Перед тем, как непосредственно перейти к учету приобретений с использованием КПК, давайте разберемся, что это такое.
Что такое КПК?
Начнем с того, что платежная карточка — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, используемое для инициирования перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка ( п. 1.27 ст. 1 Закона о платежных системах). Целью такого перевода может быть:
— оплата стоимости товаров и услуг;
— перечисление средств со своих счетов на счета других лиц;
— получение средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы;
— осуществление других операций, предусмотренных соответствующим договором.
Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию платежных карточек, может предоставлять такие карточки как физическим лицам, так и субъектам хозяйствования. Карточки, предоставляемые субъектам хозяйствования, — это корпоративные электронные платежные средства, или же КПК ( п. 2 разд. ІІ Положения № 705).
Любая операция, инициированная с помощью КПК, будет отражена в банковской выписке по тому счету, к которому выпущена КПК. Поэтому можно сделать первый вывод:
в учете предприятия, которому принадлежит КПК, средства, находящиеся на такой карточке, будут отражены как учитываемые на счете предприятия в банке, по которому осуществляются операции по КПК
Контролировать движение средств по своему карточному счету предприятие может с помощью выписок банка по этому счету.
Приобретение товаров с помощью КПК
Бухгалтерский учет. Как правило, дата снятия наличности (проведения безналичных расчетов) с использованием КПК совпадает с датой списания средств с текущего счета, операции по которым могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, согласно выписке банка.
В то же время особенностью платежных систем (организации платежей с помощью специальных платежных средств) является то, что дата фактического списания средств с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием специальных платежных средств, не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью платежной карточки. В момент операции происходит блокирование соответствующей суммы на указанном текущем счете, а уже потом — ее списание. Причем, в зависимости от правил платежной системы, этот период может составлять от одного до нескольких дней. Для учета заблокированной суммы может быть открыт специальный субсчет к счету 313. На нем средства будут учитываться до момента фактического списания.
К этому карточному счету предприятие может иметь несколько карточек, и они, по идее, могут одновременно выдаваться разным работникам. КПК является индивидуальной, т. е. ее держателем определено физическое лицо и оно не может передать КПК другому работнику предприятия. Выдачу КПК держателю обычно фиксируют в журнале, который ведется на предприятии в произвольной форме.
Оприходование ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, происходят в корреспонденции с субсчетом 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Указанная проводка делается на дату, когда подан и утвержден авансовый отчет. В момент списания заблокированных средств с КПК задолженность «закрывается». В дальнейшем приобретенные ТМЦ отражаются на счетах класса расходов в периоде фактического использования.
Налог на прибыль. В налоговоприбыльном учете никаких существенных особенностей приобретения товаров с помощью КПК нет. База обложения налогом на прибыль формируется на основании бухучетного финрезультата ( п.п. 134.1.1 НКУ). Следовательно, стоимость ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, отразится в расходах предприятия того отчетного периода, в котором они списаны на расходы.
НДС. В НДС-учете налоговый кредит возникает по общему правилу «первого события» ( п. 198.2 НКУ). Но с одной особенностью. Поскольку налоговая накладная или ее заменитель в этом случае прилагается к авансовому отчету, налоговый кредит возникает не ранее даты, на которую был подан такой отчет (см. консультацию в БЗ, подкатегория 101.14).
И если вы осуществляете приобретение на сумму более 200 грн. — требуйте налоговую накладную, поскольку по кассовому чеку вы налоговый кредит в этом случае не получите ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ).
Авансовый отчет при приобретении с КПК
Выше мы уже говорили о том, что приобретение товаров с помощью КПК невозможно провести в бухучете без составления авансового отчета. Потому что именно с помощью авансового отчета лицо, которому выдана карточка, отчитывается об использовании средств на КПК. Другими словами, с учетной точки зрения,
предоставление работнику КПК еще не означает, что работнику выдали деньги под отчет
Но! В дальнейшем в случае применения корпоративной платежной карточки выданными под отчет ее держателю будут средства, списанные с банковского счета предприятия в связи со снятием наличных в банкоматах или осуществлением безналичных расчетов с помощью карточки. Поэтому именно эту (списанную) сумму нужно будет отражать в Отчете как полученную. В отличие, скажем, от личной платежной карточки: там Отчет должен быть подан на всю сумму аванса, перечисленную на личный счет работника.
Кроме того, важным является то, что
лица, получившие наличность с текущего счета с помощью корпоративных или личных платежных карточек, используют ее по назначению без оприходования в кассе ( п. 2.12 Положения № 637)
В случае получения наличности с банковского счета с применением КПК в бухгалтерию предприятия, кроме прочего, необходимо подать документы, свидетельствующие о получении наличности с этого счета ( п. 2.12 Положения № 637). Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, квитанция платежного терминала (слип), квитанция торгового терминала и т. п. (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 38). Но даже если такие документы не поданы, бухгалтерия все равно принимает Отчет подотчетного лица и со своей стороны прилагает усилия, чтобы подтвердить факт получения наличности со счета (см. письмо Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15).
Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Если аванс выдавался с применением КПК, то этот срок составляет:
— до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по доверенности и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет ( п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)* — если расчеты за товары осуществлялись НЕ в командировке;
* Несмотря на то, что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ идет речь и о командировке, и о гражданско-правовых действиях, далее в пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о расходах в командировках. Из этого делаем вывод, что п.п. 170.9.3 НКУ регулирует сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств только в случаях осуществления расходов в командировках. То есть на случаи выдачи под отчет средств на производственные (хозяйственные) нужды его требования не распространяются. А следовательно, при возврате средств, выданных на такие цели (независимо от формы выдачи подотчетных средств), действуют нормы п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ.
— до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке наличностью, снятой с использованием платежных карточек;
— не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней** при наличии уважительных причин) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке в безналичной форме.
** Срок подачи Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов по выявленным расхождениям между соответствующими отчетными документами.
Именно такое разъяснение о сроках подачи Отчета при применении КПК предоставляет консультация из БЗ, подкатегория 103.02. Подробнее о составлении авансового отчета читайте в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40.
В завершение рассмотрим учет приобретения товаров с помощью КПК на примере.
Пример. Предприятие выдало работнику КПК, на которую перечислило 1000 грн. для приобретения ТМЦ. Работник приобрел ТМЦ на 960 грн. (в том числе НДС — 160 грн.). В подтверждение покупки ТМЦ предоставлены чек РРО, налоговая накладная и квитанция платежного терминала.
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | ||
дебет | кредит | сумма, грн. | ||
1 | Перечислены деньги на текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК | 313 | 311 | 1000 |
2 | Выдана работнику КПК | В журнале осуществляется запись о выдаче платежной карточки работнику | ||
3 | Оплачены ТМЦ с помощью КПК (средства блокированы) | 3131 | 313 | 960 |
4 | Оприходованы приобретенные ТМЦ (составлен авансовый отчет) | 20 | 372 | 800 |
5 | Отражена сумма налогового кредита до регистрации НН | 644/1 | 372 | 160 |
6 | Списаны средства с КПК в счет оплаты ТМЦ | 372 | 3131 | 960 |
7 | НН зарегистрирована в ЕРНН | 641 | 644/1 | 160 |
Полагаем, что о приобретении товаров с помощью КПК сказано уже достаточно. Переходим к использованию КПК и ЛПК в командировке.
выводы
- КПК — это платежное средство, которое выдается эмитентом (банком) субъекту хозяйствования.
- Использование работником средств с КПК для приобретения товаров требует составления авансового отчета.
- Налоговый кредит по НДС при приобретении товаров с использованием КПК отражается не ранее даты, на которую составлен авансовый отчет.