У питаннях розрахунку середнього заробітку для оплати періоду тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, рулює Порядок № 1266*.
Ним визначено: щоб знайти «непрацездатну» середньоденну зарплату, треба нараховану працівникові в розрахунковому періоді суму заробітної плати поділити на кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Здавалося б, усе просто: визначив розрахунковий період, підрахував кількість календарних днів у ньому, а також суму зарплати – і всі інгредієнти для розрахунку середньоденної зарплати готові! Але практика іноді підкидає ось такі сюрпризи…
Дні розрахункового періоду
У загальному випадку розрахунковий період дорівнює 12 календарним місяцям роботи у цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку.
А якщо працівник не відпрацював 12 місяців? Тоді дивимося таблицю нижче.
Правила визначення розрахункового періоду
| Стаж роботи на цьому підприємстві | Правила визначення розрахункового періоду |
| Понад 12 календарних місяців | 12 повних календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа) у цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25) |
| Менше 12 календарних місяців | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 26) |
| Менше одного календарного місяця | Фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27) |
При цьому з розрахункового періоду виключають спочатку місяці розрахункового періоду (з 1-го до 1-го числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, а потім у місяцях, що залишилися, — календарні дні, на які припала дія таких причин.
Що ж це за поважні причини, які двічі викошують розрахунковий період?! Перелік таких причин досить короткий (див. п. 3 Порядку № 1266). Це періоди (дні, місяці):
— тимчасової непрацездатності;
— відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
— відпустки для догляду за дитиною до 3-річного (6-річного за медичним висновком) віку;
— відпустки без збереження зарплати.
На перший погляд усе дуже легко. Але є дні, що викликають запитання.
Дні МСЕК**. Ситуація: лікарняний лист приніс працівник, який раніше був направлений на МСЕК з метою встановлення групи інвалідності.
** Медико-соціальна експертна комісія.
Що слід знати?
Дні МСЕК, що потрапили до розрахункового періоду, виключаємо з кількості календарних днів у розрахунковому періоді
Так, якщо в розрахунковому періоді працівник проходив МСЕК, то радимо вам знайти той лікарняний, в якому була відмітка про її проходження. Погляньте на нього ще раз.
Перевіряйте: період, протягом якого документи хворого розглядалися на МСЕК (з дати направлення документів на МСЕК і по дату огляду хворого), не має бути оплачений. Пам’ятаємо: тимчасова непрацездатність оплачується тільки до дня встановлення інвалідності (ч. 2 ст. 22 Закону № 1105*).
* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Важливо! Незважаючи на те, що дні МСЕК не оплачують, вони все одно вважаються днями тимчасової непрацездатності. Тому їх виключаємо з кількості календарних днів за розрахунковий період (див. лист Мінсоцполітики від 06.09.2016 р. № 293/18/99-16).
Алкоголь, порушення режиму. Перелік причин для відмови в оплаті лікарняного листа можна знайти в ст. 23 Закону № 1105.
Найпоширенішою є відмітка про алкогольне, наркотичне сп’яніння. Якщо така відмітка є в листку непрацездатності, працівникові лікарняні не оплачують.
При порушенні режиму, встановленого для застрахованої особи лікарем, така особа втрачає право на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням комісії (уповноваженого) із соцстрахування.
Але! Як і у випадку з днями МСЕК,
неоплачені дні лікарняного з відміткою про алкогольне, наркотичне сп’яніння, про порушення режиму, що потрапили до розрахункового періоду, не беруть участі в розрахунку «середньої»
Чому? Такі дні підтверджені належним чином оформленим лікарняним листом, тому вважаються днями тимчасової непрацездатності.
Розберемо ще один випадок неоплачуваного лікарняного.
Невиправлена помилка. Ситуація досить поширена: медустанова припустилася помилки при заповненні лицьового боку лікарняного листа. Проте працівник підприємства відмовляється займатися її виправленням.
Лікарняний лист з невиправленою помилкою з точки зору Закону № 1105 не підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. А отже, оплаті не підлягає.
Але на цьому неприємності для працівника не завершуються. Якщо він знову захворіє і до розрахункового періоду потраплять такі неоплачені дні хвороби, то підстав виключити їх із загальної кількості днів у розрахунковому періоді не буде (див. висновки ФСС з ТВП у листі від 25.05.2016 р. № 5.2-32-812).
Прогул. Прогул не є поважною причиною для цілей Порядку № 1266. Тому дні прогулів із загальної кількості календарних днів, які братимуть участь у розрахунку лікарняних, виключати не можна.
«Дитяча» довідка. Період догляду за хворою дитиною може бути підтверджений лікарняним листом для догляду за хворою дитиною, а після закінчення максимального строку листка непрацездатності — довідкою за формою № 138/о.
Важливо! Зазначена довідка є лише підставою для звільнення від виконання посадових обов’язків (див. лист ФСС з ТВП від 25.05.2016 р. № 5.2-32-812). Усі календарні дні, позначені в ній, не оплачуються, але при цьому є днями тимчасової непрацездатності у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. А тому календарні дні «дитячої» довідки виключаємо із загальної кількості календарних днів розрахункового періоду, як не відпрацьовані з поважної причини.
Виплати розрахункового періоду
У розрахунку «лікарняної» середньоденної зарплати бере участь нарахована в розрахунковому періоді заробітна плата, з якої стягувався ЄСВ (пп. 3 і 32 Порядку № 1266).
Тобто, за загальним правилом, при розрахунку «середньої» всі виплати прив’язуємо до того місяця, в якому вони були фактично нараховані і відображені у Звіті з ЄСВ.
І тільки відпускні вибиваються з цього правила…
Відпускні на межах розрахункового періоду. Госпрозрахункові підприємства можуть використати два варіанти нарахування відпускних:
варіант 1 — нараховувати відпускні в місяці їх виплати (тобто наперед);
варіант 2 — нараховувати відпускні місяць у місяць (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 31).
Якщо ви нараховуєте відпускні місяць у місяць (варіант 2), проблем не виникає.
А ось тим роботодавцям, які використовують варіант 1, треба бути уважними з перехідними відпускними на межах розрахункового періоду.
Меж у розрахункового періоду дві. Тому ситуацій, що цікавлять нас, теж дві.
1. Перехідні відпускні нараховані в місяці, що передує початку розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які входять у межі розрахункового періоду.
2. Перехідні відпускні нараховані в останньому місяці розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які виходять за межі розрахункового періоду.
Тут застосовуємо таке правило:
суми відпускних, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку, при розрахунку лікарняних/декретних відносимо до місяців, за які вони нараховані
Керуємося при цьому п.п. 1.6.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, листами Мінсоцполітики від 16.09.2015 р. № 528/18/99-15 і ФСС з ТВП від 03.09.2015 р. № 5.2-32-1422.
Приклад 1. Працівниця хворіла з 22 по 30 липня 2019 року. Розрахунковий період: липень 2018 року — червень 2019 року.
З 25.06.2018 р. по 19.07.2018 р. вона перебувала в щорічній відпустці. Уся сума відпускних 4800 грн. (за 5 к. дн. червня — 1000 грн. і 19 к. дн. липня — 3800 грн.) нарахована і виплачена в червні — місяці, що передує першому місяцю розрахункового періоду (підприємство застосовує варіант 1 нарахування відпускних).
Незважаючи на те, що нарахування за дні відпустки відбулося за межами розрахункового періоду (у червні 2018 року), суму відпускних за липень 2018 року (3800 грн.) слід включити до загальної суми зарплати в розрахунковому періоді для обчислення суми лікарняних.
Приклад 2. Працівник хворів з 16 по 26 липня 2019 року. Розрахунковий період: липень 2018 року — червень 2019 року.
У червні 2019 року (останньому місяці розрахункового періоду) працівникові нараховані відпускні за час щорічної відпустки з 24.06.2019 р. по 04.07.2019 р. (підприємство нараховує відпускні в місяці виплати, варіант 1). Загальна сума відпускних — 2000 грн. (за 6 к. дн. червня — 1200 грн. і за 4 к. дн. липня — 800 грн.).
До розрахунку лікарняних включаємо тільки суму червневих відпускних (1200 грн.) Незважаючи на те, що уся сума відпускних нарахована в місяці розрахункового періоду (червні 2019 року), суму липневої відпустки враховувати в розрахунку середньої зарплати не можна — це виплата за календарні дні, що виходять за межі розрахункового періоду.
Коригування відпускних. Донараховані/відсторновані відпускні відносимо до тих місяців, ЗА які вони нараховані.
Аналогічні роз’яснення наведені в листі Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16.
Це проблемне правило для бухгалтера. Адже якщо дні, за які були донараховані/відсторновані відпускні, раніше брали участь у розрахунку лікарняних, то бухгалтерові необхідно буде перерахувати суму таких лікарняних з урахуванням донарахованих/відсторнованих сум відпускних.
Приклад 3. Працівниця хворіла в липні 2019 року. Загальна сума зарплати, нарахована в розрахунковому періоді (липень 2018 року — червень 2019 року), — 96000 грн., у тому числі сума донарахованих відпускних за травень 2018 року — 1000 грн.
При розрахунку суми лікарняних донараховані в розрахунковому періоді відпускні за травень 2018 року (1000 грн.) відносимо до травня 2018 року, тим самим виключаємо їх із загальної суми виплат за розрахунковий період. Таким чином, у розрахунку лікарняних візьмуть участь виплати в сумі 95000 грн. (96000 грн. - 1000 грн.).
Приклад 4. Працівниця хворіла з 22 по 26 квітня 2019 року. Загальна сума виплат, нарахованих у розрахунковому періоді (квітень 2018 року — березень 2019 року), які брали участь у розрахунку лікарняних, становить 143000 грн., у тому числі відпускні за грудень 2018 року — 11000 грн.
У липні 2019 року в розрахунку грудневих відпускних виявлена помилка. У цьому ж місяці проведено коригування — донараховано відпускні за грудень 2018 року в сумі 1000 грн.
Бухгалтерові необхідно перерахувати суму лікарняних за період тимчасової непрацездатності з 22 по 26 квітня 2019 року з урахуванням суми відпускних (1000 грн.), донарахованої за місяць (грудень 2018 року), що увійшов до «лікарняного» розрахункового періоду (квітень 2018 року — березень 2019 року).
Коригування зарплати. На відміну від відпускних, тут діє загальне правило: нараховані/донараховані/відсторновані суми зарплати вважаємо доходом того місяця, в якому здійснили таке нарахування/донарахування/сторнування.
Приклад 5. Працівниця хворіла з 1 по 5 липня 2019 року. Розрахунковий період: липень 2018 року — червень 2019 року. У червні 2019 року (останньому місяці розрахункового періоду) донарахована сума індексації за квітень 2018 року.
При розрахунку лікарняних донараховану в червні суму індексації за квітень 2018 року включаємо до загального доходу червня. У результаті вона візьме участь у розрахунку виплат за період тимчасової непрацездатності з 1 по 5 липня 2019 року.
Рокіровка виплат. Йдеться про дуже поширену ситуацію на практиці. Працівник захворів, але відділ кадрів і бухгалтер (або 2 в 1) виявилися не в курсі. Підсумок: зарплата закрита за повністю відпрацьований місяць.
Коли ситуація проясниться, бухгалтер і кадровик вимушені будуть зробити відповідні коригування. Складається коригуючий табель з відмітками про період тимчасової непрацездатності, зарплата сторнується, замість неї нараховуються лікарняні.Як це врахувати надалі?
Тут правила гри такі.
1. Відсторновану суму зарплати враховуємо в загальній сумі зарплати того місяця, в якому було проведено коригування.
2. При підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді орієнтуємося на коригуючий табель обліку робочого часу (тобто з днями тимчасової непрацездатності).
Такий порядок розрахунку лікарняних проілюстрований і в прикладі 6 розділу III Прикладів обчислення середньої заробітної плати, затверджених наказом Мінсоцполітики від 21.10.2015 р. № 1022.
Приклад 6. Працівник хворів у липні 2019 року.
До розрахункового періоду (липень 2018 року — червень 2019 року) увійшов попередній період непрацездатності з 25 по 29 березня (5 днів). Причому в табелі обліку робочого часу за березень ці дні були відображені як відпрацьовані і за ними була нарахована зарплата. Загальна сума зарплати за березень — 10000 грн. Помилка виявлена і виправлена у квітні 2019 року. Внесені зміни до табеля обліку робочого часу за березень. Зарплата за 5 днів березня (2500 грн.) відсторнована, і за ці дні нараховані лікарняні.
Дні хвороби працівника в березні виключаємо із загальної кількості днів у розрахунковому періоді як дні, не відпрацьовані з поважної причини. Суми лікарняних за ці дні так само не беруть участі в розрахунку. Зарплату за березень, нараховану в такому місяці, включаємо до розрахунку у фактичній сумі (10000 грн.). А ось відсторнована у квітні зарплата за 5 днів березня (2500 грн.) зменшить загальну суму зарплати за квітень.
Приклад 7. У червні 2019 року працівниці нарахували зарплату як за повністю відпрацьований місяць (7200 грн.). У липні 2019 року з’ясувалося, що вона з 24 по 27 червня хворіла — надмірно нараховану зарплату за ці дні (800 грн.) сторнували, а лікарняні нарахували. З 15 по 19 липня 2019 року працівниця знову хворіла.
Розрахунковим періодом для липневого лікарняного є липень 2018 — червень 2019 року.
Сторно зарплати враховуємо в місяці його проведення — у липні. Цей місяць не входить до розрахункового періоду. Тобто «зайва» зарплата за червень візьме участь у розрахунку середньої зарплати для оплати періоду непрацездатності з 15 по 19 липня 2019 року.
Що з днями? Їх кількість підраховуємо з урахуванням коригування. Тобто із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді виключаємо дні хвороби з 24 по 27 червня
У результаті «зайва» зарплата залишиться в розрахунку, а днів, що беруть участь у розрахунку, навпаки, — стане менше.
Зарплата в невідпрацьованому місяці. Із загальної суми зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді, виключаємо «зарплатні» виплати, які були нараховані в місяцях, повністю не відпрацьованих з поважних причин.
Приклад 8. Працівник хворіє з 26 липня 2019 року. У квітні (місяці, який входить до розрахункового періоду) він не працював (з 1-го по 1-ше число) жодного дня: з 1-го по 15-е число місяця хворів, а частину днів, що залишилася, — перебував у відпустці без збереження заробітної плати.
При цьому у квітні йому була нарахована квартальна премія в сумі 10000 грн.
У квітні працівник не працював з поважних причин жодного дня, тож цей місяць виключаємо з розрахункового періоду. Не потрапляє до розрахунку і квартальна премія, нарахована в такому місяці (див. листи Мінсоцполітики від 16.09.2015 р. № 526/18/99, від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16).
Приклад 9. Працівник був непрацездатний з 22 по 26 липня. У червні (останньому місяці розрахункового періоду) він з 3-го по 14-те число також хворів, а з 1-го по 27-ме брав відпустку за свій рахунок. При цьому 1, 2, 15 — 17, 28 — 30 червня працівник не працював, оскільки це були вихідні/святкові дні.
У червні працівникові була нарахована премія за підсумками роботи в травні 3000 грн.
Як і в прикладі 8, у прикладі 9 у працівника в розрахунковому періоді є повністю невідпрацьований місяць. Але періоди нероботи з поважних причин йдуть не підряд, а розірвані вихідними днями. Чи означає це, що вихідні дні, а з ними й сума премії залишаться в розрахунку лікарняних? На жаль, ні.
Червень повністю не відпрацьований з поважних причин. А отже, йому немає місця в розрахунковому періоді. Відповідно премія, нарахована цього місяця, не враховується при обчисленні середньої заробітної плати (див. листи Мінсоцполітики від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16, ФСС з ТВП від 20.09.2016 р. № 2.4-46-1616).
Немає зарплати. Якщо в розрахунковому періоді працівник з поважних причин (див. вище) не відпрацював жодного дня або страховий випадок настав у перший день роботи, то середньоденну зарплату знаходимо так.
Тарифну ставку (оклад) або її частину (якщо особа працює в режимі неповного робочого часу), встановлену працівникові на день настання страхового випадку, ділимо на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
А як бути, якщо працівник — почасовик?
У такому разі розрахунковим шляхом виводимо його місячну тарифну ставку. Для цього годинну тарифну ставку множимо на норму робочого часу того місяця, на який згідно з лікарняним листом припадає початок тимчасової непрацездатності (див. лист Мінсоцполітики від 23.05.2017 р. № 262/0/86-17/273).
Працівникові не встановлена тарифна ставка (оклад) (наприклад, на підприємстві безтарифна систем оплати праці)? Теж не біда. Розрахунок здійснюємо виходячи з розміру мінімальної зарплати (чи її частини), встановленої законом на день настання страхового випадку, і середньомісячної кількості календарних днів (30,44).
висновки
- Дні належним чином засвідченої тимчасової непрацездатності, що увійшли до розрахункового періоду, навіть якщо вони не оплачуються (з відміткою про алкогольне, наркотичне сп’яніння, дні МСЕК) виключаємо з розрахунку середньоденної зарплати.
- Суми донарахованої/відсторнованої зарплати враховуємо в тому місяці розрахункового періоду, в якому такі коригування здійснені. Винятки — відпускні. Суми відпускних, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку, при розрахунку лікарняних/декретних відносимо до місяців, за які вони нараховані.
- Із загальної суми зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді, виключаємо «зарплатні» виплати, які були нараховані в місяцях, повністю не відпрацьованих з поважних причин.
