Ежегодный отпуск: основные моменты (ч. 2)

В избранном В избранное
Печать
редактор Вороная Наталья, эксперты по вопросам оплаты труда Ушакова Лилия, Белова Наталья, налоговые эксперты Чернышова Наталья, Свириденко Алла
Налоги и бухгалтерский учет Апрель, 2017/№ 32

1.7. Очередность предоставления отпусков

Использовать отпуск, когда вздумается, работники не вправе. Конкретный срок «похода» в ежегодный отпуск обязательно должен быть согласован с работодателем. Иначе «самоволка» работника может быть расценена как нарушение трудовой дисциплины.

Очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком

Такой график, как следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, должен быть на каждом предприятии.

График ежегодно утверждает работодатель по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Утвержденный график доводят до сведения всех работников.

При составлении графика должны быть учтены как интересы работодателя, так и личные интересы работников и возможности их отдыха.

Формируя график отпусков, помните о том, что на предприятии могут трудиться работники, которым работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время ( ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках). Правда, несмотря на свои привилегии, такие товарищи все равно должны уведомить работодателя о желаемом периоде отпуска.

Хотите знать, кто входит в этот привилегированный круг? Пожалуйста (см. рис. 1.4 на с. 23).

Есть еще несколько категорий работников, которым в соответствии с Законом об отпусках ежегодные отпуска предоставляют в особое время. Кто эти счастливчики, вы можете увидеть в табл. 1.5 на с. 23.

Таблица 1.5. Период ежегодных отпусков у некоторых категорий работников

№ п/п

Категория работников

Время предоставления ежегодных отпусков

1

Руководящие, педагогические, научные, научно-педагогические работники, специалисты учебных заведений

В период летних каникул.

Причем указанные категории работников имеют право на ежегодный отпуск полной продолжительности в этот период независимо от времени их приема на работу ( ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках)

Эта льгота распространяется также на руководящих, педагогических, научных, научно-педагогических работников учебных (педагогических) частей (подразделений) других учреждений и заведений ( абзац третий п. 2 Порядка № 346).

2

Работники, обучающиеся в учебных заведениях без отрыва от производства

Ежегодные отпуска по их желанию присоединяют ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой ( ч. 15 ст. 10 Закона об отпусках)

3

Работники, обучающиеся в средних общеобразовательных вечерних (сменных) школах, классах, группах с очной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах

Ежегодные отпуска по желанию работников предоставляются с таким расчетом, чтобы они могли быть использованы до начала обучения в этих заведениях ( ч. 16 ст. 10 Закона об отпусках)

4

Работники художественно-постановочной части и творческие работники театров

В летний период в конце театрального сезона. Причем указанные работники имеют право на ежегодный отпуск полной продолжительности в этот период независимо от времени их приема на работу ( ч. 17 ст. 10 Закона об отпусках)

Кроме того, право на использование очередного отпуска в любое удобное время имеют, в частности:

— лица, отнесенные к 1 и 2 категориям пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы ( п. 22 ч. 1 ст. 20 и п. 1 ч. 1 ст. 21 Закона № 796);

— ветераны военной службы, органов внутренних дел, Национальной полиции, налоговой милиции, государственной пожарной охраны, Государственной уголовно-исполнительной службы, службы гражданской защиты, Государственной службы спецсвязи ( п. 13 ст. 6 Закона № 203);

— лица, имеющие статус детей войны ( абзац третий ст. 5 Закона Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.2004 г. № 2195-IV);

— почетные доноры Украины ( абзац седьмой ч. 1 ст. 13 Закона Украины «О донорстве крови и ее компонентов» от 23.06.95 г. № 239/95-ВР);

— работники противотуберкулезных учреждений, которые заболели туберкулезом вследствие выполнения служебных обязанностей ( ч. 3 ст. 23 Закона Украины «О противодействии заболеванию туберкулезом» от 05.07.2001 г. № 2586-III).

К тому же работодатель вправе предусмотреть в коллективном или индивидуальном трудовом договоре дополнительные категории работников, которые будут иметь право на ежегодный отпуск в любое удобное для них время.

1.8. Документальное оформление

Составляем график отпусков

Как мы уже сказали выше, очередность предоставления отпусков работникам устанавливается на предприятии графиком. Этот документ обычно составляется по инициативе работодателя.

Конкретные сроки составления и форма графика отпусков ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены. Так когда же составлять график отпусков?

Как правило, это делают ежегодно в самом начале календарного года — не позднее 5 января текущего года ( п. 20 Типовых правил № 213). В частности, на соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15). Хотя, на наш взгляд, не будет беды, если вы немного замешкаетесь. Главное — успеть до то того, как в текущем году в отпуск отправится первый работник.

Заметьте: составление графика отпусков — процедура обязательная для всех работодателей, в том числе и предпринимателей (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15).

А как насчет формы графика? Сразу скажем, что унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждое предприятие вправе разработать свою форму графика, удобную в использовании.

Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска. Конкретный же его период в рамках, установленных графиком, работодатель и работник согласуют между собой. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты.

Составленный график согласуют с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого его утверждает руководитель предприятия.

Утвержденный график доводят до сведения всех работников, лучше под подпись (для этого в нем стоит предусмотреть отдельную графу «Подпись работника»).

При составлении графика должны быть учтены как интересы работодателя, так и личные интересы работников и возможности их отдыха. Составляя график отпусков, помните о работниках, которым вы обязаны предоставить отпуск в любое удобное для них время (см. подраздел 1.7 на с. 22).

В график имеет смысл включить не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:

— ежегодные дополнительные отпуска (см. с. 12) и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы ( ст. 19 Закона об отпусках);

— ежегодные отпуска и отпуска на детей, не использованные в прошлом году.

Если отпуск делится на части — это также указывают в графике

Внимание! График отпусков составляют в отношении всех работников: как занятых по основному месту работы, так и совместителей. А вот лиц, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включают, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Как может выглядеть график отпусков, см. на с. 26.

Внимание! Работника вы можете отправить в ежегодный отпуск без его заявления. Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не обязывают работодателя получать от сотрудника заявление для предоставления ему законного отдыха.

О дате начала отпуска согласно графику работодатель обязан письменно уведомить работника не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока ухода в отпуск и издать соответствующий приказ. Это предусмотрено ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках.

Как это сделать? Есть два способа:

1) направить работнику уведомление о дате начала отпуска. Его составляют в произвольной форме, причем лучше в двух экземплярах: первый — для работника, второй (с отметкой об уведомлении работника) — для кадровой службы;

2) ознакомить работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под подпись.

Если работодатель в установленный срок не предупредит работника о начале отпуска, тот может потребовать перенести отпуск на другой период ( п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Приведем образец формы уведомления о начале ежегодного отпуска.

Соблюдать утвержденный график отпусков обязаны и работодатель, и работники.

Но может случиться, что в действующий график отпусков необходимо внести изменения. Когда в этом возникает нужда? Если на предприятии есть «льготники». Ведь даже если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями таких работников, они имеют право изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска им нельзя.

Кроме того, изменить график придется, если в отпуск будут идти работники, принятые в текущем году после утверждения графика.

А что, если отпускные планы поменяются у работника, который не относится ни к «льготникам», ни к новичкам? Можно ли перенести его отпуск?

Да, можно. При таких обстоятельствах работнику достаточно подать заявление на имя руководителя с просьбой перенести отпуск на другой (желаемый) период либо разделить его на части (при необходимости).

Если руководитель решит, что такой перенос (разделение) не повлияет на производственный процесс, то на основании заявления работника он издаст приказ (распоряжение) о переносе отпуска и внесении изменений в график отпусков. Никаких нарушений в этом нет.

О том, в каких еще случаях может быть перенесен отпуск, вы можете узнать из подраздела 1.9 (см. с. 29).

Теперь переходим ко второму этапу документального оформления предоставления отпусков.

Издаем приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (№ П-3) утверждена приказом № 489. Основанием для составления этого приказа является утвержденный график отпусков.

Приведем образец такого приказа на с. 28.

Впрочем, приказ о предоставлении отпуска вы можете составить и в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая ДСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов».

На основании такого приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию о предоставляемом работнику отпуске в раздел V «ВІДПУСТКИ» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.

Заявление о предоставлении отпуска

Если работники уходят в отпуск строго по графику, то необходимости составлять заявление о предоставлении отпуска нет.

Однако может случиться, что отпуск работнику понадобился срочно. Например, ему «подвернулась» путевка на санаторно-курортное лечение. Как быть в таком случае? Тогда с документальным оформлением поступают так:

1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска, согласованное со своим непосредственным руководителем. В заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск и его продолжительность;

2) кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска в соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия на заявлении работника.

Как составить приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, вы уже знаете (см. с. 28). Теперь посмотрите, как может выглядеть заявление о предоставлении отпуска.

1.9. Перенос и продление ежегодного отпуска

Даже если ежегодный отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, он может быть перенесен на другой период.

В этом нет ничего из ряда вон выходящего, ведь возможность такого переноса предусмотрена ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках.

Условно все случаи переноса ежегодного отпуска можно разделить на три группы:

1) по требованию работника;

2) в связи с непредвиденными обстоятельствами;

3) по инициативе работодателя.

Ситуации, при наступлении которых допускается перенос ежегодного отпуска, приведем на рис. 1.5.

Внимание! В случаях 1 и 3, приведенных на рис. 1.5 (см. с. 29), ежегодный отпуск переносят на другой период. А вот при наступлении непредвиденных обстоятельств (случай 2, приведенный на рис. 1.5) возможны варианты.

Первый вариант. Непредвиденные обстоятельства наступили до начала ежегодного отпуска. Тогда отпуск переносят на другой период.

Второй вариант. Непредвиденные обстоятельства наступили во время отпуска. Тогда неиспользованную часть отпуска ( ч. 4 ст. 11 Закона об отпусках):

— предоставляют после окончания действия причин, которые его прервали (т. е. отпуск продлевается),

или

— переносят на другой период.

Что делать с отпуском из-за наступивших непредвиденных обстоятельств — переносить его или продлевать, работодатель и работник согласуют между собой.

Самостоятельно решать вопрос о переносе отпуска на другой период либо его продлении работник не вправе

После того как работодатель и работник согласуют новую дату ухода в отпуск или решат его (его часть) перенести, издают соответствующий приказ (распоряжение) (см. письмо Минсоцполитики от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12) и вносят изменения в график отпусков.

При этом имейте в виду: если такой работник относится к одной из льготных категорий из ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках (см. рис. 1.4 на с. 23), отпуск ему вы должны предоставить в любое удобное для него время.

Непосредственно перед уходом работника в отпуск на основании графика отпусков руководитель предприятия издает новый приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. С этим приказом работника ознакомляют под подпись.

О дате начала отпуска работника уведомляют в письменном виде не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока ухода в отпуск.

Важно! Неиспользованную часть ежегодного отпуска желательно предоставить работнику до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск ( ч. 7 ст. 79 КЗоТ, ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках).

Вместе с тем законодательство не предусматривает срока давности, после которого работник утрачивал бы право на ежегодные отпуска. Подтверждает это и Минсоцполитики в письме от 29.12.2015 г. № 774/13/116-15 (ср. 025069200).

Пример 1.8. Согласно приказу о предоставлении отпуска, изданному на основании утвержденного графика отпусков, работнику предоставлен ежегодный отпуск с 22 мая 2017 года продолжительностью 24 календарных дня. Находясь в ежегодном отпуске, работник сообщил, что он заболел. Согласно предоставленному листку нетрудоспособности он болел с 6 по 12 июня 2017 года (7 календарных дней).

В этом случае работодатель и работник по согласованию могут решить:

1) продлить отпуск. При таком варианте работник должен подать работодателю заявление с просьбой продлить отпуск в связи с болезнью, совпавшей с периодом отпуска.

На основании этого заявления и листка нетрудоспособности работодатель издаст приказ (распоряжение) о продлении отпуска.

В результате отпуск работника будет продлен на количество дней болезни, приходящихся на такой отпуск согласно листку нетрудоспособности. Тогда работник должен выйти из отпуска 23.06.2017 г. (на период отпуска приходится Троица (04.06.2017 г.), поэтому он продлевается на один день);

2) перенести отпуск на другой период. При данных обстоятельствах работник также должен подать на имя руководителя предприятия заявление, но уже с просьбой перенести не использованную в связи с болезнью часть отпуска. В заявлении он указывает новую желаемую дату и продолжительность отпуска.

Если работодатель согласен, он издает приказ (распоряжение) о переносе отпуска, а кадровая служба вносит соответствующие изменения в график отпусков.

Приведем образцы заявления работника и приказа руководителя предприятия о переносе отпуска работника.

А уже непосредственно перед тем, как работник возьмет неиспользованную часть отпуска, руководитель предприятия на основании графика отпусков издаст новый приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Пример 1.9. Согласно приказу о предоставлении отпуска, изданному на основании утвержденного графика отпусков, работник должен был уйти в ежегодный отпуск с 19 апреля 2017 года на 24 календарных дня. Однако 14 апреля 2017 года он заболел. Согласно предоставленному листку нетрудоспособности его болезнь продолжалась по 21 апреля 2017 года включительно.

В данном случае работник заболел до начала ежегодного отпуска. В связи с этим такой отпуск переносят на другой период. О переносе отпуска руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) (см. выше).

Изменение даты предоставления отпуска также отражают в графике отпусков.

Интересно, нужно ли пересчитывать среднюю зарплату при предоставлении впоследствии неиспользованных дней ежегодного отпуска?

Если недогулянная из-за болезни часть отпуска переносится на следующий/следующие месяцы, то бухгалтерия, кроме того, что начисляет больничные на основании полученного листка нетрудоспособности, еще и сторнирует суммы отпускных за не использованные в связи с болезнью дни.

Когда работник отправится догуливать оставшиеся дни отпуска, то отпускные ему за эти дни придется рассчитать заново.

1.10. Делим отпуск на части

Ваш работник предпочитает использовать положенный ему ежегодный отпуск не одним махом, а по кусочкам — несколько раз в год? И вы готовы выполнить это желание? Тогда вам полезно будет знать, как правильно поделить отпуск на части, чтобы и производственный процесс не пострадал, и работник остался доволен. Вся нужная информация — в этом подразделе.

Как утверждают ч. 6 ст. 79 КЗоТ и ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках, ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности.

Однако основная непрерывная часть такого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней

При этом учитывайте важные нюансы, связанные с процедурой деления отпуска на части.

Первый нюанс. Работник может изъявить желание разделить отпуск на части, но работодатель не обязан это желание выполнять. Ведь ст. 12 Закона об отпусках предусматривает возможность деления ежегодного отпуска на части, а не обязанность работодателя сделать это, как того желает работник.

Работодатель учитывает, прежде всего, производственные интересы предприятия и заботится о том, чтобы не допустить потерь рабочего времени, поэтому может и не пойти навстречу работнику. Вместо этого он вправе предложить разделить отпуск на своих условиях или не делить его вообще (см. письма Минтруда от 26.02.2008 г. № 87/13/84-08 и от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10).

Однако если еще в начале года в графике отпусков запрограммировали ежегодный отпуск именно частями, то никаких вопросов быть не должно, так как тут налицо полюбовная договоренность работника и работодателя.

Количество частей, на которые работник желает поделить ежегодный отпуск, он согласовывает с работодателем.

Второй нюанс. Хотя основная непрерывная часть ежегодного отпуска и должна быть не менее 14 календарных дней, но вовсе не обязательно, чтобы она была предоставлена работнику первой. Соглашается с этим и Минсоцполитики (см. письмо от 05.07.2013 г. № 290/13/116-13).

Пример 1.10. Свой ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня работник решил разделить так: 5 + 5 + 14 календарных дней. Против такого дробления работодатель не возражает.

Последовательность использования частей, на которые будет разделен ежегодный отпуск, работник согласовывает с работодателем. Вначале этот работник может уйти в отпуск продолжительностью 14 календарных дней, а затем взять два отпуска по 5 календарных дней. А может поступить и наоборот — взять вначале два отпуска по 5 календарных дней, а затем отпуск на 14 календарных дней. Также работник может избрать третий вариант: уйти в отпуск на 5 календарных дней, затем на 14, а потом снова на 5.

Третий нюанс. Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. Так устанавливают ч. 7 ст. 79 КЗоТ и ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках.

Четвертый нюанс. К удовольствию работника, неиспользованная часть ежегодного отпуска может быть предоставлена с любого дня недели, независимо от того, в какой из дней недели закончилась предыдущая использованная его часть. Так что

если часть отпуска предприятие предоставило работнику с понедельника по пятницу, то следующую часть этот работник может взять тоже с понедельника

Объяснение тут простое: сейчас в законодательстве нет условия об использовании отпуска со дня недели, следующего за днем окончания предыдущей использованной его части. Об этом напоминает Минтруда в письмах от 17.11.2006 г. № 413/13/116-06, от 26.02.2008 г. № 87/13/84-08 и от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10.

А что, если работник хочет остаток неиспользованного отпуска (например, 10 календарных дней из положенных ему 24) «разбросать» на выходные дни (субботу и воскресенье)? Бывают же на предприятии такие трудяги, которых хлебом не корми, а дай поработать! Можно ли пойти им навстречу?

Почему бы и нет?! Никаких требований предоставлять ежегодный отпуск, как и его неиспользованную часть, исключительно с рабочего дня в законодательстве нет. Так что если работодатель не против, работник может брать отпуск (его неиспользованную часть) в любой календарный день, в том числе в выходной, праздничный или нерабочий. Причем в этом случае наш мегатрудолюбивый сотрудник окажется в двойном выигрыше:

— во-первых, выберет свой отпускной запас, продолжая работать;

— во-вторых, получит оплату от работодателя как за рабочие, так и за отпускные дни, которые приходятся на выходные.

1.11. Предоставляем отпуск за несколько лет подряд

Предоставлять или нет?

Перво-наперво запомните: ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках запрещают не предоставлять ежегодный отпуск:

1) полной продолжительности в течение двух лет подряд;

2) в течение рабочего года:

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Невыполнение этих норм считается ничем иным как нарушением законодательства о труде

О последствиях такого нарушения см. в подразделе 1.1 на с. 4.

Ваш работник — «отпетый» трудоголик и сам не хочет идти в отпуск? Он даже написал письменный отказ от отпуска? К сожалению, такая ударная работа может грозить неприятностями, если к вам нагрянет проверка из Гоструда.

Поэтому следите, чтобы такие работники ежегодно использовали свое право на отдых. Поможет вам в этом график отпусков. Он служит основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. И заявление работника тут не требуется.

Ознакомьте своего «трудяжку» под подпись с датой начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока. Если гражданин после всего этого откажется уходить в отпуск, то такой отказ, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 21.06.2012 г. № 207/13/116-12), следует расценивать как нарушение трудовой дисциплины. А значит, трудоголика можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

В то же время отметим, что суды могут посмотреть на ситуацию по-другому. Например, в постановлении Житомирского окружного админсуда от 09.11.2016 г. по делу № 806/1561/16 сказано, что отпуск — это право, а не обязанность работника. И использование этого права зависит только от воли работника, поскольку отсутствует правовой механизм принудительного направления работников в отпуск.

В связи с этим мы рекомендуем все же полюбовно решить с работником вопрос о его отпуске.

На вашем предприятии по каким-либо причинам отпуска не предоставлялись работникам вообще или предоставлялись частично? Имейте в виду: законодательство не предусматривает срока давности, после которого работник утрачивал бы право на ежегодный отпуск. Нет в нем и запрета на предоставление подряд нескольких ежегодных отпусков, не использованных в предыдущие годы. Подтверждает это и Минсоцполитики в письме от 29.12.2015 г. № 774/13/116-15.

Так что если у вашего работника накопилось значительное количество календарных дней неиспользованного отпуска за несколько предыдущих лет работы, то он запросто может их отгулять. Главное — чтобы работодатель дал добро на такой длительный отдых.

Вас беспокоит требование ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках? Напомним: в соответствии с ним общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней.

Не волнуйтесь! Это ограничение касается лишь ситуации, когда в коллективном или трудовом договоре продолжительность отпуска работника за рабочий год предусмотрена более чем 59 (69) календарных дней. В таком случае гражданину действительно позволено за такой год отгулять максимум 59 (69) календарных дней. Остальные дни, превышающие этот лимит, «сгорают».

Ситуаций же с предоставлением отпусков за несколько лет указанное ограничение никоим образом не касается.

Расчетный период для отпуска за несколько лет: какой он?

Если работник решает использовать одним махом все причитающиеся ему дни отпуска за несколько лет и работодатель не возражает против этого, то в таком случае оформляют единый приказ о предоставлении сразу всех накопившихся дней.

Для бухгалтера тут все легко и просто — он определяет расчетный период для начисления отпускных только один раз в обычном порядке

Другое дело, если работник решит раздробить свой продолжительный отпуск на части, между которыми будет работать. Тогда под каждый отдельный кусочек отпуска придется оформлять новый приказ.

Понятно, что и расчетный период для начисления отпускных каждый раз нужно будет определять заново. Исключение — случай, когда несколько отпускных кусочков «вписываются» в рамки одного месяца. Для таких кусочков расчетный период будет один-единственный.

1.12. Отзыв из отпуска

Кому как не бухгалтеру знать, что незаменимые люди есть. Ведь сколько раз бывало: не успел он уйти в отпуск, и на тебе — вдруг срочно понадобился на работе. Да и директору с главным инженером не позавидуешь — о полноценном отпуске они тоже зачастую могут лишь мечтать. Чуть какой-нибудь аврал — и без отпускника в этот момент на производстве не обойтись.

Однако можно ли так просто взять и отозвать работника из отпуска? Как правильно оформить эту процедуру, чтобы комар носа не подточил? Сейчас узнаем.

Когда можно отозвать работника из отпуска

Вообще-то прерывать ежегодный отпуск работника ни с того ни с сего отечественное трудовое законодательство не позволяет.

Отозвать работника из ежегодного отпуска можно, исключительно чтобы ( ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках):

— предотвратить стихийное бедствие;

— предотвратить производственную аварию;

— устранить последствия стихийного бедствия или производственной аварии;

— предотвратить несчастные случаи, простой, гибель или порчу имущества предприятия.

Также разрешается отзывать из отпуска в других случаях, предусмотренных законодательством.

Имейте в виду: указанный перечень оснований для отзыва работника из отпуска — исчерпывающий

Никакие другие причины не дают работодателю права безапелляционно заявить работнику, что его отдых прерывается.

Хотя даже при наступлении оговоренных законом форс-мажорных обстоятельств вызвать отпускника на работу можно лишь при выполнении нескольких важных условий. Назовем их.

Условия отзыва работника из отпуска

Первое условие. Работник должен дать письменное согласие на отзыв из отпуска.

Заметьте: отказ работника прервать свой отдых и вернуться «к станку» нельзя считать нарушением трудовой дисциплины (в частности, приравнивать к прогулу). И уж конечно, это не повод для увольнения.

Важно! Неправомерный отзыв работника из ежегодного отпуска и/или отзыв без его согласия является нарушением трудового законодательства и может стать причиной привлечения работодателя и его должностных лиц к ответственности (см. подраздел 1.1 на с. 3).

Второе условие. Основная непрерывная часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Впрочем, не думайте, что при наступлении форс-мажорных обстоятельств, перечисленных в ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках, вы не можете отозвать работника из отпуска, пока тот не отгуляет 14 календарных дней. Можно отозвать и на второй день отпуска, а затем предоставить оставшиеся дни так, чтобы было соблюдено это условие.

Но вот если отпуск работника составляет 24 календарных дня, а он отгулял 11, придется подождать еще 3 дня, чтобы выполнить условие по дням

Третье условие. Неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска, или по соглашению сторон переносится на другой период.

Учтите: в общем случае эта часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Как оформить отзыв работника из отпуска

Обычно все начинается с докладной или служебной записки на имя руководителя предприятия. В ней приводят причины, по которым вызвать на подмогу нужно именно отпускника.

После того как руководитель даст добро, заручитесь согласием работника в письменном виде. Что дальше? А дальше для отзыва работника из отпуска руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение).

Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме (см. образец приказа на с. 36).

Работник считается отозванным из отпуска со дня выхода на работу.

Информацию об отзыве работника из отпуска отражают и в разделе V Личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656). Делают это таким образом:

— аккуратно зачеркивают одной чертой предыдущую запись о количестве дней и дате окончания отпуска;

— ниже (или рядом) в соответствующих графах указывают фактическое количество предоставленных дней и дату окончания отпуска;

— напротив новой даты в графе «Підстава, наказ №» указывают номер и дату приказа об отзыве из отпуска.

Корректирующую запись о фактическом количестве дней использованного отпуска и дне окончания отпуска можно сделать другим цветом, принятым в делопроизводстве (черным, фиолетовым).

Не забудьте внести новые даты отпуска, которые «нарисовались» из-за отзыва работника, в график отпусков.

Как оплатить труд работника при отзыве из отпуска

Труд работника, отозванного из отпуска, работодатель оплачивает с учетом той суммы, которая была начислена в оплату неиспользованной части отпуска ( ч. 8 ст. 79 КЗоТ).

Это значит, что за время фактической работы предприятие должно начислить работнику заработную плату и отсторнировать отпускные за неиспользованные дни отпуска (подробнее см. в подразделе 3.2 на с. 64).

Как мы уже отметили выше, неиспользованную часть ежегодного отпуска:

— либо предоставляют работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска,

— либо переносят по соглашению сторон на другой период.

Интересно, нужно ли пересчитывать среднюю зарплату при предоставлении впоследствии неиспользованных дней ежегодного отпуска?

Здесь все зависит от того, когда работник будет догуливать отпуск

Если он отправится в отпуск сразу после окончания действия причин, по которым был отозван из отпуска, в том же месяце, когда начался его прерванный отпуск, заморачиваться с пересчетом незачем.

Рассчитать заново среднюю зарплату за оставшиеся дни отпуска придется, если:

— неиспользованная часть отпуска переносится на другой период;

— месяц, на который приходится начало отпуска, предоставленного после окончания действия причин, по которым работник был отозван из отпуска, не совпадает с месяцем ухода в прерванный отпуск.

Пример 1.11. Предприятие предоставило работнику Михайленко В. С. ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 10.05.2017 г.

С 16.05.2017 г. работника с его письменного согласия и на основании соответствующего приказа руководителя отозвали из отпуска для предотвращения простоя в связи с поломкой башенного крана. Поломка устранена 18.05.2017 г.

В рассматриваемой ситуации у работника остались неиспользованными 18 календарных дней ежегодного основного отпуска. Эту часть отпуска по согласованию с работодателем он может:

а) использовать сразу после устранения поломки, т. е. с 19.05.2017 г.;

б) перенести на другой период;

в) разделить на части (при условии, что основная непрерывная часть оставшегося отпуска составит 14 календарных дней).

Прерывание отпуска по инициативе работника

А что, если сотруднику самому надоело отдыхать? Может ли он по собственной инициативе прервать свой отпуск? Да, может, если работодатель не против.

Желание вернуться в строй работник должен изложить в форме заявления. На его основании руководитель издаст соответствующий приказ (распоряжение) о прерывании ежегодного отпуска и допуске гражданина к работе, а также о переносе части отпуска, оставшейся неиспользованной, на другой период.

Но опять-таки прервать отпуск (при его продолжительности 24 календарных дня) можно только так, чтобы одна из частей составляла как минимум 14 календарных дней.

1.13. Отпуск и увольнение

По желанию работника в случае его увольнения (кроме увольнения за нарушение трудовой дисциплины) работодатель должен предоставить ему неиспользованный ежегодный отпуск с последующим увольнением. Так устанавливает ч. 1 ст. 3 Закона об отпусках.

В этом случае датой увольнения является последний день отпуска.

Претендовать на неиспользованную часть отпуска может и работник, который увольняется в связи с окончанием срока трудового договора*. В таких условиях,

* Подробно о расторжении срочного трудового договора в связи с окончанием срока его действия вы можете узнать из спецвыпуска «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 16, с. 49.

если время отпуска полностью или частично превышает срок трудового договора, то действие этого договора продлевается до окончания отпуска

Однако, как отмечает Минсоцполитики в письме от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12, предоставление работнику отпуска при его увольнении в связи с окончанием срока трудового договора — это право, а не обязанность работодателя. А значит, работодатель может и отказать работнику в такой ситуации.

Если работник не воспользовался своим правом на отпуск, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные дни ежегодных отпусков. Подробно о порядке выплаты компенсации см. в разделе 4 на с. 78.

Работник увольняется до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный отпуск полной продолжительности? У этого работника возникает задолженность перед предприятием на сумму отпускных, полученных в счет неотработанной части рабочего года.

Как при таких обстоятельствах должен поступить работодатель? По общему правилу при проведении окончательного расчета с работником следует удержать из его заработка сумму отпускных за дни ежегодного отпуска, предоставленные наперед ( ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках).

Но есть случаи, когда такое удержание не производят. Перечислим их на рис. 1.6 (см. с. 38).

Ваш работник увольняется на другом основании? Тогда придется рассчитать сумму отпускных, которую надо удержать из зарплаты при окончательном расчете с работником. Сделать это просто.

Во-первых, определяем количество причитающихся работнику дней отпуска за текущий рабочий год по дату увольнения (далее — заработанные дни отпуска). Порядок такой же, как и для новичка в первый год работы (см. подраздел 1.6 на с. 18).

Во-вторых, находим количество дней отпуска, излишне использованных работником. Для этого вычитаем из количества фактически использованных дней отпуска за текущий рабочий год количество заработанных дней отпуска.

В-третьих, рассчитываем сумму отпускных, которые начислили за излишне предоставленные дни отпуска. Для этого количество излишне использованных дней отпуска умножаем на среднедневную зарплату, исходя из которой рассчитали отпускные при предоставлении отпуска.

И последнее. Имейте в виду: увольнение работника, пребывающего в отпуске, по инициативе собственника или уполномоченного им органа* не допускается ( ч. 3 ст. 40 КЗоТ). Причем вид отпуска (ежегодный, социальный, без сохранения заработной платы и др.) значения не имеет (п. 17 постановления № 9). Исключение — случаи увольнения в связи с полной ликвидацией предприятия, учреждения, организации.

* Основания для увольнения по инициативе работодателя см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 16, с. 58.

1.14. Закрываем «отпускную задолженность»

Как вы уже поняли, накапливать отпуска — плохая идея. Самый простой вариант избавиться от «отпускной задолженности» — отправить работника в отпуск (см. подразделе 1.11 на с. 33).

А есть ли еще законные способы «выровнять» ситуацию? Давайте посмотрим.

Вместо отпуска — деньги

Первый вариант — вместо отпуска выплатить работнику денежную компенсацию.

Однако без прекращения трудовых отношений компенсировать деньгами вы можете только часть ежегодного отпуска (основного и дополнительных), который причитается работнику за отработанный рабочий год. Так, согласно ст. 24 Закона об отпусках по желанию работника заменить денежной компенсацией можно ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 24 календарных дня (подробнее см. подраздел 4.2 на с. 79).

Если накопленных дней ежегодных отпусков много, можно использовать вариант увольнения-приема.

Но! Работник должен понимать, что в таком случае его «отпускной запас» обнулится!

Рабочий год, за который работник впоследствии получит ежегодный отпуск, будет исчисляться со дня заключения нового трудового договора

Работник согласен на такие «жертвы»? Тогда пусть пишет работодателю два заявления. Одно с просьбой уволить его, например, по собственному желанию, а второе — принять на работу с даты, следующей за датой увольнения.

В свою очередь, работодатель издает два приказа. Первый — о прекращении трудовых отношений с работником, второй — о приеме его на работу.

В день увольнения проведите с работником окончательный расчет и выплатите все причитающиеся ему суммы, в том числе и компенсацию за все неиспользованные дни всех ежегодных отпусков.

О том, как определить количество неиспользованных дней ежегодных отпусков, накопленных за несколько лет, см. в разделе 4 на с. 78.

Важно! О приеме работника на работу обязательно проинформируйте налоговый орган, подав соответствующее Уведомление. Подайте его независимо от того, был перерыв в днях между увольнением и приемом или нет, а также от того, на прежнюю должность принимаете работника или на другую.

Интересный момент. Работника можно допустить к работе только после того, как будет подано на него Уведомление. А значит, если трудовые договоры следуют друг за другом, о заключении нового трудового договора нужно будет уведомить налоговиков еще в период работы работника по действующему трудовому договору.

Не хотите связываться с приемом-увольнением гражданина? Тогда предлагаем вам еще два способа избавления от отпускных «хвостов»:

— отправить в отпуск и принять по совместительству;

или

— отправить в отпуск и заключить договор гражданско-правового характера (далее — ГПД).

Работник-совместитель

Работник вправе заключать наряду с основным трудовым договором другие трудовые договоры о работе по совместительству* ( ст. 21 КЗоТ). Заметьте: работать на условиях совместительства он может на том же предприятии, которое является его основным местом работы. Такое совместительство называют внутренним.

* Если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

При этом должность и трудовые обязанности на работе по совместительству могут совпадать с должностью и трудовыми обязанностями работника по основному месту работы.

Из сказанного делаем вывод:

работник может пойти в ежегодный отпуск и на этот период устроиться работать по срочному трудовому договору к тому же работодателю на ту же должность, но по совместительству

Кстати, Закон об отпусках не против работы совместителя в период его отпуска по основному месту работы. Ведь работодатель обязан предоставлять отпуск совместителю одновременно с отпуском по основному месту работы, только если последний хочет этого (п. 6 ч. 7 ст. 10).

Однако учтите тут два важных момента.

1. О том, что работник будет работать по совместительству, обязательно сообщите налоговикам, направив им Уведомление о приеме на работу.

2. В трудовом договоре о работе по совместительству (приказе о приеме на работу) укажите реальную занятость работника в течение рабочего дня. Ведь оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения им работы полное рабочее время и выплата «черной» зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ, ВС и НДФЛ грозят работодателю немалым штрафом.

Так, согласно абзацу второму ч. 2 ст. 265 КЗоТ штраф составляет 30 размеров минимальной зарплаты, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено такое нарушение.

Кроме того, не останутся безнаказанными и виновные должностные лица работодателя, ибо тут налицо нарушение требований трудового законодательства (см. подраздел 1.1 на с. 3).

Работник-ГПДшник

Такой вариант укладывается в рамки закона. Ведь он не запрещает физлицам заключать ГПД на выполнение работ (предоставление услуг) с теми предприятиями, на которых они работают по трудовому договору.

Однако, заключая ГПД на период отпуска, учтите следующие нюансы.

1. Прописанные в ГПД условия должны отвечать условиям подряда / предоставления услуг. То есть заключенный договор должен приводить к возникновению именно гражданско-правовых, а не трудовых правоотношений (см. письмо Минтруда от 11.03.2002 г. № 06/2-4/42).

2. В тексте ГПД избегайте формулировок наподобие «работник» и «работодатель», а также ссылок на названия профессий и специальностей согласно Классификатору профессий ДК 003:2010, Справочнику квалификационных характеристик или другим «трудовым» документам. Объем выполняемых работ по ГПД должен отличаться от выполняемых ранее по трудовому договору (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 88).

3. Подрядчик/исполнитель самостоятельно организует процесс труда. Следовательно, он не подчиняется внутреннему трудовому распорядку предприятия и не включается в штат.

4. ГПД заключают для выполнения определенной работы (предоставления услуги), цель которой — достижение ее конкретного конечного результата (получение материального результата (услуги)). Если результат достигнут — договор прекращается. А вот трудовая функция, как правило, не направлена на достижение какого-либо конечного результата. Поэтому если выделить конкретный результат нельзя, лучше остановиться на варианте срочного трудового договора и совместительства (см. с. 40).

Будьте внимательны! Если условия, прописанные в ГПД, будут соответствовать трудовым, контролирующие органы могут признать отношения между заказчиком и подрядчиком/исполнителем трудовыми.

выводы

  • Право на ежегодный отпуск, как и на другие виды отпусков, имеют все физлица, которые работают у работодателя по трудовому договору.
  • Продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 24 календарных дней за отработанный рабочий год.
  • Отпускной стаж исчисляют с первого дня приема работника на работу.
  • По общему правилу, право гражданина на ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания 6 месяцев непрерывной работы на этом предприятии.
  • Очередность предоставления отпусков работникам устанавливается на предприятии графиком.
  • Отозвать работника из отпуска можно лишь при наступлении оговоренных законом форс-мажорных обстоятельств.
  • Если работник до момента увольнения не воспользовался своим правом на отпуск, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные дни ежегодных отпусков.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить