«Ешь ананасы, рябчиков жуй...» за счет представительских расходов

В избранном В избранное
Печать
Свириденко Алла, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Июнь, 2016/№ 51
Один из способов «завлечения» деловых партнеров, который есть в арсенале каждого предприятия, — организация деловых приемов и презентаций с участием представителей контрагентов. Естественно, проведение таких мероприятий сопровождается массой специфических расходов, которые принято называть представительскими. О том, что такое представительские расходы, как оформить их документально и, самое главное, каким образом отразить потраченные суммы в бухгалтерском и налоговом учете, расскажем в нашей статье.

Состав представительских расходов

В отношении представительских расходов действующее законодательство, к сожалению, не многословно. Единственный нормативный документ, в котором можно подсмотреть, что такое представительские расходы — Нормы № 1026*,— и тот ориентирован прежде всего на бюджетные организации. А что же делать всем остальным?

* Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026.

На наш взгляд, небюджетные предприятия также вполне могут руководствоваться положениями этого документа. Более того, рекомендуют его к применению и налоговики (см. письмо № 5743**). А значит, именно к Нормам № 1026 обратимся, чтобы узнать, какие затраты относятся к представительским расходам.

** Письмо ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415.

Итак, представительские расходы — это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, которые прибыли по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержания взаимовыгодного сотрудничества ( п. 2 Норм № 1026).

Заметьте: из него следует, что Нормы № 1026 представительскими называют расходы на прием и обслуживание только иностранных представителей и делегаций. Однако, на наш взгляд, это вовсе не значит, что аналогичные затраты на проведение деловых переговоров с представителями украинских предприятий не могут рассматриваться как представительские и должны учитываться в каком-то другом порядке. В учетных целях абсолютно не важно, прибыли ваши партнеры с другого континента или их офис расположен на соседней улице. Главное, правильно документально оформить такие расходы. Кстати, в свое время представительский характер затрат на прием украинских делегаций отмечали и налоговики в письме № 14054***.

*** Письмо Миндоходов от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.

Перечень затрат, которые Нормы № 1026 относят к представительским расходам, для наглядности приведем в табл. 1.

Таблица 1. Состав представительских расходов

Направление расходов

Вид расходов*

**** Нормы № 1026 не детализируют конкретный перечень представительских расходов, а очерчивают примерные направления расходования средств (см. графу 1). Поэтому в рамках установленных групп затрат предприятие вправе самостоятельно определять конкретный состав расходов.

На проведение официального приема представителей

Расходы на угощение гостей (завтрак, обед, ужин), аренда помещения для проведения официального приема

Внимание! Планируя затраты на угощение гостей, особо осторожны будьте с расходами на приобретение спиртных напитков.

Конечно же, законодательство не ограничивает ваше право включать алкоголь в меню официальных приемов. Только вот учесть такие затраты вы сможете, только если организацией официального приема занимается заведение ресторанного хозяйства и оно же продает вам напитки. Приобретение алкоголя за счет собственных средств может обернуться для вас штрафными санкциями за безлицензионную розничную торговлю алкогольными напитками в размере 200 % стоимости полученной партии алкогольных напитков, но не менее 17000 грн. ( абзац пятый ч. 2 ст. 17 Закона Украины «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» от 19.12.95 г. № 481/95-BP). Об этом налоговики предупреждают в консультации, размещенной в подкатегории 115.03 БЗ.

На транспортное обеспечение представительских мероприятий

Расходы на аренду и эксплуатацию автотранспорта, покупку автобусных, железнодорожных и авиабилетов

На мероприятия культурной программы

Расходы на организацию зрелищных мероприятий (покупка билетов на концерты, спектакли, в музеи, на выставки и т. п.) и художественное оформление помещения

На буфетное обслуживание во время переговоров

Расходы на оплату стоимости услуг кейтеринговой компании, а также затраты на чай, кофе, минеральную воду и другие прохладительные напитки, бутерброды, печенье, конфеты, кондитерские изделия

Кейтеринговая компания — предприятие, оказывающее услуги по приготовлению, доставке пищи, а также обслуживанию, сервировке, оформлению стола, разливу и подаче напитков гостям и т. п.

