Компенсуємо витрати на відрядження

В обраному У обране
Друк
Вороная Наталія, редактор, Савченко Олена, податковий експерт, Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці, Чернишова Наталія, податковий експерт
Податки та бухгалтерський облік Травень, 2018/№ 42
Відрядження — не розважальна прогулянка, а виробнича необхідність. І, звісно, працівники мають право на відшкодування витрат, пов’язаних з такими службовими поїздками. До цих витрат належать добові, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати на найм житлового приміщення, інші витрати. Порядок їх відшкодування має певні особливості. А деякі витрати компенсації не підлягають зовсім. Важливо і те, які документи працівник повинен привезти з відрядження для підтвердження своїх витрат. Детальніше всі ці нюанси обговоримо прямо зараз.

3.1. Загальні питання компенсації витрат на відрядження

Які витрати підлягають компенсації

Якщо ми розгорнемо ст. 121 КЗпП, то побачимо, що цією нормою за працівником закріплено право на відшкодування витрат, понесених ним у зв’язку зі службовими відрядженнями (про інші гарантії див. у розділі 2 на с. 37). При цьому всі витрати на відрядження, що підлягають відшкодуванню, можна поділити на три основні групи:

— добові витрати;

— витрати на проживання;

— витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження.

Госпрозрахункові підприємства самостійно приймають рішення про те, які витрати компенсувати працівнику, а які — ні, та описують усі «компенсаційні» нюанси в Положенні про службові відрядження (див. с. 13). У цьому ж документі кожен роботодавець має право встановити додаткові обмеження, які можуть стосуватися сум і цілей використання коштів, виданих на відрядження, наприклад, витрат на побутові, транспортні послуги, послуги найму житлових приміщень тощо.

Але не перестарайтеся в обмеженнях. Установлювати заборону на компенсацію всіх витрат, передбачених ст. 121 КЗпП, не можна. Наявність у наказі про направлення у відрядження або в Положенні про службові відрядження заборони на відшкодування перелічених вище витрат розцінюється як порушення законодавства про працю. А це загрожує штрафними санкціями як для роботодавця, так і для його посадових осіб (детальніше див. на с. 26).

Ще один цікавий момент, пов’язаний зі здійсненням витрат на відрядження. У разі коли працівник придбаває у відрядженні послуги (транспортні або на проживання) у підприємця, виникає питання про необхідність відображення здійснених виплат у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. На щастя,

податківці не примушують підприємство, що направило працівника у відрядження, відображати ці суми у формі № 1ДФ*

* Зверніть увагу: тут ідеться виключно про витрати на відрядження. Якщо ж працівник у відрядженні придбаває в підприємців ТМЦ, роботи або послуги для госппотреб підприємства, відображати такі виплати у формі № 1ДФ доведеться.

Щоправда, при цьому вони вимагають, щоб відряджений працівник узяв у такого ФОП копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності (див. консультацію в підкатегорії 103.25 БЗ).

Пояснюється такий підхід наступним: підприємець отримує дохід від звичайного громадянина (працівника підприємства). Підприємство ж тільки компенсує своєму працівнику витрати, пов’язані з відрядженням. Тому і відображати в Податковому розрахунку сплату працівником коштів за надані йому під час відрядження послуги таке підприємство не зобов’язане.

Проте зауважте: зазначене вище не стосується випадків, коли оплату підприємцю вартості послуг проживання відрядженого працівника або транспортного квитка здійснює безпосередньо роботодавець (зі свого поточного рахунку). Тобто в такій ситуації відображати перераховані суми в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ потрібно.

Але повернемося до витрат. Детальніше про те, на компенсацію яких конкретно витрат, пов’язаних із відрядженням, має право претендувати працівник, і при дотриманні яких умов роботодавець зобов’язаний відшкодувати такі витрати, ми розповімо пізніше. А зараз розглянемо загальні вимоги до документального підтвердження витрат на відрядження.

Документальне підтвердження

Отже, передусім нагадаємо: направити працівника у відрядження можна тільки за розпорядженням керівника підприємства. Це означає, що перший обов’язковий документ, який стане в пригоді для відшкодування працівнику витрат на відрядження, — наказ про направлення у відрядження. Детально про його оформлення ви можете дізнатися з підрозділу 1.6 на с. 21.

Але одним наказом, звісно ж, не обійтися. Обов’язковою умовою для виплати працівникам компенсації витрат на відрядження є наявність оригіналів первинних документів, що підтверджують витрати на оплату наданих послуг (виконаних робіт), придбання товарів. Причому для витрат на проїзд, проживання та інших витрат на відрядження первинні документи підтверджують, передусім, той факт, що такі витрати були понесені, а також надають інформацію про їх розмір.

Зазначимо, що в роботодавця є можливість відшкодувати працівнику його витрати і без документального підтвердження, але з відповідним оподаткуванням.

Для виплати добових наявність первинних документів також бажана, але вже не для того, щоб підтвердити їх суму, а як доказ самого факту службової поїздки. Такими підтвердними документами є наказ про направлення у відрядження, квитки, готельні рахунки тощо. Детальніше про це поговоримо трохи пізніше.

Компенсаційні виплати, не підтверджені документально, включають до оподатковуваного доходу працівників

А зараз звернемо увагу на важливий момент.

Документами, що засвідчують вартість понесених витрат у зв’язку з відрядженням у межах України, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і ПКУ (п. 14 розд. І Інструкції № 59). При цьому Законом про РРО до розрахункових документів, зокрема, віднесені касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, а також проїзний документ. А ось ПКУ як підтвердні (а не розрахункові) документи називає транспортні квитки (у тому числі електронні), транспортні рахунки (багажні квитанції), рахунки готелів, страхові поліси тощо.

Яким же чином поєднати вимоги Закону про РРО і ПКУ?

Якщо підтвердний документ, названий у ПКУ, водночас є розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО, то в цьому випадку для підтвердження витрат на відрядження можна обійтися одним таким документом. Якщо ж той чи інший документ є підтвердним згідно з ПКУ, але не вважається розрахунковим з точки зору Закону про РРО, то на додаток до нього необхідно надати ще й розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію). Крім того, факт виплати грошових коштів може підтверджувати квитанція до прибуткового касового ордера.

Якщо оригіналів підтвердних документів немає

Коли йдеться про документи, що підтверджують витрати на відрядження, маються на увазі їх оригінали. А як же бути, якщо працівник втратив підтвердну первинку? Як компенсувати витрати працівнику в цьому випадку?

Тут усе залежить від того, який конкретно документ був загублений. Якщо говорити про розрахункові документи, то тут доводиться відразу визнати: ні Закон про РРО, ні Положення № 148 не допускають можливості оформлення (видачі) дубліката документа замість втраченого оригіналу. Категорично проти цього і податківці (див. консультації щодо чеків РРО в підкатегорії 109.10 БЗ). Тож при втраті чека або квитанції до прибуткового касового ордера безподаткова компенсація витрат працівника, на жаль, неможлива.

Що ж до інших підтвердних документів, то тут за компенсацію можна поборотися. Річ у тому, що згідно з п. 44.5 ПКУ у разі втрати первинних документів на платника покладається обов’язок їх відновити. А «відновити» оригінал документа можна тільки у вигляді дубліката — адже двох оригіналів бути не може.

Отже,

ПКУ допускає використання дубліката як повноцінного первинного документа

Тобто якщо загубився рахунок готелю або накладна на придбання ТМЦ, можна спробувати їх відновити.

Якщо підтвердні документи відновити не вдасться, то компенсувати витрати на відрядження все одно можна. Підставою для компенсації витрат буде заява працівника з проханням компенсувати витрати внаслідок втрати документів.

Зазначимо, що «бездокументна» компенсація працівнику його витрат не мине для нього безслідно. Отримані працівником кошти будуть для нього додатковим благом. Тобто вони обкладатимуться ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.

Загальні моменти, пов’язані з компенсацією витрат на відрядження, ми згадали. Тепер давайте заглибимося в нюанси компенсації окремих витрат, перелічених у ст. 121 КЗпП.

