Зняли готівку з КПК — і до каси

Користуємося карткою повз заборони

Що являє собою такий інструмент банку, як картка «ключ до рахунку» (продукт ПриватБанку), і як нею користуватися у відряджальних цілях при безготівкових розрахунках, ви вже знаєте (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22). Стисло нагадаємо, що картка «ключ до рахунку» — корпоративна картка (КПК) підприємства, видана на першу особу підприємства (директора).

З її допомогою можна не лише здійснювати безготівкові розрахунки, оплачуючи товари, роботи, послуги, а й знімати готівкові грошові кошти для проведення розрахунків.

Раніше Інструкція № 492* установлювала низку обмежень на розрахунки із застосуванням КПК. Але з 04.04.2019 р. (дати, коли розпочала діяти нова редакція Інструкції № 492) щодо проведення операцій з рахунків суб’єктів господарювання з використанням КПК обмежень як таких не встановлено. Обмеження є за операціями у валюті: без обмежень можна розрахуватися в один операційний день за одним зовнішньоекономічним договором (контрактом), операція за яким не перевищує незначний розмір, тобто еквівалент 150 тис. грн.

* Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків в національній та іноземній валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Проте в самих Умовах та правилах надання банківських послуг ПриватБанку** зазначено (п.п. 3.4.1.18), що КПК не застосовуються:

** privatbank.ua/terms

— для отримання заробітної плати,

— інших виплат соціального характеру,

— для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами).

Тож за розрахунками, які дозволено здійснювати за допомогою картки «ключ до рахунку» (витрати на відрядження, на госппотреби), знята готівка може використовуватися довіреною особою відразу за призначенням без попереднього її оприбуткування в касі.

А ось на заборонені витрати кошти, зняті з картки-ключа, одразу не витратиш.

І директор — держатель картки «ключ до рахунку» може зробити це за три прийоми. Спочатку зняти з картки необхідну суму готівки як на госппотреби. Потім, пославшись на неможливість виконання даного йому доручення, повернути їх до каси підприємства як невикористаний аванс. І вже через касу провести їх видачу за призначенням.

Документи і звіт

Вважається, що зняті з картки кошти держатель картки отримує під звіт. Тому повинен подати авансовий звіт (п. 20 Положення № 148***, п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ).

*** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Аналогічні правила діють і щодо картки «ключ до рахунку» (див. лист НБУ від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460). Адже гроші на поточному рахунку підприємства (доступ до якого дає картка «ключ до рахунку») — це гроші підприємства, а не особисті гроші директора. Відповідно,

В Умовах та правилах надання банківських послуг ПриватБанку (п.п. 3.4.1.19) також зазначено, що кошти, списані з рахунку юридичної особи або фізособи-підприємця за операціями, які здійснені з використанням електронних платіжних засобів, вважаються виданими під звіт його держателю.

Тому після того, як директор зніме готівку з картки «ключ до рахунку» і, не витрачаючи її, повертає усю суму до каси, він повинен:

1) подати авансовий звіт****, до якого можна додати документ, що підтверджує зняття готівки (чек банкомата, квитанція банку тощо). Проте навіть якщо документів про зняття готівки у складі звіту й не виявиться, то, як пояснюють податківці (див. БЗ 109.21), бухгалтерія все одно повинна прийняти такий звіт, а за потреби бухгалтер може узяти виписку з банку про рух коштів на рахунку і тим самим підтвердити факт отримання готівкових коштів з поточного рахунку підприємства;

**** За формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

2) передати суму знятої готівки до каси підприємства до або під час подання авансового звіту. Готівка, що надійшла, прибуткується в касі підприємства на підставі прибуткового касового ордера (ПКО) (детальніше про правила і порядок оформлення касових документів про надходження готівки див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 26). І тільки тоді видається на заплановані цілі.

Строки повернення готівки і подання авансового звіту

Якщо за допомогою картки «ключ до рахунку» знімалася готівка, авансовий звіт має бути поданий (пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ): до закінчення 3-го банківського дня після відрядження або до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії. Проте податківці наполягають, що триденне обмеження діє і в першому, і в другому випадку (див. БЗ 103.17). Відповідно звіт має бути поданий не пізніше 3-го банківського дня після завершення завдання.

Що до повернення готівки до каси, то ПКУ дозволяє повернути невитрачені підзвітні суми, отримані працівником готівкою для вирішення господарських питань, до або одночасно з поданням авансового звіту (тобто, враховуючи роз’яснення податківців, до закінчення 3-го банківського дня).

Водночас для невитрачених коштів, виданих суб’єктом господарювання на вирішення господарських питань, п. 19 Положення № 148 визначає конкретні строки повернення. І якщо ці кошти були видані не на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини, або брухту чорних і кольорових металів, то такі кошти мають бути повернені до завершення 2-го робочого дня (включаючи день отримання готівки під звіт).

Тож з урахуванням п. 19 Положення № 148,

І заразом одразу ж подати й авансовий звіт, щоб, враховуючи ще одну норму п. 19 Порядку № 148 (про те, що видача готівки під звіт здійснюється тільки за умови звіту за раніше отримані під звіт суми), мати можливість знову вільно скористатися карткою «ключ до рахунку».

Якщо за день гроші зняті кілька разів

Іноді готівку з картки «ключ до рахунку» директор впродовж дня знімає кілька разів. Чи буде це вважатися однією видачею коштів під звіт (для обмеження за п. 19 Положення № 148)?

Пункт 19 Положення № 148 установлює заборону на видачу підзвітній особі готівки, доки така особа не відзвітувала за раніше отримані під звіт кошти. Це правило поширюється й на отримання готівкових коштів за карткою «ключ до рахунку».

Проте для того, щоб отримана кілька разів за день готівка з картки не потрапила під цю заборону, слід обґрунтувати, що вся її сума є виданою під звіт у межах одного завдання, строк виконання якого ще не настав. Документально завдання має охоплювати всі розрахунки за карткою, зроблені директором протягом дня. У такому разі він спокійно може відзвітувати за ці кошти, подавши до бухгалтерії загальний авансовий звіт.

Обмеження, встановлене п. 19 Положення № 148, у такому разі не спрацює. І додатково знята готівка з картки на ті ж цілі не підпаде під 25 % штраф, передбачений абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436***** (за видачу готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих коштів).

***** Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Заповнюємо авансовий звіт

Заповнюючи авансовий звіт на суму готівки, знятої з картки й тут же поверненої до каси підприємства, директор повинен врахувати такі моменти:

— у графі «Одержано» вказати суму готівки, яка на дату складання (подання) звіту фактично знята з картки «ключ до рахунку» через банкомат/отримана у касі банку. Податківці при отриманні в підзвіт коштів з КПК радять зазначати в цій графі «З корпоративного рахунку», номер рахунку, а також дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанція/чек банкомату). Якщо директор знімав готівку кілька разів, то, на наш погляд, у цьому випадку достатньо навести тільки джерело отримання грошових коштів і загальну суму (без зазначення реквізитів квитанцій/чеків);

— графу «Витрачено» і другу частину звіту залишаємо порожніми;

— графу «Звіт затверджено» або підписує сам директор, або, якщо є заступник і він уповноважений на це, — підписує заступник;

— графи «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденції рахунків бухобліку заповнює бухгалтер.

Відповідальність за несвоєчасне повернення готівки

Пам’ятайте: знявши готівку з картки «ключ до рахунку», директор має повернути її до каси підприємства вчасно. Якщо готівка надійде до каси вчасно, хоч із звітом директор і затягне, то штрафів не буде. Хоча, знову-таки, з оформленням авансового звіту директорові все ж краще не затягувати (див. вище).

А ось якщо знята з картки «ключ до рахунку» готівка надійде до каси підприємства із запізненням (через два дні після її зняття), то не буде добре ані директору, ані підприємству:

— директорові доведеться відбуватися — ПДФО і ВЗ із суми вчасно не довнесеної готівки;

— підприємству — 25 % штрафом за ст. 1 Указу № 436/95 за перевищення встановлених строків використання виданих під звіт готівкових коштів.