Начнем с новинок
С миссией таблицы 6 Отчета по форме № Д4 определились: формирование по каждому застрахованному лицу сведений о суммах начисленных ему в отчетном месяце видов доходов, которые включаются в базу взимания ЕСВ.
Важно! Эти сведения формируют с учетом кодов категорий застрахованных лиц (далее — код КЗО), приведенных в приложении 2 к Порядку № 435.
Так вот, обновленный перечень кодов КЗО дополнен 17-ю новыми. Но пугаться не стоит. Для обычных работодателей интересен только один новый код — «66». С ним в таблице 6 Отчета по ЕСВ отражают начисленные лицам с инвалидностью выплаты в размере среднего заработка работников, призванных на военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период или принятых на военную службу по контракту, на которые ЕСВ начислен по ставке 8,41 %.
Остальные новые коды КЗО (50-65) обычным работодателям не интересны, поскольку касаются выплат, начисленных военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава, членам избирательных комиссий.
Еще одно новшество —
появление нового кода типа начислений (далее — КТН) «14»
Зачем он необходим? Чтобы отражать за предыдущий период разницу между минзарплатой и фактической базой начисления ЕСВ, которая возникла вследствие сторнирования в текущем отчетном периоде суммы отпускных за неотработанную часть года. Поясним.
В случае увольнения работника, который «перегулял» ежегодный отпуск, работодатель имеет право (конечно же, в ситуациях, озвученных в ст. 22 Закона об отпусках) провести отчисления с зарплаты за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года. Такая сторнировка проводится в текущем отчетном периоде, но затрагивает прошлые отчетные периоды, за которые были начислены сторнируемые суммы отпускных.
В результате в месяцах предоставления отпуска фактическая база начисления ЕСВ может оказаться ниже минзарплаты. А значит, по основным работникам (без инвалидности) возникнет необходимость расчета разницы и доначисления ЕСВ до размера минимального страхового взноса. Для того, чтобы отразить эту ЕСВ-разницу за прошлый период и доначисленную на нее сумму ЕСВ без применения штрафоопасного КТН «2», и был введен новый КТН «14». Пример см. на с. 28-29.
С новинками разобрались. Вспоминаем (освежаем в памяти, изучаем) заполнение строк и граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4.
Таблица 6: строки и графы
И сразу с хорошего. В таблице 6 Отчета по форме № Д4 непосредственно табличная часть не изменилась. Так что изучать заполнение новых граф нам с вами не придется. ☺ Но поскольку появились новые коды КЗО и КТН (см. выше), то предлагаем вам все-таки пробежаться по правилам заполнения этой таблицы.
Начнем с того, что на одного работника в таблице 6 может быть заполнено несколько строк, если в отчетном месяце ему были начислены:
1) выплаты, которые отражают с разными кодами КЗО (графа 9) либо которые имеют свой КТН (графа 10). Так, например, суммы зарплаты, отпускных, больничных и декретных, начисленных лицу в отчетном месяце, следует отражать в разных строках;
2) выплаты за:
— прошлые и будущие периоды (месяцы), а именно отпускные, больничные, пособие по беременности и родам, вознаграждение за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, а также выплаты за отработанное время после увольнения с работы или согласно решению суда (средняя зарплата за вынужденный прогул). Перечисленные выплаты отражаем в привязке к месяцу, за который они начислены.
Что касается зарплаты, начисленной в текущем отчетном месяце за предыдущие месяцы, в частности в связи с выявлением ошибок, то такие суммы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления;
3) зарплата в соответствии с Законом Украины «О научной и научно-технической деятельности» от 13.12.91 г. № 1977-XII. В этом случае ежемесячные суммы начисленной зарплаты отражают отдельной строкой (строками). По каждой строке в графе 23 указывают признак наличия основания для исчисления спецстажа. Сведения о зарплате или вознаграждении, начисленных этому же работнику за работу на должностях, которые не относятся к научно-техническим, отражают отдельной строкой.
Также на работника будет заполнено несколько строк, если по нему доначисляли ЕСВ до размера минимального страхового взноса. Напомним, что требование об уплате ЕСВ с фактической базы начисления взноса, но не ниже минимальной зарплаты (далее — МЗП*) прописано в ч. 5 ст. 8 Закона № 2464 и п. 9 разд. III Инструкции № 449. Озвучим его.
* В 2018 году минимальная зарплата равна 3723 грн., размер минимального страхового взноса — 819,06 грн. (3723 грн. х 22 % : 100 %)
Если база начисления ЕСВ, к которой применяют ставку взноса 22 %, определенная по работнику, для которого это место работы является основным, не превышает размера МЗП, сумму ЕСВ рассчитывают как произведение размера МЗП и установленной ставки ЕСВ при условии, что работник находился в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработал все рабочие дни отчетного месяца, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка (графиками выхода на работу/сменности).
Какое же место работы является для застрахованного лица основным?
Основным считают место работы, на котором лицо работает на основании заключенного трудового договора, где находится (оформлена) его трудовая книжка, в которую вносится соответствующая запись о работе (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона № 2464).
В базу начисления ЕСВ включают все доходы, с которых взимается ЕСВ, начисленные физлицу его работодателем-страхователем. То есть, например, в базу начисления ЕСВ работника, который выполняет на том же предприятии наряду со своей основной работой по трудовому договору еще и работу по совместительству (внутренний совместитель) и по ГПД, войдет его доход, начисленный по основному месту работы, по внутреннему совместительству и вознаграждение за выполненные работы (предоставленные услуги).
Требование об уплате ЕСВ с МЗП не применяют, если:
— ЕСВ начисляют на доходы, полученные не по основному месту работы. Следовательно, если начисляем зарплату внешнему совместителю либо вознаграждение по ГПД стороннему лицу, то ЕСВ взимаем с фактической базы начисления ЕСВ;
— к базе начисления ЕСВ работника применяют льготные ставки (8,41 %, 5,3 %, 5,5 %). Таким образом, если работник с инвалидностью трудоустроен на предприятии и к его доходу применяют льготную ставку ЕСВ 8,41 %, то ЕСВ уплачиваем с фактической базы начисления.
Если работник с инвалидностью трудоустроен у предпринимателя, то ЕСВ взимают по общей ставке 22 %. А значит, если база начисления ЕСВ такого работника окажется ниже МЗП, необходимо будет выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП;
— база начисления ЕСВ определена по работнику, которому предоставлен отпуск без сохранения заработной платы в соответствии с п. 18 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках.
Разобравшись с общими вопросами, переходим к конкретике. Как заполнить графы таблицы 6 Отчета по форме № Д4, поясним в таблице ниже.
Пояснения по заполнению граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4
| Номер графы | Пояснения по заполнению |
| 6 | Здесь все предельно просто. Если формируем строку по гражданину Украины, проставляем «1», если нет — «0» |
| 7 | Если застрахованное лицо, на которого формируем строку, мужчина — проставляем «Ч», если женщина — «Ж» |
| 8 | Новое в заполнении! Указываем десятиразрядный налоговый номер (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер)) физлица. Для физлиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, вписываем: — если паспорт в виде книжечки (на бумаге) — серию и номер паспорта в виде БКNNXXXXXX, где БК — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным, NN — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), а XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями); — если паспорт в форме пластиковой карточки — ПXXXXXXXXX, где П — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным, а XXXXXXXXX — девять цифр номера |
| 9 | Проставляем код категории застрахованного лица в соответствии с приложением 2 к Порядку № 435. Например, обычные работодатели по: — обычным работникам предприятий и всем работникам ФЛП (ставка ЕСВ — 22 %), по строкам с суммой зарплаты проставляют «1», больничных — «29», пособия по беременности и родам — «42», среднего заработка «солдатам предприятия» — «47»; — работникам предприятий, имеющих инвалидность (ставка ЕСВ — 8,41 %), по строкам с суммой зарплаты указывают «2», больничных — «36», пособия по беременности и родам — «43», среднего заработка «солдатам предприятия» — «66»; — лицам, с которыми заключен ГПД (ставка ЕСВ — 22 %), по срокам с вознаграждением за выполненные работы (оказанные услуги) проставляют в графе 9 таблицы 6 код КЗО «26» |
| 10 | Заполняем только в случаях, перечисленных в сноске к этой графе, приведенной под табличной частью. Так, например, если вы отражаете: — зарплату, начисленную бывшему работнику за отработанное время либо вознаграждение по «переходящему» ГПД или по решению суда средний заработок за вынужденный прогул, то в этой графе проставляете КТН «1»; — отпускные — КТН «10». Если самостоятельно выявили, что в прошедших периодах начислили доход работнику и ошибочно его: — не включили в базу начисления ЕСВ, отражая его сумму в текущей отчетности, в графе 10 указываете КТН «2»; — включили в базу начисления ЕСВ — указываете КТН «3». Если вам нужно отразить ЕСВ-разницу (разницу между МЗП и фактической базой начисления ЕСВ), проставляете: — КТН «13» — если она рассчитана за отчетный месяц либо рассчитана в текущем за предыдущие отчетные месяцы в связи с исчислением сумм больничных и/или пособия по беременности и родам за предыдущие месяцы; — КТН «14» — если отражаете в отчете за текущий отчетный период сумму ЕСВ-разницы за предыдущие периоды, которая возникла в связи с удержанием «перегулянных» отпускных при увольнении работника; — КТН «2» — если самостоятельно выявили, что ошибочно не отразили (КТН «3» — если ошибочно указали) ЕСВ-разницу в прошлых отчетных периодах и исправляетесь в текущем. Обращаем внимание: КТН «13» и «14» не могут применяться за будущие отчетные периоды! КТН «13» применяем как за текущий отчетный период, так и за прошедший, но только (!) в случае начисления сумм больничных (в строке с разницей проставляем в графе 9 код КЗО «29», в графе 10 — КТН «13») и декретных (в строке с разницей проставляем в графе 9 код КЗО «42», в графе 10 — КТН «13») за прошедший период. КТН «14» применяем всегда за прошедший отчетный период в связи со сторнировкой «перегулянных» отпускных при увольнении |
| 11 | Указываем месяц и год, за который проведено начисление дохода физлицу |
| 12 | Указываем полностью фамилию, имя и отчество застрахованного лица: — для граждан Украины — согласно украиноязычной странице паспорта застрахованного лица; — для граждан других стран — согласно заверенному в установленном законодательством Украины порядке переводу на украинский язык паспортного документа |
