Документирование кассовых операций

В избранном В избранное
Печать
Алешкина Наталья, налоговый эксперт, Вороная Наталья, редактор, Чернышова Наталья, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Май, 2019/№ 41
Где есть операции с наличностью, там быть и документальному оформлению таких операций. В случае когда наличные расчеты осуществляются через кассу предприятия, документами, подтверждающими выдачу либо получение наличных денежных средств, могут быть ПКО и РКО, а также ведомость на выплату наличности. В этом разделе спецвыпуска будем разбирать правила и порядок оформления таких документов, а также нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, здесь же расскажем об исправлении ошибок в кассовой документации.

Где есть операции с наличностью, там быть и документальному оформлению таких операций. В случае когда наличные расчеты осуществляются через кассу предприятия, документами, подтверждающими выдачу либо получение наличных денежных средств, могут быть ПКО и РКО, а также ведомость на выплату наличности. В этом разделе спецвыпуска будем разбирать правила и порядок оформления таких документов, а также нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, здесь же расскажем об исправлении ошибок в кассовой документации.

4.1. Документооборот в кассе: кассир ↔ бухгалтер

«Кассовый» документооборот находится «под опекой» бухгалтера и кассира. В обязанности именно этих работников входят выписка и сопровождение кассовых документов на всех этапах их «жизнедеятельности». И здесь важно разграничивать, какие конкретно обязанности выполняет бухгалтер, а какие — кассир. К сожалению, законодательство в отношении этого вопроса немногословно. Порядок распределения таких обязанностей Положением № 148 четко не регламентирован. Однако из содержания этого документа все же можно сделать определенные выводы о том, что именно при работе с наличными входит в обязанности бухгалтера предприятия, а какие функции возложены на кассира. Поэтому давайте разбираться.

Начнем с бухгалтера, ответственного за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами. Так, в его обязанности входят выписка и оформление кассовых ордеров*. На это указывает абзац первый п. 32 Положения № 148.

* Заметим, что обязанности по оформлению кассовых ордеров могут быть возложены и на другое ответственное лицо предприятия, в том числе на кассира.

После оформления кассовых ордеров бухгалтер передает их на подпись соответствующим должностным лицам. Так, эти документы должны подписать:

ПКО — главный бухгалтер или другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия**;

** Руководитель предприятия определяет перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, соответствующим внутренним распорядительным актом (п. 451 Положения № 148).

РКО — руководитель предприятия и главный бухгалтер либо другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия**. Исключение составляет случай, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т. п.) стоит разрешительная надпись руководителя предприятия. В таком случае его подпись на РКО не обязательна (абзац второй п. 26 Положения № 148).

Бухгалтер до передачи кассовых ордеров в кассу предприятия регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов*** (абзац первый п. 33 Положения № 148).

*** О заполнении этого журнала вы можете прочесть ниже в подразделе 4.7 «Журнал регистрации кассовых документов».

После получения из бухгалтерии приходных и/или расходных кассовых ордеров кассир:

— проверяет правильность их составления и выписки;

— осуществляет по ним непосредственно операции приема (выдачи) наличности;

— отражает записи по кассовым ордерам в кассовой книге (см. ниже подраздел 4.8 «Оформляем и заполняем кассовую книгу»).

Для большей наглядности действия бухгалтера и кассира при оформлении операций с наличными приведем схематично на рис. 4.1.

4.2. Оформляем кассовые документы: что нужно учесть?

При оформлении кассовых документов крайне важно все сделать правильно. Ведь при ненадлежащем оформлении таких документов кассир попросту не имеет права принимать и выдавать по ним денежные средства. Какие общие требования к составлению ПКО и расходных кассовых документов устанавливает законодательство, мы расскажем прямо сейчас.

Общие требования

Как вы уже знаете, кассовые документы выписывает бухгалтер (либо другое ответственное лицо предприятия, на которого возложена обязанность по оформлению этих документов). При этом он должен учитывать ряд требований к их составлению, предусмотренных Положением № 148. Перечислим их.

1. Приходные и расходные кассовые документы выписывают в одном экземпляре.

2. Кассовые документы заполняют любым способом, который обеспечил бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока* (абзац первый п. 32 Положения № 148).

* О сроках хранения кассовых документов см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 68, с. 3 и 74.

3. Кассовые документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме. Электронные кассовые документы оформляют в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота (абзац третий п. 23 Положения № 148).

4. В кассовых ордерах указывают основания для их составления, а также перечисляют приложенные к ним документы (абзац второй п. 32 Положения № 148).

5. В кассовых документах при указании сумм национальной денежной единицы гривни можно использовать ее графический знак (п. 36 Положения № 148).

6. Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату наличности не допускаются (абзац четвертый п. 32 Положения № 148).

Если в кассовом документе допущена ошибка, следует оформить новый документ

7. Прием и выдачу наличности по кассовым ордерам можно осуществлять только в день их составления (абзац третий п. 32 Положения № 148). Если по оформленному кассовому ордеру наличные в кассу в течение дня получены (выданы) не были, кассир предприятия возвращает такой ордер в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, аннулирует этот документ и делает в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов соответствующую отметку.

А вот в случае выдачи денег по ведомости на выплату наличности это требование не работает. Здесь «включаются» иные правила. Так, в соответствии с п. 18 Положения № 148 предприятия в общем случае имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов, сверх установленного лимита кассы в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Если выплата, относящаяся к фонду оплаты труда, осуществляется за счет выручки, срок сверхлимитного хранения наличности в кассе — 3 рабочих дня со дня наступления сроков такой выплаты. Указанные выплаты осуществляют по ведомости на выплату наличности в течение упомянутых сроков.

8. Выдача кассовых документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещена (абзац второй п. 32 Положения № 148).

9. Запрещено выносить кассовые документы из помещения предприятия без письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера (абзац второй п. 35 Положения № 148).

Напомним также: корешки ПКО, по которым наличность была получена в кассу, и РКО, по которым наличность была выдана из кассы, прилагают к отчету кассира. После обработки этого отчета приходные и расходные кассовые ордера комплектуют в хронологическом порядке, нумеруют и формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. Они хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена эта обязанность** (абзац первый п. 35 Положения № 148).

** О хранении документов на предприятии см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 68.

Отдельно поговорим о подписях в кассовых документах.

Подписи в кассовых документах

Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны:

— ПКО и квитанция к нему — главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия***, а также кассиром, принявшим наличные денежные средства;

*** Подпись главного бухгалтера / уполномоченного лица может быть заверена оттиском печати предприятия, если таковая имеется.

— РКО / ведомость на выплату наличности — руководителем предприятия*, главным бухгалтером (уполномоченным на это лицом), а также кассиром, выдавшим наличность из кассы, и лицом, получившим денежные средства.

* Кроме случая, когда к документу на выдачу наличности приложены заявления на выдачу наличных, расчеты и т. п., на которых есть разрешительная надпись руководителя.

Однако при реализации этого требования могут возникнуть определенные вопросы. Рассмотрим их.

Можно ли использовать факсимиле? Напомним: факсимиле представляет собой точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, с помощью средств механического, электронного или другого копирования. Это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используют, как правило, должностные лица, в обязанности которых входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг.

В общем случае использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГКУ).

А что говорит на этот счет «кассовое» Положение № 148?

В нем, к сожалению, прямого указания на возможность замены собственноручной подписи факсимильным аналогом нет

Следовательно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров, а также ведомостей на выплату наличности эти документы должны быть подписаны должностными лицами предприятия собственноручно.

О невозможности применения факсимильной подписи при оформлении кассовых документов говорилось в письме НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507.

Такого же мнения придерживались и налоговики в разъяснении из подкатегории 109.15 БЗ. Несмотря на то, что эта консультация была «привязана» к Положению № 637, полагаем, точка зрения фикскалов не изменилась, ведь в Положении № 148, как и в его предшественнике, возможность использования факсимиле не предусмотрена.

Сколько подписей должно стоять в кассовых документах при выполнении функции кассира главным бухгалтером или руководителем предприятия? Как мы уже говорили, в случае отсутствия такой штатной единицы, как кассир, его функции может выполнять главный бухгалтер или руководитель предприятия (см. подраздел 2.1 раздела «Кассир на предприятии»). Но, по нашему мнению, это не означает, что, например, на ПКО может ставиться одна подпись. Ведь круг обязанностей главбуха и кассира не совпадает.

Соответственно, ставя подпись за кассира, работник удостоверяет, что выполнил обязанности кассира, а ставя подпись за главного бухгалтера — обязанности главного бухгалтера (кроме разных обязанностей, следует помнить и о разной ответственности задействованных в документообороте должностных лиц). По крайней мере, такой подход наверняка позволит избежать обвинений в неправильном оформлении ПКО.

Эта схема работает и в случае, когда обязанности кассира выполняет руководитель предприятия. Причем на необходимость подписания руководителем предприятия кассового ордера как от лица кассира, так и от лица руководителя в такой ситуации указывают и налоговики (см. консультацию из подкатегории 109.15 БЗ).

Но учтите: ранее НБУ настаивал на том, что при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира руководитель не имеет права единолично подписывать кассовые документы (см. письмо от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645**).

** На данный момент письмо отменено как утратившее актуальность.

Может ли расходные документы вместо руководителя подписывать уполномоченное им лицо? Если речь шла о подписании уполномоченным лицом документов вместо главного бухгалтера, проблем не было никаких. Формулировки пп. 25 и 26 Положения № 148 не давали фискалам повода придраться. А вот в отношении возможности проставления подписи уполномоченным лицом за руководителя предприятия вопросы на местах иногда возникали. Например, в письме ГУ ГФС в Полтавской обл. от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22 налоговики указывали, что подписание РКО другим, нежели руководитель, лицом не предусмотрено.

Однако с 15.02.2019 г. в Положении № 148 появился п. 451, который должен пресечь такие нападки со стороны фискалов. В соответствии с указанной нормой руководитель предприятия для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля может внутренним распорядительным актом определить соответствующий перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. И здесь не уточняется, за главбуха или за руководителя предприятия будут ставить подписи уполномоченные лица.

При этом учтите, что в такой ситуации в ПКО или РКО следует указывать фамилию и инициалы фактического подписанта. Этого прямо требуют налоговики в письмах ГФСУ от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

4.3. Порядок заполнения ПКО

Когда общие вопросы выяснены, пора приниматься за рассмотрение нюансов заполнения отдельных кассовых документов. Начнем с ПКО.

Типовая форма приходного кассового ордера № КО-1 приведена в приложении 2 к Положению № 148. О том, какие реквизиты предусмотрены в ПКО и как они должны быть заполнены, чтобы кассир мог получить по нему наличные, вы узнаете из табл. 4.1.

Таблица 4.1. Порядок заполнения реквизитов ПКО

Реквизиты ПКО

Порядок заполнения

«Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України»

Приводят идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины

«Найменування підприємства/установи/організації)»

Указывают наименование предприятия, в кассе которого оприходуется наличность, согласно уставным документам

Номер документа

Вписывают порядковый номер ПКО, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Ранее налоговики утверждали, что нумеровать ПКО необходимо с начала каждого календарного года с номера «1» (см. ныне отмененное разъяснение из подкатегории 109.10 БЗ). Затем НБУ в письме от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 (в настоящее время отменено как утратившее актуальность) указал, что нумерацию ПКО можно осуществлять с начала каждого следующего календарного месяца в порядке возрастания с номера «1» и завершать в конце месяца соответствующим номером. Впоследствии согласились с этим и налоговики (см. письма ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15).

Поскольку ситуация нормативно не урегулирована, на наш взгляд, начинать заново нумерацию ПКО можно с каждого:

— календарного года;

— календарного квартала;

— календарного месяца и даже дня.

Причем если в течение указанного периода заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, нумерация ПКО должна продолжаться во избежание кассовых ордеров с одинаковыми номерами. Так считают и налоговики (см. разъяснение из подкатегории 109.10 БЗ*)

* В связи с внесением изменений в Положение № 148 консультация переведена в состав недействующих. Но поскольку изменения упомянутого вопроса не затрагивают, полагаем, мнение налоговиков останется тем же.

Дата составления

Вписывают дату составления ПКО. Она должна соответствовать дате, под которой этот ордер зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

«№ з/п»

Поскольку ПКО оформляются на каждую операцию по приему наличности, в этом реквизите всегда проставляют «1». Об этом говорится в письме ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК*

* Заметим, что ранее налоговики в письме ГУ ГФС в г. Киеве от 25.05.2018 г. № 24376/10/26-15-14-09-12 изложили мнение о том, что этот реквизит должен совпадать с номером кассового ордера и записью в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Однако мы такой вывод считаем нелогичным. В любом случае ответственность за неправильное указание в кассовом ордере порядкового номера в графе «№ з/п» законодательством не предусмотрена. На это обращают внимание фискалы в письме ГФСУ от 16.07.2018 г. № 3117/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок»

Приводят кредит счета (субсчета), с которым корреспондирует дебет счета 30 «Наличность»

«Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення»

Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе поступления наличности в кассу

«Сума цифрами», «Сума»

Указывают сумму приходной операции (отдельно цифрами и прописью (гривень — прописью, копеек — цифрами))

«Примітки»

При необходимости вписывают примечания в отношении получаемых сумм наличных денежных средств

«Прийнято від»

Указывают, от кого принята наличность: фамилия, имя и отчество физического лица или наименование предприятия, учреждения, организации. В ПКО, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (получение наличности из банка по чеку и оприходование ее в кассе), этот реквизит не заполняют (абзац пятый п. 32 Положения № 148). А вот в ПКО на сумму выручки, изъятой из ящика РРО, этот реквизит, на наш взгляд, заполнять нужно, поскольку исключений для этой операции не предусмотрено

«Підстава»

Приводят основания для внесения наличных средств в кассу предприятия (см. табл. 3.1 в разделе «Общие вопросы осуществления кассовых операций»)

«Додатки»

Перечисляют документы, прилагаемые к ПКО и являющиеся основанием для его оформления

«Головний бухгалтер», «Касир», «Одержав касир»

Проставляют подписи, а также фамилии и инициалы главного бухгалтера (лица, уполномоченного руководителем предприятия)* и кассира

* Подпись главного бухгалтера (уполномоченного руководителем предприятия лица) на квитанции к ПКО может быть заверена оттиском печати предприятия при ее наличии (абзац второй п. 25 Положения № 148).

Имейте в виду: если в ПКО вместо главбуха расписывается лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия, здесь нужно указать фамилию и инициалы именно такого лица (см., в частности, письмо ГФСУ от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и разъяснение НБУ, приведенное на его официальном сайте: bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=21761728&cat_id=80928).

Обратите внимание:

реквизиты квитанции к ПКО дублируют реквизиты самого ордера

Напомним, что в общем случае составление ПКО — это обязанность бухгалтера. В свою очередь, кассир после получения такого документа из бухгалтерии должен проверить (п. 34 Положения № 148):

— наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или другого уполномоченного руководителем лица;

— правильность оформления ПКО и наличие всех реквизитов;

— наличие перечисленных в графе «Додатки» приложений.

В случае невыполнения требований, предъявляемых к порядку заполнения ПКО, кассир возвращает этот документ в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Если же в результате проверки ПКО выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:

— принимает денежные средства в кассу;

— подписывает ордер;

— выдает квитанцию к ПКО на руки лицу, сдавшему деньги.

ПКО, по которому получена наличность, прилагают к отчету кассира.

Порядок заполнения ПКО проиллюстрируем на примере.

Пример 4.1. 13.05.2019 г. начальник административно-хозяйственного отдела Кириленко Д. Ю. возвращает в кассу ООО «Лагуна» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 156,20 грн.), выданных ему ранее под отчет на хозяйственные нужды.

Бухгалтер предприятия составил ПКО, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия.

Как в этом случае следует заполнить ПКО (типовая форма № КО-1), покажем ниже.

Учтите: согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210 при проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов ПКО. В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для выписки кассовых документов, наличие подписей должностных лиц и т. д.

4.4. Порядок оформления РКО

Теперь рассмотрим порядок оформления РКО.

Типовая форма расходного кассового ордера № КО-2 содержится в приложении 3 к Положению № 148. Перечень обязательных реквизитов РКО и порядок их заполнения приведем в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Порядок заполнения реквизитов РКО

Реквизиты РКО

Порядок заполнения

«Найменування підприємства/установи/організації»

Приводят наименование (в соответствии с уставными документами) предприятия, из кассы которого выдается наличность

«Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України»

Вписывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины

«№ з/п»

Проставляют номер строки, т. е. «1» (см. письмо ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК)

«Номер документа»

Указывают порядковый номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. По нашему мнению, начинать заново нумерацию РКО можно с каждого:

— календарного года;

— календарного квартала;

— календарного месяца и даже дня.

Такая позиция базируется на опубликованных разъяснениях налоговиков и НБУ (см. табл. 4.1 выше).

Причем если в течение указанного периода заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, нумерацию РКО следует продолжать, чтобы избежать наличия кассовых ордеров с одинаковыми номерами (см. разъяснения из подкатегории 109.10 БЗ*)

* После вступления в силу Положения № 148 эти разъяснения были переведены в состав недействующих, однако не думаем, что мнение налоговиков на этот счет изменилось.

«Дата складання»

Вписывают дату составления РКО. Она должна соответствовать дате, под которой этот документ зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок»

Указывают дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность»

«Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення»

Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы

«Сума»

Отражают сумму операции (отдельно цифрами и прописью (гривень — прописью, копеек — цифрами))

«Видати»

Приводят фамилию, имя и отчество получателя денежных средств по РКО.

Если выдача наличности осуществляется по доверенности*, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить денежные средства.

В случае выдачи денежных средств по ведомости на выплату наличности здесь указывают Ф. И. О. кассира, который выдает наличку. Так рекомендует поступать НБУ в письме от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560.

Такого же мнения придерживаются и фискалы (см. письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16)**.

Аналогичным образом заполнять этот реквизит следует при составлении РКО для сдачи наличности в банк (см. письмо НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326). То есть в этом случае указывают Ф. И. О. кассира или другого лица, фактически сдающего наличность

* О порядке составления доверенностей на получение денег см. ниже в подразделе 4.6.

** Более логично было бы приводить здесь соответствующее подразделение предприятия, получающее денежные средства. Ведь наличные, на которые оформляется такой РКО, выданы по ведомости работникам предприятия, а не под отчет кассиру. Да и подпись о получении денежных средств в таком РКО кассир не ставит. Примечательно, что раньше такого же мнения придерживался и НБУ (см. ныне отозванное письмо от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874). Однако теперь он изменил свою позицию. Учитывая это, в реквизите «Видати» РКО безопаснее указывать Ф. И. О. кассира или лица, его заменяющего.

«Підстава»

Указывают основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия (см. табл. 3.3 в разделе «Общие вопросы осуществления кассовых операций»)

«Додаток»

Приводят документы, прилагаемые* к РКО и являющиеся основанием для его оформления. Это могут быть заявления, расчеты, ведомости на выплату наличности, приказы на командировку и т. д. (см. п. 26 Положения № 148 и письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15). Кроме наименования документа, в этой строке следует указать его номер и дату

* Обратите внимание: в качестве приложения может быть указан только тот документ, который существовал на момент оформления РКО бухгалтером. Так, например, в РКО на сдачу денежных средств в банк не следует указывать в качестве приложения квитанцию банка на внесение наличности, ведь такая квитанция появится позднее.

«Керівник», «Головний бухгалтер»

Здесь проставляют свои подписи руководитель* и главный бухгалтер (или лицо, уполномоченное руководителем предприятия), а также указывают их фамилии и инициалы

* Если на документах, приложенных к РКО, стоит разрешительная надпись руководителя предприятия, в РКО его подпись не обязательна (абзац второй п. 26 Положения № 148).

Также учтите: до 15.02.2019 г. налоговики на местах иногда возражали против подписания кассовых документов вместо руководителя предприятия другим уполномоченным на это лицом (см. письмо ГУ ГФС в Полтавской обл. от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22). Хотя, заметим, специалисты главного налогового ведомства считали такое подписание возможным (см. письмо ГФСУ от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Окончательно решить эту проблему должен появившийся с 15.02.2019 г. п. 451 Положения № 148. В соответствии с указанной нормой руководитель предприятия для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля может внутренним распорядительным актом определить соответствующий перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. И здесь не уточняется, за главбуха или за руководителя предприятия будут ставить подписи уполномоченные лица.

Кстати, не против такого подхода и НБУ. Так, в разъяснении, приведенном на его официальном сайте (см. bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=21761728&cat_id=80928), говорится, что «в приходном и расходном кассовых ордерах в графе «Керівник», «Головний бухгалтер», в случае их подписания уполномоченным лицом предприятия, должны быть указаны фамилия и инициалы уполномоченного лица предприятия».

«Одержав»

Получатель собственноручно указывает сумму полученных им денежных средств (гривень — прописью, копеек — цифрами).

В кассовых ордерах, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача денежных средств по ведомостям на выплату наличности, электронным платежным средствам, сдача наличности в банк), реквизит «Одержав» не заполняют (абзац пятый п. 32 Положения № 148)

«Підпис одержувача»

Физическое лицо — получатель денежных средств подписью в этой строке подтверждает факт получения наличности*.

Этот реквизит не заполняют в РКО, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в частности, при выдаче денежных средств по ведомостям на выплату наличности или сдаче наличности в банк). Об этом говорит абзац пятый п. 32 Положения № 148

* Важный момент! РКО, в которых выдача наличности не подтверждена подписью получателя, не принимают для выведения остатка средств в кассе (абзац второй п. 27 Положения № 148). При этом сумму наличности по таким расходным документам прибавляют к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором указанные расходные документы оформлены (п.п. 3 п. 58 Положения № 148). В дальнейшем эта сумма не учитывается для расчета сверхлимитных остатков наличности. Таким образом, неподписание получателем РКО может грозить предприятию штрафом за превышение лимита кассы согласно Указу № 436 (см. раздел «Ответственность в сфере наличного обращения»).

Дата получения

Приводят дату, когда получателем были получены денежные средства из кассы предприятия. Если кассовый ордер оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача денег по ведомостям на выплату наличности, сдача наличности в банк), этот реквизит не заполняют (абзац пятый п. 32 Положения № 148)

«Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача»

Вписывают паспортные данные получателя денежных средств или данные другого документа, который удостоверяет его личность и может в соответствии с законодательством использоваться на территории Украины для заключения сделок.

В кассовых ордерах, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача денег по ведомостям на выплату наличности, сдача наличности в банк), этот реквизит не заполняют

«Видав касир»

Проставляется подпись кассира, выдавшего наличность, а также указываются его фамилия и инициалы

Прежде чем подписать РКО и выдать по нему денежные средства, кассир обязан проверить:

— правильность его оформления и наличие всех реквизитов;

— наличие и подлинность подписей соответствующих должностных лиц;

— наличие перечисленных в РКО приложений.

На основании результатов такой проверки он принимает решение о возможности выплаты денег. Если хотя бы одно из указанных требований не выполнено, кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Претензий к оформлению РКО нет? Кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер и на всех приложенных к нему документах ставит оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). РКО, по которому наличность была выдана из кассы, прилагается к отчету кассира.

Лучше разобраться в заполнении РКО поможет пример.

Пример 4.2. Руководителем предприятия издан приказ от 07.05.2019 г. № 31 о командировании заместителя директора ООО «Лагуна» Коваленко Д. С. и выплате ему аванса на командировку. На этом основании 13.05.2019 г. бухгалтер предприятия составил РКО на сумму 3000,00 грн. и зарегистрировал его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов под № 24. Кассир выдал денежные средства из кассы.

Как заполнить РКО в такой ситуации, покажем ниже.

Отдельно рассмотрим нюансы оформления РКО, составленных на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям, электронным платежным средствам, сдача наличности в банк), на примере самостоятельной сдачи кассиром предприятия наличности в банк.

Так, в строке «Видати» нужно указать Ф. И. О. кассира, который сдает наличку (см. письмо НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326).

В строке «Підстава» указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия, например: «выручка на текущий счет...», «депонированная заработная плата» и т. п. с необходимой для предприятия степенью детализации.

А как в этом случае быть с частью РКО, касающейся получателя денежных средств

Ее при сдаче в банк наличности заполнять не нужно. Так, в абзаце пятом п. 32 Положения № 148 сказано, что в РКО, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на сдачу наличности в банк), реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются.

Вместе с тем нам не совсем понятно, что НБУ имел в виду, говоря о незаполнении реквизита «Сума». На наш взгляд, сумма может не заполняться только в реквизите «Одержав». А вот отдельный реквизит «Сума», где указывается сумма выданной из кассы наличности цифрами и прописью, полагаем, заполнить необходимо.

Какие документы в этом случае будут подтверждать, что наличность сдана для зачисления на банковский счет предприятия, вы можете узнать из табл. 3.3 в разделе «Общие вопросы осуществления кассовых операций». Но учтите, что эти документы не являются приложением к РКО.

Других особенностей заполнения «обобщающих» РКО законодательство не устанавливает.

Пример заполнения такого РКО вы можете увидеть ниже в подразделе 4.6.

4.5. Выдача наличных по ведомости

Пришло время основательно поговорить о неоднократно упоминаемой нами ранее ведомости на выплату наличности. Она наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания является кассовым документом (п.п. 11 п. 3 Положения № 148).

Типовая форма ведомости на выплату наличности приведена в приложении 1 к Положению № 148.

Ведомость, как и РКО, применяют для выдачи наличности из кассы (абзац первый п. 26 Положения № 148). При этом ведомость, как правило, оформляют всякий раз, когда нужно произвести ту или иную выплату сразу нескольким работникам или даже лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.

Имейте в виду: выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной ведомости (абзац третий п. 27 Положения № 148).

Кроме того, обычно отдельные ведомости открывают на каждое структурное подразделение предприятия, а также на каждый вид выплат.

Порядок оформления ведомости на выплату наличности представим в табл. 4.3.

Таблица 4.3. Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату наличности

Реквизиты ведомости на выплату наличности

Порядок заполнения

«Найменування підприємства/установи/організації»

Указывают наименование (согласно уставным документам) предприятия, выплачивающего заработную плату и другие доходы

«Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України»

Вписывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины

«Структурний підрозділ підприємства/установи/організації»

Приводят наименование структурного подразделения предприятия (учреждения, организации), работникам которого выплачивается заработная плата (другие доходы) по этой ведомости

«До відомості № _____»

Указывают номер расчетной ведомости, на основании которой составлена ведомость на выплату наличности

«У касу для оплати у строк з _____ до ____ 20__ року»

Приводят временной интервал, в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы) по ведомости (т. е. дату начала и окончания выплаты)

Здесь учитывайте, что предприятия в общем случае имеют право хранить в кассе наличность, полученную в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (доходов), в сумме сверх установленного лимита кассы в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Кроме того, в течение 3 рабочих дней со дня наступления сроков выплаты в кассе можно хранить «сверхлимитную» выручку, которую направляют для осуществления выплат, относящихся к фонду оплаты труда, в сумме, указанной в переданной в кассу ведомости (п. 18 Положения № 148).

А вот в отношении наличных, полученных для выплаты больничных и других сумм, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5, сроки хранения в кассе иные. Предприятие должно сдать их в банк (если их сумма превышает установленный лимит кассы) не позднее следующего рабочего дня банка после получения наличных. То есть такие денежные средства могут храниться в кассе 2 дня. Подробнее об этом см. в разделе 5 «Лимит кассы».

«у сумі»

Показывают общую сумму заработной платы и других доходов, которая будет выплачена по этой ведомости, прописью (гривень — прописью, копеек — цифрами) и цифрами

«Керівник», «Головний бухгалтер»

Свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер или лицо, уполномоченное руководителем предприятия (абзац первый п. 26 Положения № 148)

«Кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок)»

Приводят дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность»

«Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення»

Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы

«Відомість на виплату готівки № ___»

Указывают порядковый номер ведомости на выплату наличности

«за ____ 20 __ року»

Вписывают период, за который выплачивается зарплата (другой доход)

«Кількість аркушів»

Приводят общее количество листов ведомости на выплату наличности

«За цією відомістю виплачено гривень»

Отражают общую сумму заработной платы (другого дохода), выданной по этой ведомости, прописью (гривень — прописью, копеек — цифрами) и цифрами

«і депоновано гривень»

Вносят общую сумму депонированной заработной платы (другого дохода) прописью (гривень — прописью, копеек — цифрами) и цифрами

«№ з/п»

Проставляют порядковый номер строки

«Табельний номер»

Приводят табельные номера получателей денежных средств (при их наличии)

«Прізвище, ім’я, по батькові»

Указывают фамилии, имена и отчества получателей денежных средств

«Сума»

Отражают сумму заработной платы (другого дохода), причитающуюся конкретному лицу «на руки»

«Підпис про одержання»

Проставляется подпись физического лица, подтверждающая получение им заработной платы или другого причитающегося дохода.

Если лицо не получило заработную плату (другой доход), напротив его фамилии кассир делает запись или проставляет оттиск штампа «Депонировано»

Учтите: выдачу денег кассир осуществляет только лицу, указанному в ведомости на выплату наличности. Исключение из этого правила — выдача заработной платы (другого дохода) по доверенности (когда работник не может сам получить причитающуюся ему сумму в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В этом случае перед подписью о получении денег кассир делает запись «По доверенности» и прилагает эту доверенность (или ее нотариально заверенную копию) к ведомости на выплату наличности.

«Примітки»

В этой графе при необходимости указывают номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Напомним: требование относительно подтверждения личности получателей средств путем предъявления паспорта или заменяющего его документа содержится в абзаце первом п. 27 Положения № 148

«Виплату здійснив», «Перевірив бухгалтер», «Відомість склав», «Відомість перевірив»

Здесь свои подписи проставляют кассир, выплативший заработную плату (другие доходы), и бухгалтер, составивший и проверивший ведомость.

В случае если ведомость имеет несколько страниц, реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатают на последней странице

Итого (вписывается самостоятельно)

Самой формой ведомости на выплату наличности итоговая строка не предусмотрена. В то же время в п. 4 пояснений к заполнению приложения 1 к Положению № 148 говорится, что при заполнении ведомости после последней записи на странице в ней оставляют строку для отражения общей суммы выплат лицам, указанным на этой странице

Должным образом оформленную ведомость передают на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Далее она «переправляется» в кассу для выплаты наличности.

После получения оформленной ведомости на выплату наличности кассир обязан проверить:

— наличие на документах и подлинность соответствующих подписей (главного бухгалтера и руководителя);

— правильность оформления ведомости и наличие всех ее реквизитов.

Если хотя бы одно из требований, предъявляемых к оформлению ведомости на выплату наличности, не выполнено, кассир должен вернуть ее в бухгалтерию для соответствующего переоформления (абзац пятый п. 34 Положения № 148).

Ведомость оформлена правильно? Тогда кассир на ее основании выплачивает из кассы предприятия причитающиеся соответствующим лицам суммы средств.

Интересный момент! На практике случается, что налоговики предъявляют требование об указании в ведомости на выплату наличности суммы прописью каждым получателем, угрожая немалыми штрафами. При этом они ссылаются на первые два предложения п. 27 Положения № 148. Процитируем их:

«Кассир требует предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность..., в случае выдачи отдельным физическим лицам наличных (в том числе работникам учреждения/предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличных с указанием полученной суммы (гривен — прописью, копеек — цифрами)».

Из процитированной нормы действительно можно сделать вывод, что расписывать сумму работникам необходимо всегда — независимо от того, по РКО или по ведомости они получают наличку. Но! На этом п. 27 Положения № 148 не заканчивается. Дальше идет еще одно предложение, которое налоговики предпочитают «не заметить». В нем сказано: «получатели предъявляют паспорта или документы, их заменяющие, если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, и расписываются в соответствующей графе документа».

Из этого следует, что

в ведомости, составленной на несколько человек, получатели наличных средств только расписываются в соответствующей графе документа

А вот сумма прописью и данные паспорта / другого документа получателя, по всей видимости, нужны, только если выдача осуществляется по РКО или по ведомости, составленной на одного человека (отдельное физическое лицо).

Конечно, на одно лицо обычно составляют РКО. Но теоретически составить ведомость тоже можно. Главное, чтобы осуществляемая по такой ведомости выплата не носила одноразовый характер*.

* Напомним: одноразовые выдачи средств на выплаты, связанные с оплатой труда, отдельным лицам следует осуществлять с использованием РКО (п. 30 Положения № 148).

Но в любом случае штрафные санкции за нерасписывание в ведомости каждым лицом сумм полученных им денежных средств применяться не должны. Более подробно об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 26.

После осуществления выплат по ведомости или по истечении установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия (п. 31 Положения № 148):

1) в ведомости на выплату наличности напротив фамилий лиц, не получивших причитающуюся им сумму, в графе «Підпис про одержання» поставить штамп или сделать запись «Депонировано»;

2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы (другого дохода), подлежащую депонированию (прописью и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. Когда все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;

3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356;

4) сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией РКО на фактически выданную по ведомости сумму.

В свою очередь,

бухгалтер предприятия должен проверить записи, сделанные кассиром в ведомости, и подсчитать выданные и депонированные по ней суммы

На сумму, которая была депонирована, бухгалтер оформляет один общий РКО, на основании которого указанную сумму сдают в банк для зачисления на текущий счет предприятия.

А сейчас рассмотрим пример.

Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Лагуна» 07.05.2019 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за вторую половину апреля 2019 года в сумме 81390,00 грн. Бухгалтер предприятия оформил ПКО на эту сумму.

Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 75690,00 грн. При этом работница предприятия Короленко Н. П. по уважительной причине не смогла самостоятельно получить заработную плату за вторую половину апреля 2019 года. В связи с этим ее заработную плату по доверенности получил ее муж Грабовский К. Э.

Кроме того, была депонирована заработная плата работника отдела маркетинга Соболева И. О. на сумму 5700,00 грн. по причине его отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью в период выплаты зарплаты.

На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы 13.05.2019 г. бухгалтер предприятия оформил РКО, на основании которых кассир в этот же день сделал записи в кассовой книге.

13.05.2019 г. депонированная сумма заработной платы сдана в банк.

Далее покажем, как в этом случае составить ведомость на выплату наличности, РКО и реестр депонированной заработной платы.

* О том, что здесь нужно указывать Ф. И. О. кассира, который выдает наличку, говорят налоговики (см. письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16) и НБУ (см. письмо от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560).

* Согласно письму НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326.

4.6. Доверенность на получение денежных средств

В приведенном выше примере 4.3 вы могли видеть ситуацию, когда некоторые работники не смогли самостоятельно получить причитающуюся им сумму заработной платы в отведенный для хранения в кассе «зарплатной» налички срок (что это за срок, см. выше в подразделе 4.2.). На самом деле, такие случаи при выплате заработной платы наличностью — не редкость. Ведь при выплате дохода работники могут находиться на больничном, в отпуске, командировке и т. п.

Как вы помните, неполученный работником в срок наличный доход депонируется. Но есть альтернатива! Так, если работник предприятия — получатель денежных средств при выплате дохода присутствовать не может, выплатить наличные из кассы можно его доверенному лицу. При этом оформление доверенности нужно осуществлять в соответствии с требованиями гл. 17 ГКУ.

Согласно ч. 3 ст. 244 упомянутого Кодекса доверенностью является письменный документ, который выдается одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. То есть в этом случае на основании доверенности одно лицо (доверитель) предоставляет другому лицу (поверенному) полномочия на совершение определенных действий, а именно — на получение причитающихся доверителю наличных средств.

Учтите, что доверенность, оформленная в соответствии с требованиями ГКУ, должна содержать такие реквизиты:

— название вида документа в его заголовке (надпись «Доверенность»);

— фамилию, имя и отчество лица, выдавшего доверенность, а также данные документа, удостоверяющего личность (серия (при наличии) и номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан) и место жительства;

— фамилию, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, данные документа, удостоверяющего его личность (серия (при наличии) и номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан) и место жительства;

— срок действия доверенности. Имейте в виду: если в доверенности не указан срок ее действия, то она считается бессрочной и действует до прекращения ее действия (ч. 1 ст. 247 ГКУ);

— дату составления. Наличие этого реквизита обязательно в силу положений ч. 3 ст. 247 ГКУ. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной;

— описание действий, на осуществление которых выдана доверенность (получение заработной платы, больничных, материальной помощи и т. д.);

— подпись доверителя;

— заверение подписи доверителя.

Доверенность на получение заработной платы должна быть удостоверена

В соответствии с ч. 4 ст. 245 ГКУ доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, иных платежей может быть удостоверена должностным лицом предприятия, на котором доверитель работает (находится на стационарном лечении), или по месту его проживания. При этом нотариального удостоверения такой доверенности законодательство не требует.

С такой доверенностью доверенное лицо идет в кассу предприятия и передает ее кассиру. Тот, в свою очередь, проверяет правильность ее оформления и наличие перечисленных выше реквизитов. В частности, кассир ознакомляется с полномочиями поверенного, указанными в доверенности, а также проверяет его личность и сверяет реквизиты его паспорта (другого документа, удостоверяющего личность) с данными документа, указанными в самой доверенности.

После этого в реквизите «Видати» РКО после фамилии, имени и отчества получателя средств кассир указывает фамилию, имя и отчество доверенного лица (абзац второй п. 28 Положения № 148). Далее в строку «Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача» кассир вносит реквизиты документа, удостоверяющего личность доверенного лица.

Если средства выдаются по ведомости на выплату наличности, то в графе «Підпис про одержання» перед подписью о получении денег кассир делает запись «За довіреністю», после чего доверенное лицо проставляет свою подпись. Доверенность или ее нотариально заверенная копия остается у кассира и прилагается к РКО или ведомости на выплату наличности.

С примером оформления доверенности на получение заработной платы вы можете ознакомиться ниже.

4.7. Журнал регистрации кассовых документов

Теперь мы можем переходить к рассмотрению кассовых учетных регистров. Начнем с журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. В нем велит регистрировать все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу предприятия абзац первый п. 33 Положения № 148. Делать это должен бухгалтер.

РКО, которые оформлены на основании ведомостей на выплату наличности, регистрируют после осуществления выплат, указанных в ведомости

На выбор предприятия Положением № 148 представлены две типовые формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО-3 и № КО-3а (см. приложение 4 к указанному Положению). Предприятие имеет право самостоятельно выбрать, какую из этих форм оно будет применять.

Журнал по форме № КО-3 или № КО-3а ведут отдельно по приходным и расходным операциям. Причем субъект хозяйствования ведет один журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором регистрирует приходные и расходные кассовые ордера (см. разъяснение в подкатегории 109.15 БЗ). По завершении журнала заводят новый.

Интересный момент! В приложении 4 к Положению № 148, в котором приведены формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, имеется примечание следующего содержания: «Типовые формы КО-3, КО-3а ведутся по решению руководителя». В отмененном ныне Положении № 637 примечание было другим. В частности, оно гласило, что форма № КО-3а ведется по решению руководителя вместо ведения журнала по форме № КО-3.

Означает ли это, что на сегодняшний день журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов можно не вести вовсе? По нашему мнению, нет. Ведь этого требует п. 33 Положения № 148. Тем более, что, как правило, регистрация в нем происходит автоматически при выписке нового ПКО или РКО с помощью компьютерной техники. Да и при заполнении кассовых ордеров вручную журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поможет не запутаться с нумерацией.

Кроме того, налоговики в консультациях из подкатегории 109.15 БЗ делают акцент на требовании п. 33 Положения № 148 вести такой журнал, а не на сомнительном примечании в приложении 4 к нему.

Порядок заполнения реквизитов журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов типовых форм № КО-3 и № КО-3а приведем в табл. 4.4.

Таблица 4.4. Порядок заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Реквизиты типовых форм № КО-3 и № КО-3а

Порядок заполнения

«Найменування підприємства/установи/організації»

Приводят наименование (согласно уставным документа) предприятия, в кассу которого вносится или из кассы которого выдается наличность

«Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України»

Указывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины

«№ з/п»

Вписывают порядковый номер строки

«Прибутковий документ: дата», «Видатковий документ: дата», «Прибутковий/видатковий документ: дата»

Приводят дату приходного или расходного кассового документа, подтверждающего поступление в кассу предприятия или выбытие из нее денежных средств

«Прибутковий документ: номер», «Видатковий документ: номер», «Прибутковий/видатковий документ: номер»

Указывают номер* приходного или расходного кассового документа, подтверждающего поступление в кассу предприятия или выбытие из нее денежных средств

* Напомним: ранее налоговики утверждали, что кассовые ордера необходимо нумеровать с начала каждого календарного года с номера «1» (см. отмененную консультацю в подкатегории 109.10 БЗ). Однако позднее (см. письмо ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК) они указали, что такую нумерацию можно осуществлять с начала каждого календарного месяца в порядке возрастания с номера «1» и завершать в конце месяца соответствующим номером. По нашему мнению, оба варианта приемлемы (больше — в табл. 4.1 выше).

«Сума»

Отражают сумму, на которую выписан приходный или расходный кассовый документ

«Надійшло (витрачено) грошей: на заробітну плату, премії, стипендії»

Приводят сумму наличности, поступившей в кассу (выданной из кассы) для осуществления выплат, связанных с оплатой труда, а также премий и стипендий

«Надійшло (витрачено) грошей: на відрядження та інші цілі»

Указывают сумму наличности, поступившей в кассу (выданной из кассы) для осуществления командировочных расходов и прочих расчетов

«Примітки»

Приводят краткое описание хозяйственной операции по внесению/выдаче наличности в кассу / из кассы предприятия (например, внесение неизрасходованных подотчетных сумм, получение торговой выручки, выплата заработной платы, сдача торговой выручки в банк, выдача под отчет на хозяйственные нужды и т. д.). Кроме того, в этой графе может быть сделана отметка об аннулировании ПКО или РКО, если по нему в течение дня не была получена (выдана) наличность

Заметим, что регистрацию кассовых ордеров можно осуществлять с помощью компьютерных средств, которые обеспечивают формирование и распечатку необходимых кассовых документов (абзац второй п. 33 Положения № 148). При этом в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, должно обеспечиваться формирование данных для учета движения средств.

Окончательно прольет свет на заполнение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следующий пример.

Пример 4.4. В кассе предприятия по состоянию на 13.05.2019 г. остаток средств составил 83890,00 грн., в том числе на выплату заработной платы — 81390,00 грн. За день 13.05.2019 г. в бухгалтерии предприятия оформлены следующие кассовые документы:

— ПКО № 31 на сумму 500,00 грн. — получены в банке денежные средства по чеку АЕ 3185634 для выплаты аванса на командировку работнику предприятия;

ПКО № 32 на сумму 5600,00 грн. — получена от ФЛП Резник В. И. выручка от реализации продукции;

— ПКО № 33 на сумму 156,20 грн. — возврат в кассу Кириленко Д. Ю. неизрасходованного остатка средств, выданных ему ранее под отчет на хознужды;

— РКО № 24 на сумму 3000,00 грн. — выдан работнику предприятия (Коваленко Д. С.) из кассы аванс на командировку;

— РКО № 25 на сумму 75690,00 грн. — выплачена по ведомости № 9 от 07.05.2019 г. заработная плата за вторую половину апреля 2019 года;

— РКО № 26 на сумму 5700,00 грн. — возвращена в банк сумма депонированной заработной платы;

РКО № 27 на сумму 5600,00 грн. — сдана в банк выручка от реализации продукции.

Основываясь на этих данных, приведем пример заполнения журнала по форме № КО-3а.

При тех же условиях журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3 будет заполнен так, как показано ниже.

4.8. Оформляем и заполняем кассовую книгу

Основные правила

Типовая форма кассовой книги № КО-4 приведена в приложении 5 к Положению № 148. В ней отражают все поступления и выдачу наличных в национальной валюте.

Заметьте: каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений*). На это указывает абзац второй п. 39 Положения № 148.

* О ведении кассовых книг обособленными подразделениями предприятий см. в разделе 8 «Кассовые операции в обособленном подразделении».

Начать ведение кассовой книги нужно с оформления ее титульной страницы. На ней указывают наименование предприятия и его идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины.

Затем кассовую книгу прошнуровывают, пронумеровывают и на обороте последнего листа делают надпись: «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано __ сторінок, опечатано відбитком печатки». Количество листов заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Данные подписи могут быть скреплены оттиском печати юридического лица (при ее наличии).

При заполнении кассовой книги учитывайте следующие требования Положения № 148:

1. Записи в кассовой книге кассир производит по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру в день ее поступления или выдачи (абзац первый п. 40 Положения № 148).

2. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день не осуществляются (абзац первый п. 40 Положения № 148).

3. Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа (вкладные листы кассовой книги), остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры являются отрывной частью листа кассовой книги — отчетами кассира и представляют собой документы, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе. При этом если кассовую книгу ведут вручную, заполнение отрывной части осуществляется через копировальную бумагу. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера (абзац шестой п. 39 Положения № 148).

4. Наличные денежные средства, выданные по ведомостям, на выплаты, связанные с оплатой труда, отражают в кассовой книге после окончания сроков этих выплат (абзац второй п. 40 Положения № 148). То есть в общем случае — по истечении 5 рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «у тому числі на зарплату» указывают сумму по ведомостям на выплату наличности, не списанную в расход кассы.

Записи кассовых операций начинают на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Залишок на початок дня». При этом сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. После заполнения лицевой стороны неотрывной части листа кассовой книги отрывную часть накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальному линованию оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета кассира до конца рабочего дня не отрывается.

Имейте в виду: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Залишок на початок дня») должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Залишок на кінець дня» за предыдущий день).

Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, заполняют следующий лист кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия)

Ежедневно в конце рабочего дня кассир выполняет следующие операции (абзац второй п. 40 Положения № 148):

— подводит в кассовой книге итог операций по оприходованию и выдаче наличности за день;

— выводит остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на начало следующего дня);

— передает в бухгалтерию отчет кассира — отрывной лист (или несколько отрывных листов) кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами, на основании которых в течение дня принимали и выдавали денежные средства. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов (их количество в кассовой книге указывается прописью) бухгалтер ставит свою подпись во вкладном листе кассовой книги.

Кассовую книгу открывают на один календарный год.

Может так случиться, что по окончании календарного года в кассовой книге остались незаполненные страницы. Как с ними быть? Положение № 148 ответа на этот вопрос не дает. Однако налоговики в разъяснении из подкатегории 109.15 БЗ рекомендовали в таком случае на незаполненных страницах проставлять прочерки или на следующей странице после последней записи ставить дату окончания книги, заверяемую подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. И хотя сейчас это разъяснение переведено в состав недействующих, думаем, до тех пор, пока налоговики не выскажут иную точку зрения, можно и далее руководствоваться упомянутыми рекомендациями.

Если кассовая книга закончилась посреди года или изменилась ее форма, следует завести новую. При этом нумерация страниц в ней должна начинаться с номера «1». А вот приходные и расходные кассовые ордера продолжайте нумеровать сплошным порядком (см. подразделы 4.3-4.4).

Кассовая книга в электронной форме

При условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов предприятия могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств (п. 41 Положения № 148). Немного расскажем о нюансах ведения такой книги.

Прежде всего заметим, что части листа электронной кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира») по форме и содержанию должны полностью воспроизводить типовую форму № КО-4, приведенную в приложении 5 к Положению № 148. При этом программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно предоставлять возможность визуального отражения и распечатывания каждой из двух частей листа кассовой книги (вкладного листа и отчета кассира).

Как и при заполнении книги вручную, записи в электронной кассовой книге осуществляют путем ввода данных из первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня). Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически нарастающим итогом с начала года.

При составлении электронного документа кассовой книги распечатываются вкладной лист кассовой книги и отчет кассира

В случае распечатывания вкладного листа кассовой книги в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания вкладного листа кассовой книги и отчета кассира кассир должен проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с соответствующими приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во вкладном листе кассовой книги.

В течение года вкладной лист кассовой книги сохраняется кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) вкладные листы кассовой книги формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируются в книгу.

По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна быть передана для хранения в течение сроков, установленных законодательством. Напомним: согласно Перечню № 578 срок хранения кассовых книг, как и прочих кассовых документов, составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства).

На основании данных, указанных выше в примере 4.4, приведем пример заполнения кассовой книги.

4.9. Книга учета выданной и принятой старшим кассиром наличности

Типовая форма книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности № КО-5 приведена в приложении 6 к Положению № 148. Без нее вам не обойтись, если на предприятии имеется сразу несколько кассиров.

Если же на предприятии только один кассир, то в общем случае учет принятой и выданной наличности ведут в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и в кассовой книге без применения книги по форме № КО-5 (см. письмо НБУ от 05.03.2012 г. № 25-310/528-2500).

Как работать с книгой учета выданной и принятой старшим кассиром наличности, расскажем далее.

Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под подпись в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (абзац первый п. 43 Положения № 148).

В свою очередь, кассиры в конце рабочего дня обязаны сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в книге по форме № КО-5.

Книгу учета выданной и принятой старшим кассиром наличности применяют также для учета средств, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, которое выплачивает заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющейся наличности и кассовых документов. Причем даже в том случае, если на предприятии только один кассир. На это в период действия Положения № 637 указывали налоговики в консультации из подкатегории 109.15 БЗ (утратила силу с 05.01.2018 г.).

С порядком заполнения реквизитов книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности вы можете ознакомиться в табл. 4.5.

Таблица 4.5. Порядок заполнения типовой формы № КО-5

Реквизиты книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности

Порядок заполнения

«найменування підприємства/установи/організації»

Указывают наименование предприятия согласно уставным документам

«Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України»

Приводят идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины

«прізвище, ім’я, по батькові старшого касира»

Указывают фамилию, имя и отчество старшего кассира, который ведет книгу учета выданной и принятой старшим кассиром наличности

«№ з/п»

Вписывают порядковый номер строки

«Дата»

Отражают дату проведения операций

«Видано касиру (сума цифрами і словами)»

Приводят сумму денежных средств, выданных кассиру старшим кассиром для проведения операций по выдаче наличности в течение дня. Сумму указывают одновременно цифрами и прописью

«Прізвище, ім’я, по батькові касира»

Указывают фамилию, имя и отчество кассира, которому выданы денежные средства для проведения операций по выдаче наличности

«Підпис касира про одержання готівки»

Кассир ставит свою подпись, удостоверяющую получение им денежных средств от старшего кассира

«Здано касиром старшому кассиру»

«готівкою»

Приводят сумму денежных средств, которую кассир в конце рабочего дня сдает старшему кассиру

«у тому числі отриманою за прибутковими операціями»

Отражают сумму денежных средств, поступивших в кассу предприятия по приходным кассовым документам, которую кассир в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (в том числе из графы «готівкою»)

«за сплаченими документами»

Указывают сумму денежных средств, выданных в течение дня кассиром по РКО и ведомостям на выплату наличности

«разом (сума цифрами та словами)»

Приводят общую сумму сданной старшему кассиру наличности (гр. 6) и денежных средств, выданных кассиром в течение дня согласно РКО и ведомостям на выплату наличности (гр. 8)

«Підпис старшого касира про одержання готівки та сплачених документів»

Старший кассир ставит свою подпись в подтверждение факта получения денежных средств и кассовых документов

Не можем оставить вас и без примера заполнения книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности. Предлагаем вам ознакомиться с ним.

4.10. Исправления в кассовых документах и учетных регистрах

Заполняя кассовые документы и учетные регистры, конечно, можно ошибиться. Но страшного в этом ничего нет, ведь ситуацию можно исправить. Как — расскажем далее.

Начнем с кассовых документов. Здесь вообще все просто. Дело в том, что вносить исправления в кассовые ордера и ведомости на выплату наличности запрещено (абзац четвертый п. 32 Положения № 148). А значит, единственный способ исправить ошибку — составить новый, правильно оформленный документ.

А вот в отношении кассовых учетных регистров законодатель не так строг. Хотя в абзаце седьмом п. 39 Положения № 148 и сказано, что исправления в кассовой книге не допускаются, в случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 148 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его замещающего.

А вот корректировки в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (формы № КО-3 и № КО-3а) и в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (форма № КО-5) вообще ничем не запрещены. Следовательно, исправлять ошибки в таких документах вполне допустимо.

Однако никаких особенных правил таких исправлений Положение № 148 не прописывает. А значит, при внесении корректировок в кассовые учетные регистры придется придерживаться общих правил внесения исправлений, предусмотренных п. 4.2 Положения № 88.

Так, ошибки в документах, созданных в бумажной форме, могут быть исправлены такими способами:

— «красного сторно»;

— дополнительных бухгалтерских проводок;

— корректурным. Этот способ предусматривает зачеркивание неправильного текста либо цифр и проставление над ними правильного текста/цифр. При этом зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Далее делают надпись «исправлено» и проставляют дату исправления. Затем надпись своими подписями удостоверяют лица, подписавшие этот документ.

Причем в журналах и книгах учета кассовых операций, как правило, используют корректурный способ исправления.

А что если учетный регистр составлен в электронной форме

Тут, к сожалению, имеется законодательная «дыра». Дело в том, что п. 4.6 Положения № 88 велит осуществлять исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, в соответствии с законодательством. В то же время, как указал Минфин в письме от 14.01.2011 г. № 31-34020-07-27/23-8665/89, процедура исправления ошибок в электронных документах законодательно не определена. Поэтому специалисты упомянутого ведомства рекомендуют применять тот же порядок, который предусмотрен Положением № 88 для исправления ошибок в документах на бумажных носителях.

Учтите: какой бы учетный регистр и в какой бы форме ни исправлялся, исправление ошибки всегда должно сопровождаться составлением бухгалтерской справки. В ней ответственный работник (кассир, ответственный за ведение кассовой книги, или бухгалтер, осуществляющий записи в учетном регистре) описывает содержание ошибки и причину ее возникновения.

выводы

  • Выписку и оформление кассовых документов в общем случае осуществляет бухгалтер, ответственный за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами.
  • В РКО, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций, реквизиты «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются.
  • Если работник предприятия — получатель денежных средств при выплате дохода присутствовать не может, выплатить наличные из кассы можно его доверенному лицу на основании доверенности.
  • Все приходные и расходные кассовые ордера бухгалтер должен зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
  • При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день не осуществляются.
  • Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату наличности запрещены.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить