Обратимся к первоисточнику, т. е. к НКУ. Перечень расходов, понесенных работником в командировке, которые в случае их компенсации работодателем не включаются в его налогооблагаемый доход, приведен в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Среди них названы расходы на обязательное страхование, подтвержденные документально.
Давайте же посмотрим, можно ли отнести к таким компенсируемым без налоговых последствий расходам расходы на страхование на транспорте и в гостинице в случае командировки по Украине, а также страхование при командировках за рубеж.
В командировке по Украине...
...расходы на страхование в транспорте. Личное страхование от несчастных случаев на транспорте отнесено п. 6 ч. 1 ст. 7 Закона о страховании к обязательным видам страхования. Порядок осуществления такого страхования в отношении пассажиров железнодорожного, морского, внутреннего водного, автомобильного и электротранспорта, кроме внутреннего городского, во время поездки или пребывания на вокзале, в порту, на станции, пристани прописан в Положении № 959.
Пассажиры считаются застрахованными с момента объявления посадки на морское или речное судно, в поезд, автобус или другое транспортное средство и до момента завершения поездки.
Страховой платеж по обязательному личному страхованию от несчастных случаев на транспорте удерживает с пассажира перевозчик, действующий от имени страховщика за вознаграждение на основании договора поручения.
Каждому застрахованному лицу перевозчик, являющийся агентом страховщика, выдает страховой полис. Этот полис может быть оформлен либо на отдельном бланке, либо на обратной стороне билета. В страховом полисе, среди прочего, указывают вид обязательного страхования, размеры страхового платежа и страховой суммы.
Подведем итог?
Транспортный билет — это документ, который одновременно подтверждает расходы командированного лица как на проезд, так и на личное страхование от несчастных случаев на транспорте
Если такие расходы будут признаны связанными с командировкой (это происходит в момент утверждения руководителем авансового отчета), предприятие имеет полное право компенсировать работнику сумму страховых платежей. В этом случае сумма страхового платежа по обязательному личному страхованию на транспорте не попадет в налогооблагаемый доход работника.
...расходы на страхование в гостинице. Этот вид страхования не назван среди обязательных в Законе о страховании. Но! В п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ говорится об обязательном страховании согласно закону. А законы бывают разные ☺. Например, Закон о туризме. Причем тут туризм?
Дело в том, что указанный Закон трактует туризм как временный выезд лица с места проживания в оздоровительных, познавательных, профессионально-деловых и других целях без осуществления оплачиваемой деятельности в месте, куда лицо выезжает.
А туристами он считает лиц, которые осуществляют, в частности, путешествие по Украине с незапрещенной целью без осуществления какой-либо оплачиваемой деятельности и с обязательством оставить место пребывания в указанный срок. То есть практически наш случай ☺.
Так вот,
ч. 1 ст. 16 Закона о туризме страхование туристов (медицинское и от несчастного случая) отнесено к обязательным
Обеспечивается оно субъектами туристической деятельности на основании договоров со страховщиками.
Гостиницы, как прочие субъекты предпринимательской деятельности, которые предоставляют услуги по временному размещению (проживанию), считаются субъектами туристической деятельности (см. ст. 1 и 5 Закона о туризме).
Причем командированное лицо, прибывшее в другой населенный пункт и временно проживающее при этом в гостинице*, в силу ч. 1 ст. 16 этого Закона не может избежать необходимости застраховаться как турист.
* Правда, не в каждой, а только в тех, которые являются субъектами туристической деятельности.
Обязательное (медицинское и от несчастного случая) тур-страхование осуществляет непосредственно гостиница, как агент страховщика. Документом, подтверждающим статус застрахованного лица (страховым полисом), является гостиничный счет. В нем страховой платеж выделен отдельной строкой.
Итак, мы выяснили, что расходы на страхование входят в стоимость гостиничных услуг. Они непосредственно связаны с командировкой, и их невозможно избежать.
Идем далее. Статьей 121 КЗоТ установлено, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебной командировкой. Следовательно, предприятие обязано возместить командированному работнику расходы на страхование, выделенные в гостиничном счете (разумеется, при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов). Рассматривать такую компенсацию как доход работника не нужно.
В командировке за рубеж...
...расходы на медицинское страхование и страхование от несчастного случая. Мы уверены, что для целей применения п.п. 170.9.1 НКУ под обязательным страхованием следует понимать также страхование, обусловленное правилами оформления документов на выезд в загранкомандировку.
Проще говоря,
если для получения визы наличие медицинской страховки является обязательным условием, то расходы на ее приобретение должны быть компенсированы работнику,
при условии, конечно, что они должным образом документально подтверждены.
А если медицинская страховка для въезда в зарубежную страну не требуется? Тогда, увы, работник не имеет права на компенсацию понесенных им расходов на ее оформление. Если же работодатель (с барского плеча) решит таки возместить ему расходы на необязательную страховку, то их сумма превратится для работника в налогооблагаемый доход. Какой именно? На наш взгляд, стоимость страховки в составе других поощрительных и компенсационных выплат войдет в состав заработной платы (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). А значит, «привет» НДФЛ, ВС и ЕСВ. Подробнее см. статью на с. 22.
Чем же подтвердить обязательность медицинской страховки? На наш взгляд, будет достаточно предъявить проверяющим перечень документов, которые требуются для оформления разрешения на въезд (визы) в страну командирования.
Условия компенсации указанных расходов работодатели-небюджетники устанавливают самостоятельно в документе, регулирующем порядок командирования работников за границу, например, в Положении о командировках.
При разработке такого Положения вы использовали нормы Инструкции № 59? Тогда обратите внимание на следующие требования, которые прописаны в ней. Возможно, вы их также продублировали в своем Положении о командировках.
Если правилами въезда и пребывания в государстве, в которое командируется страхователь, установлены требования по размеру страховой суммы, в договоре страхования определяется минимальная страховая сумма. При этом срок действия договора страхования должен соответствовать сроку командировки.
Если в государстве, в которое командируется страхователь, медицинская помощь оказывается иностранным гражданам бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается. С информацией о предоставлении медицинских услуг гражданам Украины за границей и о странах, при командировании в которые гражданам Украины предоставляется неотложная медицинская помощь на бесплатной основе, можно ознакомиться, например, на официальном сайте Министерства здравоохранения Украины (http://moz.gov.ua/ua/portal/sogl_med.html).
...расходы на страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств. Здесь наш главный ориентир — ст. 16 Закона о страховании. Ею установлено: при выезде зарегистрированного в Украине автотранспортного средства на территорию другого государства — члена международной системы автострахования «Зеленая карта», владелец такого транспортного средства обязан:
1) заключить договор международного обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств перед третьими лицами, действие которого распространяется на эти страны;
2) получить от страхователя — полного члена Моторного (транспортного) страхового бюро страховой сертификат «Зеленая карта» единого образца, который принят во всех странах — членах этой международной системы страхования.
Контроль за наличием «Зеленой карты» при выезде зарегистрированного в Украине транспортного средства за рубеж возложен постановлением КМУ от 06.07.98 г. № 1024 на погранслужбу. То есть полис страхования «Зеленая карта» формально обязателен и без него в страны — участники этой системы страхования выехать нельзя.
Таким образом, если
командировка осуществляется с использованием транспортного средства предприятия в страны, участвующие в системе страхования «Зеленая карта», оно обязано приобрести страховой полис «Зеленая карта»
Если же «Зеленую карту» приобретал работник за счет средств, выданных ему на командировку, то ее стоимость должна быть компенсирована ему предприятием, опять таки, если понесенные расходы должным образом документально подтверждены.
А если работник выезжает в командировку в страну, где обязательно должен быть такой страховой полис, на собственном автомобиле? Как это ни грустно, но если работодатель компенсирует ему расходы, понесенные в связи с получением «Зеленой карты», то у работника возникнет доход.
Сумма компенсации стоимости страховки автомобиля будет для работника заработной платой (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Следовательно, с нее нужно будет удержать НДФЛ, ЕСВ и начислить на нее ЕСВ.
Так что будьте внимательны, когда видите в авансовом отчете командированного работника расходы на страховку.
выводы
- Личное страхование от несчастных случаев на транспорте — это вид обязательного страхования. Поэтому расходы командированного работника на такое страхование подлежат компенсации и не являются его налогооблагаемым доходом.
- Предприятие обязано возместить командированному работнику расходы на страхование, выделенные в гостиничном счете. Рассматривать такую компенсацию как доход работника не нужно.
- Если медицинская страховка для въезда в зарубежную страну не требуется, то работник не имеет права на компенсацию понесенных им расходов на ее оформление.
