Щорічна відпустка: основні моменти (ч. 2)

1.7. Черговість надання відпусток

Використовувати відпустку, коли заманеться, працівники не мають права. Конкретний строк «походу» у щорічну відпустку обов’язково має бути погоджено з роботодавцем. Інакше «самовільність» працівника може бути розцінена як порушення трудової дисципліни.

Черговість надання щорічних відпусток визначається графіком

Такий графік, як випливає з ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, має бути на кожному підприємстві.

Графік щороку затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Затверджений графік доводять до відома всіх працівників.

При складанні графіка мають бути враховані як інтереси роботодавця, так і особисті інтереси працівників і можливості їх відпочинку.

Формуючи графік відпусток, пам’ятайте про те, що на підприємстві можуть працювати працівники, яким роботодавець зобов’язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час ( ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки). Щоправда, незважаючи на свої привілеї, такі товариші все одно повинні повідомити роботодавця про бажаний період відпустки.

Хочете знати, хто входить до цього привілейованого кола? Будь ласка (див. рис. 1.4 на с. 23).

Є ще декілька категорій працівників, яким відповідно до Закону про відпустки щорічні відпустки надають в особливий час (див. табл. 1.5).

Таблиця 1.5. Період щорічних відпусток у деяких категорій працівників

Крім того, право на використання чергової відпустки в будь-який зручний час мають, зокрема:

— особи, віднесені до 1 і 2 категорій постраждалих у результаті Чорнобильської катастрофи (п. 22 ч. 1 ст. 20 і п. 1 ч. 1 ст. 21 Закону № 796);

— ветерани військової служби, органів внутрішніх справ, Національної поліції, податкової міліції, державної пожежної охорони, Державної кримінально-виконавчої служби, служби цивільного захисту, Державної служби спецзв’язку (п. 13 ст. 6 Закону № 203);

— особи, які мають статус дітей війни (абзац третій ст. 5 Закону України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV);

— почесні донори України (абзац сьомий ч. 1 ст. 13 Закону України «Про донорство крові та її компонентів» від 23.06.95 р. № 239/95-ВР);

— працівники протитуберкульозних установ, які захворіли на туберкульоз унаслідок виконання службових обов’язків (ч. 3 ст. 23 Закону України «Про протидію захворюванню на туберкульоз» від 05.07.2001 р. № 2586-III).

До того ж роботодавець має право передбачити в колективному або індивідуальному трудовому договорі додаткові категорії працівників, які матимуть право на щорічну відпустку в будь-який зручний для них час.

1.8. Документальне оформлення

Складаємо графік відпусток

Як ми вже зазначили вище, черговість надання відпусток працівникам установлюється на підприємстві графіком. Цей документ зазвичай складається з ініціативи роботодавця.

Конкретні строки складання і форма графіка відпусток ані в Законі про відпустки, ані у КЗпП не визначені. Так коли ж складати графік відпусток?

Як правило, це роблять щороку на самому початку календарного року — не пізніше 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213). Зокрема, на дотриманні цього строку наполягають фахівці Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15). Хоча, на наш погляд, не буде біди, якщо ви трохи забаритеся. Головне — встигнути до того, як у поточному році у відпустку відправиться перший працівник.

Зауважте: складання графіка відпусток — процедура обов’язкова для всіх роботодавців, у тому числі й підприємців (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).

А як щодо форми графіка? Одразу зазначимо, що уніфікованої форми цього документа немає, тому кожне підприємство має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні.

Як правило, у графіку не зазначають конкретну дату виходу працівника у відпустку, а встановлюють місяці початку та закінчення відпустки. Конкретний же її період у межах, установлених графіком, роботодавець і працівник узгоджують між собою. Хоча за бажання у графіку можуть бути проставлені точні «відпускні» дати.

Складений графік погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після цього його затверджує керівник підприємства.

Затверджений графік доводять до відома всіх працівників, краще під підпис (для цього у ньому варто передбачити окрему графу «Підпис працівника»).

При складанні графіка мають бути враховані як інтереси роботодавця, так і особисті інтереси працівників і можливості їх відпочинку. Складаючи графік відпусток, пам’ятайте про працівників, яким ви зобов’язані надати відпустку в будь-який зручний для них час (див. підрозділ 1.7 на с. 22).

До графіка має сенс уключити не тільки щорічні основні відпустки поточного року, а й:

— щорічні додаткові відпустки (див. с. 12) і додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи ( ст. 19 Закону про відпустки);

— щорічні відпустки та відпустки на дітей, не використані минулого року.

Якщо відпустка ділиться на частини — це також зазначають у графіку

Графік відпусток складають щодо всіх працівників: як зайнятих за основним місцем роботи, так і сумісників. А от осіб, які працюють за цивільно-правовим договором, до графіка не включають, оскільки щорічна оплачувана відпустка їм не надається. Як може виглядати графік відпусток, див. на с. 26.