Обратите внимание! Буфетное обслуживание принимающая сторона может обеспечить самостоятельно или привлечь для этого предприятия общественного питания (кафе, рестораны и т. п.). Единственное, не забудьте рекомендации относительно учета расходов на спиртные напитки (см. выше). То есть если хотите угостить своих партнеров чем-то покрепче минеральной воды, воспользуйтесь услугами заведений ресторанного хозяйства.

На оплату услуг переводчика

Стоимость услуг переводчиков, стенографистов, а также других специалистов, которые приглашены в связи с проведением представительских мероприятий

Главное условие учета таких расходов как представительских — отсутствие соответствующих специалистов в штате принимающего предприятия.

На оплату номеров в гостиницах

Расходы на оплату стоимости проживания и бронирование номеров в гостиницах, а также стоимость аренды жилья на период проведения представительских мероприятий

Обратите внимание: Нормы № 1026 разрешают оплачивать стоимость проживания гостей мероприятия в гостинице полностью. А вот размер разрешенных затрат на бронирование номеров у бюджетников ограничен 50 % от стоимости проживания за сутки. На наш взгляд, обычных предприятий это ограничение не касается и при необходимости в составе представительских расходов можно учесть затраты на бронирование и в большей сумме.

Вы, конечно, заметили, что Нормы № 1026 ничего не говорят о возможности включения в состав представительских расходов затрат на цветы, сувениры и подарки представителям делегаций, т. е. приглашенным физлицам. А между тем вручение небольших презентов партнерам стало хорошей традицией для многих предприятий. Как же в учетных целях классифицировать такие расходы?

На наш взгляд, такие «подарочные» затраты также можно отнести к представительским. Ведь мы уже решили, что Нормы № 1026 конкретный перечень таких затрат не устанавливают. В то же время главная цель «одаривания» гостей — желание сформировать или поддержать у партнера положительное мнение о принимающей стороне, что совпадает с задачами любого представительского мероприятия.

Документальное оформление

Самая первая задача документального оформления расходов на организацию и проведение представительских мероприятий — подтвердить факт их осуществления, а также доказать их связь с хоздеятельностью предприятия.

Какие документы помогут вам справиться с этой задачей? Как правило, налоговики требуют наличия целого ряда документов (см. письма № 14054 и № 5743). Итак, чтобы провести представительское мероприятие и не «нажить» претензий со стороны налоговиков, вам понадобятся (см. табл. 2):

Таблица 2. Документы для оформления представительских расходов

№ п/п

Наименование документа

Содержание документа

1

Официальные приглашения отечественных (иностранных) представителей (делегаций) и их ответы на приглашения

2

Приказ о проведении официального приема

В приказе определяют круг лиц, которые примут участие в организации и проведении переговоров (презентации) со стороны предприятия. Кроме того, в приказе указывают:

дату и место проведения мероприятия;

цель мероприятия, подтверждающую его рекламный характер;

— количество приглашенных лиц;

— сроки выполнения работ по организации мероприятия;

— плановый бюджет мероприятия;

— перечень ТМЦ, которые предполагается бесплатно раздать в качестве подарков гостям, и демонстрационных материалов при проведении презентации продукции

3

Программа проведения мероприятия

Программу мероприятия утверждает руководитель. В ней оговаривают:

— место и дату проведения мероприятия;

— календарный план мероприятий с указанием времени их проведения (переговоры, выступления, демонстрация образцов продукции, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т. п.);

— список приглашенных лиц;

— список представителей принимающей стороны

4

Смета расходов на проведение мероприятия

В смете перечисляют затраты на все мероприятия, предусмотренные программой, а также все сопутствующие расходы (на транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчика, стоимость цветов и памятных сувениров и т. п.). Смету утверждает руководитель предприятия

5

Отчет о проведенном мероприятии

Отчет оформляют после завершения мероприятия ответственные за него работники. В нем описывают результаты, достигнутые в ходе переговоров (например, потенциальные покупатели/заказчики/ поставщики ознакомлены с деятельностью предприятия, подписаны договоры о поставке (продаже) продукции/товаров/услуг и т. п.)

6

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

Отчет оформляют по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841. К нему прилагают все первичные документы, подтверждающие факт расходования наличных средств и их целевое использование (накладные, кассовые чеки, квитанции, закупочные акты, счета и т. п.)

7

Другие первичные документы, подтверждающие связь расходов с хоздеятельностью

Такими документами являются: накладные, акты выполненных работ (предоставленных услуг), договоры, платежные поручения, квитанции, чеки, билеты, счета и др.

Обратите внимание! Некоторые налоговики косо смотрят на представительские расходы, если при их документальном оформлении четко не указана именно рекламная направленность такого мероприятия. Поэтому для того чтобы обезопасить себя при общении с контролерами, рекомендуем закрепить рекламную цель, с которой предприятие осуществляет представительские расходы, в том числе одаривает гостей, в приказе о проведении официального приема, при составлении сметы расходов на проведение мероприятия и в отчете о его результатах.

Кроме того, учитывайте еще один момент. Если при проведении деловой встречи (переговоров) стороны не пришли к согласию и не составили договор, не будет лишним документально подтвердить этот факт. В этом случае налоговики рекомендуют завершать переговоры подписанием обеими сторонами протокола о намерении заключить договор (осуществить операцию), меморандум о дальнейшем сотрудничестве или другой подобный документ в произвольной форме.

Ну и, наверное, самое главное! Все перечисленные документы должны соответствовать критериям первичного документа и содержать обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

С документами разобрались, теперь давайте поговорим о нюансах учета представительских расходов. Бухучет представительских расходов

Сразу скажем, что порядок бухучета представительских расходов будет зависеть от характера мероприятия и от того, какую «окраску» вы придали ему при оформлении перечисленных выше документов.

Итак, «классические» представительские расходы, наряду с другими корпоративными затратами предприятия, включают в состав административных расходов. Так рекомендует п. 18 П(С)БУ 16****.

***** Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318.

Но если представительское мероприятие имело своей целью увеличение сбыта продукции, что подтверждают оформленные вами документы, расходы на прием делегаций и потенциальных деловых партнеров следует учитывать как расходы на рекламу в составе расходов на сбыт ( п. 19 П(С)БУ 16).

Общехозяйственные представительские расходы учитывают на счете 92 «Административные расходы», а расходы на проведение приемов с целью сбыта продукции — на счете 93 «Расходы на сбыт»

И в первом, и во втором случае затраты на представительские мероприятия включают в состав расходов в периоде их осуществления.

Налог на прибыль

Все былые налоговоприбыльные ограничения в отношении представительских расходов сегодня ушли в прошлое. В основе прибыльного учета сейчас лежат бухгалтерские правила.

Это значит, что ни малодоходные (с доходом до 20 млн грн.), ни высокодоходные (с доходом свыше 20 млн грн.) предприятия не ведут отдельный налоговый учет представительских затрат, а также затрат на подарки представителям партнеров. Такие затраты включают в состав расходов отчетного периода в бухгалтерском учете и тем самым уменьшают объект налогообложения в учете налоговом.

НДС

Немного сложнее дело обстоит с НДС.

Сумму «входного» НДС при наличии правильно оформленных и зарегистрированных налоговых накладных вы вправе включить в состав налогового кредита на основании п. 198.1 НКУ. При этом дату возникновения налогового кредита определяют по общему правилу «первого события», т. е. либо по оплате товаров (работ, услуг), либо по их получению.

Ну, а поскольку связь приема или презентации с хозяйственной деятельностью предприятия не вызывает сомнения (доказать ее вам помогут первичные документы, которые вы оформили), то впоследствии начислять компенсационные налоговые обязательства не нужно.

А вот с НДС-учетом подарков***** представителям партнеров возникают вопросы.

****** К подаркам для целей налогообложения не относятся не имеющие индивидуальной ценности информационные листки, проспекты, рекламные буклеты и другие подобные ТМЦ. В таком случае, по нашему мнению, вообще нельзя говорить об операции поставки, а значит, нет необходимости в начислении налоговых обязательств (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 73, с. 23, 2015, № 35, с. 16).

При приобретении ТМЦ, которые впоследствии передаете гостям в качестве подарков, вы наверняка в общем порядке уже отразили налоговый кредит по НДС.

Как быть с НДС в периоде «одаривания» гостей?

Во-первых, надо начислить НО на основании п. 188.1 НКУ, так как имеем дело с превышением минбазы над договорной нулевой ценой. При этом предприятие должно выписать две налоговые накладные: одну — на договорную стоимость, которая в нашем случае равна «0», а вторую — исходя из минбазы. Причем ни первую, ни вторую налоговые накладные покупателю предоставлять не нужно. (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 20, с. 34).

Во-вторых, не надо начислять вторые «компенсационные» НО по п.п. «г» п. 198.5 НКУ. Ведь как мы выше доказали, представительские мероприятия — это самая что ни на есть хозяйственная деятельность.

Наверняка и налоговики не будут против такого варианта НДС-учета. Ведь они в своих письменных разъяснениях принимают во внимание хозяйственную направленность рекламной раздачи ТМЦ, а потому разрешают не начислять налоговые обязательства дважды, а ограничиться только п. 188.1 НКУ (см. письмо от 27.04.2016 г. № 9532/6/99-99-15-03-02-15)******.

******* Впрочем, фискалы пошли еще дальше и разрешили не начислять вторые «компенсационные» НО и в случае «обычной» бесплатной передачи.

НДФЛ, ВС и ЕСВ

Прием представителей делегаций, прибывших на предприятие для участия в деловой встрече, обычно предполагает обеспечение их питанием, проживанием, а также организацию транспортного обслуживания и культурного досуга. Более того, часть этих «благ», предназначенных для гостей, перепадает и некоторым работникам предприятия, которые участвуют в проведении презентационного мероприятия. Поэтому следующий важный вопрос: а не нужно ли такие расходы включать в налогооблагаемый доход физлиц-получателей и удерживать с них НДФЛ и военный сбор (ВС)?

Начнем с неперсонифицированных доходов, к которым можно отнести, например, стоимость питания по типу шведского стола, расходы на транспортное обслуживание представителей (если перевозятся группы физических лиц), а также буфетное обслуживание приема (презентации).

Такие «обезличенные» выплаты не включаются в налогооблагаемый доход физлиц (как гостей, так и работников предприятия), а значит, НДФЛ с них не удерживают

Кроме того, не облагают их ВС.

Не претендуют на налог с таких выплат и налоговики (см. письма ГНАУ от 26.08.2004 г. № 7335/6/17-3116, от 18.02.2005 г. № 1453/6/17-3116, от 29.07.2005 г. № 7129/6/17-3116, от 19.04.2007 г. № 3852/6/17-0716, а также консультацию в подкатегории 103.02 БЗ).

Немного сложнее отстоять необлагаемость персонифицированных расходов, таких как расходы на оплату проживания представителей официальных делегаций в гостинице, включая бронь, приобретение билетов на культурно-массовые мероприятия и т. п.

По нашему мнению, представительские расходы не являются доходами приглашенной стороны. Судите сами. Согласно ст. 164 НКУ базой обложения НДФЛ является общий налогооблагаемый доход, который включает любые налогооблагаемые доходы, начисленные (выплаченные, предоставленные) в пользу налогоплательщика в течение отчетного налогового периода. Можно ли говорить о том, что представительские расходы, пусть даже и персонифицированные, являются личными доходами гостей, начисленными в их пользу. На наш взгляд, нет. Ведь такие расходы направлены на организацию официального мероприятия с участием представителей субъекта хозяйствования, в установлении деловых связей с которым заинтересована принимающая сторона. О финансировании же личных нужд гостей — физических лиц здесь нет и речи. Ну а раз нет дохода, то нет и объекта обложения НДФЛ.

То же самое касается и возможного дохода работников предприятия, которые принимают участие в организации и проведении мероприятия. В том случае, если работник в ходе приема (презентации) выполнял свои служебные обязанности, возложенные на него приказом руководителя предприятия, то ни о каких личных доходах в пользу работника говорить не приходится. А это значит, что облагать такие представительские блага НДФЛ нет оснований. Соответственно, нет НДФЛ — нет и ВС.

А вот у налоговиков на этот счет несколько иное мнение. Судя по их разъяснениям, обязательным условием для необложения представительских расходов НДФЛ и ВС является рекламная направленность таких расходов (см. письмо № 5743, а также консультацию из подкатегории 103.02 БЗ). Судя по этой консультации, налоговики не всегда понимают, что на самом деле расходы на проведение представительских мероприятий — это и есть рекламные расходы независимо от того, направлены они на расширение сбыта продукции или нацелены на получение более выгодных условий от поставщиков. Однако, если вы не хотите вступать в споры с налоговиками, выход один — при документальном оформлении вашего мероприятия придется лишний раз указать в них, что проводится оно именно с рекламной целью.

И, наконец, относительно ЕСВ. Суммы персонифицированных представительских расходов не имеют никакого отношения к фонду оплаты труда, а именно такие выплаты, как известно, являются базой обложения соцвзносом. Следовательно, ЕСВ на эти суммы не начисляют. В свое время об этом говорил и ПФУ в письме от 15.06.2012 г. № 13862/03-20.

Что касается подарков и сувениров для гостей, то здесь все зависит от возможности персонификации дохода физлица:

— если идентифицировать получателя невозможно, то объект обложения НДФЛ не возникает;

— если же получателями выступают конкретные лица (с возможностью идентификации), то стоимость подарка является их доходом в виде допблага ( п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ). Правда, тут надо учитывать требования «освобождающего» п.п. 165.1.39 НКУ, в соответствии с которым «неденежные» подарки не дороже 689 грн. (для 2016 года) под налогообложение не подпадают.

Пример. С целью рекламы и продвижения своих товаров предприятие организовало презентацию для представителей нескольких предприятий — потенциальных покупателей.

Расходы на проведение мероприятия составили:

— разработка дизайна и печать пригласительных билетов для деловых партнеров — 420 грн. (в том числе НДС 20 % — 70 грн.);

проживание представителей в гостинице — 6000 грн. (в том числе НДС 20 % — 1000 грн.);

ужин в ресторане (оплачен наличными через подотчетное лицо) — 5400 грн. (в том числе НДС 20 % — 900 грн.);

буфетное обслуживание (счет оплачен в безналичной форме) — 1200 грн. без НДС;

экскурсионное обслуживание (согласно акту выполненных работ) — 900 грн. без НДС.

Таблица 3. Бухгалтерский учет представительских расходов рекламного характера

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Перечислена предоплата стоимости услуг по разработке дизайна и печати пригласительных билетов

371

311

420,00

2

Отражен налоговый кредит по НДС

644/1

644

70,00

641/НДС

644/1

70,00

3

Получены пригласительные билеты

209

631

350,00

4

Списана сумма отраженного ранее налогового кредита по НДС

644

631

70,00

5

Отражен зачет задолженностей

631

371

420,00

6

Разосланы пригласительные

93

209

350,00

7

Оплачен счет гостиницы

371

311

6000,00

8

Отражен налоговый кредит по НДС

644/1

644

1000,00

641/НДС

644/1

1000,00

9

Начислены расходы на буфетное обслуживание

93

685

1200,00

10

Выданы средства подотчетному лицу на оплату ужина в ресторане

372

301

6000,00

11

Отражены расходы на деловой ужин (согласно счету ресторана, прикрепленному к авансовому отчету)

93

372

4500,00

12

Отражен налоговый кредит по НДС

644/1

372

900,00

641/НДС

644/1

900,00

13

Остаток неиспользованных сумм внесен подотчетным лицом в кассу предприятия

301

372

600,00

14

Перечислена предоплата экскурсионной фирме

371

311

900,00

15

Списаны расходы на экскурсионное обслуживание

93

685

900,00

16

Произведен зачет задолженностей

685

371

900,00

17

Отнесена стоимость гостиничных услуг к расходам на сбыт

93

685

5000,00

18

Списана сумма НДС

644

685

1000,00

19

Произведен зачет задолженностей

685

371

6000,00

20

Оплачено буфетное обслуживание

685

311

1200,00

выводы

  • В бухгалтерском учете общехозяйственные представительские расходы учитывают на счете 92, а сбытовые — на счете 93.
  • В налоговоприбыльном учете представительские расходы уменьшают объект налогообложения в периоде их начисления (но, конечно, при наличии подтверждающих документов).
  • По- нашему мнению, представительские расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВС. ЕСВ на них тоже не начисляют.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить