Выдача наличных под отчет

В избранном В избранное
Печать
Налоги и бухгалтерский учет Май, 2016/№ 40
Выдача средств подотчетным лицам для хознужд или на командировки — одно из наиболее распространенных направлений использования наличности на предприятии. Поэтому важно понимать, каким образом следует оформить такую операцию, как ее отражать в учете и в каких случаях ее можно осуществлять.

7.1. Выдача под отчет: когда и кому?

Начать, пожалуй, следует с вопроса о том, кто может быть подотчетным лицом. Здесь нас ожидает интересное обстоятельство. Несмотря на то что выдача наличных подотчетным лицам — явление практически повсеместное, сам термин «подотчетное лицо» определен только для бюджетников. Им считается работник учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов. Полагаем, что этим определением могут воспользоваться и хозрасчетные предприятия.

Таким образом, под подотчетными лицами понимаются работники предприятия, которым выданы денежные средства для выполнения какого-либо производственно-хозяйственного поручения. Например, им поручено приобрести ТМЦ, закупить сельскохозяйственную продукцию или выполнить задание в служебной командировке.

Характерная особенность таких отношений состоит в том, что лица, которым выдали наличные под отчет, должны по установленной форме отчитаться перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах. Поэтому этих лиц и называют под­отчетными.

Обычно на практике работнику сначала выдают денежные средства, а затем он использует их на покупку товаров, сельхозпродукции или же на командировку. Однако бывает и так, что работник приобретает ТМЦ или оплачивает командировочные расходы за счет собственных средств, после чего предприятие возмещает работнику израсходованные им суммы.

Отношения между работником (подотчетным лицом) и субъектом хозяйствования в основном принимают форму:

1) либо трудовых отношений (когда работник выполняет обязанности, предусмотренные трудовым договором и/или должностной инструкцией);

2) либо гражданско-правовых отношений (когда приобретение товаров не входит в обязанности работника).

В первом случае обязанности работника (выполнять поручения руководителя в рамках своих трудовых функций) и работодателя (возмещать израсходованные при этом работником денежные средства) возникают в соответствии с требованиями КЗоТ.

Подтверждением того, что конкретные расходы понесены работником по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность

Об этом говорилось в письме НБУ от 29.09.2005 г.№ 11-113/3341-9712.

Во втором случае отношения между предприятием и его работником регулируются нормами ГКУ. Причем здесь возможны два варианта того, как работник приобретает товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия:

1. По поручению предприятия. Напомним: согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязательства доверителя. При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения ( ч. 1 ст. 1007 ГКУ).

Договор поручения в данном случае может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. Объясняется это тем, что согласно ч. 1 ст. 218 ГКУ несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность.

Согласно ч. 2 ст. 1007 ГКУ доверитель (предприятие-работодатель) обязан, если иное не установлено договором:

— обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения ( ч. 3 ст. 1007 ГКУ).

В свою очередь, поверенный (в данном случае — подотчетный работник) согласно ч. 1 ст. 1006 ГКУ должен:

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, а также предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

Итак, после того как работник выполнит поручение работодателя, он обязан отчитаться перед ним о сумме расходов, понесенных в связи с выполнением поручения. При этом ГКУ не выдвигает требований в отношении формы указанного отчета. Поэтому рекомендуем составлять его по форме Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденной приказом № 841* (далее — Отчет об использовании подотчетных средств). К нему в обязательном порядке прилагают оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления расходов и их размер.

* Порядок составления такого Отчета описан на с. 87 этого спецвыпуска.

2. Без предварительного поручения работодателя (договорных отношений нет). Бывают случаи, когда работник не может заранее сообщить работодателю о необходимости приобрести товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия. В этом случае можно говорить, что он действует без предварительного поручения. Такие взаимоотношения между работником и предприятием регулируются положениями ст. 11581160 ГКУ. Они квалифицируются как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. письма НБУ от 11.05.2004 г.№ 11-113/1571-4618, от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746 и Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

В этом случае работник предприятия имеет право требовать, чтобы работодатель возместил расходы, фактически понесенные в интересах предприятия. Такое право ему дает ч. 1 ст. 1160 ГКУ. При этом лицо, действовавшее в имущественных интересах другого лица без его поручения, должно при первой же возможности уведомить его о своих действиях ( ч. 2 ст. 1158 ГКУ).

Как работнику уведомить работодателя о сумме понесенных расходов? Как правило, для этого применяется все тот же Отчет об использовании подотчетных средств. Кроме того, к Отчету в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления работником расходов, а также суммы таких расходов.

