Касові операції у відокремленому підрозділі

8.1. Каса відокремленого підрозділу

Спочатку визначимося з тим, що вважати відокремленим підрозділом.

Норми ГКУ і ЦКУ виокремлюють два різновиди підрозділів: відокремлений і структурний. При цьому до відокремлених ГКУ відносить філію, представництво, відділення та інші відокремлені підрозділи, що відповідають критеріям, наведеним у ч. 4 ст. 64 цього Кодексу. Причому інформація про такі підрозділи вноситься до ЄДР* (п. 5 ст. 95 ЦКУ).

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Водночас із метою дотримання касової дисципліни орієнтуватися слід на п.п. 2 п. 3 Положення № 148. У ньому сказано, що відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, які наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання або інше речове право, передбачене законодавством України.

Тобто з погляду Положення № 148, на відміну від ГКУ і ЦКУ,

А це означає, що правила касових операцій, передбачені Положенням № 148 для відокремлених підрозділів, поширюються й на ті підрозділи підприємства (у тому числі структурні), відомості про які до ЄДР не вносять.

Зазначимо: податківці в консультації з підкатегорії 109.01 БЗ погоджуються з тим, що для цілей визначення порядку оприбуткування готівки термін «відокремлений підрозділ» повинен застосовуватися відповідно до вимог Положення № 148.

Каса та операції в ній

Окресливши коло відокремлених підрозділів для цілей дотримання касової дисципліни, розберемося з тим, що таке каса відокремленого підрозділу.

Головна мета створення «відокремленої» каси — забезпечити розрахунки готівкою в підрозділі за аналогією з касою підприємства. Причому далеко не завжди це окреме приміщення.

Наприклад, якщо в торговельній точці (кіоск, палатка, магазин) для проведення готівкових розрахунків установлений РРО, то в такому разі окремо відводити приміщення під касу не потрібно. Адже каса — це якраз і є місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО (п.п. 8 п. 3 Положення № 148). Хоча, за бажанням, крім РРО, можна створити ще й касу. Це не заборонено.

А ось обов’язок організувати окрему касу виникає, наприклад, якщо виручку періодично виймають зі скриньки РРО і складають до сейфа до інкасації. Такий підхід часто використовують у підрозділах зі значною кількістю РРО або якщо сума готівки не вміщується у скриньці РРО. Просто вилучити зі скриньки РРО гроші й перекласти їх до іншого місця не можна, оскільки при перевірці контролюючим органом може бути виявлена невідповідність готівки на місці проведення розрахункових операцій. А це загрожує штрафом на підставі п. 1 ст. 17 Закону про РРО.

У такій ситуації в підрозділі буде щонайменше дві каси:

1) місце проведення готівкових розрахунків, де встановлено РРО;

2) місце, де прийматимуться, зберігатимуться та видаватимуться грошові кошти і касові документи.

Цікавий момент! Не завжди в штатному розписі відокремленого підрозділу передбачено посаду касира. У такому разі виконання обов’язків касира на підставі письмового розпорядження керівника можна покласти на бухгалтера або іншого працівника. Але для цього з ним в обов’язковому порядку укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (детальніше див. підрозділ 2.4 на с. 17).

Більше того, Положення № 148 дозволяє для виконання функцій касира залучати навіть працівника іншої установи на підставі договору про надання послуг з надання персоналу. Але в цьому договорі обов’язково має бути зазначено вимогу про повну матеріальну відповідальність такого працівника (п. 44 Положення № 148).

Зверніть увагу: якщо у «відокремленій» касі операції з готівкою оформляють за допомогою касових ордерів (відомостей на виплату готівки), то керівник відокремленого підрозділу може підписувати видаткові касові документи тільки при наданні йому відповідних повноважень. Причому такі повноваження мають бути закріплені внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства. Це раніше зазначав НБУ (див. лист від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75).

Оприбуткування готівки

Ми вже згадували (див. підрозділ 1.2 на с. 4), що підприємства зобов’язані розробити і затвердити внутрішнім документом Порядок оприбуткування готівки у своїй касі. У ньому слід максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів, а саме:

— внутрішній трудовий розпорядок;

— режим роботи;

— графіки змінності;

— порядок та особливості здавання готівкової виручки до банку.

Такий Порядок повинен відповідати вимогам Положення № 148 і не суперечити законодавству України (приклад див. на с. 7).