Увага! Працівника ви можете відправити у щорічну відпустку без його заяви. Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не зобов’язують роботодавця отримувати від співробітника заяву для надання йому законного відпочинку.

Про дату початку відпустки згідно з графіком роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку і видати відповідний наказ. Це передбачено ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки.

Як це зробити? Є два способи:

1) надіслати працівнику повідомлення про дату початку відпустки. Його складають у довільній формі, причому краще у двох примірниках: перший — для працівника, другий (з відміткою про повідомлення працівника) — для кадрової служби;

2) ознайомити працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки під підпис.

Якщо роботодавець у встановлений строк не попередить працівника про початок відпустки, той може вимагати перенести відпустку на інший період ( п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Наведемо зразок форми повідомлення про початок щорічної відпустки.

Дотримуватися затвердженого графіка відпусток зобов’язані і роботодавець, і працівники.

Але може статися, що до чинного графіка відпусток необхідно внести зміни. Коли в цьому виникає потреба? Якщо на підприємстві є «пільговики». Адже навіть якщо відпустка була запланована у графіку відпусток чітко відповідно до побажань таких працівників, вони мають право змінити своє рішення і написати роботодавцю заяву з проханням надати відпустку з іншої дати. Відмовити в перенесенні відпустки їм не можна.

Крім того, змінити графік доведеться, якщо у відпустку йтимуть працівники, прийняті в поточному році після затвердження графіка.

А якщо відпускні плани зміняться у працівника, який не належить ані до «пільговиків», ані до новачків? Чи можна перенести його відпустку?

Так, можна. За таких обставин працівнику достатньо подати заяву на ім’я керівника з проханням перенести відпустку на інший (бажаний) період або поділити її на частини (у разі необхідності).

Якщо керівник вирішить, що таке перенесення (поділ) не вплине на виробничий процес, то на підставі заяви працівника він видасть наказ (розпорядження) про перенесення відпустки і внесення змін до графіка відпусток. Жодних порушень у цьому немає.

Про те, в яких ще випадках може бути перенесена відпустка, ви можете дізнатися з підрозділу 1.9 (див. с. 29).

Тепер переходимо до другого етапу документального оформлення надання відпусток.

Видаємо наказ (розпорядження) про надання відпустки

Типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (№ П-3) затверджена наказом № 489. Підставою для складання цього наказу є затверджений графік відпусток.

Наведемо зразок такого наказу на с. 28.

Утім, наказ про надання відпустки ви можете скласти і в довільній формі, включивши в нього всі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів».

На підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить інформацію про відпустку, що надається працівникові, у розділ V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.

Заява про надання відпустки

Якщо працівники вирушають у відпустку строго за графіком, то необхідності складати заяву про надання відпустки немає.

Проте може статися, що відпустка працівникові знадобилася терміново. Наприклад, йому «підвернулася» путівка на санаторно-курортне лікування. Як бути в такому разі? Тоді з документальним оформленням чинять так:

1) працівник подає керівникові підприємства заяву про надання відпустки, погоджену зі своїм безпосереднім керівником. У заяві він вказує бажану дату виходу у відпустку і її тривалість;

2) кадрова служба оформляє наказ (розпорядження) про надання відпустки відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника.

Як скласти наказ (розпорядження) про надання відпустки, ви вже знаєте (див. с. 28). Тепер погляньте, як може виглядати заява про надання відпустки.

1.9. Перенесення і продовження щорічної відпустки

Навіть якщо щорічна відпустка була запланована у графіку відпусток чітко відповідно до побажань працівника, вона може бути перенесена на інший період.

У цьому немає нічого незвичайного, адже можливість такого перенесення передбачено ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки.

Умовно всі випадки перенесення щорічної відпустки можна поділити на три групи:

1) на вимогу працівника;

2) у зв’язку з непередбаченими обставинами;

3) з ініціативи роботодавця.

Ситуації, при настанні яких допускається перенесення щорічної відпустки, наведемо на рис. 1.5.

Увага! У випадках 1 і 3, наведених на рис. 1.5 (див. с. 29), щорічну відпустку переносять на інший період. А ось при настанні непередбачених обставин (випадок 2 на рис. 1.5) можливі варіанти.

Перший варіант. Непередбачені обставини настали до початку щорічної відпустки. Тоді відпустку переносять на інший період.

Другий варіант. Непередбачені обставини настали під час відпустки. Тоді невикористану частину відпустки ( ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки):

— надають після закінчення дії причин, що її перервали (тобто відпустка подовжується),

або

— переносять на інший період.

Що робити з відпусткою через непередбачені обставини, які настали, — переносити її чи подовжувати, роботодавець і працівник погоджують між собою.

