нет соответствующего заявления работника, вы не вправе производить такие отчисления по собственной инициативе. Причем даже в том случае, если работник просрочил установленный договором срок погашения займа. Теперь поговорим о налогообложении.

Денежный заем работнику вы предоставили на возвратной основе. Поэтому облагаемого дохода на сумму этого займа у него в тот момент не возникло. Подтверждает это и п.п. 165.1.31 НКУ*.

* Налоговый кодекс Украины.

Но, несмотря на это, предприятие-заимодатель обязано было отразить всю сумму выданного займа в Налоговом расчете по форме № 1ДФ (за квартал, в котором состоялась выдача) с признаком дохода «153».

Поскольку работник не возвратил остаток заемных средств в установленный договором срок (и уже не возвратит), а предприятие намерено простить долг, встает вопрос с облагаемым доходом. Причем тут есть два варианта развития событий. Так, вы можете списать долг:

1) по собственному решению, не связанному с банкротством, не дожидаясь истечения срока исковой давности;

2) после истечения срока исковой давности.

Рассмотрим оба варианта подробнее.

Прощаем незамедлительно

Аннулируем (прощаем) долг до истечения срока исковой давности.

НДФЛ. Сумма списанной задолженности работника в размере, который превышает в 2016 году 689 грн., попадет в общий месячный (годовой) облагаемый доход заемщика. Так утверждают п.п. «д» п.п. 164.2.17 и п.п. 165.1.55 НКУ. Напоминают об этом и налоговики в консультации из подкатегории 103.02 БЗ.

Классифицируют такой доход как дополнительное благо. А это влечет уплату НДФЛ по ставке 18 % ( п. 167.1 НКУ)

Доход у заемщика возникает на дату аннулирования долга.

Чтобы предприятию-заимодателю не пришлось удерживать и уплачивать НДФЛ с такого дохода, оно должно проделать два действия:

1) проинформировать заемщика об аннулировании (прощении) долга;

2) отразить сумму прощенного долга в форме № 1ДФ.

Интересно, каким способом можно уведомить должника о списании долга? Вы можете воспользоваться одним из трех способов на выбор:

— направить заказное письмо с уведомлением о вручении;

— заключить соответствующий договор;

— предоставить уведомление должнику о прощении (аннулировании) долга лично под подпись.

Заемщик (если ему сообщили о прощении долга) должен будет самостоятельно: (1) отразить доход в годовой декларации об имущественном состоянии и доходах, (2) уплатить с него НДФЛ ( п.п. «д» п.п. 164.2.17 НКУ).

Предприятие сумму прощенного долга (без «натурального» коэффициента) обязано отразить в разделе I формы № 1ДФ по итогам отчетного квартала, в котором долг списан. Сделать это надо так:

— часть суммы долга, превышающую 689 грн., указать с признаком дохода «126» (с прочерками в графах 4а и 4);

— сумму прощенного долга (его часть), которая не включена в облагаемый доход работника на основании п.п. 165.1.55 НКУ (т. е. меньше или равна 689 грн.), — с признаком дохода «127». Почему именно с этим признаком? Потому что для такой выплаты специального признака пока не придумали, а признак «126» тут однозначно не подходит, потому что эта сумма не является допблагом.

А как быть тем, кто вдруг случайно забудет уведомить заемщика о прощении долга? Предупреждаем: вам придется взять на себя обязанности налогового агента такого заемщика в полном объеме, т. е. самим начислить, удержать и уплатить с прощенной суммы займа НДФЛ по ставке 18 % в бюджет. Но поскольку в рассматриваемом случае работник всегда перед глазами, надеемся, что до этого не дойдет.

Военный сбор. При уплате (перечислении) ВС действуют те же правила, которые установлены для НДФЛ ( п.п. 1.4 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Поэтому если предприятие уведомило работника о списании долга и отразило сумму дохода в виде прощенного долга, превышающую в 2016 году 689 грн., в графах «Загaльна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» раздела II Налогового расчета по форме № 1ДФ, то оно может считать себя свободным от ВС-обязательств. Сумму прощенного (аннулированного) долга, которая меньше или равна 689 грн., в разделе II формы № 1ДФ не отражайте.

Работник самостоятельно должен будет по итогам года задекларировать свой доход и уплатить с него ВС по ставке 1,5 %.

А вот если вы не сообщили заемщику о прощении займа и/или не отразили сумму такого дохода в форме № 1ДФ, то будьте готовы уплатить ВС в бюджет сами

ЕСВ. Еще некоторое время назад вопрос о том, облагается сумма прощенного работнику займа ЕСВ или нет, был предметом дискуссий. Почему? Потому что Госкомстат считал (см. его письма от 11.04.2005 г. № 9/2-2-9/116 и от 03.08.2005 г. № 09/2-1-9/280), что часть займа, не подлежащая возврату работником, включается в фонд оплаты труда в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат как выплаты, имеющие индивидуальный характер ( п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Мы же всегда утверждали, что приравнивать долг, прощенный по гражданско-правовому договору, к выплатам, которые осуществляются в рамках трудового договора, некорректно. Ведь ясно как белый день, что отношения в рамках договора займа регулирует ГКУ, а не КЗоТ**. Поэтому необходимость начислять ЕСВ на прощенные суммы не возникает.

** Кодекс законов о труде Украины.

К счастью, контролеры рассудили так же здраво и, надеемся, окончательно расставили точки над «і»: возвратная финансовая помощь не является составляющей заработной платы, а потому не облагается ЕСВ (см. письмо ГФСУ от 28.10.2015 г. № 22849/6/99-99-17-03-03-15). И хотя в данном письме рассматривается ситуация прощения займа увольняющемуся работнику, сути дела это не меняет.

Пример 1. Предприятие предоставило своему работнику беспроцентный заем в размере 18000 грн. сроком на 9 месяцев.

В соответствии с графиком возврата займа работник обязан погашать задолженность по займу равными частями путем внесения денежных средств в кассу предприятия.

Часть займа в сумме 12000 грн. была погашена, а вот остаток заемных средств в установленные графиком сроки работник не вернул. Эту сумму предприятие решило списать, не дожидаясь истечения срока исковой давности (см. табл. 1 на с. 28). О прощении займа оно уведомило работника и отразило прощенную сумму в форме № 1ДФ.

Таблица 1. Учет списания задолженности по займу работника

Списываем, когда истек срок исковой давности

Вы можете ничего не предпринимать в отношении невозвращенной суммы займа, пока по ней не истечет срок исковой давности (обычно он составляет 3 года, ч. 1 ст. 257 ГКУ). То есть все время «надеяться», что долг работник вот-вот погасит.

Уточним: если договором займа установлен конкретный срок возврата денег, то срок исковой давности вы начинаете исчислять со дня, следующего за днем, когда согласно договору заем должен быть полностью погашен.

А если срок возврата займа не установлен или определен моментом предъявления требования? Тогда, руководствуясь ч. 1 ст. 1049 ГКУ, начинайте отсчитывать срок исковой давности с 31-го дня после предъявления заемщику требования о возврате займа (при условии, что в течение предшествующих 30 дней он так и не вернул деньги).

НДФЛ. По истечении срока исковой давности задолженность работника в размере, который превышает в 2016 году 689 грн., согласно п.п. 164.2.7 НКУ превратится в облагаемый доход.

Работник-заемщик должен самостоятельно отразить такой доход в годовой декларации об имущественном состоянии и доходах и уплатить с него НДФЛ.

Предприятие обязано лишь отразить сумму списанного долга в Налоговом расчете по форме № 1ДФ

При этом, как поясняют налоговики в консультациях в подкатегории 103.25 БЗ, оно указывает там:

— необлагаемую сумму списанного долга в пределах 689 грн. — с признаком дохода «127» (с прочерками в графах 4а и 4 раздела I);

— сумму превышения — с признаком дохода «107» (также с прочерками в графах 4а и 4 раздела I, поскольку НДФЛ предприятие не удерживает и не уплачивает).

Военный сбор. Дело предприятия-заимодателя в данном случае — лишь показать облагаемую ВС сумму списанного долга работника в разделе II формы № 1ДФ (дополнительно см. материал на с. 36). Чему равна эта сумма? Части списанного долга, превышающей 689 грн.

В свою очередь, заемщик обязан отразить сумму дохода в виде списанного долга в годовой декларации об имущественном состоянии и доходах, а также уплатить с этого дохода ВС по ставке 1,5 %.

ЕСВ. Списанная задолженность, по которой истек срок исковой давности, по нашему мнению, так же, как и в рамках этого срока, не должна попадать в базу для начисления ЕСВ. Причем независимо от того, кто выступает в роли заемщика — работник предприятия или неработник. Аргумент все тот же (см. выше): отношения в рамках договора займа не являются трудовыми, они регулируются ГКУ, а не КЗоТ.

К тому же Инструкция № 5 не упоминает списанный по истечении срока исковой давности долг по договору займа в числе выплат, которые включаются в фонд оплаты труда.

Впрочем, если вы не хотите, чтобы у работника перед вами числился долг (дебиторская задолженность), выдайте ему нецелевую благотворительную помощь, которую он направит на погашение невозвращенной части займа.

Такая помощь согласно п. 3.31 Инструкции № 5 не включается в фонд оплаты труда, а следовательно, с нее не взимается ЕСВ. С выданных средств вы удержите только НДФЛ и ВС, причем лишь с суммы, превышающей в 2016 году 1930 грн. ( п.п. 170.7.3 НКУ).

В разделе I формы № 1ДФ необлагаемую часть нецелевой благотворительной помощи отразите с признаком дохода «169», а облагаемую — с признаком дохода «126». Чем не красивый выход из ситуации?

Пример 2. Условия те же, что и в примере 1. При этом предположим, что предприятие выдало работнику нецелевую благотворительную помощь, которую он сразу же внес в кассу работодателя и тем самым закрыл свой долг по займу.

Таблица 2. Учет выдачи и погашения займа работником

Вот, пожалуй, и все «заемно-простительные» нюансы. Пусть ваши доходы растут, а вместе с ними расширяются и возможности делать добро!

выводы

• Заем считают возвращенным в момент возврата заимодателю денежных средств.
• Предприятие, которое по собственной инициативе прощает работнику долг по займу до истечения срока исковой давности, должно проинформировать его об этом и включить списанную сумму в форму № 1ДФ.
• Списанный долг по займу не является базой для начисления ЕСВ.