Случается, что по ошибке вместо личной карточки директор достает из портмоне корпоративную — и вот глядишь, уже со счета фирмы «улетели» денежки за продукты в супермаркете, за ужин с подругой в ресторане, за занятие в фитнес-клубе, за лекарства в аптеке, за коммуналку. Пока обнаружили эту неприятность, прошло время. Что делать бухгалтеру в таких ситуациях? Чем грозит трата денег предприятия в личных целях?
Разбираемся в ситуации
Корпоративная платежная карточка — это карточка субъекта хозяйствования ( п. 2 разд. II Положения № 705). Средства на ней — это деньги на счете предприятия. Использовать их с этого счета нужно в том же порядке, что и с обычного текущего счета предприятия.
С момента списания средств с корпоративной карточки деньги считаются выданными в подотчет ее держателю. Поэтому тут на игровое поле выходят «подотчетные» правила, установленные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Применим их к нашей ситуации.
Директор израсходовал подотчетные средства. А значит, он обязан ( п.п. 170.9.2 НКУ):
1) отчитаться за полученные средства — предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350). Сделать все это нужно в течение 5 банковских дней, следующих за датой списания средств с карточки ( п.п. 170.9.2 НКУ).
Причем прилагать к авансовому отчету документы о расходах на личные нужды и перечислять их на обратной стороне отчета не нужно. Ведь они все равно не утверждаются. То есть, по сути, директор заполнит только лицевую сторону авансового отчета.
Авансовый отчет в этом случае будет утвержден в сумме 0,00 грн., поскольку деньги потрачены работником на личные нужды
Зачем он тогда нужен? Об этом мы расскажем ниже;
2) вернуть неправомерно израсходованные средства до или во время подачи авансового отчета.
Директор своевременно вернул предприятию потраченные деньги? Значит, он погасил задолженность перед предприятием. Поэтому говорить о возникновении у него налогооблагаемого дохода оснований нет. Ведь предприятие не дарило (не передавало, не предоставляло) средства директору для возмещения его личных расходов. Вопрос лишь в том, правомерно или неправомерно он расходовал подотчетные суммы.
Никаких налоговых последствий нет для директора и в том случае, если он пропустил срок, установленный п.п. 170.9.2 НКУ для возврата денег и подачи авансового отчета, но все-таки вернул их до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата ( п. 4 Порядка № 841).
А если директор не вернул потраченные деньги в установленный срок? Тогда эту сумму включайте в налогооблагаемый доход директора как доход в виде допблага. Основание — п.п. 164.2.11 НКУ. Согласно ему под обложение НДФЛ подпадает сумма излишне потраченных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ (ср. ). Причем базу налогообложения такого дохода определяйте с учетом «натурального» НДФЛ-коэффициента, установленного п. 164.5 НКУ.
Сумму НДФЛ по невозвращенным средствам рассчитывайте в авансовом отчете (вот он нам и пригодился ☺), предоставленном директором, и удерживайте за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев.
Не забудьте с суммы излишне израсходованных директором средств удержать и ВС ( п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).
ЕСВ с суммы излишне израсходованных средств, выданных под отчет и не возвращенных в установленные сроки, не взимайте, так как она не является объектом для начисления взноса.
А можно ли как-то выйти из этой ситуации с минимальными налоговыми потерями? Можно, но только если прибегнуть к небольшой хитрости. Не волнуйтесь — она абсолютно законна.☺
Ищем выход из ситуации
Наш совет: замаскируйте неудачную покупку под предоставление работнику нецелевой благотворительной помощи (далее — НБП).
Преимущества такой маскировки в том, что сумма НБП в определенных пределах (в 2016 году — 1930 грн.) предоставляется без обложения НДФЛ и ВС ( п.п. 170.7.3 НКУ).
Также на нее не нужно начислять ЕСВ.
Как реализовать эту идею в жизнь?
Шаг первый. Издайте (задним числом!) приказ о предоставлении НБП другому работнику, например, бухгалтеру. Такой «финт ушами» необходим для того, чтобы отвести внимание контролирующих органов от драгоценной особы директора. ☺
Кстати, сумма помощи может быть чуть больше потраченной директором, т. е. округлена до «красивой» цифры. Например, за продукты в супермаркете директор заплатил с корпоративной карточки 475,38 грн., а НБП вы предоставляете в размере 500 грн.
Шаг второй. Выпишите нужной датой (тоже задним числом, придется переписать кассовую книгу, но это все равно лучше, чем попадать под НДФЛ и ВС) два кассовых ордера:
— один — приходный — от директора на возврат суммы средств, списанных с корпоративной карточки;
— второй — расходный — на выплату НБП другому работнику на эту же сумму.
Шаг третий. Выпишите уже сегодняшней датой еще один расходный кассовый ордер — на выплату остатка НБП. В нашем примере — на 24,62 грн. (500 грн. - 475,38 грн.).
Да, и не беспокойтесь насчет нарушения кассовой дисциплины за несвоевременный возврат подотчетных сумм. Его тут не будет, так как наличные директору при использовании им корпоративной карточки не выдавались.
Еще один вариант — выдача «долгоиграющей» возвратной финансовой помощи. К вашему удовольствию, тут и сроки ее возврата не ограничены, и налоговых последствий при выдаче никаких. Подробнее о том, как воспользоваться такой палочкой-выручалочкой, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 44, с. 32.
выводы
- С момента списания средств с корпоративной карточки деньги считаются выданными в подотчет ее держателю.
- Если директор не вернет потраченные деньги в установленный срок, эту сумму придется включить в его налогооблагаемый доход как доход в виде допблага.
- Чтобы «уйти» от НДФЛ и ВС в «лично-расходном» случае, замаскируйте неудачную покупку под предоставление работнику нецелевой благотворительной помощи.
