Оптимізуємо графік відпусток

Почнемо зі страшилок.

Черговість надання відпусток установлюється графіком. Такий графік відпусток має бути у кожного роботодавця (див. ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки*).

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

За відсутність графіка відпусток:

— на роботодавця чекає «трудовий» штраф, розмір якого дорівнює одній мінзарплаті (у 2019 році — 4173 грн., у 2020 році — 4723 грн.), як за інші порушення трудового законодавства (див. абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП);

— на посадових осіб роботодавця, а також на ФОП — адмінштраф у розмірі від 510 грн. до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Ну що, налякали штрафами? ☺Звісно, суми штрафів не космічні. Але погодьтеся, отримувати їх — приємного мало. Тож сідайте зручніше. Будемо розбирати запитання щодо графіка відпусток. А оскільки ми знаємо, що роботи у вас, друзі, завжди непочатий край, то у відповідях підкажемо, як максимально оптимізувати роботу з графіком відпусток.

Коли затверджувати?

Графік відпусток щорічно затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим представником трудового колективу.

Конкретні строки складання графіка відпусток ані в Законі про відпустки, ані в КЗпП не визначені. Проте п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку.., затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. № 213**, вказує на необхідність скласти графік відпусток не пізніше 5 січня поточного року. На дотриманні цього строку наполягають фахівці Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15).

** Застосовуються на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII.

Та, на наш погляд, тут потрібно відштовхуватися від практики надання відпусток, що склалася на підприємстві (у ФОП). Пояснимо.

Для того, щоб відправити працівника у відпустку, графіка замало. Ви повинні письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Які висновки з цього робимо?

Якщо на вашому підприємстві працівники не люблять відпочивати взимку, то графік відпусток на 2020 рік можна скласти і пізніше 5 січня 2020 року. Головне, щоб його затвердження та ознайомлення з ним працівників відбулося як мінімум за два тижні до початку першої відпустки у календарному році.

Чому? Правильно, бо вам потрібно встигнути виконати вимогу про повідомлення за два тижні.

Проте, якщо січень на порозі, а графік ще не затверджено, вважаємо, що не буде порушенням наказ про надання відпустки видати на підставі заяви працівника. Найкраще, якщо така заява надійде роботодавцю за ті ж два тижні до початку відпустки.

А щоб відкинути можливі претензії інспекторів праці, рекомендуємо порядок, форму та дату затвердження графіка відпусток прописати в колдоговорі чи окремому нормативному акті роботодавця. Наприклад, в наказі, розпорядженні, погодженому з профкомом (представником трудового колективу).

Де шукати форму?

Одразу скажемо, що уніфікованої форми цього документа немає, тому кожне підприємство має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні. При розробці форми враховуйте, що вам її заповнювати. Тому не додавайте у графік відпусток графи, з якими буде багато мороки. Проявіть креативність та оптимізуйте свій графік відпусток.

Які ж графи повинні бути в графіку відпусток? Рекомендуємо такі: (1) найменування структурного підрозділу; (2) посада; (3) П. І. Б. працівника; (4) табельний номер (за наявності); (5) вид відпустки; (6) кількість календарних днів відпустки; (7) робочий рік, за який надається відпустка; (8) плановий період (чи дата) надання відпустки; (9) примітки.

Що стосується графи «підпис працівника», то її слід вносити до графіка тоді, коли у вас є можливість отримати підписи всіх працівників підприємства. В іншому випадку цієї графи може не бути. Адже КЗпП говорить лише про обов’язок доведення графіка відпусток до відома працівників. Для цього можна, наприклад, вивісити його для загального ознайомлення в приміщенні підприємства або розмістити на корпоративному порталі, якщо до нього мають доступ всі працівники підприємства.

А ось графи з відмітками про фактичне використання, перенесення відпустки на інший період є сенс вносити до графіка відпусток тільки тоді, коли у вас є вільний час, щоб ці графи заповнювати, чи вам зручно з ними працювати. Річ у тім, що трудове законодавство не вимагає від роботодавців вказувати в графіку інформацію про використання та перенесення відпусток. Воно вимагає затвердити на початку року графік відпусток з плановими періодами надання відпусток працівникам та дотримуватись цього графіку протягом року.

Що стосується фактичного використання відпустки, то ця інформація буде вказана в особовій картці працівника на підставі наказу про надання відпустки.

Інформація про перенесення відпустки буде зафіксована у відповідному наказі. За потреби можете (якщо є бажання) інформацію про перенесення вказати в графі «Примітки».

Які відпустки плануємо?

У графіку відпусток обов’язково повинні бути вказані щорічні (основні та додаткові (за наявності)) відпустки. На цьому наполягає ст. 10 Закону про відпустки. А ось інші види відпусток ви маєте право не вносити до графіка, а надавати працівникам за схемою «заява — наказ». І нічого вам за це не буде.

Разом з тим, якщо ви складаєте графік не просто для того, щоб був, а для планування робочого процесу, то рекомендуємо поряд із щорічними відпустками вказати всі види обов’язкових відпусток, що піддаються плануванню, зокрема, відпустки на дітей, «чорнобильські» відпустки, «бойові» відпустки. Але в разі їх унесення до графіка у роботодавця з’являється обов’язок надання таких інших видів відпусток згідно із графіком. Тож вам вирішувати: вносити всі чи залишити тільки щорічні відпустки.

До речі, «чорнобильська» та «бойова» відпустки пропадають у разі їх невикористання протягом календарного року (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 94, с. 24). А ось відпустка на дітей не згорає (накопляється). При цьому в разі невикористання працівником таких відпусток протягом року відповідальність до роботодавця не застосовується.

Та повернемося до щорічної відпустки. Якщо працівник не використав щорічну відпустку за минулий рік (декілька минулих років), обов’язково заплануйте її надання у графіку на поточний рік. Адже, за загальним правилом, ст. 11 Закону про відпустки забороняє не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років підряд. Наявність такої минулорічної відпустки у графіку підтвердить ваше бажання як роботодавця виконати вимоги відпускного законодавства та позбавитись відпускних «хвостів».

Що стосується відпустки за поточний рік, то її вносите до графіку відпусток, якщо плануєте надавати в такому році. Якщо в планах цього немає, то тулити її в графік, на наш погляд, недоцільно. Інакше створите собі проблеми, коли підійде строк відправляти працівника у таку відпустку, а йти туди ніхто й не збирався.

Хвилюватися з приводу того, що не надаєте відпустку в поточному за поточний рік, не потрібно. Адже ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки лише рекомендує надавати щорічні відпустки з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.

При цьому «трудові» штрафи загрожують роботодавцю за ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд.

Та будьте уважними з особами віком до 18 років і працівниками, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці. Законодавець забороняє не надавати щорічні відпустки таким працівникам протягом робочого року. Тож навіть якщо вони не хочуть у відпустку, роботодавець зобов’язаний її запланувати.

За ким останнє слово?

Доволі часто можна почути запитання: хто головний при визначенні періоду відпустки? Дивіться, в ідеалі, при складанні графіків слід ураховувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Але, за загальним правилом, останнє слово тут за роботодавцем. Тому, якщо працівник не хоче йти у відпустку, або хоче, але у той період, який зовсім не влаштовує роботодавця, то роботодавець має право самостійно визначити період відпустки працівника і погодити цей момент з профкомом (представником трудового колективу).

Виняток із цього правила зазначено у ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки. Саме в ній перелічені категорії працівників, яким роботодавець зобов’язаний надати щорічні відпустки в зручний для них час. Для них не важливі ані проблеми роботодавця, ані інтереси виробництва, ані навіть обов’язковий для всіх (тільки не для них) графік відпусток. Вони мають право передумати і не дотримуватися раніше погоджених дат.

Як правильно: дата чи період відпустки?

Як правило, в графіках відпусток конкретні дати початку відпусток не встановлюють, а визначають місяць початку використання відпустки та кількість днів відпустки. Буває, що в графіку зазначають два місяці: місяць початку відпустки і місяць її закінчення, якщо відпустка перехідна.

У цьому випадку дата початку відпустки в межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем додатково (див. ч. 5 ст. 79 КЗпП). Яким чином? Наприклад, за місяць до початку місяця надання відпустки, зазначеного в графіку, працівникові надсилають запит щодо конкретної дати початку відпустки з метою складання повідомлення про початок відпустки та видання наказу про відпустку.

В запиті рекомендуємо зазначити строк, в який працівник повинен проінформувати вас про бажану дату відпустки, наприклад, 3 робочі дні.

Проте є роботодавці, які в графіку відпусток зазначають не період, а конкретні дати початку відпусток. Це також допустимо.

Та який би варіант ви не вибрали, не забудьте письмово повідомити працівника за два тижні (краще під підпис) про дату початку відпустки.

Кого вносимо до графіка відпусток?

До графіка вносимо працівників, які працюють за трудовими договорами на дату погодження та затвердження графіку відпусток та яким ви плануєте надати відпустку в році, на який складаєте графік. При цьому неважливо, за основним місцем роботи чи за сумісництвом працевлаштований працівник.

Окремо зупинимося на внутрішніх сумісниках, тобто тих, хто працює на умовах сумісництва на тому ж підприємстві, яке є його основним місцем роботи. У графіку відпусток таких працівників рекомендуємо відображати окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом.

Річ у тім, що внутрішні сумісники можуть скористатися своїм правом, наданим п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, та піти у відпустку одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом, але можуть і не робити цього та перебувати у відпустці за основним місцем роботи та за сумісництвом у різний час. Тож цей момент кращу зафіксувати у графіку відпусток.

Тут «танцюємо» від таких вимог відпускного законодавства. Щорічні відпустки надають (1) не за календарний, а за робочий рік, (2) з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.

Як ці вимоги використовуємо щодо новачків? Розглянемо на прикладі працівника, якого приймають на роботу з 17.02.2020 р.

Першим робочим роком, за який він зароблятиме собі щорічну відпустку, буде 17.02.2020 р. — 16.02.2021 р.

При цьому працівник не зобов’язаний йти у відпустку за цей робочий рік саме у 2020 році. Він може використати її у наступному році чи згодом.

З боку роботодавця також немає обов’язку відправити працівника у відпустку за робочий рік 17.02.2020 р. — 16.02.2021 р. будь-якою ціною саме у 2020 році, якщо працівник цього не хоче.

Які висновки робимо з наведеного? Якщо працівник-новачок не планує йти у відпустку у році, в якому його було прийнято на роботу (у ситуації, що розглядається, — у 2020 році), і роботодавець не заперечує проти такого рішення, то вносити працівника до графіка відпусток на 2020 рік не потрібно. І це не буде порушенням трудового законодавства.

Але краще таке рішення працівника зафіксувати на папері. Як це зробити?

Як варіант, можна при прийнятті працівника на роботу надати йому письмову пропозицію про визначення бажаного періоду надання щорічної відпустки у 2020 році та її тривалості. В ній працівник зазначить своє рішення з цього питання.

Працівник планує скористатися своїм правом на відпустку?

Тоді у загальному порядку погоджуємо період її надання між працівником та роботодавцем та вносимо зміни до графіка відпусток.

Як уносити зміни у графік?

Отже, роботодавець зобов’язаний наприкінці 2019 року (чи на початку 2020 року, якщо дотримуватись рекомендацій Мінсоцполітики) затвердити графік відпусток на 2020 рік за погодженням із профкомом (уповноваженим представником трудового колективу). Цей документ є обов’язковим і для роботодавця, і для працівників.

При цьому щоразу, коли вам потрібно внести якісь зміни у графік, перезатверджувати його повністю та заново погоджувати із профкомом за всіма працівниками не потрібно! Достатнім буде видати наказ про внесення змін до графіка відпусток.

Наприклад, на початку 2020 року (після того, як графік відпусток уже був затверджений) на підприємство були прийняті працівники, які виявили бажання у 2020 році скористатися правом на щорічну відпустку. Роботодавець не проти. У такому разі радимо раз на місяць чи квартал видавати наказ про внесення змін до графіку відпусток з відомостями щодо працівників-новачків та погоджувати його із профкомом (уповноваженим представником трудового колективу). З наказом обов’язково ознайомлюємо працівників-новачків, відпустки яких плануємо.

А як бути, якщо відпустка працівника переноситься на інший період? У цьому випадку на підставі документа про перенесення відпустки (заяви працівника чи пропозиції роботодавця про перенесення та згоди працівника) видається наказ про перенесення відпустки. За бажання можна в графіку відпусток в графі «Примітки» вказати «Перенесено».

Чи потрібно видавати ще й наказ про внесення змін до графіку відпусток у разі їх перенесення? Є підприємства, які видають. Але, вважаємо, що це необов’язково.