Крім того, згідно з п. 12 Положення № 148

Причому, на наш погляд, про те, як оприбутковується готівка, отримана у відокремлених підрозділах, може бути зазначено в порядку оприбуткування готівки, розробленому:

— по підприємству загалом (включаючи відокремлені підрозділи). Зручним цей варіант може бути для підприємств, відокремлені підрозділи яких здають свою виручку безпосередньо до каси підприємства;

— для всіх відокремлених підрозділів. Використовувати цей варіант має сенс, якщо всі підрозділи підприємства оприбутковують готівку та здають її для зарахування на банківські рахунки підприємства за єдиними правилами;

— для кожного відокремленого підрозділу окремо. Цей варіант найбільш доречний, якщо існують серйозні відмінності в режимах роботи, правилах оприбуткування та здавання готівки в різних відокремлених підрозділах.

При цьому слід пам’ятати, що нині юридичні особи та їх відокремлені підрозділи можуть оприбутковувати готівку тільки єдиним способом — шляхом її відображення в повній сумі фактичних надходжень у касовій книзі (п.п. 18 п. 3 Положення № 148). Причому зробити це слід безпосередньо в день отримання готівкових коштів (п. 11 Положення № 148).

Отже, щоб оприбуткувати готівку, яка надійшла до каси відокремленого підрозділу, потрібна касова книга. Касова книга підприємства чи безпосередньо відокремленого підрозділу? Давайте розбиратися.

«Відокремлена» касова книга

Як зазначено в п. 39 Положення № 148, кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку готівки в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Тобто для підрозділів заводять окремі касові книги.

Її ведуть за тією ж типовою формою № КО-4 (додаток 5 до Положення № 148), що й касову книгу підприємства. Відокремленим підрозділам не заборонено вести касову книгу в електронній формі. Детально про оформлення та заповнення касової книги, у тому числі електронної, ви можете дізнатися в підрозділі 4.8 на с. 46.

Зверніть увагу: аркуші касової книги підрозділу, як і касової книги підприємства, нумерують та прошнуровують. При цьому кількість аркушів у «відокремленій» касовій книзі має бути засвідчена підписом керівника і головного бухгалтера підприємства. Ця касова книга зберігається на місці проведення готівкових розрахунків, тобто в касі відокремленого підрозділу.

Але чи потрібна касова книга кожному відокремленому підрозділу?

Порядок і випадки ведення касових книг відокремленими підрозділами прописані абзацами третім і четвертим п. 39 Положення № 148. Так, підрозділи:

— повинні вести касову книгу — якщо приймають готівку за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за ПКО, а також видають готівку на виплати, пов’язані з оплатою праці, на госппотреби та інші операції за ВКО і видатковими відомостями;

— касову книгу не ведуть — якщо проводять готівкові розрахунки через РРО або РК з КОРО, але не приймають і не видають готівку за касовими ордерами.

Із цих норм виходить, що у відокремленому підрозділі обов’язково має бути касова книга тільки в тому випадку, коли воно приймає/видає готівку за касовими ордерами. Проте не поспішайте радіти! Усе зовсім не так однозначно. Переконайтеся в цьому самі.

Використовуємо тільки РРО/РК і КОРО. Якщо відокремлений підрозділ не приймає / не видає готівку за касовими ордерами, має значення, як здається отримана виручка: до каси підприємства чи відразу до банку*.

* На той факт, що відокремлені підрозділи, які застосовують РРО (РК), мають право здавати готівку до банку або небанківської фінустанови без її оприбуткування в касі підприємства, вказували і податківці в консультації з підкатегорії 109.15 БЗ.

У разі коли готівка з відокремленого підрозділу в день її отримання надходить до каси підприємства і відображається там у касовій книзі, проблем з оприбуткуванням готівки не виникає. Але зауважте: тепер усю виручку до копійки доведеться здати головному підприємству, щоб вона вважалася оприбуткованою в повній сумі, навіть якщо не порушений ліміт каси підрозділу.

А якщо відокремлений підрозділ самостійно (або через службу інкасації) здає виручку для зарахування на банківські рахунки? Тоді йому без своєї «відокремленої» касової книги, схоже, не обійтися. Адже інакше не буде факту оприбуткування готівкової виручки (готівка, що надійшла, не буде відображена в касовій книзі ні в підприємства, ні в його відокремленому підрозділі). Хоча з листа НБУ від 07.03.2018 р. № 50-0007/13560 можна зробити ліберальний висновок про те, що «відокремлена» касова книга в такому випадку не потрібна (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 27, с. 5). Проте системний аналіз норм п.п. 18 п. 3 і п. 11 Положення № 148 змушує проявляти обережність у цьому питанні.

Запис у «відокремленій» касовій книзі, на наш погляд, повинен здійснюватися на підставі ПКО. Хоча зазначимо: п. 11 Положення № 148 допускає для відокремлених підрозділів, що використовують РРО (або РК), можливість оприбуткування готівки в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій. Проте ця норма суперечить п. 25 згаданого Положення. Останній вимагає здійснювати приймання готівки до каси виключно за ПКО. Тому доки НБУ не прояснить ситуацію, краще не експериментувати.

Застосовуємо касові ордери. Якщо відокремлений підрозділ здійснює приймання і видачу готівки з використанням касових ордерів (наприклад, зі скриньки РРО видаються гроші на госппотреби), то в цій ситуації без ведення «відокремленої» касової книги ніяк (!) не обійтися. Це чітко випливає з абзацу третього п. 39 Положення № 148.

До речі, також касову книгу доведеться вести, якщо у відокремленому підрозділі організована окрема каса у зв’язку з тим, що виручку періодично виймають зі скриньки РРО і складають до сейфа до інкасації. На такі грошові кошти після їх виймання зі скриньки РРО, оформленого операцією «службова видача», складають ПКО. На підставі цього касового ордера суму виручки відображають у касовій книзі відокремленого підрозділу.

8.2. Ліміт каси

Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома внутрішнім документом підприємства (абзац другий п. 50 Положення № 148). Причому ліміт каси встановлюють для кожного відокремленого підрозділу окремо.

Пам’ятайте! Якщо ліміт каси не встановлений, то він автоматично вважається нульовим.

Величину ліміту каси відокремленому підрозділу підприємство розраховує в загальновстановленому порядку: або на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси, або на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. При цьому не забудьте, що підприємство повинне затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси для своїх відокремлених підрозділів. Він складається так само, як порядок розрахунку ліміту каси головного підприємства (див. підрозділ 5.3 на с. 57).

Для відокремлених підрозділів ліміт установлюємо з урахуванням таких нюансів:

1) період для розрахунку ліміту може бути обраний різним для різних підрозділів залежно від специфіки їх діяльності;

2) для підрозділів можуть розрізнятися й самі способи розрахунку лімітів кас;

3) оскільки під визначення каси підпадає також місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО, відокремленому підрозділу, в якому здійснюються тільки розрахунки через РРО, також може бути встановлений ліміт залишку готівки в касі;

4) для відокремленого підрозділу ліміт каси встановлюють загалом, без розподілу його на кожну касу (на кожен РРО), що входить до складу цього відокремленого підрозділу;

5) при визначенні ліміту враховують режим і специфіку роботи підрозділу, його віддаленість від банку, обсяг касових оборотів, встановлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленості з банком на інкасацію тощо. Наприклад, якщо магазин знаходиться в населеному пункті, в якому банк відсутній, то ліміт каси для нього розраховують з урахуванням строку здавання готівки для таких віддалених точок — не рідше ніж один раз на 5 робочих днів (п.п. 3 п. 48 Положення № 148);

6) переглядати ліміт каси в різних підрозділах можна з різною періодичністю. Чи потрібно переглядати ліміт каси, навіть при значних змінах касових оборотів, підприємство вирішує саме. Це його право, а не обов’язок.

Тому підприємство має право переглянути ліміт тільки в окремо обраній ним касі (відокремленому підрозділі), склавши для неї новий Розрахунок і наказ про затвердження такого нового ліміту;

7) для відокремленого підрозділу, що відкривається, на наш погляд, установити ліміт каси можна, керуючись положеннями абзацу третього п. 50 Положення № 148, тобто на перші 3 місяці роботи — за прогнозними розрахунками. У двотижневий строк після закінчення цього періоду ліміт слід переглянути з урахуванням фактичних показників касових оборотів підрозділу.

8.3. Здаємо виручку підрозділу

Абсолютно всі відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати понадлімітну виручку (п. 15 Положення № 148):

— або до каси підприємства;

— або до банку чи небанківських фінустанов для її переказу і зарахування на банківські рахунки підприємства (у тому числі й через службу інкасації).

Розглянемо, яким є порядок дій підрозділу при передачі виручки до банку і до каси підприємства.

Здаємо виручку до банку

Відокремлені підрозділи можуть самостійно здавати готівку до банку (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв). Її можна зараховувати на будь-який банківський рахунок підприємства.

Готівка, що потрапила до банку прямо з відокремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства в безготівковому порядку і безпосередньо до каси підприємства не надходить. Тобто таку готівкову виручку не оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами в касі підприємства. У касовій книзі підприємства рух виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку показувати не потрібно.

Виручку, яку відокремлений підрозділ здає до банку, відображають лише в його «відокремленій» касовій книзі. Як ми вже говорили, у такому разі підрозділу безпечніше все-таки її вести (див. с. 82).

Виймання готівки зі скриньки РРО в цьому випадку здійснюють відповідно до п. 6 розд. III Порядку № 547 з використанням операції «службова видача» (абзац другий п. 29 Положення № 148). Підтвердженням передачі грошей до каси підрозділу буде квитанція до ПКО.

Видачу готівкових грошових коштів з каси підрозділу для передачі їх до банку оформляють ВКО.

Якщо відокремлений підрозділ здає готівку до банку самостійно, підтвердженням цьому буде:

— квитанція до прибуткового документа банку, засвідчена підписами відповідальних осіб і відбитком печатки банку;

— квитанція/чек банкомату або програмно-технічного комплексу самообслуговування;

— чек платіжного термінала.

Якщо передача готівки до банку здійснюється через відповідні служби інкасації, то факт передачі коштів підтверджує копія супровідної відомості до сумки з готівкою, засвідчена підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача (п.п. 3 п. 29 Положення № 148).

Тепер розберемося зі строками здавання готівкової виручки до банку. Зверніть увагу: відокремлені підрозділи згідно з п. 1 Положення № 148 підпадають під визначення підприємств. При цьому підприємства (отже, і відокремлені підрозділи) можуть тримати в касах готівку в межах, що не перевищують установленого ліміту (п. 15 Положення № 148). Понадлімітна готівка, зазвичай, повинна здаватися до банку щоденно*.

* Детально про порядок і строки здавання готівки до банку див. у підрозділі 3.4 на с. 24.

Водночас якщо графік роботи відокремленого підрозділу, встановлений внутрішнім трудовим розпорядком і графіками змінності, не дозволяє забезпечити здавання готівки в день її надходження, то допускається здавати готівкові кошти наступного дня після надходження до каси підрозділу (п.п. 2 п. 48 Положення № 148).

Крім того, згідно з п. 54 Положення № 148

** Про те, коли суми, що перевищують ліміт, не вважають понадлімітними, див. у підрозділі 5.2 на с. 55.

Відокремлений підрозділ працює у вихідні та святкові дні і не має можливості здати отриману за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови в договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів? Тоді здати отриману готівкову виручку (готівку) можна через банкомати / програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження до каси підрозділу або безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку і підпри- ємства.

Таким чином, відокремлені підрозділи повинні здавати до банку понадлімітну виручку в день її надходження. Проте якщо цьому перешкоджає встановлений графік роботи, таку готівку допускається здавати наступного робочого дня банку і підприємства.

Здаємо готівку до каси підприємства

Якщо відокремлений підрозділ веде касову книгу, видачу готівки для її передачі до каси підприємства оформляють ВКО.

Далі виручка відокремленого підрозділу приймається до каси головного підприємства з оформленням ПКО. Відповідно, цю операцію відображають у касовій книзі підприємства. Документом, що підтверджує здавання виручки відокремленим підрозділом, є квитанція до ПКО.

Зверніть увагу: суму коштів, що надійшли, відображають у касовій книзі підприємства й у разі якщо готівка раніше вже була оприбуткована в касі відокремленого підрозділу за допомогою запису у «відокремленій» касовій книзі. Уся річ у тому, що каси головного підприємства та його відокремленого підрозділу є різними об’єктами касової дисципліни. І тому вся готівка, що надійшла до каси підприємства, має бути оприбуткована в загальному порядку.

При виборі такого варіанта здавання готівки може виникнути запитання: як діяти, коли режим роботи відокремлених підрозділів з РРО (або РК і КОРО), які не ведуть касової книги, не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства (у тому числі у вихідні та святкові дні)?

Наприклад, графік роботи бухгалтерії підприємства — 5 днів на тиждень з 8:00 до 16:30 (вихідні — субота і неділя), а режим роботи відокремленого підрозділу — щодня з 9:00 до 23:00 без вихідних.

У подібній ситуації п. 40 Положення № 148 вимагає внутрішнім документом визначити порядок взаємодії відокремлених підрозділів з бухгалтерією підприємства відповідно до чинного законодавства. Тобто потрібно так урегулювати їх взаємодію, щоб була можливість передавати грошові кошти до каси підприємства в день їх отримання відокремленим підрозділом. Це необхідно, щоб готівка була своєчасно оприбуткована шляхом відображення в касовій книзі підприємства. Якщо це неможливо, доведеться завести «відокремлену» касову книгу, де своєчасно й оприбутковуватиметься готівка, яка надійшла.

висновки

• Відокремлений підрозділ зобов’язаний вести касову книгу, якщо він проводить операції з приймання готівки за ПКО та/або здійснює готівкові виплати за ВКО і відомостями на виплату готівки.
• Підприємство встановлює ліміт каси і складає Розрахунок окремо для кожного відокремленого підрозділу.
• Способи розрахунку ліміту каси можуть бути різними для різних відокремлених підрозділів підприємства залежно від специфіки їх діяльності.
• Усі відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати понадлімітну виручку або до каси підприємства, або до банку для її переказу і зарахування на банківські рахунки підприємства.