Самостійно вирішувати питання про перенесення відпустки на інший період або її продовження працівник не має права

Після того як роботодавець і працівник погодять нову дату виходу у відпустку або вирішать її (її частину) перенести, видають відповідний наказ (розпорядження) (див. лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12) і вносять зміни до графіка відпусток.

При цьому майте на увазі: якщо такий працівник належить до однієї з пільгових категорій з ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки (див. рис. 1.4 на с. 23), відпустку йому ви повинні надати в будь-який зручний для нього час.

Безпосередньо перед виходом працівника у відпустку на підставі графіка відпусток керівник підприємства видає новий наказ (розпорядження) про надання відпустки. З цим наказом працівника ознайомлюють під підпис.

Про дату початку відпустки працівника повідомляють письмово не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку.

Важливо! Невикористану частину щорічної відпустки бажано надати працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка ( ч. 7 ст. 79 КЗпП, ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки).

Водночас законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічні відпустки. Підтверджує це й Мінсоцполітики в листі від 29.12.2015 р. № 774/13/116-15.

Приклад 1.8. Згідно з наказом про надання відпустки, виданим на підставі затвердженого графіка відпусток, працівнику надано щорічну відпустку з 22 травня 2017 року тривалістю 24 календарних дні. Перебуваючи в щорічній відпустці, працівник повідомив, що він захворів. Згідно з наданим листком непрацездатності він хворів з 6 по 12 червня 2017 року (7 календарних днів).

У цьому випадку роботодавець і працівник за погодженням можуть вирішити:

1) продовжити відпустку. У разі такого варіанта працівник повинен подати роботодавцю заяву з проханням продовжити відпустку у зв’язку з хворобою, що збіглася з періодом відпустки.

На підставі цієї заяви і листка непрацездатності роботодавець видасть наказ (розпорядження) про продовження відпустки.

У результаті відпустка працівника буде продовжена на кількість днів хвороби, що припадають на таку відпустку згідно з листком непрацездатності. Тоді працівник повинен вийти з відпустки 23.06.2017 р. (на період відпустки припадає Трійця (04.06.2017 р.), тому вона продовжується на один день);

2) перенести відпустку на інший період. За даних обставин працівник також повинен подати на ім’я керівника підприємства заяву, але вже з проханням перенести не використану у зв’язку з хворобою частину відпустки. У заяві він зазначає нову бажану дату і тривалість відпустки.

Якщо роботодавець згоден, він видає наказ (розпорядження) про перенесення відпустки, а кадрова служба вносить відповідні зміни до графіка відпусток.

Наведемо зразки заяви працівника і наказу керівника підприємства про перенесення відпустки працівника.

А вже безпосередньо перед тим, як працівник візьме невикористану частину відпустки, керівник підприємства на підставі графіка відпусток видасть новий наказ (розпорядження) про надання відпустки.

Приклад 1.9. Згідно з наказом про надання відпустки, виданим на підставі затвердженого графіка відпусток, працівник повинен був піти в щорічну відпустку з 19 квітня 2017 року на 24 календарних дні. Проте 14 квітня 2017 року він захворів. Згідно з наданим листком непрацездатності його хвороба тривала по 21 квітня 2017 року включно.

У цьому випадку працівник захворів до початку щорічної відпустки. У зв’язку з цим таку відпустку переносять на інший період. Про перенесення відпустки керівник підприємства видає наказ (розпорядження) (див. вище).

Зміну дати надання відпустки також відображають у графіку відпусток.

Цікаво, чи потрібно перераховувати середню зарплату при наданні згодом невикористаних днів щорічної відпустки?

Якщо недогуляна через хворобу частина відпустки переноситься на наступний/наступні місяці, то бухгалтерія, крім того, що нараховує лікарняні на підставі отриманого листка непрацездатності, ще й сторнує суми відпускних за не використані у зв’язку з хворобою дні.

Коли працівник відправиться догулювати дні відпустки, що залишилися, то відпускні йому за ці дні доведеться розрахувати заново.

1.10. Ділимо відпустку на частини

Ваш працівник вважає за краще використовувати належну йому щорічну відпустку не одним махом, а по шматочках — кілька разів на рік? І ви готові виконати це бажання? Тоді вам корисно буде знати, як правильно поділити відпустку на частини, щоб і виробничий процес не постраждав, і працівник залишився задоволений. Уся потрібна інформація — у цьому підрозділі.

Як стверджують <ч. 6 ст. 79 КЗпП і ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки, щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості.

Проте основна безперервна частина такої відпустки повинна становити не менше 14 календарних днів

При цьому враховуйте важливі нюанси, пов’язані з процедурою поділу відпустки на частини.

Перший нюанс. Працівник може виявити бажання поділити відпустку на частини, але роботодавець не зобов’язаний це бажання виконувати. Адже ст. 12 Закону про відпустки передбачає можливість поділу щорічної відпустки на частини, а не обов’язок роботодавця зробити це, як того бажає працівник.

Роботодавець ураховує перш за все виробничі інтереси підприємства і дбає про те, щоб не допустити втрат робочого часу, тому може й не піти назустріч працівнику. Замість цього він має право запропонувати поділити відпустку на своїх умовах або не ділити її взагалі (див. листи Мінпраці від 26.02.2008 р. № 87/13/84-08 і від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

Проте якщо ще на початку року у графіку відпусток запрограмували щорічну відпустку саме частинами, то жодних питань бути не повинно, оскільки тут очевидна полюбовна домовленість працівника і роботодавця.

Кількість частин, на які працівник бажає поділити щорічну відпустку, він погоджує з роботодавцем.

Другий нюанс. Хоча основна безперервна частина щорічної відпустки і має бути не менше 14 календарних днів, але зовсім не обов’язково, щоб вона була надана працівнику першою. Погоджується з цим і Мінсоцполітики (див. лист від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13).

Приклад 1.10. Свою щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні працівник вирішив поділити так: 5 + 5 + 14 календарних днів. Проти такого розподілу роботодавець не заперечує.

Послідовність використання частин, на які буде поділено щорічну відпустку, працівник погоджує з роботодавцем. Спочатку цей працівник може піти у відпустку тривалістю 14 календарних днів, а потім узяти дві відпустки по 5 календарних днів. А може вчинити й навпаки — узяти спочатку дві відпустки по 5 календарних днів, а потім відпустку на 14 календарних днів. Також працівник може обрати третій варіант: піти у відпустку на 5 календарних днів, потім на 14, а потім знову на 5.

Третій нюанс. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Так установлюють ч. 7 ст. 79 КЗпП і ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки.

Четвертий нюанс. На радість працівника, невикористана частина щорічної відпустки може бути надана з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в який із днів тижня закінчилася попередня використана її частина. Отже,

якщо частину відпустки підприємство надало працівнику з понеділка по п’ятницю, то наступну частину цей працівник може взяти теж з понеділка

Пояснення тут просте: зараз у законодавстві немає умови про використання відпустки з дня тижня, що настає за днем закінчення попередньої використаної її частини. Про це нагадує Мінпраці в листах від 17.11.2006 р. № 413/13/116-06, від 26.02.2008 р. № 87/13/84-08 і від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10.

А якщо працівник хоче залишок невикористаної відпустки (наприклад, 10 календарних днів із належних йому 24) «розкидати» на вихідні дні (суботу і неділю)? Бувають же на підприємстві такі трудівники, яких хлібом не годуй, а дай попрацювати! Чи можна піти їм назустріч?

Чом би й ні?! Жодних вимог надавати щорічну відпустку, як і її невикористану частину, виключно з робочого дня в законодавстві немає. Отже, якщо роботодавець не проти, працівник може брати відпустку (її невикористану частину) у будь-який календарний день, у тому числі у вихідний, святковий або неробочий. Причому у цьому випадку наш мегапрацьовитий співробітник опиниться у подвійному виграші:

— по-перше, вибере свій відпускний запас, продовжуючи працювати;

— по-друге, отримає оплату від роботодавця як за робочі, так і за відпускні дні, що припадають на вихідні.

1.11. Надаємо відпустку за декілька років підряд

Надавати чи ні?

Насамперед запам’ятайте: ст. 80 КЗпП і ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняють не надавати щорічну відпустку:

1) повної тривалості протягом двох років підряд;

2) протягом робочого року:

— працівникам віком до 18 років;

— працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці.

Невиконання цих норм вважається нічим іншим, як порушенням законодавства про працю

Про наслідки такого порушення див. у підрозділі 1.1 на с. 4.

Ваш працівник — «пропащий» трудоголік і сам не хоче йти у відпустку? Він навіть написав письмову відмову від відпустки? На жаль, така ударна робота може загрожувати неприємностями, якщо до вас нагряне перевірка з Держпраці.

Тому стежте, щоб такі працівники щороку використовували своє право на відпочинок. Допоможе вам у цьому графік відпусток. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про надання відпустки. І заява працівника тут не потрібна.

Ознайомте свого «трудягу» під підпис з датою початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку. Якщо громадянин після всього цього відмовиться йти у відпустку, то таку відмову, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12), слід розцінювати як порушення трудової дисципліни. А отже, трудоголіка можна притягнути до дисциплінарної відповідальності.

Водночас зазначимо, що суди можуть поглянути на ситуацію інакше. Наприклад, у постанові Житомирського окружного адмінсуду від 09.11.2016 р. у справі № 806/1561/16 зазначено, що відпустка — це право, а не обов’язок працівника. І використання цього права залежить тільки від волі працівника, оскільки відсутній правовий механізм примусового направлення працівників у відпустку. У зв’язку з цим ми рекомендуємо все ж полюбовно вирішити з працівником питання про його відпустку.

На вашому підприємстві з якихось причин відпустки не надавалися працівникам взагалі або надавалися частково? Майте на увазі: законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічну відпустку. Немає в ньому й заборони на надання підряд декількох щорічних відпусток, не використаних у попередні роки. Підтверджує це й Мінсоцполітики в листі від 29.12.2015 р. № 774/13/116-15.

Отже, якщо у вашого працівника накопичилася значна кількість календарних днів невикористаної відпустки за декілька попередніх років роботи, то він запросто може їх відгуляти. Головне — щоб роботодавець дав добро на такий тривалий відпочинок.

Вас непокоїть вимога ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки? Нагадаємо: відповідно до неї загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.

Не хвилюйтеся! Це обмеження стосується тільки ситуації, коли в колективному або трудовому договорі тривалість відпустки працівника за робочий рік передбачена більше 59 (69) календарних днів. У такому разі громадянину дійсно дозволено за такий рік відгуляти максимум 59 (69) календарних днів. Решта днів, що перевищують цей ліміт, «згоряють».

Ситуацій же з наданням відпусток за декілька років зазначене обмеження жодним чином не стосується.

Розрахунковий період для відпустки за декілька років: який він?

Якщо працівник вирішує використати одним махом усі дні відпустки, що належать йому, за декілька років і роботодавець не заперечує проти цього, то в такому разі оформляють єдиний наказ про надання одразу всіх днів, що накопичилися.

Для бухгалтера тут усе легко і просто — він визначає розрахунковий період для нарахування відпускних тільки один раз у звичайному порядку

Інша справа, якщо працівник вирішить подрібнити свою тривалу відпустку на частини, між якими працюватиме. Тоді під кожен окремий шматочок відпустки доведеться оформляти новий наказ.

Зрозуміло, що й розрахунковий період для нарахування відпускних щоразу потрібно буде визначати заново. Виняток — випадок, коли декілька відпускних шматочків «вписуються» в межі одного місяця. Для таких шматочків розрахунковий період буде один-єдиний.

1.12. Відкликання з відпустки

Кому як не бухгалтеру знати, що незамінні люди є. Адже скільки разів бувало: не встиг він піти у відпустку, і на тобі — раптом терміново знадобився на роботі. Та й директору з головним інженером не позаздриш — про повноцінну відпустку вони теж частенько можуть тільки мріяти. Тільки-но якийсь аврал — і без відпускника у цей момент на виробництві не обійтися.

Проте чи можна так просто взяти і відкликати працівника з відпустки? Як правильно оформити цю процедуру, щоб комар носа не підточив? Зараз дізнаємося.

Коли можна відкликати працівника з відпустки

Узагалі-то переривати щорічну відпустку працівника ні з того ні з сього вітчизняне трудове законодавство не дозволяє.

Відкликати працівника з щорічної відпустки можна, виключно щоб ( ч. 8 ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки):

— відвернути стихійне лихо;

— відвернути виробничу аварію;

— усунути наслідки стихійного лиха або виробничої аварії;

— відвернути нещасні випадки, простій, загибель або псування майна підприємства.

Також дозволяється відкликати з відпустки в інших випадках, передбачених законодавством.

Майте на увазі: зазначений перелік підстав для відкликання працівника з відпустки є вичерпним

Жодні інші причини не дають роботодавцю права безапеляційно заявити працівнику, що його відпочинок переривається.

Хоча навіть при настанні застережених законом форс-мажорних обставин викликати відпускника на роботу можна тільки при виконанні декількох важливих умов. Назвемо їх.

Умови відкликання працівника з відпустки

Перша умова. Працівник повинен дати письмову згоду на відкликання з відпустки.

Зауважте: відмову працівника перервати свій відпочинок і повернутися «до верстата» не можна вважати порушенням трудової дисципліни (зокрема, прирівнювати до прогулу). І вже звичайно, це не привід для звільнення.

Важливо! Неправомірне відкликання працівника із щорічної відпустки та/або відкликання без його згоди є порушенням трудового законодавства і може стати причиною притягнення роботодавця та його посадових осіб до відповідальності (див. підрозділ 1.1 на с. 3).

Друга умова. Основна безперервна частина відпустки має становити не менше 14 календарних днів.

Утім, не думайте, що при настанні форс-мажорних обставин, перелічених у ч. 8 ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки, ви не можете відкликати працівника з відпустки, доки той не відгуляє 14 календарних днів. Можна відкликати і на другий день відпустки, а потім надати дні, що залишилися, так, щоб було дотримано цю умову.

Але якщо відпустка працівника становить 24 календарних дні, а він відгуляв 11, доведеться зачекати ще 3 дні, щоб виконати умову за днями

Третя умова. Невикористана частина щорічної відпустки надається працівнику після закінчення дії причин, через які він був відкликаний з відпустки, або за угодою сторін переноситься на інший період.

Урахуйте: у загальному випадку ця частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Як оформити відкликання працівника з відпустки

Зазвичай усе починається з доповідної або службової записки на ім’я керівника підприємства. У ній наводять причини, через які викликати на підмогу потрібно саме відпускника.

Після того як керівник дасть добро, заручіться згодою працівника письмово. Що далі? А далі для відкликання працівника з відпустки керівник підприємства видає відповідний наказ (розпорядження).

Уніфікованої форми такого документа немає, тому його складають у довільній формі (див. зразок наказу на с. 36).

Працівник вважається відкликаним з відпустки з дня виходу на роботу.

Інформацію про відкликання працівника з відпустки відображають і в розділі V Особової картки працівника (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656). Роблять це таким чином:

— акуратно закреслюють однією рискою попередній запис про кількість днів і дату закінчення відпустки;

— нижче (або поруч) у відповідних графах зазначають фактичну кількість наданих днів і дату закінчення відпустки;

— навпроти нової дати у графі «Підстава, наказ №» зазначають номер і дату наказу про відкликання з відпустки.

Коригуючий запис про фактичну кількість днів використаної відпустки і день закінчення відпустки можна зробити іншим кольором, прийнятим у діловодстві (чорним, фіолетовим).

Не забудьте внести нові дати відпустки, що «намалювалися» через відкликання працівника, до графіка відпусток.

Як оплатити працю працівника при відкликанні з відпустки

Працю працівника, відкликаного з відпустки, роботодавець оплачує з урахуванням тієї суми, що була нарахована в оплату невикористаної частини відпустки ( ч. 8 ст. 79 КЗпП).

Це означає, що за час фактичної роботи підприємство має нарахувати працівнику заробітну плату і відсторнувати відпускні за невикористані дні відпустки (детальніше див. у підрозділі 3.2 на с. 64).

Як ми вже зазначили вище, невикористану частину щорічної відпустки:

— або надають працівнику після закінчення дії причин, через які він відкликаний з відпустки;

— або переносять за угодою сторін на інший період.

Цікаво, чи потрібно перераховувати середню зарплату при наданні згодом невикористаних днів щорічної відпустки?

Тут усе залежить від того, коли працівник догулюватиме відпустку

Якщо він відправиться у відпустку одразу після закінчення дії причин, через які був відкликаний з відпустки, у тому самому місяці, коли розпочалася його перервана відпустка, морочитися з перерахунком не варто.

Розрахувати заново середню зарплату за дні відпустки, що залишилися, доведеться, якщо:

— невикористана частина відпустки переноситься на інший період;

— місяць, на який припадає початок відпустки, наданої після закінчення дії причин, через які працівник був відкликаний з відпустки, не збігається з місяцем виходу в перервану відпустку.

Приклад 1.11. Підприємство надало працівнику Михайленку В. С. щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 10.05.2017 р.

З 16.05.2017 р. працівника з його письмової згоди і на підставі відповідного наказу керівника було відкликано з відпустки для запобігання простою у зв’язку з поломкою баштового крана. Поломку усунено 18.05.2017 р.

У цій ситуації у працівника залишилися невикористаними 18 календарних днів щорічної основної відпустки. Цю частину відпустки за узгодженням з роботодавцем він може:

а) використати одразу після усунення поломки, тобто з 19.05.2017 р.;

б) перенести на інший період;

в) поділити на частини (за умови, що основна безперервна частина відпустки, що залишилася, становитиме 14 календарних днів).

Переривання відпустки з ініціативи працівника

А що, коли співробітнику самому набридло відпочивати? Чи може він з власної ініціативи перервати свою відпустку? Так, може, якщо роботодавець не проти.

Бажання повернутися до роботи працівник повинен викласти у формі заяви. На її підставі керівник видасть відповідний наказ (розпорядження) про переривання щорічної відпустки і допуск громадянина до роботи, а також про перенесення частини відпустки, що залишилася невикористаною, на інший період.

Але знову ж таки перервати відпустку (в разі її тривалості 24 календарних дні) можна тільки так, щоб одна з частин становила як мінімум 14 календарних днів.

1.13. Відпустка і звільнення

За бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) роботодавець повинен надати йому невикористану щорічну відпустку з подальшим звільненням. Так установлює ч. 1 ст. 3 Закону про відпустки.

У цьому випадку датою звільнення є останній день відпустки.

Претендувати на невикористану частину відпустки може і працівник, який звільняється у зв’язку із закінченням строку трудового договору*. У таких умовах,

* Детально про розірвання строкового трудового договору у зв’язку із закінченням строку його дії ви можете дізнатися із спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 16, с. 49.

якщо час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору, то дія цього договору продовжується до закінчення відпустки

Проте, як зазначає Мінсоцполітики в листі від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12, надання працівнику відпустки при його звільненні у зв’язку із закінченням строку трудового договору — це право, а не обов’язок роботодавця. А отже, роботодавець може й відмовити працівнику в такій ситуації.

Якщо працівник не скористався своїм правом на відпустку, роботодавець зобов’язаний виплатити йому компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток. Детально про порядок виплати компенсації див. у розділі 4 на с. 78.

Працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже використав щорічну відпустку повної тривалості? У цього працівника виникає заборгованість перед підприємством на суму відпускних, отриманих у рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Як за таких обставин повинен вчинити роботодавець? За загальним правилом, при проведенні остаточного розрахунку з працівником слід утримати з його заробітку суму відпускних за дні щорічної відпустки, надані наперед ( ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки).

Але є випадки, коли таке утримання не здійснюють. Перелічимо їх на рис. 1.6 (див. с. 38).

Ваш працівник звільняється на іншій підставі? Тоді доведеться розрахувати суму відпускних, яку треба утримати із зарплати при остаточному розрахунку із працівником. Зробити це просто.

По-перше, визначаємо кількість належних працівнику днів відпустки за поточний робочий рік по дату звільнення (далі — зароблені дні відпустки). Порядок такий самий, як і для новачка в перший рік роботи (див. підрозділ 1.6 на с. 18).

По-друге, знаходимо кількість днів відпустки, надміру використаних працівником. Для цього віднімаємо від кількості фактично використаних днів відпустки за поточний робочий рік кількість зароблених днів відпустки.

По-третє, розраховуємо суму відпускних, які нарахували за надміру надані дні відпустки. Для цього кількість надміру використаних днів відпустки множимо на середньоденну зарплату, виходячи з якої розрахували відпускні при наданні відпустки.

І останнє. Майте на увазі: звільнення працівника, який перебуває у відпустці, з ініціативи власника або уповноваженого ним органу* не допускається ( ч. 3 ст. 40 КЗпП). Причому вид відпустки (щорічна, соціальна, без збереження заробітної плати тощо) значення не має (п. 17 постанови № 9). Виняток — випадки звільнення у зв’язку з повною ліквідацією підприємства, установи, організації.

* Підстави для звільнення з ініціативи роботодавця див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 16, с. 58.

1.14. Закриваємо «відпускну заборгованість»

Як ви вже зрозуміли, накопичувати відпустки — погана ідея. Найпростіший варіант позбавитися від «відпускної заборгованості» — відправити працівника у відпустку (див. підрозділ 1.11 на с. 33).

А чи є ще законні способи «вирівняти» ситуацію? Давайте поглянемо.

Замість відпустки — гроші

Перший варіант — замість відпустки виплатити працівнику грошову компенсацію.

Проте без припинення трудових відносин компенсувати грошима ви можете тільки частину щорічної відпустки (основної та додаткових), що належить працівнику за відпрацьований робочий рік. Так, згідно зі ст. 24 Закону про відпустки за бажанням працівника замінити грошовою компенсацією можна ту частину щорічної відпустки, що перевищує 24 календарних дні (детальніше див. підрозділ 4.2 на с. 79).

Якщо накопичених днів щорічних відпусток багато, можна використати варіант звільнення-прийняття.

Але! Працівник повинен розуміти, що в такому разі його «відпускний запас» обнулиться!

Робочий рік, за який працівник згодом отримає щорічну відпустку, обчислюватиметься з дня укладення нового трудового договору

Працівник згоден на такі «жертви»? Тоді нехай пише роботодавцю дві заяви. Одну з проханням звільнити його, наприклад, за власним бажанням, а другу — прийняти на роботу з дати, що настає за датою звільнення.

У свою чергу, роботодавець видає два накази. Перший — про припинення трудових відносин з працівником, другий — про прийняття його на роботу.

У день звільнення проведіть із працівником остаточний розрахунок і виплатіть усі належні йому суми, у тому числі й компенсацію за всі невикористані дні всіх щорічних відпусток.

Про те, як визначити кількість невикористаних днів щорічних відпусток, накопичених за декілька років, див. у розділі 4 на с. 78.

Важливо! Про прийняття працівника на роботу обов’язково проінформуйте податковий орган, подавши відповідне Повідомлення. Подайте його незалежно від того, була перерва у днях між звільненням і прийняттям чи ні, а також від того, на колишню посаду приймаєте працівника чи на іншу.

Цікавий момент. Працівника можна допустити до роботи тільки після того, як буде подано на нього Повідомлення. А отже, якщо трудові договори йдуть один за одним, про укладення нового трудового договору потрібно буде повідомити податківців ще в період роботи працівника за чинним трудовим договором.

Не хочете зв’язуватися з прийняттям-звільненням громадянина? Тоді пропонуємо вам ще два способи позбавлення від відпускних «хвостів»:

— відправити у відпустку і прийняти за сумісництвом

або

— відправити у відпустку і укласти договір цивільно-правового характеру (далі — ЦПД).

Працівник-сумісник

Працівник має право укладати разом з основним трудовим договором інші трудові договори про роботу за сумісництвом* ( ст. 21 КЗпП). Зауважте: працювати на умовах сумісництва він може на тому самому підприємстві, що є його основним місцем роботи. Таке сумісництво називають внутрішнім.

* Якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

При цьому посада і трудові обов’язки на роботі за сумісництвом можуть збігатися з посадою і трудовими обов’язками працівника за основним місцем роботи.

Із зазначеного робимо висновок:

працівник може піти у щорічну відпустку і на цей період влаштуватися працювати за строковим трудовим договором до того самого роботодавця на ту саму посаду, але за сумісництвом

До речі, Закон про відпустки не проти роботи сумісника в період його відпустки за основним місцем роботи. Адже роботодавець зобов’язаний надавати відпустку суміснику одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, тільки якщо останній хоче цього (п. 6 ч. 7 ст. 10).

Проте врахуйте тут два важливі моменти.

1. Про те, що працівник працюватиме за сумісництвом, обов’язково повідомте податківців, надіславши їм Повідомлення про прийняття на роботу.

2. У трудовому договорі про роботу за сумісництвом (наказі про прийняття на роботу) зазначте реальну зайнятість працівника протягом робочого дня. Адже оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання ним роботи повний робочий час і виплата «чорної» зарплати без нарахування і сплати ЄСВ, ВЗ і ПДФО загрожують роботодавцю чималим штрафом.

Так, згідно з абзацом другим ч. 2 ст. 265 КЗпП штраф становить 30 розмірів мінімальної зарплати, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого вчинено таке порушення.

Крім того, не залишаться без покарання й винні посадові особи роботодавця, бо тут маємо порушення вимог трудового законодавства (див. підрозділ 1.1 на с. 3).

Працівник-ЦПДшник

Такий варіант укладається в межі закону. Адже він не забороняє фізособам укладати ЦПД на виконання робіт (надання послуг) з тими підприємствами, на яких вони працюють за трудовим договором.

Проте, укладаючи ЦПД на період відпустки, урахуйте такі нюанси.

1. Прописані в ЦПД умови повинні відповідати умовам підряду / надання послуг. Тобто укладений договір повинен приводити до виникнення саме цивільно-правових, а не трудових правовідносин (див. лист Мінпраці від 11.03.2002 р. № 06/2-4/42).

2. У тексті ЦПД уникайте формулювань на зразок «працівник» і «роботодавець», а також посилань на назви професій і спеціальностей згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010, Довідником кваліфікаційних характеристик або іншими «трудовими» документами. Обсяг виконуваних робіт за ЦПД повинен відрізнятися від виконуваних раніше за трудовим договором (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 88).

3. Підрядник/виконавець самостійно організовує процес праці. Отже, він не підкоряється внутрішньому трудовому розпорядку підприємства і не включається до штату.

4. ЦПД укладають для виконання певної роботи (надання послуги), мета якої — досягнення її конкретного кінцевого результату (отримання матеріального результату (послуги)). Якщо результат досягнуто — договір припиняється. А от трудова функція, як правило, не спрямована на досягнення якогось кінцевого результату.

Тому якщо виділити конкретний результат неможливо, краще зупинитися на варіанті строкового трудового договору і сумісництва (див. с. 40).

Будьте уважні! Якщо умови, прописані в ЦПД, відповідатимуть трудовим, контролюючі органи можуть визнати відносини між замовником і підрядником/виконавцем трудовими.

висновки

• Право на щорічну відпустку, як і на інші види відпусток, мають усі фізособи, які працюють у роботодавця за трудовим договором.
• Тривалість щорічної основної відпустки не може бути менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік.
• Відпускний стаж обчислюють з першого дня прийняття працівника на роботу.
• За загальним правилом, право громадянина на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.
• Черговість надання відпусток працівникам установлюється на підприємстві графіком.
• Відкликати працівника з відпустки можна тільки в разі настання застережених законом форс-мажорних обставин.
• Якщо працівник до моменту звільнення не скористався своїм правом на відпустку, роботодавець зобов’язаний виплатити йому компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток.