Кассовые операции в обособленном подразделении

8.1. Касса обособленного подразделения

Вначале определимся с тем, что считать обособленным подразделением.

Нормы ХКУ и ГКУ выделяют две разновидности подразделений: обособленное и структурное. При этом к обособленным ХКУ относит филиал, представительство, отделение и другие обособленные подразделения, соответствующие критериям, приведенным в ч. 4 ст. 64 этого Кодекса. Причем информация о таких подразделениях вносится в ЕГР* (п. 5 ст. 95 ГКУ).

* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.

В то же время с целью соблюдения кассовой дисциплины ориентироваться следует на п.п. 2 п. 3 Положения № 148. В нем сказано, что обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или иное вещное право, предусмотренное законодательством Украины.

То есть с точки зрения Положения № 148, в отличие от ХКУ и ГКУ,

А это значит, правила кассовых операций, предусмотренные Положением № 148 для обособленных подразделений, распространяются и на те подразделения предприятия (в том числе структурные), сведения о которых в ЕГР не вносят.

Заметим: налоговики в консультации из подкатегории 109.01 БЗ соглашаются с тем, что для целей определения порядка оприходования наличности термин «обособленное подразделение» должен применяться в соответствии с требованиями Положения № 148.

Касса и операции в ней

Очертив круг обособленных подразделений для целей соблюдения кассовой дисциплины, разберемся с тем, что представляет собой касса обособленного подразделения.

Главная цель создания «обособленной» кассы — обеспечить расчеты наличностью в подразделении по аналогии с кассой предприятия. Причем далеко не всегда это отдельное помещение.

Например, если в торговой точке (киоск, палатка, магазин) для проведения наличных расчетов установлен РРО, то в таком случае отдельно отводить помещение под кассу не нужно. Ведь касса — это как раз и есть место проведения наличных расчетов с применением РРО (п.п. 8 п. 3 Положения № 148). Хотя, если есть желание, помимо РРО, можно создать еще и кассу. Это не запрещено.

А вот обязанность организовать отдельную кассу возникает, например, если выручку периодически вынимают из ящика РРО и складывают в сейф до инкассации. Такой подход часто используют в подразделениях со значительным количеством используемых РРО или если сумма наличных не помещается в ящике РРО. Просто изъять из ящика РРО деньги и переложить их в другое место нельзя, поскольку при проверке контролирующим органом может быть выявлено несоответствие наличных на месте проведения расчетных операций. А это чревато штрафом на основании п. 1 ст. 17 Закона об РРО.

В такой ситуации в подразделении будет как минимум две кассы:

1) место проведения наличных расчетов, где установлен РРО;

2) место, где будут приниматься, храниться и выдаваться денежные средства и кассовые документы.

Интересный момент! Не всегда в штатном расписании обособленного подразделения предусмотрена должность кассира. В таком случае исполнение обязанностей кассира на основании письменного распоряжения руководителя можно возложить на бухгалтера или другого работника. Но для этого с ним в обязательном (!) порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (подробнее см. подраздел 2.4 на с.17).

Более того, Положение № 148 позволяет для выполнения функций кассира привлекать даже работника другого учреждения на основании договора об оказании услуг по предоставлению персонала. Но в этом договоре обязательно должно быть указано требование о полной материальной ответственности такого работника (п. 44 Положения № 148).

Обратите внимание: если в «обособленной» кассе операции с наличными оформляют с помощью кассовых ордеров (ведомостей на выплату наличности), то руководитель обособленного подразделения может подписывать расходные кассовые документы только при наделении его соответствующими полномочиями. Причем такие полномочия должны быть закреплены внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия. Ранее об этом говорил НБУ (см. письмо от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75).

Оприходование наличности

Мы уже упоминали (см. подраздел 1.2 на с. 4), что предприятия обязаны разработать и утвердить внутренним документом Порядок оприходования наличности в своей кассе. В нем следует максимально учесть особенности работы как предприятия, так и его обособленных подразделений, а именно:

— внутренний трудовой распорядок;

— режим работы;

— графики сменности;

— порядок и особенности сдачи наличной выручки в банк.

Такой Порядок должен соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины (пример см. на с. 7).

Кроме того, согласно п. 12 Положения № 148

Причем, на наш взгляд, о том, как оприходуются наличные, полученные в обособленных подразделениях, может быть указано в Порядке оприходования наличности, разработанном:

— по предприятию в целом (включая обособленные подразделения). Удобным этот вариант может быть для предприятий, обособленные подразделения которых сдают свою выручку непосредственно в кассу предприятия;

— для всех обособленных подразделений. Использовать этот вариант имеет смысл, если все подразделения предприятия оприходуют наличность и сдают ее для зачисления на банковские счета предприятия по единым правилам;

— для каждого обособленного подразделения отдельно. Этот вариант наиболее уместен, если существуют серьезные отличия в режимах работы, правилах оприходования и сдачи наличности в разных обособленных подразделениях.

При этом следует помнить, что в настоящее время юридические лица и их обособленные подразделения могут оприходовать наличность только одним способом — путем ее отражения в полной сумме фактических поступлений в кассовой книге (п.п. 18 п. 3 Положения № 148). Причем сделать это следует непосредственно в день получения наличных средств (п. 11 Положения № 148).

То есть, чтобы оприходовать наличность, поступившую в кассу обособленного подразделения, нужна кассовая книга. Кассовая книга предприятия или непосредственно обособленного подразделения? Давайте разбираться.

«Обособленная» кассовая книга

Как указано в п. 39 Положения № 148, каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета наличности в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). То есть для подразделений заводят отдельные кассовые книги.

Ее ведут по той же типовой форме № КО-4 (приложение 5 к Положению № 148), что и кассовую книгу предприятия. Обособленным подразделениям не запрещено вести кассовую книгу в электронной форме. Подробно об оформлении и заполнении кассовой книги, в том числе электронной, вы можете узнать в подразделе 4.8 на с. 46.

Обратите внимание: листы кассовой книги подразделения, как и кассовой книги предприятия, пронумеровывают и прошнуровывают. При этом количество листов в «обособленной» кассовой книге должно быть заверено подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия. Эта кассовая книга хранится на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе обособленного подразделения.

Но нужна ли кассовая книга каждому обособленному подразделению?

Порядок и случаи ведения кассовых книг обособленными подразделениями прописаны абзацами третьим и четвертым п. 39 Положения № 148. Так, подразделения:

— должны вести кассовую книгу — если принимают наличные за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по ПКО, а также выдают наличность на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды и другие операции по РКО и расходным ведомостям;

— кассовую книгу не ведут — если проводят наличные расчеты через РРО или РК с КУРО, но не принимают и не выдают наличность по кассовым ордерам.

Из этих норм получается, что в обособленном подразделении обязательно должна быть кассовая книга только в том случае, когда оно принимает/выдает наличность по кассовым ордерам. Однако не спешите радоваться! Все вовсе не так однозначно. Убедитесь в этом сами.

Используем только РРО/РК и КУРО. Если обособленное подразделение не принимает / не выдает наличность по кассовым ордерам, имеет значение, как сдается полученная выручка: в кассу предприятия или сразу в банк*.

* На тот факт, что обособленные подразделения, применяющие РРО (РК), имеют право сдавать наличность в банк или небанковское финучреждение без ее оприходования в кассе предприятия, указывали и налоговики в консультации из подкатегории 109.15 БЗ.

В случае когда наличность из обособленного подразделения в день ее получения поступает в кассу предприятия и отражается там в кассовой книге, проблем с оприходованием наличности не возникает. Но учтите: теперь всю выручку до копейки придется сдать головному предприятию, чтобы она считалась оприходованной в полной сумме, даже если не нарушен лимит кассы подразделения.

А если обособленное подразделение самостоятельно (или через службу инкассации) сдает выручку для зачисления на банковские счета? Тогда ему без своей «обособленной» кассовой книги, похоже, не обойтись. Ведь в противном случае не будет факта оприходования наличной выручки (поступившая наличность не будет отражена в кассовой книге ни у предприятия, ни у его обособленного подразделения). Хотя из письма НБУ от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560 можно сделать либеральный вывод о том, что «обособленная» кассовая книга в таком случае не нужна (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 27, с. 5). Но системное прочтение норм п.п. 18 п. 3 и п. 11 Положения № 148 заставляет проявлять осторожность в этом вопросе.

Запись в «обособленной» кассовой книге, на наш взгляд, должна осуществляться на основании ПКО. Хотя заметим: п. 11 Положения № 148 допускает для обособленных подразделений, использующих РРО (или РК), возможность оприходования наличности в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций.

Однако эта норма противоречит п. 25 упомянутого Положения. Последний требует осуществлять прием наличности в кассу исключительно по ПКО. Поэтому пока НБУ не прояснит ситуацию, лучше не экспериментировать.

Применяем кассовые ордера. Если обособленное подразделение осуществляет прием и выдачу наличных с использованием кассовых ордеров (например, из ящика РРО выдаются деньги на хознужды), то в этой ситуации без ведения «обособленной» кассовой книги никак (!) не обойтись. Это четко следует из абзаца третьего п. 39 Положения № 148.

Кстати, также кассовую книгу придется вести, если в обособленном подразделении организована отдельная касса в связи с тем, что выручку периодически вынимают из ящика РРО и складывают в сейф до инкассации. На такие денежные средства после их выемки из ящика РРО, оформленной операцией «служебная выдача», составляют ПКО. На основании этого кассового ордера сумму выручки отражают в кассовой книге обособленного подразделения.

8.2. Лимит кассы

Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится до их сведения внутренним документом предприятия (абзац второй п. 50 Положения № 148). Причем лимит кассы устанавливают для каждого обособленного подразделения отдельно.

Помните! Если лимит кассы не установлен, то он автоматически считается нулевым.

Величину лимита кассы обособленному подразделению предприятие рассчитывает в общеустановленном порядке: или на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу, или на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы. При этом не забудьте, что предприятие должно утвердить внутренним документом порядок расчета лимита кассы для своих обособленных подразделений. Он составляется так же, как порядок расчета лимита кассы головного предприятия (см. подраздел 5.3 на с. 57).

Для обособленных подразделений лимит устанавливаем с учетом следующих нюансов:

1) период для расчета лимита может быть выбран разным для разных подразделений в зависимости от специфики их деятельности;

2) для подразделений могут различаться и сами способы расчета лимитов касс;

3) поскольку под определение кассы подпадает также место проведения наличных расчетов с применением РРО, обособленному подразделению, в котором осуществляются только расчеты через РРО, также может быть установлен лимит остатка наличности в кассе;

4) для обособленного подразделения лимит кассы устанавливают в целом, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав данного обособленного подразделения;

5) при определении лимита учитывают режим и специфику работы подразделения, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности с банком на инкассацию и т. п. Например, если магазин находится в населенном пункте, в котором банк отсутствует, то лимит кассы для него рассчитывают с учетом срока сдачи наличности для таких удаленных точек — не реже одного раза в 5 рабочих дней (п.п. 3 п. 48 Положения № 148);

6) пересматривать лимит кассы в разных подразделениях можно с разной периодичностью. Нужно ли пересматривать лимит кассы, даже при значительных изменениях кассовых оборотов, предприятие решает само. Это его право, а не обязанность.

Поэтому предприятие вправе пересмотреть лимит только в отдельно выбранной им кассе (обособленном подразделении), составив для нее новый Расчет и приказ об утверждении такого нового лимита;

7) для открывающегося обособленного подразделения, на наш взгляд, установить лимит кассы можно, руководствуясь положениями абзаца третьего п. 50 Положения № 148, т. е. на первые 3 месяца работы — по прогнозным расчетам. В двухнедельный срок по истечении этого периода лимит следует пересмотреть с учетом фактических показателей кассовых оборотов подразделения.

8.3. Сдаем выручку подразделения

Абсолютно все обособленные подразделения предприятия могут сдавать сверхлимитную выручку (п. 15 Положения № 148):

— либо в кассу предприятия;

— либо в банк или небанковские финучреждения для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия (в том числе и через службу инкассации).

Рассмотрим, каков порядок действий подразделения при передаче выручки в банк и в кассу предприятия.

Сдаем выручку в банк

Обособленные подразделения могут самостоятельно сдавать наличность в банк (в том числе с применением платежных устройств). Ее можно зачислять на любой банковский счет предприятия.

Наличность, попавшая в банк прямо из обособленного подразделения, зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу предприятия не поступает. А значит, такую наличную выручку не оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия. В кассовой книге предприятия движение выручки обособленного подразделения в этом случае показывать не нужно.

Выручку, которую обособленное подразделение сдает в банк, отражают лишь в его «обособленной» кассовой книге. Как мы уже говорили, в таком случае подразделению безопасней все-таки ее вести (см. с. 82).

Выемку наличности из ящика РРО в этом случае осуществляют в соответствии с п. 6 разд. III Порядка № 547 с использованием операции «служебная выдача» (абзац второй п. 29 Положения № 148). Подтверждением передачи денег в кассу подразделения будет квитанция к ПКО.

Выдачу наличных денежных средств из кассы подразделения для передачи их в банк оформляют РКО.

Если обособленное подразделение сдает наличные в банк самостоятельно, подтверждением этому будет:

— квитанция к приходному документу банка, заверенная подписями ответственных лиц и оттиском печати банка;

— квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания;

— чек платежного терминала.

Если передача наличных в банк осуществляется через соответствующие службы инкассации, то факт передачи средств подтверждает копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика (п.п. 3 п. 29 Положения № 148).

Теперь разберемся со сроками сдачи наличной выручки в банк. Заметьте: обособленные подразделения согласно п. 1 Положения № 148 подпадают под определение предприятий. При этом предприятия (а значит, и обособленные подразделения) могут держать в кассах наличность в пределах, не превышающих установленный лимит (п. 15 Положения № 148). Сверхлимитная наличность, как правило, должна сдаваться в банк ежедневно*.

* Подробно о порядке и сроках сдачи наличности в банк рассказано в подразделе 3.4 на с. 24.

В то же время если график работы обособленного подразделения, установленный внутренним трудовым распорядком и графиками сменности, не позволяет обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, то допускается сдавать наличные средства на следующий день после поступления в кассу подразделения (п.п. 2 п. 48 Положения № 148).

Кроме того, согласно п. 54 Положения № 148

** О том, когда суммы, превышающие лимит, не считают сверхлимитными, см. в подразделе 5.2 на с. 55.

Обособленное подразделение работает в выходные и праздничные дни и не имеет возможности сдать полученную за эти дни наличную выручку (наличность) в банк из-за отсутствия соответствующего условия в договоре, заключенном с банком на инкассацию средств? Тогда сдать полученную наличную выручку (наличность) можно через банкоматы / программно-технические комплексы самообслуживания в день ее поступления в кассу подразделения или непосредственно в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.

Таким образом, обособленные подразделения должны сдавать в банк сверхлимитную выручку в день ее поступления. Однако если этому препятствует установленный график работы, такую наличность допускается сдавать на следующий рабочий день банка и предприятия.

Сдаем наличность в кассу предприятия

Если обособленное подразделение ведет кассовую книгу, выдачу наличности для ее передачи в кассу предприятия оформляют РКО.

Далее выручка обособленного подразделения принимается в кассу головного предприятия с оформлением ПКО. Соответственно, эту операцию отражают в кассовой книге предприятия. Документом, подтверждающим сдачу выручки обособленным подразделением, является квитанция к ПКО.

Обратите внимание: сумму поступивших средств отражают в кассовой книге предприятия и в случае если наличные ранее уже были оприходованы в кассе обособленного подразделения с помощью записи в «обособленной» кассовой книге. Все дело в том, что кассы головного предприятия и его обособленного подразделения являются разными объектами кассовой дисциплины. И поэтому все наличные, поступившие в кассу предприятия, должны быть оприходованы в общем порядке.

При выборе такого варианта сдачи наличности может возникнуть вопрос: как поступать, когда режим работы обособленных подразделений с РРО (либо РК и КУРО), которые не ведут кассовую книгу, не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (в том числе в выходные и праздничные дни)?

Например, график работы бухгалтерии предприятия — 5 дней в неделю с 8:00 до 16:30 (выходные — суббота и воскресенье), а режим работы обособленного подразделения — ежедневно с 9:00 до 23:00 без выходных.

В подобной ситуации п. 40 Положения № 148 требует внутренним документом определить порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия в соответствии с действующим законодательством. То есть нужно так урегулировать их взаимодействие, чтобы была возможность передавать денежные средства в кассу предприятия в день их получения обособленным подразделением. Это необходимо, чтобы наличность была своевременно оприходована путем отражения в кассовой книге предприятия. Если это невозможно, придется завести «обособленную» кассовую книгу, где и будет своевременно оприходоваться поступившая наличность.