Пользуемся картой, обходя запреты
Что собой представляет такой инструмент банка, как карта «ключ к счету» (продукт ПриватБанка), и как ею пользоваться в командировочных целях при безналичных расчетах, вы уже знаете (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22). В двух словах напомним, что карта «ключ к счету» корпоративная карта (КПК) предприятия, выданная на первое лицо предприятия (директора).
C ее помощью можно не только осуществлять безналичные расчеты, оплачивая товары, работы, услуги, но и снимать наличные денежные средства для проведения расчетов.
Раньше Инструкция № 492* устанавливала ряд ограничений на расчеты с применением КПК. Но с 04.04.2019 г. (дата, когда заработала новая редакция Инструкции № 492) по проведению операций со счетов субъектов хозяйствования с использованием КПК ограничений как таковых не установлено. Ограничения есть по операциям в валюте: без ограничений можно рассчитаться в один операционный день по одному внешнеэкономическому договору (контракту), операция по которому не превышает незначительный размер, т. е. эквивалент 150 тыс. грн.
* Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.
Однако в самих Условиях и правилах предоставления банковских услуг ПриватБанка** сказано (п.п. 3.4.1.18), что КПК не применяются:
— для получения заработной платы;
— для других выплат социального характера;
— для осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам).
Так что по расчетам, которые разрешено напрямую осуществлять с помощью карты «ключ к счету» (расходы по командировкам, на хознужды), снятая наличка может использоваться доверенным лицом сразу по назначению без предварительного ее оприходования в кассе.
А вот на запрещенные расходы средства, снятые с карты-ключ, сразу напрямую не потратишь.
Обойти запреты можно, только пропустив деньги, снятые с карты «ключ к счету», через кассу предприятия
И директор — держатель карты «ключ к счету» может сделать это в три приема. Сперва снять с карты «ключ к счету» необходимую сумму налички как на хознужды. Затем, сославшись на невозможность выполнения данного ему поручения, возвратить их в кассу предприятия как неиспользованный аванс. И уже через кассу предприятия провести их выдачу по назначению.
Документы и отчет
Считается, что снятые с карты средства держатель карты получает под отчет. Поэтому должен подать авансовый отчет (п. 20 Положения № 148***, п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ).
*** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 29.12.2017 г. № 148.
Аналогичные правила действуют и в отношении карты «ключ к счету» (см. письмо НБУ от 24.04.2019 г. № 57-0007/22460). Ведь деньги на текущем счете предприятия (доступ к которому дает карта «ключ к счету») — это деньги предприятия, а не личные деньги директора. Соответственно,
директор отчитывается перед предприятием за снятые c карты наличные независимо от того, потратил он их или нет
В Условиях и правилах предоставления банковских услуг ПриватБанка (п.п. 3.4.1.19) также указано, что средства, списанные со счета юридического лица или физического лица — предпринимателя по операциям, которые осуществлены с использованием электронных платежных средств , считаются выданными под отчет его держателю.
Поэтому после того как директор снимет наличные с карты «ключ к счету» и, не тратя их, возвращает всю сумму в кассу предприятия, он должен:
1) подать авансовый отчет****, к которому можно приложить документ, подтверждающий снятие наличных (чек банкомата, квитанция банка и т. п.). Но даже если документов о снятии налички в составе отчета и не окажется, то, как поясняют налоговики (см. БЗ 109.21), бухгалтерия все равно должна принять такой отчет, а при необходимости бухгалтер может взять выписку из банка о движении средств на счете и тем самым подтвердить факт получения наличных средств с текущего счета предприятия;
**** По форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
2) передать сумму снятой налички в кассу предприятия до или во время подачи авансового отчета. Поступившая наличка приходуется в кассе предприятия на основании приходного кассового ордера (ПКО) (подробнее о правилах и порядке оформления кассовых документов на поступление налички см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 26). И только затем выдается на запланированные цели.
Сроки возврата налички и подачи авансового отчета
Если с помощью карты «ключ к счету» снималась наличка, авансовый отчет должен быть подан (пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ): до окончания 3-го банковского дня после командировки или до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия. Однако налоговики настаивают на том, что трехдневное ограничение работает и в первом, и во втором случае (см. БЗ 103.17). Соответственно отчет должен быть подан не позднее 3-го банковского дня после завершения задания.
Что касается возврата в кассу налички, то НКУ позволяет вернуть неизрасходованные подотчетные суммы, полученные работником наличными для решения хозвопросов, до или одновременно с подачей авансового отчета (т. е. учитывая разъяснения налоговиков — до окончания 3-го банковского дня).
В то же время для неизрасходованных средств, выданных субъектом хозяйствования на решение хозяйственных вопросов, п. 19 Положения № 148 определяет конкретные сроки возврата. И если эти средства были выданы не на закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья либо лома черных и цветных металлов, то такие средства должны быть возвращены до окончания 2-го рабочего дня (включая день получения наличных под отчет).
Соответственно, учитывая требования п. 19 Положения № 148,
директор, сняв наличку с карты «ключ к счету», должен ее вернуть в кассу предприятия если не в день ее снятия, то не позднее следующего дня после снятия
И заодно сразу же подать авансовый отчет, чтобы, учитывая еще одну норму п. 19 Порядка № 148 (что выдача наличности под отчет осуществляется только при условии отчета за ранее полученные под отчет суммы), иметь возможность снова свободно воспользоваться картой «ключ к счету».
Деньги сняты несколько раз за день
Иногда наличку с карты «ключ к счету» директор снимает за день несколько раз. Будет ли это считаться одной выдачей средств под отчет (для ограничения по п. 19 Положения № 148)?
Пункт 19 Положения № 148 устанавливает запрет на выдачу подотчетному лицу налички, пока такое лицо не отчиталось по ранее полученным под отчет средствам. Это правило распространяется и на получение наличных средств по карте «ключ к счету».
Однако для того чтобы снятая несколько раз за день наличка с карты не попала под этот запрет, следует обосновать, что вся ее сумма является выданной под отчет в рамках одного задания, срок выполнения которого еще не наступил. То есть документально задание должно охватывать все расчеты по карте, сделанные в течение дня.
В таком случае директор спокойно может отчитаться за снятую несколько раз за день наличку, подав в бухгалтерию общий авансовый отчет.
Ограничение, установленное п. 19 Положения № 148, в этом случае не сработает. И дополнительно снятые наличные с карты «ключ к счету» на те же цели не попадут под 25 % штраф, предусмотренный абзацем пятым ст. 1 Указа № 436***** (за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности относительно ранее выданных средств).
Заполняем авансовый отчет
Заполняя авансовый отчет на сумму налички, снятой с карточки и тут же возвращенной в кассу предприятия (по сути, «нулевой» в расходной части), директор должен учесть следующие моменты:
— в графе «Одержано» указать сумму наличных, которая на дату составления (подачи) отчета фактически снята с карты «ключ к счету» через банкомат/получена в кассе банка. Налоговики при получении в подотчет средств с КПК советуют указывать в этой графе «С корпоративного счета», номер счета, а также дату и номер документа, подтверждающего факт снятия наличности (квитанция/чек банкомата). Если директор снимал наличку несколько раз, то, на наш взгляд, в этом случае достаточно привести только источник получения денежных средств и общую сумму (т. е. без указания реквизитов подтверждающего документа);
— графу «Витрачено» и вторую часть отчета оставить пустыми (наличку директор не тратил, а всю сумму возвращает в кассу предприятия);
— графу «Звіт затверджено» либо подписывает сам директор, либо, если есть зам и он уполномочен на это, то подписывает зам;
— графы «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», корреспонденции счетов бухучета заполняет бухгалтер.
Ответственность за несвоевременный возврат налички
Помните: сняв наличку с карты «ключ к счету», директор должен ее вернуть в кассу вовремя.
Если наличка попадет в кассу вовремя, хоть с отчетом директор и затянет, то штрафов не будет. Хотя опять-таки с оформлением авансового отчета директору все же лучше не затягивать (см. выше).
А вот если снятая с карты «ключ к счету» наличка попадет в кассу предприятия с опозданием (спустя два дня после ее снятия), то не поздоровится ни директору, ни предприятию:
— директору придется отдуваться НДФЛ и ВС с суммы вовремя не довнесенной налички;
— предприятию — 25 % штрафом по ст. 1 Указа № 436/95 за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных средств.
выводы
- Снятые с карты-ключ наличные можно всегда вернуть в кассу предприятия. Причем нужно делать это обязательно, если такие наличные запланированы для расходов, запрещенных с карты.
- Директор за снятые с карты «ключ к счету» наличные отчитывается перед предприятием независимо от того, потратил он их или возвращает в кассу.
- На сумму снятой с карты налички директор оформляет авансовый отчет, а поступившая в кассу наличка приходуется по приходному кассовому ордеру.
- Снятую с карты «ключ к счету» наличку нужно возвращать в кассу не позднее следующего дня. Иначе и директор, и предприятие будут наказаны.