Оптимизируем график отпусков

Начнем со страшилок.

Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком. Такой график отпусков должен быть у каждого работодателя (см. ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках*).

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

За отсутствие графика отпусков:

— работодателя ждет «трудовой» штраф, размер которого равен одной минзарплате (в 2019 году — 4173 грн., в 2020 году — 4723 грн.), как за другие нарушения трудового законодательства (см. абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ);

— должностных лиц работодателя, а также ФЛП — админштраф в размере от 510 грн. до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Ну что, напугали штрафами? ☺ Конечно, суммы штрафов не космические. Но согласитесь, получать их — приятного мало. Поэтому садитесь удобнее. Будем разбирать вопросы о графике отпусков. А поскольку мы знаем, что работы у вас, друзья, всегда море, то в ответах подскажем, как максимально оптимизировать работу с графиком отпусков.

Когда утверждать?

График отпусков ежегодно утверждает работодатель по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива.

Конкретные сроки составления графика отпусков ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены. Однако п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка.., утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 г. № 213**, указывает на необходимость составить график отпусков не позднее 5 января текущего года. На соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15).

Но, на наш взгляд, здесь нужно отталкиваться от практики предоставления отпусков, сложившейся на предприятии (у ФЛП). Объясним.

** Применяются на основании постановления ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-XII.

Для того чтобы отправить работника в отпуск, мало графика. Вы должны в письменном виде сообщить работнику о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Какие выводы из этого делаем?

Если на вашем предприятии работники не любят отдыхать зимой, то график отпусков на 2020 год можно составить и позже 5 января 2020 года. Главное, чтобы его утверждение и ознакомление с ним работников состоялись как минимум за две недели до начала первого отпуска в календарном году.

Почему? Правильно, потому что вам нужно успеть выполнить требование об уведомлении за две недели.

Однако, если январь на пороге, а график еще не утвержден, считаем, что не будет нарушением приказ о предоставлении отпуска издать на основании заявления работника. Лучше всего, если такое заявление поступит работодателю за те же две недели до начала отпуска.

А чтобы отбросить возможные претензии инспекторов труда, рекомендуем порядок, форму и дату утверждения графика отпусков прописать в колдоговоре или отдельном нормативном акте работодателя. Например, в приказе, распоряжении, согласованном с профкомом (представителем трудового коллектива).

Где искать форму?

Сразу скажем, что унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждое предприятие имеет право разработать свою форму графика, удобную в использовании. При разработке формы учитывайте, что вам ее заполнять. Поэтому не добавляйте в график отпусков графы, с которыми будет много мороки. Проявите креативность и оптимизируйте свой график отпусков.

Какие же графы должны быть в графике отпусков? Рекомендуем такие: (1) наименование структурного подразделения; (2) должность; (3) Ф. И. О. работника; (4) табельный номер (при наличии); (5) вид отпуска; (6) количество календарных дней отпуска; (7) рабочий год, за который предоставляется отпуск; (8) плановый период (или дата) предоставления отпуска; (9) примечания.

Что касается графы «подпись работника», то ее следует вносить в график тогда, когда у вас есть возможность получить подписи всех работников предприятия. В ином случае этой графы может не быть. Ведь КЗоТ говорит лишь об обязанности доведения графика отпусков до сведения работников. Для этого можно, например, вывесить его для общего ознакомления в помещении предприятия или разместить на корпоративном портале, если к нему имеют доступ все работники предприятия.

А вот графы с отметками о фактическом использовании и переносе отпуска на другой период есть смысл вносить в график отпусков только тогда, когда у вас есть свободное время, чтобы эти графы заполнять, или если вам удобно с ними работать. Дело в том, что трудовое законодательство не требует от работодателей указывать в графике информацию об использовании и переносе отпусков. Оно требует утвердить в начале года график отпусков с плановыми периодами предоставления отпусков работникам и придерживаться этого графика в течение года.

Что касается фактического использования отпуска, то эта информация будет указана в личной карточке работника на основании приказа о предоставлении отпуска.

Информация о переносе отпуска будет зафиксирована в соответствующем приказе. При необходимости можете (если есть желание) информацию о переносе указать в графе «Примітки».

Какие отпуска планируем?

В графике отпусков обязательно должны быть указаны ежегодные (основные и дополнительные (при наличии)) отпуска. На этом настаивает ст. 10 Закона об отпусках. А вот другие виды отпусков вы имеете право не вносить в график, а предоставлять работникам по схеме «заявление — приказ». И ничего вам за это не будет.

Вместе с тем, если вы составляете график не просто для галочки, а для планирования рабочего процесса, то рекомендуем вместе с ежегодными отпусками указать все виды обязательных отпусков, подлежащих планированию, в частности отпуска на детей, «чернобыльские» отпуска, «боевые» отпуска. Но в случае их внесения в график у работодателя появляется обязанность предоставления таких других видов отпусков согласно графику. Так что решать вам, вносить все или оставить только ежегодные отпуска.

Кстати, «чернобыльский» и «боевой» отпуска пропадают в случае их неиспользования в течение календарного года (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 94, с. 24). А вот отпуск на детей не сгорает (накапливается). При этом в случае неиспользования работником таких отпусков в течение года ответственность к работодателю не применяется.

Но вернемся к ежегодному отпуску. Если работник не использовал ежегодный отпуск за прошлый год (несколько прошлых лет), обязательно запланируйте его предоставление в графике на текущий год. Ведь, по общему правилу, ст. 11 Закона об отпусках запрещает не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд. Наличие такого прошлогоднего отпуска в графике подтвердит ваше желание как работодателя выполнить требования отпускного законодательства и избавиться от отпускных «хвостов».

Что касается отпуска за текущий год, то его вносите в график отпусков, если планируете предоставлять в таком году. Если в планах этого нет, то лепить его в график, на наш взгляд, нецелесообразно. Иначе создадите себе проблемы, когда подойдет срок отправлять работника в такой отпуск, а идти туда никто не собирался.

Волноваться по поводу того, что не предоставляете отпуск в текущем за текущий год, не нужно. Ведь ч. 4 ст. 10 Закона об отпусках лишь рекомендует предоставлять ежегодные отпуска с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года.

При этом «трудовые» штрафы светят работодателю за непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение 2 лет подряд.

Но будьте внимательны с лицами в возрасте до 18 лет и работниками, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда. Законодатель запрещает не предоставлять ежегодные отпуска таким работникам в течение рабочего года. Поэтому, даже если они не хотят в отпуск, работодатель обязан его запланировать.

За кем последнее слово?

Достаточно часто можно услышать вопрос: кто главный при определении периода отпуска? Смотрите: в идеале, при составлении графиков следует учитывать интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха. Но, по общему правилу, последнее слово здесь за работодателем. Поэтому, если работник не хочет идти в отпуск или хочет, но в тот период, который вовсе не устраивает работодателя, то работодатель имеет право самостоятельно определить период отпуска работника и согласовать этот момент с профкомом (представителем трудового коллектива).

Исключение из этого правила указано в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках. Именно в ней перечислены категории работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодные отпуска в удобное для них время. Для них не важны ни проблемы работодателя, ни интересы производства, ни даже обязательный для всех (только не для них) график отпусков. Они имеют право передумать и не придерживаться ранее согласованных дат.

Как правильно: дата или период отпуска?

Как правило, в графике отпусков конкретные даты начала отпусков не устанавливают, а определяют месяц начала использования отпуска и количество дней отпуска. Бывает, что в графике указывают два месяца: месяц начала отпуска и месяц его окончания, если отпуск переходящий.

В этом случае дату начала отпуска в установленных графиком пределах, работник и работодатель согласовывают дополнительно (см. ч. 5 ст. 79 КЗоТ). Каким образом? Например, за месяц до начала месяца предоставления отпуска, указанного в графике, работнику направляют запрос о конкретной дате начала отпуска с целью составления уведомления о начале отпуска и издания приказа об отпуске. В запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен проинформировать вас о желаемой дате отпуска, например, 3 рабочих дня.

Однако есть работодатели, которые в графике отпусков указывают не период, а конкретные даты начала отпусков. Это также допустимо.

Но какой бы вариант вы ни выбрали, не забудьте в письменном виде сообщить работнику за две недели (лучше под подпись) о дате начала отпуска.

Кого вносим в график отпусков?

В график вносим работников, которые работают по трудовым договорам на дату согласования и утверждения графика отпусков и которым вы планируете предоставить отпуск в году, на который составляете график. При этом не важно, по основному месту работы или по совместительству трудоустроен работник.

Отдельно остановимся на внутренних совместителях, т. е. тех, кто работает на условиях совместительства на том же предприятии, которое является его основным местом работы. В графике отпусков таких работников рекомендуем отражать отдельно по основному месту работы и по совместительству.

Дело в том, что внутренние совместители могут воспользоваться своим правом, предоставленным п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках, и уйти в отпуск одновременно по основному месту работы и по совместительству, но могут и не делать этого и находиться в отпуске по основному месту работы и по совместительству в разное время. Потому этот момент лучше зафиксировать в графике отпусков.

Здесь «танцуем» от следующих требований отпускного законодательства. Ежегодные отпуска предоставляют (1) не за календарный, а за рабочий год, (2) с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года.

Как эти требования применяем к новичкам? Рассмотрим на примере работника, которого принимают на работу с 17.02.2020 г. Первым рабочим годом, за который он будет зарабатывать себе ежегодный отпуск, будет 17.02.2020 г. — 16.02.2021 г. При этом работник не обязан идти в отпуск за этот рабочий год именно в 2020 году. Он может использовать его в следующем году или впоследствии.

Со стороны работодателя также нет обязанности отправить работника в отпуск за рабочий год 17.02.2020 г. — 16.02.2021 г. любой ценой именно в 2020 году, если работник этого не хочет.

Какие выводы делаем из приведенного? Если работник-новичок не планирует идти в отпуск в году, в котором он был принят на работу (в рассматриваемой ситуации — в 2020 году), и работодатель не возражает против такого решения, то вносить работника в график отпусков на 2020 год не нужно. И это не будет нарушением трудового законодательства.

Но лучше такое решение работника зафиксировать на бумаге. Как это сделать? Как вариант можно при приеме работника на работу предоставить ему письменное предложение об определении желаемого периода предоставления ежегодного отпуска в 2020 году и его продолжительности. В нем работник укажет свое решение по этому вопросу.

Работник планирует воспользоваться своим правом на отпуск? Тогда в общем порядке согласовываем период его предоставления между работником и работодателем и вносим изменения в график отпусков.

Как вносить изменения в график?

В начале статьи мы с вами говорили о том, что работодатель обязан в конце 2019 года (или в начале 2020 года, если вы придерживаетесь рекомендаций Минсоцполитики) утвердить график отпусков на 2020 год по согласованию с профкомом (уполномоченным представителем трудового коллектива).

Этот документ является обязательным и для работодателя, и для работников.

При этом каждый раз, когда вам нужно вносить какие-то изменения в график, переутверждать его полностью и заново согласовывать с профкомом по всем работникам не нужно! Достаточно будет издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

Например, в начале 2020 года (после того, как график отпусков уже был утвержден) на предприятие были приняты работники, которые изъявили желание в 2020 году воспользоваться правом на ежегодный отпуск. Работодатель не против.

В таком случае советуем раз в месяц или квартал издавать приказ о внесении изменений в график отпусков со сведениями по работникам-новичкам и согласовывать его с профкомом (уполномоченным представителем трудового коллектива).

С приказом обязательно ознакамливаем работников-новичков, отпуска которых планируем.

А как быть, если отпуск работника переносится на другой период?

В этом случае на основании документа о переносе отпуска (заявления работника или предложения работодателя о переносе и согласии работника) издается приказ о переносе отпуска.

При желании можно в графике отпусков в графе «Примітки» указать «Перенесено».

Нужно ли издавать еще и приказ о внесении изменений в график отпусков в случае их переноса? Есть предприятия, которые издают. Но считаем, что это не обязательно.

Подведем итоги?