| 13 | Новое в заполнении! Проставляем количество календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности работника согласно предоставленному им листку нетрудоспособности (справке, за исключением дней нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком) |
| 14 | Новое в заполнении! Указываем количество календарных дней отпуска без сохранения заработной платы (ст. 25 и 26 Закона об отпусках) и (новое!) здесь же количество дней нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. То есть если, например, ребенок работника болеет больше двух недель и период нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за таким ребенком работник подтверждает больничным листом (14 календарных дней) и справкой (с 15-го календарного дня и до выздоровления ребенка) медучреждения, то количество календарных дней временной нетрудоспособности, подтвержденных: — больничным листом — проставляем в графе 13; — справкой — в графе 14. Важно! Эта графа может быть заполнена со знаком «-», если нужно уменьшить количество дней без сохранения заработной платы, отраженных в предыдущих отчетных периодах |
| 15 | Проставляем количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых застрахованное лицо находилось в трудовых отношениях (на которые приходится действие ГПД на выполнение работ или предоставление услуг). Если по работнику заполнено несколько строк, графу 15 заполняем по одной строке, а именно по строке с суммой зарплаты (при наличии). Важно! По общему правилу в графе 15 должны быть указаны только дни «отношений» текущего месяца. Исключение — случаи отражения в таблице 6 отпусков, в том числе и отпуска по беременности и родам, и восстановления на работе лица по решению суда |
| 16 | Проставляете количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на конкретный месяц нахождения работницы в таком отпуске |
| 17 | Указываем фактически начисленные суммы зарплаты, вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги) по ГПД, больничных и пособия по беременности и родам (т. е. без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ). Суммы отпускных вносите в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце. При этом в графе 10 указываете код типа начисления «10». Суммы выплат, начисленных за дни временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами, отражайте в отдельных строках в поле соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на такой месяц. Если вы в отчетном месяце начисляете зарплату за предыдущий период, в частности в связи с выявлением ошибок, то доначисленные суммы включайте в зарплату текущего месяца (т. е. месяца, в котором были осуществлены такие доначисления). Заметьте, в графе 17 можно проставить отрицательные значения зарплаты (соцстраховских пособий), только если необходимо отразить: — суммы перерасчетов зарплаты, связанных с уточнением количества отработанного времени в прошедших отчетных месяцах в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью и наступлением отпуска в связи с беременностью и родами; — сторнированные суммы отпускных, больничных и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах |
| 18 | Отражаем начисленные суммы зарплаты, вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги), больничных и пособия по беременности и родам в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ |
| 19 | Заполняем по работникам, по которым доначисляли ЕСВ до размера минстрахвзноса (см. выше). Указываем разницу между МЗП и фактической базой начисления ЕСВ за конкретный месяц |
| 20 | Если исправляем ошибку прошлого периода (до января 2016 года), отражаем сумму ЕСВ, удержанного с дохода работника |
| 21 | Указываем сумму ЕСВ, начисленного на конкретный вид дохода |
| 22 | По строкам с выплатами, начисленными по основному месту работы, проставляем «1». Во всех остальных случаях — «0». Если работник — внутренний совместитель (работает на условиях совместительства на том же предприятии, которое является его основным местом работы), то по строке с суммами дохода, начисленного: — по основному месту работы, проставляем «1»; — по месту работы по внутреннему совместительству — «0» |
| 23 | Проставляете «1», если по работнику ведется учет спецстажа или он имеет право на льготы по пенсионному обеспечению. В остальных случаях — «0» |
| 24 | Если работник был принят на неполное рабочее время, проставляем «1», в обратной ситуации — «0». Отметим, что трудовое законодательство допускает возможность установления неполного рабочего времени путем: — уменьшения продолжительности ежедневной работы (неполный рабочий день); — уменьшения количества дней работы (неполная рабочая неделя); — одновременного уменьшения количества часов работы в течение рабочего дня и количества дней работы (сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели). Считаем, что эту графу следует заполнять по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе и по совместителям. Ведь работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени (см. письмо Минтруда от 03.03.2008 г. № 42/13/133-08) |
| 25 | Проставляем «1» по работникам, которых приняли на новые рабочие места. В остальных случаях — «0» |
выводы
- Перечень КТН под табличной частью обновленной таблицы 6 Отчета по форме № Д4 дополнен новым КТН «14». Его используем, если отражаем в текущем Отчете сумму ЕСВ-разницы за предыдущий период в связи с удержанием «перегулянных» отпускных при увольнении работника.
- В графе 14 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 теперь указываем по застрахованному лицу не только количество календарных дней отпуска без сохранения заработной платы (ст. 25 и 26 Закона об отпусках), но и количество дней временной нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком (при наличии).