3.2. Компенсуємо добові витрати

Граничний розмір добових

Добові витрати є витратами на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені нею у зв’язку з відрядженням і не підтверджені документально. Саме так добові витрати характеризує п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Аналогічне визначення ви знайдете в п. 15 розд. І Інструкції № 59.

Ні мінімального, ні максимального розміру добових для працівників небюджетної сфери чинне законодавство не встановлює. Але це не означає, що добові можна взагалі не виплачувати. Адже їх виплата є однією із соціальних гарантій відрядженим працівникам, передбачених ст. 121 КЗпП. Дивлячись на відсутність інших законодавчих актів, що визначають мінімальний розмір добових, логічно керуватися найближчими за своїм змістом нормативними документами. Такою на сьогодні є постанова № 98. Саме її і може використовувати підприємство як орієнтир для визначення мінімальної суми добових. Таким чином радить діяти Мінсоцполітики в листі від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28.

Згідно з додатком 1 до постанови № 98 у разі відрядження територією України розмір добових складає 60 грн. на день. Для відряджень до інших держав добові встановлені диференційовано залежно від країни відрядження. Тобто менше зазначених сум небюджетникам установлювати добові не варто.

Що стосується максимальної суми, то, як ми вже сказали, для госпрозрахункових підприємств немає жодних обмежень. Але! Виплачуючи працівникові добові, зауважте: тільки визначену законодавством суму не обкладають ПДФО і ВЗ (абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Про неоподатковуваний розмір добових див. у табл. 3.1.

Таблиця 3.1. Неоподатковуваний розмір добових

Територія відрядження

Неоподатковуваний розмір добових

Неоподатковуваний розмір добових у 2018 році

У межах України

Не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року в розрахунку за кожен календарний день відрядження

Не більше 372,30 грн. на день

За кордон

Не більше 80 євро* за кожен календарний день відрядження

Не більше 80 євро* на день

* За офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Як видно з наведеної вище таблиці, у разі відрядження працівника у 2018 році територією України до складу його оподатковуваного доходу не включають суму добових не більше 372,30 грн., а у випадку відрядження за кордон — не більше 80 євро на день за курсом НБУ на кожен день відрядження*.

* Детальніше про неоподатковувану суму добових для закордонних відряджень див. у підрозділі 4.3 на с. 76.

Звісно ж, роботодавець цілком може прийняти рішення про виплату добових у більшій сумі. Але в такому разі сума перевищення обкладатиметься ПДФО і ВЗ.

Нагадаємо також, що згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ Кабінет Міністрів окремо встановлює граничні норми добових для відряджання членів екіпажів суден (інших транспортних засобів) або суми, які спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):

— провадять комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;

— виконують міжнародні рейси для провадження навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного чи митного кордону України;

— використовуються для проведення аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

На виконання цієї вимоги прийнято постанову КМУ «Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат» від 02.02.2011 р. № 73.

Добові включають у загальну суму авансу і видають працівнику до початку відрядження.

Оподаткування понаднеоподатковуваних добових

Отже, ми з’ясували, що неоподатковуваний ПДФО і ВЗ розмір добових у 2018 році — не вище 372,30 грн. для відряджень по Україні і 80 євро (за курсом НБУ на кожен день відрядження) для відряджень за кордон.

Усе, що перевищує цей розмір, для цілей обкладення ПДФО є доходом працівника, отриманим ним від роботодавця у вигляді додаткового блага (див. лист ДФСУ від 13.03.2017 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15). Це означає, що з частини суми добових, яка перевищує неоподатковувану межу, потрібно утримати ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.

Тут потрібно звернути увагу на важливий момент. Зазвичай, у документі, що встановлює розмір добових витрат, роботодавець зазначає «чисту» суму добових, яку слід виплатити працівнику на руки. У такому разі,

щоб знайти суму доходу, яка підлягає нарахуванню, потрібно «накрутити» ПДФО і ВЗ на оподатковувану частину добових

Для цього рекомендуємо використовувати коефіцієнт (К), розрахований за формулою:

К = 100 : (100 - Сп - СВЗ),

де Сп — ставка ПДФО (18 %);

СВЗ — ставка ВЗ (1,5 %).

При зазначених ставках ПДФО і ВЗ отримуємо коефіцієнт 1,242236. Застосувавши його до «чистої» суми оподатковуваних добових, ми отримаємо суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню.

Зверніть увагу: податківці у згаданому раніше листі ДФСУ від 13.03.2017 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15 говорять про те, що для розрахунку ВЗ від оподатковуваної суми добових застосовувати будь-які коефіцієнти не слід. Що стосується ПДФО, то вони згадують «натуральний» коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ПКУ. Проте такий порядок оподаткування передбачено для надміру витрачених грошових коштів, не повернутих своєчасно підзвітною особою (відрядженим працівником). Водночас, за їх же твердженням, добові понад неоподатковувану межу є доходом у вигляді додаткового блага. Тобто немає підстав застосовувати для них той же порядок оподаткування, що і для надміру витрачених грошових коштів.

У розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ нараховану суму оподатковуваних добових, на наш погляд, слід відображати з ознакою доходу «126» — додаткове благо.

Водночас податківці в консультації з підкатегорії 103.02 БЗ, називаючи оподатковувану частину добових додатковим благом, пропонують при цьому показувати її у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» (як надміру витрачені та своєчасно не повернуті кошти).

У розділі ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму оподатковуваних добових показуйте в загальній сумі доходів, оподатковуваних ВЗ, за рядком «Військовий збір».

А ось добові, що виплачуються в неоподатковуваних межах, у формі № 1ДФ відображати не потрібно

Декілька слів про строки утримання і перерахування ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових. На жаль, ПКУ не містить чіткої відповіді на запитання: коли їх потрібно сплачувати? На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО і ВЗ із суми понаднеоподатковуваних добових не потрібно, оскільки сума такого авансу в момент видачі не є доходом працівника. Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (у тому числі й у частині добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно і сума доходу працівника у вигляді оподатковуваних добових також буде відома в день затвердження Звіту. Тому найбезпечніше для роботодавця утримати і перерахувати до бюджету ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових саме в цей день.

У тому випадку якщо відрядженому працівнику всупереч вимогам законодавства аванс на відрядження не видавали, ПДФО і ВЗ із суми оподатковуваних добових:

— утримують у день затвердження Звіту;

— перераховують до бюджету — у момент погашення кредиторської заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше за 30-те число місяця, що настає за останнім днем місяця, в якому нараховано дохід (затверджено Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).

ЄСВ із оподатковуваної суми добових не стягується. Річ у тому, що згідно із Законом № 2464 до бази нарахування цього внеску включають, зокрема, виплати, які входять до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5 і не зазначені в Переліку № 1170. А ось сума добових (у повному обсязі) навпаки:

— не входить до фонду оплати праці відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5;

— зазначена серед виплат, на які не нараховують ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170.

Виходить, що добові до бази обкладення ЄСВ не потрапили, а отже, і внесок на них не нараховують.

Приклад 3.1. Добові при відрядженнях по Україні встановлені на підприємстві в сумі 400 грн. Працівник перебував у відрядженні 4 календарні дні.

Спочатку розрахуємо суму понаднеоподатковуваних добових, виплачених працівникові:

(400,00 грн. - 372,30 грн.) х 4 = 110,80 грн.

Тепер визначимо суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню:

110,80 грн. х 1,242236 = 137,64 грн.

Сума ПДФО від понаднеоподатковуваних добових дорівнює:

137,64 грн. х 18 % : 100 % = 24,78 грн.

Сума ВЗ, що підлягає сплаті, становить:

137,64 грн. х 1,5 % : 100 % = 2,06 грн.

Установлюємо добові на підприємстві

Конкретний розмір добових роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, що регулюють питання відряджання працівників у межах України і за кордон, наприклад, у Положенні про службові відрядження (детальніше про розробку такого Положення див. на с. 13) або в окремому наказі керівника про встановлення суми добових.

Установлювати добові щоразу в наказі про направлення працівника у відрядження вважаємо неправильним

Майте на увазі: граничний розмір добових витрат роботодавець-небюджетник може встановити в єдиній сумі незалежно від того:

— чи включається вартість харчування до рахунків на оплату проживання в готелі або до проїзних документів;

— чи забезпечує сторона, що приймає, відповідно до умов запрошення відрядженого працівника безкоштовним харчуванням;

— до якої країни відряджається працівник.

Проте можна зробити інакше: передбачити в Положенні про відрядження зменшення добових з урахуванням усіх перелічених факторів, аналогічно нормам добових витрат для бюджетників, які визначені Інструкцією № 59 і постановою № 98.

Крім того, цілком допустимо при розробці Положення про службові відрядження встановити «плаваючий» розмір добових. Тобто визначити, що залежно від різних об’єктивних обставин, які можуть виникати в діяльності підприємства (і бути для нього значимими), розмір добових буде різним.

Давайте поглянемо, які критерії можна використати при складанні шкали добових, а які обирати не варто.

Найбільш очевидним і виправданим буде встановлення різного розміру добових залежно від населеного пункту, до якого відряджають працівника. Пояснити різницю в розмірі добових у цьому випадку можна посиланням на різний рівень цін у різних регіонах України (або в різних країнах), що підтверджується даними органів статистики. Крім того, до аналогічного методу вдаються і самі держоргани, встановлюючи різні добові залежно від країни, до якої направляється працівник (див. додаток 1 до постанови № 98).

На підприємствах, діяльність яких пов’язана з відвідуванням населених пунктів, що знаходяться в курортній зоні, може виникнути необхідність диференціації розміру добових залежно від того, на який період припадає відрядження (курортний сезон чи ні).

Добові передусім призначені для компенсації витрат на харчування у відрядженні. Але в багатьох готелях до вартості проживання включена вартість харчування (наприклад, сніданок). У зв’язку із цим

можна встановити різний розмір добових залежно від того, чи включена вартість харчування до готельного рахунка (чи забезпечений працівник харчуванням за рахунок сторони, що приймає)

Можна, наприклад, за орієнтир прийняти норми п. 2 постанови № 98 і встановити: якщо харчування оплачує сторона, що приймає, то розмір добових становить 80 % — при одноразовому, 55 % — при дворазовому, 35 % — при триразовому харчуванні. Також можна обумовити, що у разі коли вартість харчування включена до рахунка готелю або проїзних документів, добові зменшуються на цю суму.

Проте майте на увазі! Якщо подібного застереження у внутрішньому документі, що встановлює розмір добових, немає, то їх на «звичайних» підприємствах виплачують у повному розмірі (незалежно від кількості разів харчування, яким забезпечує працівників сторона, що приймає, або яке включене до готельного рахунка чи проїзних документів). Визнають це і податківці, що випливає з листа ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415.

Установити окремі правила розрахунку добових можна також, якщо працівник вирушає в службову поїздку до іншого населеного пункту на півдня або виїжджає у відрядження пізно ввечері (повертається з нього рано вранці). Адже в цих випадках він не несе ті витрати, які покликані компенсувати добові, у повному обсязі. Тобто в Положенні про службові відрядження можна зробити спеціальне застереження про те, що в таких випадках добові виплачують у розмірі 50 % від установленого.

А ось застосування різного розміру добових залежно від віддаленості місця відряджання працівника вважаємо невиправданим. На наш погляд, віддаленість місця відрядження від місця постійної роботи сама собою ніяк на умови відрядження не впливає: витрати на проїзд компенсуються працівнику окремо. Загальний же розмір добових залежить від кількості днів перебування у відрядженні, тому чим більше часу знадобиться на проїзд до місця відрядження, тим буде більше загальна сума добових, але не їх розмір за добу. Водночас будь-які негативні наслідки для підприємства (за умови погодження таких правил з трудовим колективом) законодавством не передбачені.

З тим, як визначити і встановити одноденний розмір добових, ми з вами розібралися. Тепер поглянемо, які нюанси потрібно враховувати при визначенні загальної суми добових за весь час відрядження.

Визначаємо суму добових за час відрядження

Добові витрати на відрядження в межах установлених на підприємстві норм виплачують у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження. Про це говорить і Інструкція № 59, і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Тому виникає запитання: як правильно порахувати кількість днів відрядження?

При визначенні тривалості відрядження і розміру добових потрібно керуватися такими правилами*:

* Кожне підприємство повинне враховувати свої правила, передбачені Положенням про службові відрядження. Ми ж звертатимемося до «бюджетної» Інструкції № 59, адже багато роботодавців при розробці свого Положення як орієнтир беруть саме її.

1. Кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховують як два дні (п. 4 розд. ІІ і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59, лист Мінфіну від 22.11.2011 р. № 31-07230-16-10/28802).

Пункт 7 розд. І Інструкції № 59 днем вибуття у відрядження називає день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника. У свою чергу, день прибуття з відрядження визначений як день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

При відправленні транспортного засобу до 24 годин включно днем вибуття у відрядження вважають поточну добу, а з 0 годин і пізніше — наступну добу

Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховують час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Приклад 3.2. На підставі наказу керівника працівник направлений у відрядження з 16.04.2018 р. по 20.04.2018 р. Згідно із залізничними квитками дата відправлення поїзда — 16.04.2018 р. о 00:23, а дата прибуття — 20.04.2018 р. о 23:58.

У цьому випадку датою вибуття працівника у відрядження буде 16.04.2018 р., а датою прибуття — 20.04.2018 р. Тривалість відрядження визначаємо згідно з наказом про відрядження і транспортними квитками. У нашому випадку вона становить 5 днів. Отже, працівнику потрібно виплатити добові за 5 днів.

Зверніть увагу! На думку Мінфіну, дата транспортного квитка і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про направлення у відрядження повинні збігатися (абзац другий п. 7 розд. І Інструкції № 59). Виняток дозволяється робити тільки для випадків, коли працівник затримався у відрядженні на вихідні або святкові і неробочі дні. Проте й тоді Інструкція № 59 забороняє відшкодовувати працівнику добові.

Водночас на практиці можуть виникати ситуації, коли через розклад руху громадського транспорту або внаслідок відсутності квитків на потрібний рейс виїхати у відрядження доводиться заздалегідь або ж повертатися трохи пізніше за заплановане. Як бути в такому разі?

Передусім цю ситуацію слід обумовити в Положенні про службові відрядження. У ньому зазначте, що

затримка працівника у відрядженні без поважних причин позбавляє його права на компенсацію добових за ці дні

Але якщо працівник аргументує свою відсутність за місцем роботи у встановлений наказом час (тобто керівник розцінить причини відсутності як поважні), підприємство зобов’язане виплатити добові за додаткові дні відрядження (детальніше див. підрозділ 1.8 на с. 26).

Приклад 3.3. На підставі наказу директора працівник направлений у відрядження з 18.04.2018 р. по 20.04.2018 р. включно. Проте згідно із залізничними квитками працівник фактично повернувся з відрядження на один день пізніше, тобто 21.04.2018 р.

У схожій ситуації, передусім, потрібно пам’ятати: працівник не має права самостійно приймати рішення про перенесення строку відрядження — це в компетенції керівника підприємства. Для того щоб отримати компенсацію добових за зайвий день відрядження, працівник повинен довести, що затримка відбулася з поважної причини. Тому:

— якщо працівник не навів поважних причин своєї затримки за місцем відрядження і його строк не був продовжений, то добові відшкодовують тільки за 3 дні (з 18.04.2018 р. по 20.04.2018 р.) згідно з наказом керівника;

— якщо працівник погодив з роботодавцем пізніше повернення з поважної причини (наприклад, у зв’язку з відсутністю транспортних квитків), підприємство має повне право компенсувати йому добові за додатковий день відрядження. Але при цьому не забудьте оформити відповідний наказ про продовження відрядження.

2. Добові виплачують за кожен день відрядження, включаючи вихідні, святкові і неробочі дні, а також час перебування в дорозі разом з вимушеними зупинками (п. 4 розд. II і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).

3. При відряджанні працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу (абзац третій п. 4 розд. II Інструкції № 59). Водночас госпрозрахункові підприємства можуть у Положенні про службові відрядження «урізати» суму добових, наприклад, у разі, коли відрядження займає півдня.

4. Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачують за один день (див. лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854). Зазначимо: за яким з відряджень (першим чи другим) відобразити в такому разі відшкодування добових, підприємство має право вирішити самостійно. При цьому якщо вирішено оплатити цей день як день прибуття з першого відрядження, то для цілей розрахунку добових за другим відрядженням його тривалість слід зменшити на 1 день.

Документальне підтвердження добових витрат

І п. 15 розд. І Інструкції № 59, і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначають добові як витрати, що не потребують спеціального документального підтвердження. Але разом із цим положення того ж п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагає визначати в разі відрядження:

— у межах України та до країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;

— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Звертаємо увагу: на сьогодні навіть при службових поїздках до «візових» країн відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-стукалочкою.

Якщо необхідні підтвердні документи відсутні, про неоподатковувані добові можна забути.

Більше про особливості виплати добових при відрядженнях за кордон див. у підрозділі 4.3 на с. 76.

Хочемо підкреслити, що

головним документом для підтвердження розміру добових є наказ про направлення працівника у відрядження

Причому його наявність обов’язкова як для внутрішніх, так і для закордонних відряджень. У наказі мають бути чітко зазначені дати вибуття у відрядження і прибуття до місця постійної роботи. За ними визначають загальну тривалість відрядження і, відповідно, суму добових.

Наступне, що вам знадобиться, — це первинні документи, які підтверджують факт перебування працівника в місці відрядження, а саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженого працівника, тощо.

А як бути, якщо працівник в «українському» відрядженні не здійснював жодних витрат на відрядження і, як наслідок, у нього немає перелічених документів? Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових можна визначити тільки на підставі наказу (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433).

Трохи інакше до цього питання підходять податківці. Вони в такій ситуації хочуть бачити також первинні документи, що засвідчують наміри і фактичність здійснення відрядження (див. лист ДПСУ від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516). Для цього підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службової поїздки з господарською діяльністю підприємства.

Наприклад, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ до таких документів відносить:

— запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, яке направляє у відрядження;

— укладений договір чи контракт;

— інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

Зазначимо, що цей перелік не є вичерпним, тобто може бути доповнений і іншими підтвердними документами.

3.3. Компенсуємо витрати на проїзд

Важливою, а іноді й досить вагомою в грошовому плані статтею витрат на відрядження є витрати на проїзд. Але чи завжди вони підлягають компенсації? Давайте розбиратися!

Витрати, які можна компенсувати

Зазирнемо в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому зазначено, що не є доходом платника податків і підлягають компенсації, зокрема, витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Як бачите, законодавець тут був не дуже багатослівний. Тому детальніший перелік транспортних витрат, що підлягають компенсації, бажано обумовити в Положенні про службові відрядження. У свою чергу, при його розробці не гріх буде «підглянути» в «бюджетну» Інструкцію № 59. Що ж вона говорить з приводу витрат на проїзд, які підлягають компенсації?

За умови відповідного документального підтвердження працівникам, що відряджаються, відшкодовують витрати на проїзд у розмірі вартості (п. 6 розд. II і п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59):

— проїзду до місця відрядження і назад повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (окрім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків. Врахуйте: якщо існує декілька видів транспорту, що сполучають місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. За відсутності такої пропозиції вид транспорту працівник обирає самостійно.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу і бізнес-класу відшкодовують у кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами;

— проїзду транспортом загального користування (окрім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місця перебування у відрядженні;

— витрат на проїзд міським транспортом загального користування (окрім таксі) і на орендованому транспорті за місцем відрядження. Зазначимо, що для компенсації таких витрат п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 висуває ще одну вимогу (окрім документального підтвердження витрат) — маршрут пересування працівника за місцем відрядження має бути погоджений з керівником підприємства.

Проте для госпрозрахункових підприємств, на наш погляд, погодження маршруту — умова не принципова в силу «добровільності» Інструкції № 59. Якщо ж ви передбачите подібну норму в Положенні про службові відрядження, тоді пам’ятаєте: такий маршрут затверджує керівник підприємства при направленні працівника у відрядження (якщо він відомий заздалегідь) або після повернення з відрядження і надання Звіту (див. лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365);

— витрат на перевезення багажу. Зверніть увагу: Інструкція № 59 для бюджетників вводить обмеження щодо компенсації таких витрат. Зокрема, якщо вага багажу перевищує вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, то такі витрати відшкодовують з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Але звичайних підприємств це не стосується. Якщо, звісно, така норма не буде передбачена в Положенні про службові відрядження;

— користування постільними речами в потягах;

— бронювання транспортних квитків;

— страхових платежів на транспорті.

Усі перелічені нами витрати ви сміливо можете компенсувати своїм працівникам. При цьому сума компенсації не потрапить до оподатковуваного доходу фізосіб при дотриманні головної умови — факт їх здійснення підтверджений відповідними первинними документами.

Врахуйте:

витрати на проїзд, не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з включенням до оподатковуваного доходу працівника

Але все це — «стандартні» витрати, що не викликають особливих запитань. Водночас, перебуваючи у відрядженні, працівник несе і менш поширені «проїзні» витрати, питання про відшкодування яких може збити з пантелику навіть досвідченого бухгалтера. Давайте поглянемо, які ще витрати може знадобитися компенсувати відрядженому працівникові, і вирішимо, чи можна їх відшкодовувати (див. табл. 3.2).

Таблиця 3.2. Особливості відшкодування деяких транспортних витрат

Вид витрат

Відшкодовувати / не відшкодовувати

Витрати на проїзд у метро

З одного боку, метрополітен — міський транспорт загального користування, тобто необхідність компенсації витрат на проїзд у метро очевидна. Водночас не завжди може бути виконана одна з головних умов відшкодування таких витрат — їх документальне підтвердження. Тут усе залежить від порядку оплати послуг метрополітену в конкретному місті.

Якщо при придбанні проїзного документа (жетонів або талонів) у метро розрахункові документи не видають, підтвердити свої витрати працівник не зможе. А немає підтвердних документів — немає і неоподатковуваної компенсації. Тому рекомендуємо заздалегідь попереджати відрядженого працівника про «підступність» витрат на метро. І нехай він самостійно вирішує, чи користуватися йому у відрядженні послугами метрополітену (витрати за якими не будуть компенсовані*) або ж віддати перевагу іншим видам міського транспорту, проїзд у яких може бути підтверджений документально.

А ось за наявності документів, що підтверджують витрати на проїзд у метро (наприклад, картка для проїзду в метрополітені поповнювалася працівником через автомат, який видає фіскальні чеки), підприємство має повне право на компенсацію таких витрат

* У такому разі вони можуть бути покриті за рахунок добових, якщо розмір добових це дозволяє.

Витрати на проїзд у таксі

Пунктом 6 розд. II Інструкції № 59 відшкодування витрат на таксі при відрядженнях у межах України прямо заборонене. Але, нагадаємо, Інструкція № 59 для «госпрозрахунківців» не обов’язкова, і спиратися виключно на неї для обмеження витрат підприємства зовсім не правильно. А ось обов’язковий до застосування «відряджувальний» п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ жодних обмежень із цього приводу не встановлює. Тому, на наш погляд, для відшкодування витрат на таксі жодних законодавчих перешкод немає (звичайно ж, за наявності підтвердних документів).

Цей висновок справедливий і для витрат на таксі в закордонних відрядженнях. Тим більше, п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59 прямо передбачено, що відшкодування таких витрат можливе з дозволу керівника підприємства (за наявності підтвердних документів).

Для надійності можливість компенсації витрат на проїзд у таксі слід прописати в Положенні про службові відрядження.

Зазначимо: раніше податківці виступали проти такого «марнотратства» і наполягали на тому, що суму витрат на таксі потрібно включати до оподатковуваного доходу фізичної особи (див., зокрема, не чинні на сьогодні консультації з підкатегорії 103.17 БЗ і лист ДФСУ від 24.06.2016 р. № 14007/6/99-99-13-02-03-15). Аргументували вони це тим, що відшкодування таких витрат не є обов’язковим і здійснюється за рішенням керівника.

Проте останнім часом фіскали не висувають вимоги про оподаткування витрат на таксі, що компенсуються роботодавцем відрядженим працівникам. Про це свідчать чинне роз’яснення з підкатегорії 103.17 БЗ, а також численні індивідуальні податкові консультації (див., зокрема, листи ДФСУ від 09.11.2017 р. № 2565/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 26.10.2017 р. № 2402/6/99-99-13-02-03-15/ІПК і від 01.09.2017 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Для перестраховки можете і для себе отримати подібну консультацію податківців

Витрати на маршрутне таксі

Витрати на оплату проїзду в маршрутному таксі, підтверджені документально, підлягають компенсації та не обкладаються ПДФО і ВЗ. Адже маршрутне таксі — це вид транспорту загального користування. Свого часу про це говорили і податківці в листі ДПАУ від 12.07.2006 р. № 13098/7/15-0317

Витрати на проїзд у двомісному купе вагону «СВ»

Витрати на проїзд одного працівника у двомісному купе вагону «СВ» компенсуються йому, якщо такі витрати підтверджені документально.

Нагадаємо: п. 2.26 розд. II Правил № 1196 передбачено, що за бажанням пасажира і за наявності вільних місць йому може надаватися можливість викупити двомісне купе у вагоні «СВ». Оформляється такий проїзд одним проїзним документом. Із цього податківці дійшли висновку (див. лист ДФСУ від 01.09.2017 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК), що не включаються до оподатковуваного доходу фізособи суми витрат на проїзд у двомісному купе вагону «СВ», відшкодовані йому роботодавцем, при виконанні умов, установлених п. 170.9 ПКУ.

Звісно, для підстраховки не зайвим буде заручитися індивідуальною податковою консультацією із цього питання

Витрати на оплату користування послугами:

камери схову

Право платників податків на компенсацію таких витрат податківці визнали ще в листі ДПСУ від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416. І хоча на той момент вони говорили про включення таких сум до складу податкових витрат платника податків, висновки цього листа можна поширити на ПДФО і ВЗ. Тому суму компенсації перерахованих витрат не включають до оподатковуваного доходу працівника. До речі, про те, що сума компенсації витрат на оплату камери схову не обкладається ПДФО, податківці говорили і в пізнішому листі Міндоходів від 24.12.2013 р. № 18173/6/99-99-19-03-02-15.

Але врахуйте: усі ці витрати працівника мають бути підтверджені документально. Тобто до авансового звіту слід додати: фіскальний касовий чек РРО, розрахункову квитанцію або інший розрахунковий документ, що підтверджує оплату таких послуг

платного залу очікування

сервісних центрів з придбання квитків

Витрати при поверненні транспортного квитка

Як передбачено п. 12 розд. ІI і п. 11 розд. III Інструкції № 59, витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише за наявності поважних причин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо). При цьому потрібні документи, що посвідчують вартість цих витрат.

Які документи підтверджують витрати на повернення квитка?

Що стосується залізничних квитків, то згідно з п. 21.2 Порядку № 331/137 при поверненні проїзних/перевізних документів, оформлених при готівковому способі розрахунків, на кожен екземпляр такого документа оформляють допоміжний документ із зазначенням суми, що повертається. На вимогу пасажира касир повинен надати йому один екземпляр допоміжного документа. У зв’язку із цим працівника потрібно попередити, що при поверненні квитка він повинен вимагати в касира відповідний документ.

А якщо був придбаний електронний проїзний/перевізний документ? Тоді при поверненні такого документа формується електронний документ на повернення (п. 21.4 Порядку № 331/137). Але врахуйте: його необхідно роздрукувати на паперовому носії.

У разі повернення проїзного документа (у тому числі електронного) на автобус працівник повинен разом зі Звітом надати роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідку) про повернення проїзного документа, складені компанією-продавцем. У такому документі зазначаються сума повернених коштів, а також комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням квитка.

У випадку якщо авіаквиток (у тому числі електронний) є частково використаним, до Звіту додають лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. У ньому мають бути зазначені: прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість виконаного перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка (п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59).

Зазначимо також, що податківці не заперечують проти компенсації працівникові комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа (див. лист ДПСУ від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416)

Ще одне важливе запитання:

чи відшкодовувати транспортні витрати, якщо працівник затримався у відрядженні без поважних причин

Як ми вже згадували (див. с. 28), за дні «неповажної» затримки працівникові не виплачують заробітну плату, а також не відшкодовують добові, витрати з найму житла та інші витрати. Така вимога абзацу третього п. 10 розд. II і абзацу п’ятого п. 4 розд. III Інструкції № 59.

Водночас витрати на проїзд, на нашу думку, мають бути компенсовані працівникові незалежно від причини незбігу дат, зазначених у транспортних квитках і в наказі на відрядження. Адже той факт, що працівник вибуває у відрядження раніше або повертається пізніше, в більшості випадків не призводить до збільшення загальної суми витрат на його проїзд. Такі витрати все одно виникли б, навіть якщо б працівник вирушив у відрядження (повернувся з нього) в призначений строк. Отже, відшкодовуючи працівникові вартість проїзду, підприємство не завищує величину витрат на відрядження.

До речі, такий же висновок випливає з положень абзацу четвертого п. 7 розд. І Інструкції № 59. У ньому зазначено, що за час «неповажної» затримки у відрядженні працівникові не відшкодовують добові, витрати на найм житла та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи).

Водночас не виключено, що податківці наполягатимуть на включенні компенсації транспортних витрат у таких випадках до оподатковуваного доходу відрядженого працівника. Про це може свідчити, зокрема, лист ДФСУ від 22.01.2018 р. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК. У ньому фіскали наполягають на обкладенні ПДФО і ВЗ витрат на проїзд до місця постійної роботи, якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою повернення працівника, передбаченою наказом про відрядження, у зв’язку з його затримкою на декілька робочих днів у місці відрядження, оформленою відпусткою.

Проте є із цього приводу і нефіскальні роз’яснення. Так, у листі ДФСУ від 18.05.2017 р. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говориться про можливість відшкодувати витрати на проїзд без податкових наслідків за ситуації, коли працівник затримується у відрядженні на вихідні, святкові та неробочі дні.

Ще одна позитивна для платника податків консультація (див. лист ДФСУ від 27.10.2017 р. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК) була видана під тиском рішень судових органів. У ній, зокрема, зазначалося, що якщо дати в транспортних квитках не збігаються з датами, визначеними наказом про відрядження, відшкодування витрат на проїзд не призводить до виникнення оподатковуваного доходу працівника. Головне, щоб затримка у відрядженні була погоджена з роботодавцем і були підтвердні документи, передбачені п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Також зверніть увагу: якщо зворотний квиток був придбаний заздалегідь і працівник під час відрядження здав його і купив квиток з пізнішою датою, вважаємо, роботодавець має право не компенсувати працівникові суму комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа, а також втрату частини вартості квитка, що повертається (якщо вона була). Адже, як ми вже говорили вище, витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником транспортних квитків, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише за наявності поважних причин (п. 12 розд. ІI і п. 11 розд. III Інструкції № 59). Щоправда, оскільки положення Інструкції № 59 для небюджетників не є обов’язковими, таку ситуацію краще прописати в Положенні про службові відрядження.

Документальне підтвердження витрат на проїзд

Отже, як ви вже напевно зрозуміли, головна умова компенсації будь-яких транспортних витрат — наявність документів, що підтверджують факт їх здійснення. У силу важливості цього питання зупинимося на ньому детально.

Допоможе нам у цьому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. З нього випливає, що підтвердними документами, які засвідчують вартість фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), є:

— транспортні квитки;

— транспортні рахунки (багажні квитанції);

— електронні квитки за наявності посадкового талона (якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту) і розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту.

При цьому згідно з п. 4 ст. 9 Закону про РРО реєстратори розрахункових операцій і розрахункові книжки (далі — РК) не застосовують при продажу проїзних і перевізних документів на:

— залізничному (окрім приміського) й авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів;

— автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.

Узагальнивши вимоги цих двох документів, доходимо висновку, що для підтвердження витрат на проїзд*:

* Тут ідеться про паперові квитки. Про електронні йтиметься далі. Хоча зазначимо, що на паперовий авіаквиток нині ви навряд чи зможете натрапити.

— залізничним (окрім приміського) й авіаційним транспортом достатньо оригіналів транспортних квитків;

— приміським залізничним транспортом, а також морським і річковим транспортом одних транспортних квитків буде замало. Закон про РРО не звільняє суб’єктів господарювання від використання РРО (РК) при продажу таких квитків. Тобто додатково потрібен касовий чек (або розрахункова квитанція);

— автомобільним транспортом підійдуть талони, квитанції, квитки з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю. Якщо квиток не містить таких реквізитів (або вони заповнені від руки), потрібен чек РРО або розрахункова квитанція. Про це нагадують податківці в листі ДФСУ від 01.12.2016 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15. Виняток — квитки, отримані від підприємців-єдиноподатників груп 2 і 3, які мають право не використовувати РРО і РК, оскільки їх дохід не досяг межі в 1 млн грн.

А як ідуть справи, якщо отримувалися електронні квитки? Чим відрядженому працівникові підтвердити транспортні витрати, якщо він скористався електронним квитком, нам повідають п. 12 розд. II і п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59. Якщо вже перелічені в ньому документи годяться для бюджетників, то підійдуть вони й для госпрозрахункових підприємств. Розглянемо їх у розрізі різних видів транспорту.

Літак. Для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка до авансового звіту працівника додають:

1) оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, касовий чек, розрахункову квитанцію, виписку з карткового рахунку).

Підтверджувати оплату необхідно у зв’язку з тим, що електронний авіаквиток контролюючі органи не визнають розрахунковим документом, оскільки його форма законодавчо не встановлена (див. роз’яснення з підкатегорії 109.10 БЗ).

Врахуйте: якщо відряджений працівник не надасть документ, що підтверджує здійснення розрахункової операції, але роботодавець усе ж компенсує йому витрати на проїзд, то

сума такої компенсації потрапить до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо (див. роз’яснення з підкатегорії 103.17 БЗ)

Більше про оподаткування таких доходів див. у розділі 5 на с. 89;

2) роздруківку на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція);

3) оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Зазначимо, що не так давно електронний посадковий талон, роздрукований відрядженим працівником на звичайному аркуші при онлайн-реєстрації (а не в залі аеропорту), податківці визнавати відмовлялися. Вони наполягали на тому, що в разі використання електронного авіаквитка підставою для безподаткового відшкодування витрат на його придбання є виключно оригінал відривної частини посадкового талона пасажира (див. лист ДФСУ від 13.10.2016 р. № 22299/6/99-99-13-02-03-14).

Але, на щастя, Мінфін внесенням відповідних змін до Інструкції № 59 виправив ситуацію. Тепер бюджетники офіційно мають право приймати як документ, що підтверджує витрати на придбання електронного авіаквитка, у тому числі, роздрукований електронний посадковий талон, отриманий при онлайн-реєстрації документів. Якщо ви пропишете те ж саме у своєму Положенні про службові відрядження, то, на наш погляд, можете сміливо відшкодовувати витрати на переліт, не утримуючи при цьому ПДФО і ВЗ. Адже п.п. 170.9.1 ПКУ про форму талона не говорить нічого.

Ще один цікавий момент. Деякі авіаперевізники вимагають плату за роздрукування посадкового талона безпосередньо в аеропорту (якщо пасажир не зареєструвався онлайн). На наш погляд, такі витрати теж мають бути компенсовані підприємством без включення до оподатковуваного доходу працівника. Адже вони понесені у зв’язку з відрядженням. Головне — підтвердити такі витрати документально.

А що коли працівник втратив отриманий в аеропорту посадковий талон? З дозволу керівника йому можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка. Для цього слід надати оригінал довідки авіаперевізника, яка засвідчить стан замовлення і статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, а також факт використання квитка повністю за певним маршрутом. Це передбачено зараз абзацом третім п. 12 розд. II Інструкції № 59. Але, радше за все, таке відшкодування податківці захочуть бачити у складі оподатковуваного доходу працівника, оскільки буде порушений п.п. 170.9.1 ПКУ, що вимагає наявності посадкового авіаталона.

Потяг. Що стосується купівлі електронних залізничних квитків, то тут підтвердити витрати працівника допоможе роздрукований на паперовому носії посадочний документ (п. 12 розд. II і п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59). У випадку якщо працівник додатково оплачував перевезення багажу та/або окремо замовляв послуги (наприклад, з користування комплектом постільної білизни або бронювання місця), як підтвердні документи підійдуть роздруковані на паперовому носії перевізний документ та/або документ на послуги.

Зверніть увагу:

у випадку з електронними залізничними квитками додатковий документ, що підтверджує їх оплату, не потрібен

Це пов’язано з тим, що роздруковані на папері посадочний (перевізний) документ і документ на послуги мають статус розрахункових. Про це чітко говорить п. 5.6 Порядку № 331/137. Відрадно, що цей факт визнають і податківці (див., зокрема, листи ДФСУ від 15.12.2016 р. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, від 23.05.2016 р. № 5331/М/99-99-13-02-03-14 і від 13.06.2016 р. № 12975/10/28-10-01-03-11, а також консультацію в підкатегорії 109.10 БЗ).

Перевірити статус електронного квитка на потяг можна на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту за посиланням: booking.uz.gov.ua/check epd/.

Автобус. Нині Інструкція № 59 не обходить своєю увагою й автобусні перевезення. Так, п. 12 розд. II і п. 11 розд. ІІІ згаданої Інструкції свідчать про те, що в разі інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

З такого формулювання випливає, що для підтвердження «автобусноперевізних» витрат не потрібні ні посадковий талон, ні розрахунковий документ, що підтверджує здійснення розрахункової операції. Що стосується талона, ми згодні. При перевезеннях автотранспортом він і так не передбачений. А ось розрахунковий документ, що підтверджує придбання автобусного електронного квитка, вважаємо, все одно потрібен. Причому як для госпрозрахункових підприємств, так і для бюджетників. Адже «відряджувальний» п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ — один для всіх. А він вимагає наявності розрахункових документів про придбання електронного квитка за всіма видами транспорту.

Податківці в роз’ясненні з підкатегорії 109.10 БЗ звертають увагу на те, що електронні квитки на перевезення пасажирів і багажу автомобільним транспортом не вважаються розрахунковими, оскільки їх форми законодавчо не встановлені. Тому якщо навіть ви перенесете у власне Положення про службові відрядження норми про відшкодування витрат на придбання автобусних електронних квитків з п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59, це ситуацію не врятує. Відшкодувати витрати на проїзд за автобусним електронним квитком без розрахункового документа можливо, тільки утримавши ПДФО і ВЗ з його вартості.

Компенсуємо витрати на проїзд автомобілем

Потрібно зазначити, що розд. II Інструкції № 59, який регулює порядок направлення працівників у відрядження в межах України*, не містить норм, що визначають особливості відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем (на ПММ, стоянку, паркування автомобіля, а також витрат, пов’язаних з його техобслуговуванням). Нічого про можливість компенсації витрат на службовий автомобіль не говорить і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

* Про поїздки в закордонні відрядження на службовому автомобілі див. у підрозділі 4.5 на с. 82.

Отже, такі витрати не можуть бути включені в кошторис витрат на відрядження і компенсовані як витрати на відрядження. Але не розслабляйтеся! Це зовсім не означає, що витрати на службовий автомобіль узагалі не потрібно компенсувати. Оскільки підприємство використовує службовий автомобіль для поїздки працівника в межах своєї госпдіяльності, витрати на використання транспортного засобу вважаються витратами на господарські потреби. Отже, одночасно з авансом на відрядження підприємство повинне видати працівникові підзвітні кошти на госппотреби (для компенсації витрат на ПММ, стоянку, паркування службового автомобіля, а також витрат на сплату зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами і водними переправами).

У свою чергу, після повернення з відрядження працівник звітує про всі понесені витрати, у тому числі пов’язані з експлуатацією транспортного засобу. Причому сума документально підтверджених витрат не включається до складу оподатковуваного доходу фізособи на підставі пп. 165.1.11 і 170.9.1 ПКУ.

Зверніть увагу: витрати на ПММ у разі використання у відрядженні автомобіля відшкодовують з урахуванням Норм № 43 і згідно з маршрутом, погодженим з керівником, що повинно бути відображено в наказі про направлення працівника у відрядження.

А якщо працівник використовує у відрядженні власний автомобіль

У такому разі підприємство, звичайно, теж може відшкодувати «автомобільні» витрати працівника. Але врахуйте: податківці компенсацію витрат на використання особистого автомобіля працівника вважають його додатковим благом (див. роз’яснення з підкатегорії 103.02 БЗ). Тобто з суми такого доходу необхідно утримати ПДФО і ВЗ. Крім того, на цю суму доведеться нарахувати і ЄСВ як на виплату індивідуального характеру, що включається до фонду оплати праці (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449).

Щоб уникнути оподаткування компенсаційних виплат у такій ситуації, підприємство може укласти з власником автомобіля договір оренди** або договір позички транспортного засобу. Детальніше про варіанти використання особистого автомобіля працівника в госпдіяльності підприємства ви можете прочитати в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 58, с. 76.

** При цьому важливо пам’ятати, що відповідно до ч. 2 ст. 799 ЦКУ договір оренди за участю фізичної особи підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню.

3.4. Компенсуємо витрати на проживання

Які витрати можна компенсувати

Примірний склад витрат на проживання за місцем відрядження, що підлягають компенсації, наведено у п. 5 розд. II і п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59. Ним цілком можна керуватися при розробці свого Положення про службові відрядження.

Так, згідно зі згаданими нормами відшкодуванню підлягають фактичні витрати на:

— найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі;

— бронювання місця в готелі (мотелі) в розмірі, що не перевищує 50 % вартості такого місця за одну добу (детальніше див. табл. 3.3 нижче);

— побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10 % сум добових витрат за всі дні проживання;

— користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інші витрати (за умови, що вони включені в рахунки на оплату вартості проживання).

При цьому, як зазначає Мінфін у листі від 03.02.2012 р. № 31-07230-2-6/534, до категорії «інші витрати» належать інші надані готелем (мотелем) послуги під час проживання відрядженого працівника, які не ввійшли до переліку послуг, зазначеного в Інструкції № 59, і можуть бути відшкодовані відповідно до законодавства України (не заборонені до відшкодування). Зокрема, при відрядженнях як за кордон, так і по території України працівнику можна компенсувати вартість користування кондиціонером.

Крім того, в розмірах, погоджених з керівником підприємства, відшкодовують витрати на службові телефонні розмови (п. 5 розд. II і п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59). Для підтвердження того, що розмови були дійсно службовими, працівникові бажано заручитися роздруківкою телефонних номерів, з якими він зв’язувався з готелю.

Як бачимо, перелік детальний. Але все одно для госпрозрахункових підприємств його можна коригувати. Також виникає запитання про можливість компенсації інших витрат, пов’язаних з проживанням працівника у відрядженні, які прямо не зазначені в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ та Інструкції № 59. Детальніше про це — в табл. 3.3.

Таблиця 3.3. Компенсація витрат, пов’язаних з наймом житла

Вид витрат

Відшкодовувати / не відшкодовувати

Витрати на харчування, вартість якого включена в рахунок

В абзаці четвертому п. 5 розд. II і п.п. «д» п.п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 говориться, що витрати на харчування, вартість якого визначена і включена в рахунки на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або в проїзні документи, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат. Звичайно ж, при розробці Положення про службові відрядження ви цілком можете передбачити в ньому аналогічну норму. У такому разі при розрахунку добових вам доведеться зменшувати їх суму на вартість харчування, включену в готельний рахунок. Проте ще раз підкреслимо: для госпрозрахункових підприємств, на відміну від бюджетників, це право, а не обов’язок. Адже для них головним орієнтиром щодо складу витрат на відрядження є не Інструкція № 59, а п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, який зазначених обмежень не містить. Отже, «звичайні» підприємства мають право відшкодовувати своїм працівникам добові витрати в повному обсязі незалежно від вартості харчування, включеного в рахунки на оплату проживання. Поділяють нашу точку зору і податківці, про що свідчить лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415

Витрати на бронювання номера

На відміну від бюджетних установ, госпрозрахункові підприємства мають право компенсувати працівнику витрати на бронювання місць у готелі в повному обсязі. Звісно, за наявності підтвердних документів. І нехай вас не бентежить той факт, що бюджетні установи в цьому питанні обмежені. Вони мають право компенсувати своїм відрядженим працівникам витрати за бронювання не більше 50 % вартості місця за одну добу, що передбачено Інструкцією № 59. Але такі обмеження щодо витрат на бронювання місць у готелях на госпрозрахункові підприємства не поширюються. У п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ прямо сказано, що в оподатковуваний дохід не потрапляють витрати (за наявності первинних документів) у тому числі за бронюванням місць у готелі. Тобто такі витрати можна відшкодовувати в їх фактичному розмірі без ризику потрапити під обкладення ПДФО і ВЗ

«Чайові», алкоголь, видовищні заходи

Норми п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ пропонують включати в оподатковуваний дохід працівника суми відшкодування вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, «чайових», а також плату за видовищні заходи. Виняток становлять випадки, коли працівник не міг не заплатити «чайові», оскільки їх сума включається в рахунок згідно із законодавством країни перебування. Виходить, за бажанням, госпрозрахункове підприємство може відшкодувати і вартість «заборонених» витрат, але з відповідним оподаткуванням

Оплата проживання одного працівника у дво-, тримісному номері

Передусім підкреслимо, що п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ жодних обмежень із цього приводу не встановлює. Єдине, де говориться про те, що витрати на проживання компенсують у розмірі витрат на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), — це п. 5 розд. II Інструкції № 59. А вона, як відомо, нам не указ, на відміну від ПКУ. Виходить, що за рішенням роботодавця працівнику можуть бути компенсовані витрати на найм не лише одномісного, але і двомісного і навіть тримісного номера.

Проблема в тому, що податківці із цього приводу мають іншу думку. У своїх роз’ясненнях вони вказують на те, що витрати на проживання у відрядженні можуть бути компенсовані працівнику тільки в розмірі вартості одного місця в готельному номері за кожну добу проживання (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415, а також консультацію, розміщену в підкатегорії 103.17 БЗ). У разі, коли підприємство компенсує працівнику також вартість другого місця в номері, податківці наполягають на включенні такої суми в оподатковуваний дохід фізособи як додаткового блага

Проживання в приватному секторі та інших житлових приміщеннях (у тому числі санаторіях)

З положень п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ випливає, що не є об’єктом обкладення ПДФО (а відповідно і ВЗ) витрати на проживання, підтверджені рахунками готелів (мотелів) або інших осіб, які надають послуги розміщення або проживання фізособи. З наведених вимог Кодексу можна дійти однозначного висновку: компенсувати можна не лише документально підтверджені витрати на проживання в готелях (мотелях), але також і витрати з найму інших житлових приміщень. Єдина умова: наявність оригіналів підтвердних документів (детальніше див. с. 70).

Згоден у цьому з нами і Мінфін. Висновку про те, що відряджений працівник має право знімати приміщення в приватному секторі або мешкати в санаторії, фахівці цього відомства дійшли в листі від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582

Оплата одним працівником вартості проживання за двох і більше відряджених працівників

Виявити таку ситуацію можна, якщо працівник оплатив проживання у відрядженні за себе і своїх колег, використовуючи платіжну картку.

Мінфін (див. листи від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 та від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19) і НБУ (див. лист від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767) свого часу не заперечували проти такої оплати. Проте для підтвердження здійснених витрат Мінфін висував вимоги до інформації, яка наводиться в рахунку готелю. На думку фахівців цього відомства, рахунок обов’язково повинен містити:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснена оплата;

— строки проживання в готелі зазначених осіб;

— вартість номерів, у яких мешкали такі особи;

— види витрат, включені у квитанцію (рахунок).

Такі документи додає до свого Звіту підзвітна особа, яка оплатила проживання за співробітників підприємства і за себе.

Водночас врахуйте, що податківці свою позицію із зазначеного питання не висловлювали. Тобто від їх претензій при перевірці ви не застраховані.

І ще один момент. Якщо видана на одного з працівників квитанція (рахунок) на оплату проживання в готелі буде складена на загальну суму без зазначення осіб, що мешкали в оплачених ним номерах, то без оподаткування можна компенсувати тільки вартість одного місця в номері, яке займав відряджений працівник, що оплатив витрати «за всіх». Нагадаємо: податківці вважають, що витрати на проживання у відрядженні можуть бути компенсовані працівнику тільки в розмірі вартості одного місця в готельному номері за кожну добу проживання. У такій ситуації вартість проживання інших працівників, якщо вона буде компенсована підприємством, перетвориться для «щедрого» працівника в оподатковуваний дохід. Тобто цю суму доведеться обкласти ПДФО в розмірі 18 % і ВЗ у розмірі 1,5 %

Вартість проживання, якщо в наказі про направлення у відрядження передбачена можливість щоденного повернення працівника до місця постійного проживання

Якщо працівника направили у відрядження до місцевості, з якої він може щодня повертатися, роботодавець може зобов’язати його це робити. Причому працівник не має права самостійно прийняти рішення, повертатися йому до місця постійної роботи чи скористатися послугами готелю. На той факт, що в такій ситуації витрати на проживання працівникові не відшкодовують, Мінфін указував ще в листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504. На нашу думку, відтоді нічого не змінилося, а тому такий висновок повністю актуальний і сьогодні. Це означає, якщо працівник усупереч розпорядженню керівника не повернувся з відрядження, а заночував там, вартість проживання йому не відшкодовують. Звичайно ж, тут можна зробити виключення для працівників, які не повернулися з відрядження з поважної причини (наприклад, через відсутність квитків). У такому разі витрати на проживання компенсувати можна, але не забудьте отримати письмові пояснення працівника

Вартість кабельного телебачення

Раніше Мінфін стверджував (див. лист від 01.04.2009 р. № 31-18030-07-21/9141), що вартість кабельного телебачення, зазначена в готельному рахунку окремим рядком, не підлягає компенсації, оскільки Інструкцією № 59 це не передбачено. Проте, на наш погляд, з урахуванням добровільності застосування цієї Інструкції підприємствами небюджетної сфери, це питання можна врегулювати інакше у внутрішньому Положенні про службові відрядження

Користування кондиціонером

На думку Мінфіну (див. лист від 03.02.2012 р. № 31-07230-2-6/534), а також з урахуванням п. 5 розд. ІІ і п.п. «б» п. 7 розд. III Інструкції № 59 плату за користування кондиціонером відшкодовують відрядженому працівникові у складі інших витрат на проживання за умови, що вартість такої послуги включена в рахунок на проживання

Страхування в готелі

Відповідно до ст. 16 Закону № 324/95 готелі, що є суб’єктами туристичної діяльності, зобов’язані укласти договір медичного страхування і страхування від нещасних випадків тих, хто в них проживає (туристів). Тобто цей вид страхування обов’язковий для готелів. Водночас таке страхування є добровільним у розумінні Закону № 85/96. Проте оскільки витрати на страхування входять у вартість готельних послуг, вони безпосередньо пов’язані з відрядженням. Отже, підприємство на підставі ст. 121 КЗпП зобов’язане відшкодувати відрядженому співробітнику витрати на страхування, виділені в готельному рахунку. Причому така компенсація, на наш погляд, не вважається додатковим благом працівника і не обкладається ПДФО і ВЗ

Доплата за раннє заселення / пізній виїзд

Пунктом 1.3 Правил № 19 визначено, що розрахункова година — це година, яка встановлена в готелі та при настанні якої споживач повинен звільнити номер у день виїзду і після якої здійснюється заселення в готель. У свою чергу, ранній заїзд — заїзд споживача до готелю до розрахункової години, а пізній виїзд — виїзд споживача з готелю після розрахункової години в день виїзду.

При проживанні в готелі менше однієї доби й у разі раннього заїзду або пізнього виїзду готель самостійно визначає розмір плати за надання готельних послуг (п. 3.8 Правил № 19). Оплата послуг раннього заїзду і пізнього виїзду може бути виділена окремим рядком у готельному рахунку, але все одно належить до послуг з проживання в готелі. І за наявності підтвердних документів вартість таких послуг підлягає компенсації в повному обсязі

Документальне підтвердження витрат на проживання

Як і витрати на проїзд у відрядженні, витрати на проживання відшкодовують тільки за наявності оригіналів підтвердних документів. Витрати на проживання, не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з включенням в оподатковуваний дохід відрядженого працівника.

Підставою для компенсації витрат на проживання будуть розрахункові документи згідно із Законом про РРО і ПКУ, які засвідчують вартість понесених працівником витрат. Розберемося детальніше, про які документи йдеться.

Документами, що підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ називає рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, в тому числі з бронювання місць у місцях проживання.

У свою чергу, згідно з вимогами Закону про РРО документами, що підтверджують оплату готельних послуг, тобто розрахунковими документами, можуть бути фіскальні касові чеки РРО або розрахункові квитанції.

Як бачите,

витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами — і рахунком готелю, і чеком РРО (розрахунковою квитанцією)

Наявності тільки готельного рахунку для обґрунтування правомірності відшкодування витрат на проживання буде недостатньо. І про це бажано попередити працівника ще до направлення його у відрядження.

А якщо суб’єкт господарювання (зокрема, підприємець-єдиноподатник), що надає послуги з тимчасового розміщення, не зобов’язаний застосовувати РРО (РК)? Він усе одно повинен видати документ, що підтверджує оплату вартості проживання (наприклад, квитанцію).

Що стосується готельного рахунку, то на сьогодні типової форми цього документа, обов’язкової до застосування всіма суб’єктами господарювання, не існує. Проте, на думку Мінфіну (див. листи від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 і від 31.08.2007 р. № 31-26030-13-16/17569), в рахунку мають бути зазначені:

— прізвище працівника, направленого у відрядження;

— строк проживання;

— вартість основних і додаткових послуг, отриманих у готелі або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи.

Як орієнтир суб’єкти господарювання, що надають послуги з тимчасового розміщення, можуть використовувати форму рахунку, затверджену наказом Держбуду від 13.10.2000 р. № 230.

І нарешті, декілька слів скажемо про турзбір.

Як установлено п.п. «б» п.п. 268.2.2 ПКУ, платниками туристичного збору не є особи, що прибули у відрядження.

Чим підтвердити «відрядний» статус працівника? На наш погляд, для цього підійде копія наказу про направлення працівника у відрядження, яку він повинен пред’явити співробітникам готелю. На підставі цієї копії готель не включатиме турзбір у рахунок за проживання (див. лист ДПАУ від 29.04.2011 р. № 12291/7/15-0717 і лист ДПСУ від 20.08.2012 р. № 1091/0/71-12/15-2217м).

А якщо відрядженому працівнику включили турзбір у рахунок за проживання? Наприклад, через те, що від не пред’явив копію наказу про відрядження. Чи підлягають компенсації працівнику сплачені ним суми турзбору?

Звичайно, за рішенням керівника підприємство може компенсувати працівникові суму сплаченого ним турзбору. Але в п. 170.9 ПКУ сказано про те, що в дохід працівника не потрапляє сума будь-яких податків і зборів, якщо вони підлягають сплаті, у зв’язку зі здійсненням витрат на відрядження. А як ми зазначали вище, сума турзбору при відрядженнях сплаті не підлягає. Таким чином, якщо підприємство компенсує працівнику турзбір, така сума потрапить у дохід працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням. Про це ж говорять податківці в консультації з підкатегорії 103.07 БЗ.

висновки

  • Роботодавець зобов’язаний компенсувати відрядженому працівнику добові, витрати на проживання, витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження.
  • У 2018 році до складу оподатковуваного доходу відрядженого працівника не включають суму добових за кожен день відрядження в межах 372,30 грн. (для відряджень по Україні) і 80 євро за курсом НБУ за кожен такий день (при закордонних відрядженнях).
  • Витрати на проїзд і проживання, що не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з обов’язковим включенням до оподатковуваного доходу відрядженого працівника.
  • Витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами — і рахунком готелю, і чеком РРО (розрахунковою квитанцією).
Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити