Как и в случае с регистрацией филиала (о ней читайте «Филиал: что это и как его зарегистрировать» этого номера), ликвидируя его, нужно пройти несколько этапов. Каждому из них мы посвятим отдельный раздел статьи.
Принимаем решение о закрытии филиала
Закрытие филиала (впрочем, как и его регистрация) может находиться в компетенции разных органов управления юрлица.
Чтобы определиться с тем, что же это за орган, нужно обратиться к уставу головного предприятия или Положению о филиале
Это может быть общее собрание участников (акционеров) ООО (АО), собственник частного предприятия, директор/дирекция или наблюдательный совет. Соответственно, и форма такого решения будет разная: от приказа до протокола.
Кстати, в некоторых случаях законодатель прямо определяет, кому принадлежит право принять решение о закрытии филиала. Так, согласно п. 162 ч. 2 ст. 52 Закона об АО ликвидация обособленных подразделений (в том числе и филиалов) находится в исключительной компетенции наблюдательного совета АО. И только в определенных случаях, установленных в уставе, решение о ликвидации филиала может принять общее собрание АО (ч. 3 ст. 52 Закона об АО).
Сама процедура закрытия обособленного подразделения в законодательстве четко не определена. Как правило, ее прописывают в Положении о филиале. Тем не менее, если в вашем Положении ничего такого нет, то вы можете руководствоваться общими правилами ликвидации юридических лиц. Естественно, обращая внимания на особенности статуса филиала.
В случае закрытия филиала логично было бы провести инвентаризацию. Однако отметим, что среди оснований для обязательного ее проведения закрытия филиала нет (п. 7 разд. І Положения № 879).
Исключаем филиал из ЕГР*
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Поскольку информация о филиале содержится в ЕГР, то при закрытии филиала ее нужно из этого Реестра исключить.
Для этого вам необходимо обратиться к госрегистратору (обычно через центр предоставления админуслуг) или к нотариусу. Согласно ч. 19 ст. 17 Закона № 755 понадобится только заявление о госрегистрации прекращения обособленного подразделения (форма 6**). Но, возможно, госрегистратор/нотариус захочет увидеть решение о прекращении обособленного подразделения (см. этап 1).
** Форма заявления утверждена приказом Минюста от 18.11.2016 г. № 3268/5.
Важно! Если документы подаются представителем филиала (головного предприятия), то к заявлению по форме 6 необходимо приложить оригинал или нотариально удостоверенную копию доверенности/любого другого документа, подтверждающего его полномочия (ч. 21 ст. 17 Закона № 755).
Снимаем филиал с учета в налоговой
Налоги. Поскольку исключение данных о филиале из ЕГР пройдет через госрегистратора, то такая информация должна автоматически попасть к налоговикам. Поэтому считаем, что подача документов в налоговую — дело добровольное. В соответствии с п. 11.3 Порядка № 1588 при закрытии обособленного подразделения в налоговую по основному месту учета обособленного подразделения подаются:
— заявление по форме № 8-ОПП (приложение 8 к Порядку № 1588);
— копия распорядительного документа о закрытии обособленного подразделения (протокол, решение, приказ и т. д. — см. этап 1).
Однако согласно п. 11.5 Порядка № 1588 налоговики начинают процесс снятия филиала с учета, когда, в частности, получают:
— заявление по форме № 8-ОПП или
— уведомление из ЕГР или ЕГРПОУ о госрегистрации закрытия обособленного подразделения.
Что придет раньше, то и станет основанием для старта снятия филиала с учета. Так что если хотите перестраховаться, то можете после госрегистрации сразу подавать пакет «ликвидационных» документов в налоговую.
Но еще раз повторим: если данные о юрлице и филиале есть в ЕГР, то подавать их необязательно.
Обратите внимание: закрытие филиала является одним из оснований для внеплановой документальной проверки (п. 78.1.7 НКУ).
ЕСВ. Если ваш филиал — самостоятельный плательщик ЕСВ*, то фискалы его снимут с учета как плательщика этого взноса самостоятельно. Это произойдет тогда, когда (абз. 7 ч. 1 ст. 5 Закона № 2464):
* Подробнее о госрегистрации плательщиком ЕСВ см. «Филиал: что это и как его зарегистрировать» та «Налогообложение доходов работников подразделений» этого номера.
— налоговики получат информацию о закрытии обособленного подразделения из ЕГР;
— проведут проверку;
— филиал окончательно рассчитается по ЕСВ-долгам. Подавать дополнительные заявления о снятии филиала с учета как плательщика ЕСВ не нужно.
Перерегистрируем/снимаем с учета РРО
В зависимости от того, собираетесь ли вы в дальнейшем пользоваться РРО, алгоритм действий будет разным.
1. Предприятие решило использовать РРО филиала в другой хозяйственной единице. В таком случае:
— если РРО был прежде зарегистрирован по месту учета головного предприятия (абзац первый п. 3 гл. 2 разд. II Порядка № 547), его придется перерегистрировать (с тем, чтобы изменить в регистрационном свидетельстве адрес использования РРО — на новую хозяйственную единицу). Порядок перерегистрации РРО предусмотрен в гл. 3 разд. II Порядка № 547;
— если РРО был зарегистрирован по месту учета обособленного подразделения — филиала (абзацы второй — седьмой п. 3 гл. 2 разд. II Порядка № 547), его придется снять с регистрации (п.п. 13 п. 1 гл. 4 разд. II Порядка № 547) и зарегистрировать по новому месту учета.
2. Предприятие решило продать РРО. В этой ситуации придется отменить регистрацию РРО в порядке, установленном в гл. 4 разд. II Порядка № 547.
Подробно о процедуре перерегистрации и разрегистрации РРО вы сможете прочесть в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 23.
Информируем органы лицензирования
Головное предприятие через свой филиал осуществляло лицензируемую деятельность? В случае с закрытием обособленного подразделения может быть, по сути, два варианта:
— если филиал указан в лицензии как единственное место осуществления лицензируемой деятельности, то такую лицензию нужно аннулировать.
Так, например, лицензия на право розничной торговли топливом выдается на каждое место торговли отдельно (ч. 33 ст. 15 Закона № 481). Соответственно, если место торговли — это филиал и после его закрытия деятельность по этому адресу вестись не будет, то лицензию необходимо аннулировать.
Конкретные сроки для внесения изменений, а также формы заявлений зависят от вида лицензируемой деятельности. Однако, например, в отношении лицензии на розничную торговлю топливом никаких особых сроков для аннулирования этого документа не установлено;
— если филиал — лишь одно из мест торговли, а лицензия выдается в целом на головное предприятие, то аннулировать лицензию нет необходимости. Нужно лишь внести соответствующие изменения в данные о головном предприятии как лицензиате.
Например, если филиал (аптека) является местом розничной торговли лекарственными препаратами, то порядок действий головного предприятия указан в п. 14 «аптечных» Лицензионных условий, утержденных постановлением КМУ от 30.11.2016 г. № 929.
Так, лицензиат в случае закрытия аптеки обязан подать заявление о внесении изменений в ЕГР по этому поводу в орган лицензирования. Срок для подачи такого заявления — 7 рабочих дней со дня ликвидации аптеки.
Информируем Фонд соцзащиты инвалидов
Как мы уже говорили в статье «Филиал: что это и как его зарегистрировать», филиал отдельно не регистрируется в Фонде. Однако головное предприятие, попадающее под «инвалидный» норматив, должно сообщить о созданном обособленном подразделении. А это означает, что в случае закрытия филиала об этом нужно также сообщить в Фонд. Для этого, подавая очередной отчет по форме № 10-ПІ (Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов), можно добавить к нему таблицу по форме из приложения к Инструкции № 42 с обновленным перечнем обособленных подразделений.
А если закрылся единственный филиал? Нормативка ответ на этот вопрос не дает. Но мы рекомендуем в таком случае вместе с отчетом по форме № 10-ПІ подать письмо, где указать, что филиал закрыт.
Закрываем банковские счета
Создавая филиал, предприятие может открыть для него текущие счета (п. 39 Инструкции № 492). А раз они есть, то при закрытии этого обособленного подразделения нужно закрыть и счет. Для этого необходимо обратиться в банк с соответствующим заявлением (п.п. 1 п. 142 Инструкции № 492).
Внимание! Банк сообщит в налоговую о закрытии счета филиала самостоятельно (п. 69.2 НКУ). Поэтому вам не нужно дополнительно уведомлять об этом фискалов.
Изымаем документы, печати, электронные подписи
Документы. Документы филиала — это тоже документы юридического лица.
Это означает, что юрлицо в ответе за сохранность документации, накопившейся в деятельности филиала. Когда мы закрываем это обособленное подразделение, то весь массив документов нужно передать на хранение в архив головного предприятия*.
* Подробно о хранении документов см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 68-69.
Печати и штампы. Наличие печати у филиала необязательно. Тем не менее, если печати/штампы у этого обособленного подразделения есть, то их также нужно изъять. Оформить такую передачу можно приказом по предприятию и актом приема-передачи. Далее печать можно уничтожить.
Электронная подпись. Если в деятельности филиала использовались электронные подписи, то их обязательно нужно аннулировать. Об этом нам говорит ч. 1 ст. 25 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.
Подытожим все, что сказали выше, на схеме.
