В вопросах расчета среднего заработка для оплаты периода временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами, рулит Порядок № 1266*.
Им определено: чтобы найти «нетрудоспособную» среднедневную зарплату, нужно начисленную работнику в расчетном периоде сумму заработной платы разделить на количество календарных дней в расчетном периоде.
Казалось бы, все просто: определил расчетный период, подсчитал количество календарных дней в нем, а также сумму зарплаты и все ингредиенты для расчета среднедневной зарплаты готовы! Но практика иногда подбрасывает вот такие сюрпризы…
Дни расчетного периода
В общем случае расчетный период равен 12 календарным месяцам работы у данного работодателя, предшествующих месяцу наступления страхового случая.
А если работник не отработал 12 месяцев? Тогда смотрим таблицу ниже.
Правила определения расчетного периода
| Стаж работы на данном предприятии | Правила определения расчетного периода |
| Более 12 календарных месяцев | 12 полных календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа) у данного работодателя, предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 25) |
| Менее 12 календарных месяцев | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 26) |
| Менее одного календарного месяца | Фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая (п. 27) |
При этом из расчетного периода исключают вначале месяцы расчетного периода (с 1-го до 1-го числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, а затем в оставшихся месяцах — календарные дни, на которые пришлось действие таких причин.
Что же это за уважительные причины, которые дважды выкашивают расчетный период?! Их перечень достаточно краток (см. п. 3 Порядка № 1266):
— временная нетрудоспособность;
— отпуск в связи с беременностью и родами;
— отпуск для ухода за ребенком до 3-летнего (6-летнего по медицинскому заключению) возраста;
— отпуск без сохранения зарплаты.
Все, на первый взгляд, достаточно легко. Но есть дни, вызывающие вопросы.
Дни МСЭК**. Ситуация: больничный принес работник, который ранее был направлен на МСЭК с целью установления группы инвалидности. Что следует знать?
** Медико-социальная экспертная комиссия.
Дни МСЭК, попавшие в расчетный период, исключаем из расчетного периода
Так, если в расчетном периоде работник направлялся в МСЭК, то советуем вам поднять тот больничный, в котором была отметка о ее прохождении. Взгляните на него еще раз.
Проверяйте: период, в течение которого документы больного рассматривались на МСЭК (с даты направления документов на МСЭК и по дату осмотра больного), не должен быть оплачен (временная нетрудоспособность оплачивается до дня установления инвалидности — ч. 2 ст. 22 Закона № 1105***).
*** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Важно! Несмотря на то что дни МСЭК не оплачивают, они все равно считаются днями временной нетрудоспособности. Поэтому их надо исключать из количества календарных дней за расчетный период (см. письмо Минсоцполитики от 06.09.2016 г. № 293/18/99-16).
Алкоголь, нарушение режима. Перечень причин для отказа в оплате больничного листа приведен в ст. 23 Закона № 1105. Самой распространенной является отметка об алкогольном, наркотическом опьянении. Если такая отметка стоит в листке нетрудоспособности, то больничный не оплачивают.
При нарушении режима, установленного для застрахованного лица врачом, такое лицо теряет право на получение пособия по временной нетрудоспособности со дня допущения нарушения на срок, устанавливаемый решением комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию.
Но! Как и в случае с днями МСЭК,
неоплаченные дни больничного с отметкой об алкогольном, наркотическом опьянении, о нарушении режима, попавшие в расчетный период, не участвуют в расчете «средней»
Почему? Такие дни подтверждены должным образом оформленным больничным листом, поэтому считаются днями временной нетрудоспособности.
Разберем еще один случай неоплачиваемой болезни.
Неисправленная ошибка. Ситуация довольно узнаваемая: медучреждением допущена ошибка при заполнении лицевой стороны больничного листа. Однако работник предприятия отказывается заниматься ее исправлением.
Больничный лист с неисправленной ошибкой, с точки зрения Закона № 1105, не подтверждает временную нетрудоспособность работника. А значит, оплате не подлежит.
Но на этом «грустности» для работника не заканчиваются. Если он снова заболеет и в расчетный период попадут такие неоплаченные дни болезни, то оснований исключить их из общего количества дней в расчетном периоде не будет (см. выводы ФСС по ВПТ в письме от 25.05.2016 г. № 5.2-32-812).
Прогул. Прогул не является уважительной причиной для целей Порядка № 1266. Поэтому дни прогулов из общего количества календарных дней, которые будут принимать участие в расчете больничных, исключать нельзя.
«Детская» справка. Период ухода за больным ребенком может быть подтвержден больничным листом по уходу за больным ребенком, а после окончания максимального срока листка нетрудоспособности — справкой по форме № 138/о.
Важно! Указанная справка является лишь основанием для освобождения от выполнения должностных обязанностей (см. письмо ФСС по ВПТ от 25.05.2016 г. № 5.2-32-812). Все календарные дни, обозначенные в ней, не оплачиваются, но при этом являются днями временной нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за больным ребенком.(ср. ) А потому календарные дни «детской» справки исключаем из общего количества календарных дней расчетного периода как не отработанные по уважительной причине.
Выплаты расчетного периода
В расчете «больничной» среднедневной зарплаты участвует начисленная в расчетном периоде заработная плата, с которой взимался ЕСВ (пп. 3 и 32 Порядка № 1266).
То есть, по общему правилу, при расчете «средней» все выплаты привязываем к тому месяцу, в котором они были фактически начислены и отражены в Отчете по ЕСВ.
И только отпускные выбиваются из этого правила…
Отпускные на границах расчетного периода. Хозрасчетные предприятия могут использовать два варианта начисления отпускных:
вариант 1 — начислять отпускные в месяце их выплаты (т. е. наперед);
вариант 2 — начислять отпускные месяц в месяц (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 31).
Если вы начисляете отпускные месяц в месяц (вариант 2), проблем нет.
А вот тем работодателям, которые используют вариант 1, нужно быть внимательными с переходящими отпускными на границах расчетного периода.
Границ у расчетного периода две. Поэтому интересующих нас ситуаций тоже две.
1. Переходящие отпускные начислены в месяце, предшествующем началу расчетного периода, в том числе за дни отпуска, которые входят в рамки расчетного периода.
2. Переходящие отпускные начислены в последнем месяце расчетного периода, в том числе за дни отпуска, которые выходят за рамки расчетного периода.
Здесь применяем следующее правило:
суммы отпускных независимо от того, в каком месяце они были фактически начислены в бухучете, при расчете больничных/декретных относим к месяцам, за которые они начислены
Руководствуемся при этом п.п. 1.6.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5, письмами Минсоцполитики от 16.09.2015 г. № 528/18/99-15 и ФСС по ВПТ от 03.09.2015 г. № 5.2-32-1422.
Пример 1. Работница болела с 22 по 30 июля 2019 года. Расчетный период: июль 2018 года — июнь 2019 года. С 25 июня по 19 июля 2018 года она находилась в ежегодном отпуске. Вся сумма отпускных — 4800 грн. (за 5 к. дн. июня — 1000 грн. и 19 к. дн. июля — 3800 грн.) — начислена и выплачена в июне — месяце, предшествующем первому месяцу расчетного периода (предприятие применяет вариант 1 начисления отпускных).
Несмотря на то что начисление за дни отпуска произошло за рамками расчетного периода (в июне 2018 года), сумму отпускных за июль 2018 года (3800 грн.) следует включить в общую сумму зарплаты в расчетном периоде для исчисления суммы больничных.
Пример 2. Работник болел с 16 по 26 июля 2019 года. Расчетный период: июль 2018 года — июнь 2019 года.
В июне 2019 года (последнем месяце расчетного периода) работнику начислены отпускные за время ежегодного отпуска с 24.06.2019 г. по 04.07.2019 г. (предприятие начисляет отпускные в месяце выплаты, вариант 1). Общая сумма отпускных — 2000 грн. (за 6 к. дн. июня — 1200 грн. и за 4 к. дн. июля — 800 грн.).
В расчет больничных включаем только сумму июньских отпускных (1200 грн.). Несмотря на то что вся сумма отпускных начислена в месяце расчетного периода (июне 2019 года), сумму июльского отпуска учитывать в расчете средней зарплаты нельзя — это выплата за календарные дни, выходящие за рамки расчетного периода.
Корректировка отпускных. Доначисленные/отсторнированные отпускные относим к тем месяцам, ЗА которые они начислены.
Аналогичные разъяснения представлены в письме Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16.
Это проблемное правило для бухгалтера. Ведь если дни, за которые были доначислены/отсторнированы отпускные, ранее участвовали в расчете больничных, то бухгалтеру необходимо будет пересчитать сумму таких больничных с учетом доначисленных/отсторнированных сумм отпускных.
Пример 3. Работница болела в июле 2019 года. Общая сумма зарплаты, начисленная в расчетном периоде (июль 2018 года — июнь 2019 года), — 96000 грн., в том числе сумма доначисленных отпускных за май 2018 года — 1000 грн.
При расчете суммы больничных доначисленные в расчетном периоде отпускные за май 2018 года (1000 грн.) относим к маю 2018 года, тем самым исключаем их из общей суммы выплат за расчетный период. Таким образом, в расчете больничных примут участие выплаты в сумме 95000 грн. (96000 грн. - 1000 грн.).
Пример 4. Работница болела с 22 по 26 апреля 2019 года. Общая сумма выплат, которые были начислены в расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) и принимали участие в расчете больничных, составила 143000 грн., в том числе отпускные за декабрь 2018 года — 11000 грн.
В июле 2019 года в расчете декабрьских отпускных обнаружена ошибка. В этом же месяце проведена корректировка — доначислены отпускные за декабрь 2018 года в сумме 1000 грн.
Бухгалтеру необходимо пересчитать сумму больничных за период временной нетрудоспособности с 22 по 26 апреля 2019 года с учетом суммы отпускных (1000 грн.), доначисленной за месяц (декабрь 2018 года), вошедший в «больничный» расчетный период (апрель 2018 года — март 2019 года).
Корректировка зарплаты. В отличие от отпускных, здесь работает общее правило: начисленные/доначисленные/отсторнированные суммы зарплаты считаем доходом того месяца, в котором произвели такое начисление/доначисление/сторнирование.
Пример 5. Работница болела с 1 по 5 июля 2019 года. Расчетный период для исчисления суммы «больничной» средней: июль 2018 года — июнь 2019 года. В июне 2019 года (последнем месяце расчетного периода) доначислена сумма индексации за апрель 2018 года.
При расчете суммы больничных доначисленную в июне сумму индексации за апрель 2018 года включаем в общий доход июня. В результате она примет участие в расчете выплат за период временной нетрудоспособности с 1 по 5 июля 2019 года.
Рокировка выплат. Речь идет о широко распространенной ситуации на практике. Работник заболел, но отдел кадров и бухгалтер (или 2 в 1) оказались не в курсе. Итог: зарплата закрыта за полностью отработанный месяц.
Когда ситуация проясняется, бухгалтер и кадровик вынуждены будут сделать соответствующие корректировки. Составляется корректирующий табель с отметками о периоде временной нетрудоспособности, зарплата сторнируется, вместо нее начисляются больничные.
Но как все это учесть в дальнейшем при расчете больничных?
Здесь правила игры такие.
1. Отсторнированную сумму зарплаты учитываем в общей сумме зарплаты того месяца, в котором была проведена корректировка.
2. При подсчете количества календарных дней в расчетном периоде ориентируемся на корректирующий табель учета рабочего времени (т. е. с днями временной нетрудоспособности).
Такой порядок расчета больничных проиллюстрирован и в примере 6 раздела III Примеров исчисления средней заработной платы, утвержденных приказом Минсоцполитики от 21.10.2015 г. № 1022.
Пример 6. Работник болел в июле 2019 года.
В расчетный период (июль 2018 года — июнь 2019 года) вошел предыдущий период нетрудоспособности с 25 по 29 марта (5 дней). Причем в табеле учета рабочего времени за март эти дни были отражены как отработанные и за них была начислена зарплата. Общая сумма зарплаты за март — 10000 грн. Ошибка выявлена и исправлена в апреле 2019 года. Внесены изменения в табель учета рабочего времени за март. Зарплата за 5 дней марта (2500 грн.) отсторнирована и за эти дни начислены больничные.
Дни болезни работника в марте исключаем из общего количества дней в расчетном периоде как дни, не отработанные по уважительной причине. Суммы больничных за эти дни, соответственно, тоже не участвуют в расчете.
Зарплату за март, начисленную в таком месяце, включаем в расчет в фактической сумме (10000 грн.). А вот отсторнированная в апреле сумма зарплаты за 5 дней марта (2500 грн.) уменьшит общую сумму зарплаты за апрель.
Пример 7. В июне 2019 года работнице начислили зарплату как за полностью отработанный месяц (7200 грн.). В июле 2019 года выяснилось, что она с 24 по 27 июня болела — излишне начисленную зарплату за эти дни (800 грн.) сторнировали, а больничные начислили. С 15 по 19 июля 2019 года работница снова болела.
Расчетным периодом для июльского больничного является: июль 2018 — июнь 2019 года.
Сторно зарплаты учитываем в месяце его проведения — в июле. Этот месяц не входит в расчетный период. То есть «лишняя» зарплата за июнь учитывается в расчете средней зарплаты для оплаты периода нетрудоспособности с 15 по 19 июля 2019 года.
Что с днями? Их количество подсчитываем с учетом корректировки. То есть из общего количества календарных дней в расчетном периоде исключаем дни болезни с 24 по 27 июня
В результате «лишняя» зарплата останется в расчете, а дней, участвующих в расчете, наоборот — станет меньше из-за вычета дней нетрудоспособности.
Зарплата в неотработанном месяце. Из общей суммы зарплаты, начисленной в расчетном периоде, исключаем «зарплатные» выплаты, которые были начислены в месяцах, полностью не отработанных по уважительным причинам.
Пример 8. Работник болеет с 26 июля 2019 года. В апреле (месяце, который входит в расчетный период) он не работал (с 1-го по 1-е число) ни одного дня: с 1-го по 15-е число месяца болел, а оставшуюся часть находился в отпуске без сохранения заработной платы.
При этом в апреле ему была начислена квартальная премия в сумме 10000 грн.
Поскольку в апреле работник не отработал по уважительным причинам ни одного дня, то этот месяц полностью исключаем из расчетного периода. Уходит из расчета и квартальная премия, начисленная в таком месяце (см. письма Минсоцполитики от 16.09.2015 г. № 526/18/99-15 и от 13.10.2016 г. № 334/18/99-16).
Пример 9. Работник был нетрудоспособен с 22 по 26 июля. В июне (последнем месяце расчетного периода) он с 3-го по 14-е число также болел, а с 18-го по 27-е бралотпуск за свой счет. При этом 1, 2, 15 — 17, 28 — 30 июня работник не работал, поскольку это были выходные/праздничные дни.
В июне работнику была начислена премия по итогам работы в мае 3000 грн..
Как и в примере 8, в примере 9 у работника в расчетном периоде есть полностью не отработанный месяц. Но периоды неработы по уважительным причинам идут не подряд, а разорваны выходными днями.
Означает ли это, что выходные дни, а с ними и сумма премии по итогам работы в мае останутся в расчете больничных? Увы, нет.
Июнь полностью не отработан по уважительным причинам. А значит, ему нет места в расчетном периоде. Соответственно премия, начисленная в этом месяце, не учитывается при исчислении средней заработной платы (см. письма Минсоцполитики от 13.10.2016 г. № 334/18/99-16 и ФСС по ВПТ от 20.09.2016 г. № 2.4-46-1616).
Нет зарплаты. Если в расчетном периоде работник по уважительным причинам (см. выше) не отработал ни одного дня или страховой случай наступил в первый день работы, то среднедневную зарплату находим так.
Тарифную ставку (оклад) или ее часть (если лицо работает в режиме неполного рабочего времени), установленную работнику на день наступления страхового случая, делим на среднемесячное количество календарных дней (30,44).
А как быть, если работник — почасовик?
В таком случае расчетным путем выводим его месячную тарифную ставку. Для этого часовую тарифную ставку умножаем на норму рабочего времени того месяца, на который согласно больничному листу приходится начало временной нетрудоспособности (см. письмо Минсоцполитики от 23.05.2017 г. № 262/0/86-17/273).
Работнику не установлена тарифная ставка (оклад) (например, на предприятии бестарифная система оплаты труда)? Тоже не беда. Расчет производим исходя из размера минимальной зарплаты (или ее части), установленной законом на день наступления страхового случая, и среднемесячного количества календарных дней (30,44).
выводы
- Дни должным образом удостоверенной временной нетрудоспособности, вошедшие в расчетный период, даже если они не оплачиваются (с отметкой об алкогольном, наркотическом опьянении, дни МСЭК), исключаем из расчета среднедневной зарплаты.
- Суммы доначисленной/отсторнированной зарплаты учитываем в том месяце расчетного периода, в котором такие корректировки произведены. Исключение — отпускные. Суммы отпускных независимо от того, в каком месяце они были фактически начислены в бухучете, при расчете больничных/декретных относим к месяцам, за которые они начислены.
- Из общей суммы зарплаты, начисленной в расчетном периоде, исключаем зарплатные выплаты, которые были начислены в месяцах, полностью не отработанных по уважительным причинам.