Если руководитель принял такой Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать, чтобы предприятие возместило расходы

Выдача работнику наличных как под отчет, так и в виде компенсации понесенных им расходов в интересах предприятия, осуществляется по расходным кассовым ордерам или ведомостям на выплату денег. Такие ордера (ведомости) подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер либо уполномоченное на это лицо ( п. 3.4 Положения № 637). Подробно об оформлении кассовых документов читайте в разделе 4 этого спецвыпуска (см. с. 30).

Выше мы рассмотрели ситуацию, когда под­отчетные средства выдавались работнику предприятия. А можно ли наличные под отчет выдать лицу, которое не состоит с предприятием в трудовых отношениях?

По нашему мнению, провести такую операцию вполне возможно. Однако следует особо внимательно подойти к ее документальному оформлению.

Отношения между предприятием и физическим лицом будут строиться на основании договора поручения, предусмотренного гл. 68 «Поручение» ГКУ. В свою очередь, выдача наличных из кассы будет расцениваться как выплата поверенному необходимой суммы для выполнения договора поручения или как возмещение ему расходов, связанных с выполнением поручения (об этом мы уже писали выше).

В договоре рекомендуем прежде всего детально прописать, в чем заключается задание поверенного (в данном случае — подотчетного физлица-неработника). Например, предметом договора поручения с физическим лицом — неработником может быть приобретение товара у поставщика от имени и за счет предприятия. Кроме того, в обязанности физлица по договору может входить заключение договора с поставщиком, приемка товара у поставщика с проверкой его количества и качества, проведение расчетов с контрагентами от имени и за счет предприятия-доверителя, контроль за своевременной доставкой товара и т. п.

Также в договоре поручения следует описать порядок проведения расчетов за выполненное задание между доверителем (предприятием) и поверенным (неработником). Например, можно предусмотреть, что если доверитель своевременно не обеспечит поверенного средствами, то поверенный (неработник) может провести расчет за свой счет. В свою очередь, доверитель впоследствии компенсирует понесенные расходы. Причем совсем не лишним будет установить в договоре и предельный срок для возмещения понесенных расходов поверенного, который не является работником предприятия.

Наконец, в договоре поручения нужно обязательно оговорить сроки, в которые неработник предоставит отчет о выполнении поручения. При этом рекомендуем указать, что отчет подается поверенным по форме, установленной приказом № 841, и в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Ведь формально НКУ выдвигает требования отчитаться в установленный срок ко всем подотчетным лицам, а не конкретно к физическим лицам — работникам предприятия. Кроме того, предприятию и поверенному необходимо помнить о сроках возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. Речь идет о сроках, которые установлены Положением № 637, о чем мы еще скажем ниже.

Отрадно, что нашу позицию относительно выдачи подотчетных средств неработникам на данный момент разделяет и НБУ (см. письмо от 16.09.2013 г. № 11-112/13017 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 24, с. 10). Также не возражает против выдачи подотчетных средств неработникам предприятия Минфин, что подтверждает письмо от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774.

7.2. Подотчетное лицо приобретает ТМЦ за собственные средства

Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за свои средства приобретает ТМЦ для своего работодателя, носят гражданско-правовой характер. На такие отношения распространяются либо требования гл. 68 «Поручение» ГКУ, либо положения ст. 11581160 ГКУ, которые посвящены регулированию действий в имущественных интересах другого лица без его поручения.

Так, если между работником и работодателем был заключен договор поручения, то согласно ст. 1006 ГКУ работник обязан после выполнения поручения предоставить отчет об этом и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора. Заметим: ГКУ выдвигает одно-единственное требование — предоставить отчет. Ничего не конкретизируется в отношении формы, содержания, срока, порядка составления и предоставления этого отчета. Поэтому все эти условия целесообразно оговорить в самом договоре. В частности, можно указать, что отчет предоставляется по форме, утвержденной приказом № 841.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда договор поручения между работником и предприятием не заключался, что чаще всего случается на практике. В соответствии со ст. 1159 ГКУ лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого оно совершалось, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено.

В такой ситуации специалисты Минтруда (см. письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09) и Минфина (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266) также советуют отчитываться перед работодателем об израсходованных средствах путем предоставления Отчета об использовании подотчетных средств.

Обратите внимание: в случае, когда аванс под­отчетному лицу не выдавался,

не являются обязательными для применения установленные законодательством сроки составления и предоставления Отчета об использовании подотчетных средств

Однако налоговики настаивают на том, что такой Отчет надо подавать в определенные законодательством сроки (т. е. в те же, что и для работников, обеспеченных авансами). Консультацию с таким содержанием вы можете найти в категории 109.14 БЗ.

В то же время, если работник нарушит эти сроки, финансовые санкции к нему или к работодателю применяться не будут. Напомним: согласно абзацу пятому ст. 1 Указа № 436 штрафные санкции применяют за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах. В этой же ситуации наличные работнику не выдавались. Таким образом, работодателю штраф не грозит. Кроме того, в данном случае отсутствуют излишне израсходованные средства, не возвращенные в установленные сроки ( п. 170.9 НКУ). А значит, нет и объекта налогообложения у работника. Кстати, на отсутствие штрафных санкций в такой ситуации указывают и налоговики в уже упомянутой консультации в категории 109.14 БЗ.

А в какой срок предприятие должно погасить задолженность, возникшую перед работником

Он законодательством не установлен. Чаще всего срок погашения долга привязывают к моменту подачи Отчета. Если был заключен договор поручения, соответствующее условие может быть включено в его текст. Если же стороны договора не предусмотрели сроки погашения задолженности доверителя перед поверенным или договор не заключался, то возместить понесенные работником расходы необходимо в течение 7 дней со дня предъявления им соответствующего требования ( ч. 2 ст. 530 ГКУ).

Но возникает вопрос: с какого момента начинать исчисление такого 7-дневного срока? Тут есть два варианта.

1. Днем, в который работник предъявляет требование, следует считать день, когда руководитель предприятия утвердил Отчет. Именно этим днем в бухгалтерском учете будет отражено обязательство перед работником.

2. Чтобы реализовать свое право на возмещение потраченных средств, работнику необходимо предъявить отдельное требование в письменной форме. При этом день, когда руководитель утвердил Отчет, следует считать моментом, с которого работник может такое требование предъявить.

На наш взгляд, оба варианта имеют право на жизнь. Для предприятия более выгодным является второй вариант. Причем именно к этому варианту, похоже, склоняется Минтруда (см. письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 41).

Если в течение 7 дней, следующих после получения требования (или срока, установленного в договоре), работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, со следующего дня начинают отсчет срока исковой давности ( ч. 5 ст. 261 ГКУ). Продолжительность срока исковой давности в общем случае составляет 3 года ( ст. 257 ГКУ).

Как видим, ситуация, когда ваш работник потратил собственные средства на хозяйственные нужды предприятия, вполне разрешима. Главное — все правильно оформить и вовремя рассчитаться с работником.

7.3. Отчитываемся об использовании подотчетных средств

Форма Отчета об использовании подотчетных средств утверждена приказом № 841*. Применяется этот документ для отчета работника перед работодателем (предприятием любой организационно-правовой формы собственности или самозанятым лицом) за потраченные денежные средства, которые были получены им на командировку или под отчет.

* Напомним: с 19.04.2016 г. согласно приказу Минфина от 10.03.2016 г. № 350 форма Отчета была изменена.

Кроме того, указанный Отчет рекомендуется применять и в тех случаях, когда работник выполняет то или иное поручение за счет собственных средств (т. е. без предварительного получения под­отчетных сумм). Об этом мы уже говорили выше. Отчет об использовании подотчетных средств заполняется непосредственно работниками, получавшими денежные средства под отчет или на командировку. Исключение составляют только ( п. 6 Порядка № 841):

— графы «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», а также корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства, которые заполняют соответствующие должностные лица предприятия, предоставившего подотчетные средства;

— графа «Звіт затверджено в сумі», которую подписывает руководитель предприятия.

Отрывная часть Отчета об использовании под­отчетных средств («РОЗПИСКА») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает этот Отчет. Для подотчетного лица она является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета.

К Отчету прилагают оригиналы первичных документов, подтверждающих суммы понесенных работником расходов. К числу таких документов относятся: чеки РРО, квитанции к приходным кассовым ордерам, расчетные квитанции, товарные чеки (от физических лиц — предпринимателей), расходные накладные поставщика и т. п.

Причем обратите внимание: когда подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия, оно действует от имени такого предприятия. Поэтому

документы, подтверждающие эту операцию, должны содержать реквизиты предприятия

Наряду с наименованием субъекта хозяйствования, от имени и по поручению которого действует подотчетное лицо, в документах следует указывать также фамилию, имя и отчество лица, от которого приняты денежные средства (т. е. под­отчетного лица).

В случае с командировочными расходами интересным моментом является подтверждение расходов на проезд. Ведь в настоящее время все чаще используют билеты в электронной форме. Например, для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета налоговики хотят видеть (см. письмо МГУ ГФС — ЦО ОКП от 21.01.2016 г. № 1501/10/28-10-06-11):

— оригинал расчетного или платежного документа, который подтверждает осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

В случае получения наличных с банковского счета с применением корпоративной платежной карточки в бухгалтерию предприятия, кроме прочего, необходимо предоставить документы, свидетельствующие о получении наличности с этого счета ( п. 2.12 Положения № 637). Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, слип, квитанция торгового терминала и т. п. (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 38). Но даже если такие документы не предоставлены, бухгалтерия все равно принимает Отчет подотчетного лица и со своей стороны прилагает усилия, чтобы подтвердить факт получения наличных со счета (см. письмо Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15).

Заметим, что п. 2.12 Положения № 637 обязывает прилагать к Отчету документы, подтверждающие снятие наличных со счета, даже если применяются личные платежные карточки. В то же время при перечислении аванса (например, на командировку) на личный счет работника возможна ситуация, когда работник не снимает наличные в банкомате с помощью личной платежной карточки, а использует собственные наличные денежные средства. В такой ситуации документы, подтверждающие снятие наличных, могут и отсутствовать. На наш взгляд, это не должно быть основанием для непризнания расходов работника (естественно, при наличии оригиналов расчетных документов, подтверждающих факт оплаты ТМЦ, работ или услуг).

Также обратите внимание: в случае применения корпоративной платежной карточки выданными под отчет ее держателю являются средства, списанные с банковского счета предприятия в связи со снятием наличных в банкоматах либо осуществлением безналичных расчетов с помощью карточки. Что касается использования личной платежной карточки, то Отчет должен быть предоставлен на всю сумму аванса, перечисленную на личный счет работника.

Кроме того, важным является то, что

лица, получившие наличность с текущего счета с помощью корпоративных или личных платежных карточек, используют ее по назначению без оприходования в кассе ( п. 2.12 Положения № 637)

Документом, регулирующим сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств, является НКУ. В соответствии с абзацем первым п.п. 170.9.2 этого Кодекса после завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего денежные средства под отчет, работник обязан заполнить и предоставить Отчет об использовании подотчетных средств. Как мы уже говорили, форма такого Отчета на данный момент утверждена приказом № 841.

Сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Они зависят от цели (на командировку или под отчет) и формы предоставления денежных средств (в наличной или безналичной форме). Для наглядности указанные сроки представим в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Цель выдачи аванса

Срок предоставления Отчета об использовании подотчетных средств

Форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты производились наличными, снятыми с использованием платежных карточек

расчеты производились в безналичной форме

Для выполнения отдельных гражданско-правовых действий (решения производственных (хозяйственных) вопросов)

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет ( п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)**

Для покрытия командировочных расходов

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку ( п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)

До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)***

Не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)

Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

* Под платежными документами следует понимать перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы.

** Несмотря на то что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ речь идет и о командировках, и о гражданско-правовых действиях, далее в пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о расходах в командировках. Из этого делаем вывод, что п.п. 170.9.3 НКУ регулирует сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств только в случаях осуществления расходов в командировках. То есть на случаи выдачи под отчет средств на производственные (хозяйственные) нужды его требования не распространяются. А значит, при возврате средств, выданных на эти цели (независимо от формы выдачи подотчетных средств), действуют нормы п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ.

*** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В такой ситуации работник обязан руководствоваться общими сроками и отчитаться о суммах и направлениях использования денежных средств, выданных на командировку, до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Дело в том, что перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными. При этом в Отчете об использовании подотчетных средств вся сумма зачисленных денег отражается работником как выданная. В свою очередь, НКУ не содержит специальных норм, устанавливающих сроки предоставления Отчета в случае перечисления средств на командировку на личную платежную карточку работника.Однако налоговики считают иначе. Из разъяснений, приведенных в уже упоминаемом письме ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214, следует, что действие п.п. 170.9.3 НКУ распространяется как на случаи, когда в командировке используется корпоративная платежная карточка, так и на случаи использования работником личной карточки. В связи с этим налоговики делают, на наш взгляд, ошибочный вывод: если во время служебной командировки работник получал наличные с применением личного специального платежного средства, то он должен предоставить Отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.

