Командировочные расходы в разъяснениях ГФСУ

В избранном В избранное
Печать
Вороная Наталья, редактор, Савченко Елена, налоговый эксперт, Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда, Чернышова Наталья, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Май, 2018/№ 42
При рассмотрении вопросов, связанных с командировками, мы неоднократно упоминали о консультациях налоговиков. В заключение спецвыпуска мы хотим ознакомить вас с наиболее интересными из них, сопроводив их своими комментариями. При этом помните: чтобы безбоязненно пользоваться приведенными в разъяснениях выводами, следует получить для себя индивидуальную налоговую консультацию такого же содержания.

Разъяснения ГФСУ о командировках

Реквизиты консультации

Вывод консультации

Комментарий

Отражение в форме № 1ДФ суточных, превышающих необлагаемый размер

Подкатегория 103.02 БЗ

Сумма увеличения размера суточных расходов сверх установленных норм включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога как дополнительное благо и отражается в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком «118»

Действительно, сумма суточных, превышающая необлагаемый предел, установленный п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, должна облагаться НДФЛ и ВС. Как справедливо указывают налоговики, такой доход является дополнительным благом. Однако, по нашему мнению, в форме № 1ДФ его следует отражать с признаком дохода «126» — дополнительное благо, а не «118» — излишне израсходованные средства, выданные на командировку или под отчет

Проживание командированного работника в гостинице предпринимателя и форма № 1ДФ

Подкатегория 103.25 БЗ

Поскольку юридическое лицо только компенсирует расходы работника на командировку, то отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ уплату работником средств за предоставленные во время командировки физическим лицом — предпринимателем — плательщиком единого налога услуги такое юридическое лицо не обязано. При этом командированный работник получает от физического лица — предпринимателя, который предоставлял услуги по найму жилого помещения и проезду, копию документа, подтверждающего его государственную регистрацию субъектом предпринимательской деятельности

Заметим, что такой же вывод можно сделать в отношении уплаты работником в командировке стоимости проезда или проживания предпринимателю на общей системе налогообложения.

В то же время имейте в виду: если работник приобретает в командировке ТМЦ, работы или услуги для нужд предприятия, то выплаченные им предпринимателям суммы юрлицо должно отражать в форме № 1ДФ с признаком дохода «157». Это связано с тем, что в такой ситуации работник действует от имени работодателя

Налогооблагаемый доход работника, если аванс на командировку не выдавался

Подкатегория 103.04 БЗ

Сумма расходов, возмещенная наемному работнику на основании предоставленного Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и оригиналов документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов, не является объектом обложения НДФЛ независимо от того, что аванс не выдавался, а расходы во время командировки осуществлялись за собственные средства

Вывод, сделанный в консультации, абсолютно справедлив. В то же время напомним: в отношении приобретения работником за собственные средства ТМЦ, работ и услуг для нужд предприятия налоговики продемонстрировали фискальный подход. Они утверждают: если аванс на хознужды не выдавался, суммы средств, возмещенные работнику на основании Отчета, должны включаться в его налогооблагаемый доход (см. письмо ГФСУ от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК // «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 21, с. 5)

Срок возврата аванса при отмене командировки

Подкатегория 103.17 БЗ

Нормами законодательства не предусмотрены дополнительные сроки для сдачи средств в кассу предприятия, полученных в качестве аванса на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам (в том числе в случае болезни работника).

То есть, если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства

Заметим, что срок в 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене командировки предусмотрен только Инструкцией № 59 (п. 11 разд. II и п. 18 разд. III). Однако нормы этого документа для небюджетников носят исключительно вспомогательный (справочный) характер. Тем не менее налоговики в данном случае распространяют его требования на все предприятия, независимо от источников их финансирования

Проживание работника в двухместном номере

Подкатегория 103.17 БЗ

Если предприятие возмещает работнику полную стоимость двухместного номера, то стоимость второго места в данном номере будет считаться дополнительным благом и включаться в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога

Подпункт «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Единственное, где говорится о том, что расходы на проживание компенсируют в размере расходов на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), это п. 5 разд. II Инструкции № 59. А она, как известно, небюджетникам не указ, в отличие от НКУ

Возмещение расходов за пользование такси

Подкатегория 103.17 БЗ, письмо ГФСУ от 31.07.2017 г. № 1443/6/99-99-13-02-03-15/ІПК

Если юридическое лицо не финансируется за счет бюджетных средств, то суммы возмещенных расходов за пользование такси во время командировки как в пределах территории Украины, так и за рубежом не являются объектом обложения НДФЛ при условии выполнения требований, установленных п. 170.9 НКУ

Заметим, что нефискальные консультации налоговиков появились относительно недавно. Похоже, они наконец осознали, что нормы Инструкции № 59, запрещающие компенсировать командированным работникам расходы на проезд в такси, не являются обязательными для хозрасчетных предприятий. Однако помните: для выплаты необлагаемой компенсации такие расходы должны быть подтверждены документально

Возмещение стоимости электронного авиабилета

Подкатегория 103.17 БЗ

Если для возмещения расходов на приобретение электронного авиабилета при наличии посадочного талона командированное лицо не предоставляет работодателю документ, удостоверяющий стоимость таких расходов, то сумма возмещения этих расходов включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого лица как дополнительное благо и облагается НДФЛ по ставке 18 %

Электронный авиабилет не признают расчетным документом, поскольку его форма законодательно не установлена. Поэтому для необложения стоимости электронных авиабилетов работник, кроме распечатки на бумаге самого билета (маршрута/квитанции) и посадочного талона, должен предоставить оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной либо безналичной форме

Налогооблагаемый доход при возмещении туристического сбора

Подкатегория 103.17 БЗ

Если юридическим лицом (работодателем) осуществляется возмещение суммы сбора, уплаченного физическим лицом (работником) во время командировки в пределах Украины за наем жилого помещения, то сумма такого возмещения включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого работника как дополнительное благо и облагается НДФЛ на общих основаниях

Согласно п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ плательщиками туристического сбора не являются лица, прибывшие в командировку. Для подтверждения своего статуса неплательщика физлицо предоставляет копию приказа о направлении в его командировку. На этом основании гостиница не будет включать турсбор в счет за проживание. Если в связи с тем, что работник не предъявил копию такого приказа, турсбор был включен в счет за проживание, работодатель не обязан его компенсировать. А уж если такая компенсация осуществлялась, то ее на общих основаниях следует обложить НДФЛ и ВС

Даты в транспортных билетах не совпадают с датами, указанными в приказе о командировке

Письмо ГФСУ от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК

Не является доходом в виде дополнительного блага налогоплательщика — физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке расходов на проезд работника к месту командировки накануне или с места командировки к месту постоянной работы в случае задержки, если это согласовано с работодателем, и даты транспортных билетов не совпадают с датами, указанными в приказе о командировке, при условии наличия подтверждающих документов, предусмотренных абзацами вторым и третьим п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ

Указанную индивидуальную налоговую консультацию фискалы предоставили в связи с обжалованием налогоплательщиком консультации с противоположным содержанием в суде (см. определение Харьковского апелляционного админсуда от 28.09.2017 г. по делу № 820/1871/17). Однако точку в этом вопросе ставить пока рано, поскольку налоговики обратились в Высший админсуд Украины с кассационной жалобой.

На наш взгляд, компенсация расходов на проезд не должна ставиться в зависимость от того, совпадают ли даты на транспортных билетах с датами, указанными в приказе на командировку. Ведь тот факт, что работник выбывает в командировку раньше либо возвращается позже, как правило, не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд

Проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ»

Письмо ГФСУ от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК

Не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога — физического лица сумма возмещенных ему работодателем расходов, понесенных таким плательщиком во время командировки, в частности, на проезд в двухместном купе вагона «СВ» при условии выполнения требований, установленных п. 170.9 НКУ

Такой либеральный вывод налоговики сделали на основании положений п. 2.26 разд. II Правил № 1196. В соответствии с ними по желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». При следовании одного пассажира в отдельном купе проезд оформляется одним проездным документом.

В то же время заметим, что не лишним будет получить для себя индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу

Срок предоставления Отчета в случае болезни работника

Письмо ГФСУ от 13.05.2017 г. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК

Положениями п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ не предусмотрен перенос срока предоставления работником Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и возврата суммы излишне израсходованных средств, полученных таким работником на командировку, в случае его временной нетрудоспособности. Таким образом, сумма излишне израсходованных средств, не возвращенных работником в установленные законодательством сроки, включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход и облагается НДФЛ на общих основаниях

Как указывают фискалы, Отчет должен быть предоставлен своевременно, независимо от каких-либо причин. И с этим сложно поспорить, ведь НКУ действительно не предусматривает переноса срока его предоставления в связи с болезнью работника. То же касается и возврата не израсходованных командированным работником средств.

В то же время налоговики не возражают, чтобы Отчет и неиспользованные денежные средства были переданы заболевшим работником через другое материально ответственное лицо на основании договора поручения (см. подкатегорию 109.14 БЗ)

Срок предоставления Отчета при использовании в командировке КПК

Письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК

Если во время командировки физическое лицо (работник) применяло корпоративную платежную карточку как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, то в целях соблюдения норм НКУ такой работник подает соответствующие отчеты об использовании выданных на командировку средств в сроки, определенные пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 этого Кодекса

Налоговики предлагают предоставлять два Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, если средства с КПК использовались как в наличной, так и в безналичной формах. Однако в общем случае достаточно предоставить один Отчет в сроки, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ (в течение 3 банковских дней после завершения командировки). Естественно, это возможно сделать, если у работника есть все документы, подтверждающие его расходы в командировке

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить