Перед тим як безпосередньо перейти до обліку придбань із використанням КПК, давайте розберемося, що воно таке.
Що таке КПК?
Почнемо з того, що платіжна картка — це електронний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку (п. 1.27 ст. 1 Закону про платіжні системи). Метою такого переказу може бути:
— оплата вартості товарів і послуг;
— перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб;
— отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати;
— здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.
Банк, який є учасником платіжної системи і здійснює емісію платіжних карток, може надавати такі картки як фізособам, так і суб’єктам господарювання. Картки, які надаються суб’єктам господарювання, — це корпоративні електронні платіжні засоби, або ж КПК (п. 2 розд. ІІ Положення № 705).
Будь-яка операція, ініційована за допомогою КПК, буде відображена в банківській виписці за тим рахунком, до якого випущена КПК. Тож можна зробити перший висновок:
в обліку підприємства, якому належить КПК, кошти, які знаходяться на такій картці, будуть відображені як такі, що обліковуються на рахунку підприємства в банку, за яким здійснюються операції з КПК
Контролювати рух коштів за своїм картковим рахунком підприємство може за допомогою виписок банку по цьому рахунку.
Придбання товарів за допомогою КПК
Бухгалтерський облік. Як правило, дата зняття готівки (проведення безготівкових розрахунків) із використанням КПК збігається з датою списання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, згідно з випискою банку.
Водночас особливістю платіжних систем (організації платежів за допомогою спеціальних платіжних засобів) є те, що дата фактичного списання коштів з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, не завжди збігається з датою здійснення операції за допомогою платіжної картки. У момент операції відбувається блокування відповідної суми на зазначеному поточному рахунку, а вже потім — її списання. Причому, залежно від правил платіжної системи, цей період може становити від одного до декількох днів. Для обліку заблокованої суми може бути відкрито спеціальний субрахунок до рахунка 313. На ньому кошти обліковуватимуться до моменту фактичного списання.
До цього карткового рахунка підприємство може мати декілька карток, і вони, за ідеєю, можуть одночасно видаватися різним працівникам. КПК є індивідуальною, тобто її держателем є певна фізична особа і вона не може передати КПК іншому працівнику підприємства. Видачу КПК держателю зазвичай фіксують у журналі, що ведеться на підприємстві у довільній формі.
Оприбуткування ТМЦ, придбаних за допомогою КПК, відбувається в кореспонденції з субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Зазначене проведення робиться на дату, коли подано і затверджено авансовий звіт. У момент списання заблокованих коштів з КПК заборгованість «закривається». У подальшому придбані ТМЦ відображаються на рахунках класу витрат у періоді їх фактичного використання.
Податок на прибуток. У податковоприбутковому обліку жодних суттєвих особливостей придбання товарів за допомогою КПК немає. База обкладення податком на прибуток формується на підставі бухоблікового фінрезультату ( п.п. 134.1.1 ПКУ). Відтак вартість ТМЦ, придбаних за допомогою КПК, відобразиться у витратах підприємства того звітного періоду, в якому їх списано на витрати.
ПДВ. У ПДВ-обліку податковий кредит виникає за загальним правилом «першої події» ( п. 198.2 ПКУ). Але з однією особливістю. Оскільки податкова накладна або її замінник у цьому випадку додаються до авансового звіту, податковий кредит виникає не раніше дати, на яку було подано такий звіт (див. консультацію в БЗ, підкатегорія 101.14).
І якщо ви здійснюєте придбання на суму понад 200 грн. — вимагайте податкову накладну. Бо ж за касовим чеком ви податковий кредит у цьому випадку не отримаєте ( п.п. «б» п. 201.11 ПКУ).
Авансовий звіт при придбанні з КПК
Вище ми вже говорили про те, що придбання товарів за допомогою КПК неможливо провести в бухобліку без складання авансового звіту. Тому що саме за допомогою авансового звіту особа, якій видано картку, звітує про використання коштів на КПК. Іншими словами, з облікової точки зору,
надання працівнику КПК ще не означає, що працівнику видали гроші під звіт
Але! У подальшому у разі застосування КПК виданими під звіт її держателю будуть кошти, списані з банківського рахунка підприємства у зв’язку зі зняттям готівки в банкоматах або здійсненням безготівкових розрахунків за допомогою картки. Тож саме цю (списану) суму потрібно буде відображати у Звіті як одержану. На відміну, скажімо, від особистої платіжної картки: там Звіт має бути надано на всю суму авансу, перераховану на особистий рахунок працівника.
Крім того, важливим є те, що
особи, які одержали готівку з поточного рахунка за допомогою корпоративних або особистих платіжних карток, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі (п. 2.12 Положення № 637)
У разі одержання готівки з банківського рахунка із застосуванням КПК до бухгалтерії підприємства, крім іншого, необхідно подати документи, що свідчать про одержання готівки з цього рахунка (п. 2.12 Положення № 637). Такими документами можуть бути чек банкомата, копія видаткового ордера, квитанція платіжного термінала (сліп), квитанція торговельного термінала тощо (див. лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 38). Але навіть якщо такі документи не подано, бухгалтерія все одно приймає Звіт підзвітної особи і зі свого боку докладає зусиль, щоб підтвердити факт одержання готівки з рахунка (див. лист Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15).
Строки подання Звіту про використання підзвітних коштів установлено пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Якщо аванс видавався із застосуванням КПК, то цей строк складає:
— до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням і за рахунок суб’єкта господарювання, який видав гроші під звіт (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ)*, — якщо розрахунки за товари здійснювалися НЕ у відрядженні;
* Незважаючи на те що в абзаці першому п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться і про відрядження, і про цивільно-правові дії, далі в пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ зазначається тільки про витрати у відрядженнях. Із цього робимо висновок, що п.п. 170.9.3 ПКУ регулює строки подання Звіту про використання підзвітних коштів тільки у випадках здійснення витрат у відрядженнях. Тобто на випадки видачі під звіт коштів на виробничі (господарські) потреби його вимоги не поширюються. А отже, при поверненні коштів, виданих на такі цілі (незалежно від форми видачі підзвітних коштів), діють норми п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ.
— до закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) — якщо розрахунки за товари здійснювалися у відрядженні готівкою, знятою з використанням платіжних карток;
— не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) — якщо розрахунки за товари здійснювалися у відрядженні в безготівковій формі.
** Строк подання Звіту про використання підзвітних коштів подовжується роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами.
Саме таке роз’яснення щодо строків подання Звіту при застосуванні КПК надає консультація із БЗ, підкатегорія 103.02. Докладніше про складання авансового звіту читайте у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 40.
На завершення розглянемо облік придбання товарів за допомогою КПК на прикладі.
Приклад. Підприємство видало працівнику КПК, на яку перерахувало 1000 грн. для придбання ТМЦ. Працівник придбав ТМЦ на суму 960 грн. (у тому числі ПДВ — 160 грн.). На підтвердження придбаних ТМЦ надано чек РРО, податкову накладну і квитанцію платіжного термінала.
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | ||
| дебет | кредит | сума, грн. | ||
| 1 | Перераховано гроші на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК | 313 | 311 | 1000 |
| 2 | Видано працівнику КПК | У журналі здійснюється запис про видачу платіжної картки працівнику | ||
| 3 | Оплачено ТМЦ за допомогою КПК (кошти блоковано) | 3131 | 313 | 960 |
| 4 | Оприбутковано придбані ТМЦ (складено авансовий звіт) | 20 | 372 | 800 |
| 5 | Відображено суму податкового кредиту до реєстрації ПН | 644/1 | 372 | 160 |
| 6 | Списано кошти з КПК у рахунок оплати ТМЦ | 372 | 3131 | 960 |
| 7 | ПН зареєстровано в ЄРПН | 641 | 644/1 | 160 |
Гадаємо, що про придбання товарів за допомогою КПК сказано вже достатньо. Переходимо до використання КПК і ОПК у відрядженні.
висновки
- КПК — це платіжний засіб, який видається емітентом (банком) суб’єкту господарювання.
- Використання працівником коштів з КПК для придбання товарів потребує складання авансового звіту.
- Податковий кредит з ПДВ при придбанні товарів з використанням КПК відображається не раніше дати, на яку складено авансовий звіт.