**** Срок предоставления Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами.

Еще одна интересная ситуация. Предположим, подотчетное лицо по возвращении из командировки по уважительным причинам не может лично сдать Отчет и вернуть остаток неиспользованных средств, выданных ему на командировку. Согласно разъяснениям фискалов, в этом случае подотчетное лицо может передать денежные средства в бухгалтерию через другое материально ответственное лицо на основании должным образом оформленной доверенности. При этом сроки подачи Отчета остаются прежними (см. консультации в категории 109.14 БЗ). Указанные консультации утратили силу, однако вряд ли это говорит о том, что позиция налоговиков изменилась.

7.4. Возврат неиспользованных средств: сроки

После того, как мы разобрались со сроками подачи Отчета об использовании подотчетных средств, разберемся со сроками возврата средств, которые подотчетное лицо не потратило.

Начнем со сроков возврата средств, выданных на командировку. Согласно п.п. 170.9.2 НКУ при наличии у работника излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств, полученных на командировку, он обязан возвратить их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета об использовании под­отчетных средств.

Таким образом, предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета

Что касается срока для возврата средств, полученных работником для решения производственных (хозяйственных) вопросов, то они установлены НКУ и Положением № 637.

В соответствии с НКУ работник обязан вернуть неизрасходованные средства, полученные под отчет, до или во время предоставления Отчета. А вот согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных средств на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья (кроме металлолома) разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи средств под отчет. На все прочие производственные (хозяйственные) нужды выдавать наличность можно на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Таким образом, НКУ и Положение № 637 устанавливают разные сроки возврата неизрасходованных подотчетных сумм, полученных работником для решения производственных (хозяйственных) вопросов. При этом сроки, установленные НКУ, применяются налоговыми органами для целей обложения налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ). В свою очередь, сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения.

Из указанного несоответствия в требованиях нормативно-правовых актов можно сделать следующий вывод: сумму нерасходованных средств необходимо возвращать в кассу либо перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ), но

с учетом сроков выдачи наличных под отчет, установленных п. 2.11 Положения № 637

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, то срок, на который выдана наличность под отчет на эти цели, может быть продлен до завершения срока командировки ( абзац третий п. 2.11 Положения № 637).

Из вышесказанного мы видим, что иногда согласовать подачу Отчета и возврат остатка выданных наличных бывает непросто. Ниже рассмотрим несколько случаев, когда эта проблема возникает особо остро.

Работник не отчитался за ранее выданный аванс. В соответствии с п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных средств под отчет осуществляется только при условии отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Другими словами,

чтобы получить новый аванс, работник обязан отчитаться за предыдущий аванс

При этом, по нашему мнению, вполне возможна ситуация, когда отчет за предыдущий аванс и получение нового осуществляются в течение одного и того же дня.

Обратите внимание: речь идет именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета между подотчетным лицом и предприятием. Например, если работник вернулся из командировки 31.03.2016 г., то он должен был отчитаться до 07.04.2016 г. включительно (предположим, что выдача аванса производилась в наличной форме). Если работник составил Отчет об использовании подотчетных средств 05.04.2016 г., то это значит, что, например, 04.04.2016 г. он не мог получить новый аванс, даже если внес остаток неизрасходованных им денег в кассу предприятия.

Однако возможна и другая ситуация, когда работник, получив аванс, не выполнил поручение и вернул все полученные под отчет средства в кассу. Формально в данном случае работник не отчитался за полученные под отчет средства. Но поскольку никакие операции с выданными средствами не производились, они должны быть возвращены, причем без подачи Отчета об использовании под­отчетных средств. После этого работник может спокойно получать следующий аванс.

Дополнительная выдача денег на одну и ту же командировку. По нашему мнению, ограничение, установленное п. 2.11 Положения № 637, не распространяется на случаи, когда у предприятия возникает необходимость в продлении командировки.

Дело в том, что, на наш взгляд, запрет, пре­дусмотренный п. 2.11 Положения № 637, и соответствующий штраф за его игнорирование направлены на ограничение выдачи под отчет «новых» средств при наличии просрочки в предоставлении Отчета об использовании подотчетных средств за ранее полученные средства. Если же срок предоставления Отчета за ранее полученные средства не истек (что и имеет место в случае продления командировки), то выдача «новых» средств не должна повлечь за собой применение штрафа, предусмотренного абзацем пятым ст. 1 Указа № 436*.

* О штрафных санкциях, предусмотренных за нарушение правил наличного обращения, см. в разделе 11 на с. 110.

Кстати, не возражают против выдачи работнику дополнительных средств на одну и ту же командировку в случае ее продления специалисты НБУ (см. письмо от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658) и Минфина (см. письма от 02.10.2007 г. № 31-18030-07-10/20045 и от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681).

Не возвращен работником остаток неизрасходованных средств. Предположим, работник Отчет об использовании подотчетных средств предоставил, но при этом неизрасходованные средства не вернул. Несмотря на то что деньги возвращены не были, по нашему мнению, работнику может быть выдан следующий аванс. Ведь он отчитался за ранее предоставленные средства. А значит, требования п. 2.11 Положения № 637 не нарушаются. Хотя вполне возможно, что фискалы, ссылаясь на п. 7.37 упомянутого Положения, будут настаивать на неправомерности выдачи наличных под отчет работникам, которые полностью не рассчитались за ранее выданные им средства.

Также напоминаем, что несвоевременный возврат подотчетным лицом средств чреват штрафными санкциями для субъекта хозяйствования (см. раздел 11 на с. 110).

Кроме того, невозвращенная сумма может попасть в налогооблагаемый доход физического лица. Но об этом мы поговорим в подразделе 7.5.

7.5. Ответственность за несвоевременный возврат неизрасходованных средств

Мы уже упоминали, что согласно положениям НКУ сумма излишне израсходованных средств должна быть возвращена работником в кассу или зачислена на банковский счет выдавшего их предприятия до или во время предоставления Отчета об использовании подотчетных средств. При этом под излишне израсходованными понимаются суммы, превышающие:

— расходы на командировки;

— фактические расходы на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (т. е. не подтвержденные документально).

Сумма излишне израсходованных средств (т. е. расходов, не подтвержденных документально), не сданная в кассу предприятия или не перечисленная на его банковский счет в установленные НКУ сроки, включается в налогооблагаемый доход работника ( п.п. 164.2.11 НКУ). То есть

эта сумма облагается НДФЛ по ставке, установленной п. 167.1 НКУ, — 18 %

Для определения объекта налогообложения при удержании НДФЛ от суммы излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, предусмотрено применение «натурального» коэффициента ( п. 164.5 НКУ). При ставке налога 18 % он составляет 1,219512.

В соответствии с требованиями п.п. 170.9.1 НКУ сумма НДФЛ, начисленная на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживается предприятием, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода работника за соответствующий месяц. Если суммы дохода недостаточно, удержание осуществляется за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты такого налога.

Если работник прекращает трудовые отношения с предприятием, выдавшим подотчетные средства, сумма НДФЛ удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. Такого дохода не хватило? Тогда непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года. То есть по окончании года работник обязан будет самостоятельно задекларировать такой доход и уплатить с него НДФЛ.

Больше о порядке обложения НДФЛ излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, вы можете узнать из тематического номера «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 15.

Важно! Кроме НДФЛ, не возвращенные в срок подотчетные средства облагают военным сбором. Напомним: этот сбор введен временно, до вступления в силу решения Верховной Рады Украины о завершении реформы Вооруженных Сил Украины ( п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Объект обложения военным сбором практически полностью совпадает с объектом для обложения НДФЛ. Ставка сбора составляет 1,5 %.

Что касается сроков уплаты НДФЛ и военного сбора, удержанных с суммы несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, их необходимо перечислить одновременно с суммами налога (сбора), удержанными из заработной платы работника, за счет которой производилось такое удержание.

Суммы, подлежащие удержанию из дохода работника в связи с несвоевременным возвратом подотчетных сумм, рассчитываются в Отчете.

Излишне израсходованные денежные средства, выданные на командировку или под отчет и не возвращенные в срок, в Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражают с признаком дохода «118» (см. по этому поводу консультацию в категории 103.25 БЗ).

На этом, пожалуй, остановимся. Полагаем, что о выдаче наличных под отчет сказано достаточно для того, чтобы у вас не было проблем с оформлением и учетом таких операций.

выводы

  • Отношения между подотчетным лицом и субъектом хозяйствования могут принимать форму либо трудовых, либо гражданско-правовых отношений.

  • Налоговики настаивают на том, чтобы Отчет об использовании подотчетных средств подавался в сроки, определенные НКУ, даже в том случае, когда работник приобретал ТМЦ (работы, услуги) за счет собственных средств.

  • Сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

  • В общем случае на производственные (хозяйственные) нужды выдавать наличность можно на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет. Исключение — закупка сельхозпродукции и заготовка вторсырья (кроме металлолома).

  • Сумма излишне израсходованных средств, не сданная в кассу предприятия или не перечисленная на его банковский счет в установленные НКУ сроки, включается в налогооблагаемый доход работника.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить