Личные расходы оплачены с КПК: как оформить?

Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Март, 2019/№ 20
В избранном В избранное
Печать
Директор, находясь в загранкомандировке, потратил с корпоративной платежной карточки (КПК) 50 долл. США на личные нужды. Возмещению эти расходы не подлежат. Как оформить такую операцию? Нужно ли отражать ее в авансовом отчете? Должен ли директор вернуть предприятию потраченные на себя средства? Или можно произвести взаимозачет?

Случаи, когда средства с КПК работники расходуют на личные цели, на практике случаются достаточно часто. Во всяком случае вопросы, подобные озвученным, поступают к нам с завидной регулярностью. Давайте разберемся, как действовать, если такое произошло.

Авансовый отчет и возврат средств

Средства на КПК — это деньги на счете предприятия. А с момента снятия/списания с КПК они считаются выданными под отчет ее держателю. Значит,

директор обязан отчитаться за потраченные с КПК средства путем предоставления авансового отчета

В общем случае сделать это он должен до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки (п.п. 170.9.2 НКУ).

Но если во время командировки директор рассчитывался исключительно КПК, а срок предоставления авансового отчета не превышает десяти банковских дней, при наличии уважительных причин его можно продлить до двадцати банковских дней. Цель — снять вопросы в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ). Ну а за снятую с КПК наличку нужно успеть отчитаться в срок до трех банковских дней (см. п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ, письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК).

Заметьте: прилагать к авансовому отчету документы о расходах на личные нужды и перечислять их на обратной стороне отчета не нужно. Ведь возмещать эти расходы предприятие не собирается. Потраченные директором на себя 50 долл. США будут учтены в сумме полученных в подотчет средств (в графе «Одержано (від кого, № та дата)»), но они не повлияют на потраченную сумму, отраженную в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета. Таким образом, при условии, что нет других различий между суммами полученных/потраченных с КПК средств и возмещаемых расходов, эти 50 долл. США вылезут в графе «Залишок» и будут признаны излишне потраченными.

Согласно п.п. 170.9.2 НКУ

излишне потраченные средства работник должен вернуть в кассу или на банковский счет предприятия до или во время предоставления авансового отчета

Если директор в установленный срок вернет средства, потраченные с КПК на личные цели, то никакой ответственности за случившееся ни ему, ни предприятию не грозит.

А нужно ли директору возвращать деньги в случае, если сумма возмещаемых расходов превышает сумму средств, снятых/потраченных с КПК? Рассмотрим возможные ситуации.

Если были потрачены личные средства

Если директор в командировке не только рассчитывался КПК, но и потратил свои собственные средства, то долга перед предприятием за потраченные на личные нужды 50 долл. США, по сути, может и не быть. Напротив, если сумма расходов, понесенных «за свои», превышает сумму личных расходов, профинансированных с КПК, то должником окажется предприятие. Но можно ли в таком случае не осуществлять возврат 50 долл. США, а просто уменьшить на эту сумму размер возмещения израсходованных директором собственных средств?

Мы считаем, что нельзя. Ведь денежные средства, выданные под отчет, имеют четкую целевую направленность. И если такие целевые деньги потрачены не туда, их нужно обязательно вернуть. Никаких зачетов с суммой потраченных собственных средств тут быть не может. Так что такую ситуацию вообще следует рассматривать как два отдельных события:

1) выдача валютного аванса и его возврат в связи с нецелевым использованием;

2) предоставление отчета о потраченных на командировку средствах и их возмещение директору.

Причем заметьте: каждое из этих событий лучше оформить отдельным авансовым отчетом.

Перерасход и старые долги

Еще один вариант: на дату предоставления авансового отчета предприятие не рассчиталось с директором за прошлые командировки. То есть в учете предприятия по счету взаиморасчетов с подотчетниками перед директором числится задолженность. Можно ли погасить этот долг текущими личными тратами директора? Нет,

погасить имеющуюся задолженность предприятия перед директором его текущими личными тратами, осуществленными с КПК, нельзя

Обоснование то же: 50 долл. США выданы под отчет, за них нужно отчитаться и вернуть, как излишне потраченные, так как они были использованы не по целевому назначению.

Личные расходы в счет суточных

А если директор не снимал с КПК суммы положенных ему суточных? Можно ли считать, что личные траты с КПК были осуществлены именно за счет суммы суточных?

Мы считаем, что можно. Причем независимо от того, на что именно были потрачены эти 50 долл. США. Ведь в законодательстве нет ограничений относительно того, на что работник может потратить суточные. И какого-либо документального подтверждения эти расходы не требуют. Обеспечение суточными — это безусловная гарантия командированного работника, предусмотренная ст. 121 КЗоТ (ср. 025069200).

Так что, на наш взгляд, в данном случае потраченные на себя 50 долл. США директор может не возвращать. Эта сумма просто уменьшит размер подлежащих возмещению суточных расходов.

Правда, учтите: налоговикам такой подход может не понравиться. Увидев засвеченные в выписке личные расходы работника, они вполне могут заявить, что подотчетные средства использованы не по целевому назначению. Включить эту сумму в налогооблагаемый доход директора и применить штрафные санкции согласно пп. 119.2 НКУ (в размере 510 грн. или 1020 грн. при повторном нарушении в течение года — за ошибку в форме № 1ДФ) и 127.1 НКУ (в размере 25 % суммы занижения налогового обязательства). Ну и админштраф согласно ст. 1631 КоАП (в размере от 85 до 170 грн. или от 170 до 255 грн. при повторном нарушении в течение года).

В общем, дабы избежать споров с налоговиками, безопаснее все же сначала осуществить возврат потраченных директором 50 долл. США. А затем уже возместить ему суточные расходы в полном размере. Тогда придраться им уж точно будет не к чему.

Если директор не вернул деньги вовремя

Если директор не вернет потраченные на себя средства в установленные в пп. 170.9.2, 170.9.3 НКУ сроки, но успеет вернуть их до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата, то никаких негативных последствий тоже не будет (п. 4 Порядка № 841*).

* Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

А если директор пропустит предельный срок?

Тогда с этой суммы придется удержать НДФЛ. Основание — п.п. 164.2.11 НКУ. Он включает в налогооблагаемый доход сумму излишне потраченных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ (признак дохода в форме № 1ДФ — «118»).

Что касается даты возникновения дохода, то ею будет последнее число месяца, на который приходится предельный срок возврата, т. е. 30 (31), в феврале — 28 (29) число месяца. Это следует из п. 4 Порядка № 841.

Заметьте: базой налогообложения будет сумма излишне потраченных и не возвращенных в срок средств, пересчитанная в гривни по валютному курсу НБУ, действующему на день возникновения такого дохода, увеличенная на «натуральный» НДФЛ-коэффициент (пп. 164.4 и 164.5 НКУ).

Сумму НДФЛ по невозвращенным средствам рассчитывают в авансовом отчете, предоставленном директором, и удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев.

А еще не забудьте с суммы излишне израсходованных директором средств удержать ВС (п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).

Кстати, в случае если директор вообще не вернет потраченную на себя «корпоративную» валюту, с него надо будет удержать сумму, эквивалентную тройной стоимости этой валюты, пересчитанной в гривни по курсу НБУ на дату погашения задолженности.

Эти средства прежде всего пойдут на погашение убытков, причиненных предприятию, а остаток нужно будет перечислить в бюджет (ст. 2, 3 Закона от 06.06.95 г. № 217/95-ВР).

Пример 1. Директор предприятия находился в загранкомандировке с 18.02.2019 г. по 21.02.2019 г. На текущий счет в долларах США, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК, 15.02.2019 г. перечислены денежные средства в сумме $500. 19.02.2019 г. директор потратил с КПК $50 на личные нужды. Фактически эти средства были списаны 21.02.2019 г. За проживание директор уплатил $250 собственными средствами. По возвращении из командировки он составил Отчет, который был утвержден 25.02.2019 г. в сумме $250 + 8000 грн.(суточные 2000 грн. х 4 дня). Потраченные на себя средства в сумме $50 директор возвратил в кассу предприятия в день предоставления Отчета. Согласно учетной политике на дату операции пересчитывается вся валютная статья.

Как отразить эти операции, см. в табл. 1 (здесь и далее валютные курсы условные).

Таблица 1. Расходы на личные нужды с валютной КПК

№ п/п

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Курс НБУ, грн./ $

Сумма, $/грн./ грн.

Дт

Кт

1

15.02.2019

Перечислены средства на валютную КПК

314/1

312

28,0

$500

14000

2

19.02.2019

Отражена курсовая разница по остатку денежных средств

$500 х (27,8 грн./$ - 28,0 грн./$)

945

314/1

27,8

1000

3

19.02.2019

Потрачены директором средства на личные нужды

372

334

27,8

$50

1390

4

19.02.2019

Заблокированы средства на картсчете

314/2

314/1

27,8

$50

1390

5

21.02.2019

Отражена курсовая разница по заблокированной сумме

$50 х (27,9 грн./$ - 27,8 грн./$)

314/2

714

27,9

5

945

334*

27,9

5

* Этой проводкой отражаем пересчет курсовой разницы по кредиторской задолженности перед банком в размере не списанной со счета суммы, которую работник уже потратил 19.02.2019 г.

6

21.02.2019

Отражена курсовая разница по остатку денежных средств

($450 х (27,9 грн./$ - 27,8 грн./$)

314/1

714

27,9

45

7

21.02.2019

Списаны средства, заблокированные 19.02.2019 г.

334

314/2

27,9

$50

1395

8

25.02.2019

Возвращены в кассу излишне потраченные средства

302

372

27,7

$50

1385

9

25.02.2019

Отражена курсовая разница по возвращенной сумме

($50 х (27,7 грн./$ - 27,8 грн./$)

945

372

27,7

5

10

25.02.2019

На основании утвержденного Отчета отражены расходы:

— на проживание

92

372

27,7

$250

6925

— суточные

92

372

8000

11

25.02.2019

Выплачены средства директору

372

301

14925

А теперь представим, что директор в загранкомандировке рассчитывался гривневой КПК.

Пример 2. На гривневую КПК 15.02.2019 г. было зачислено 15000 грн. Для оплаты счета банком 20.02.2019 г. были приобретены доллары США по коммерческому курсу 28,00 грн./$. Остальные условия — из примера 1.

Как отразить эти операции в учете предприятия, покажем в табл. 2.

Таблица 2. Расходы на личные нужды с гривневой КПК

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, $/грн./ грн.

Дт

Кт

1

Перечислены средства на картсчет

313/1

311

15000

Использование работником КПК в командировке за границей

(курс НБУ на 19.02.2019 г. — 27,8 грн./$)

2

Потрачены средства на личные нужды

372

333

$50

1390

3

Заблокированы средства банком для покупки валюты

313/2

313/1

1500

Покупка валюты банком

(курс НБУ на 20.02.2019 г. — 27,9 грн./$; коммерческий курс — 28,0 грн./$)

4

Списаны средства для покупки валюты

($50 х 28,0 грн./$)

333

313/2

$50

1400

5

Отражена разница между коммерческим курсом и курсом НБУ на дату покупки валюты

$50 х (28,0 грн./$ - 27,9 грн./$)

942

333

5

6

Отражена разница между курсами НБУ на дату приобретения валюты и на дату использования КПК

$50 х (27,8 грн./$ - 27,9 грн./$)

949

333

5

7

Отражена комиссия банка за покупку валюты

92

333

50

8

Разблокирован остаток гривень на счете

313/1

313/2

40

Утверждение Отчета (курс НБУ на 25.02.2019 г. — 27,7 грн./$)

9

Отражены расходы на основании утвержденного Отчета:

— на проживание ($250 х 27,7 грн./$)

92

372

$250

6925

— суточные

92

372

8000

10

Возвращены средства, потраченные директором на личные нужды

302

372

$50

1385*

11

Отражена разница по возвращенной сумме между курсами НБУ на дату возврата средств и на дату использования КПК

$50 х (27,7 грн./$ - 27,8 грн./$)

949

372

5

12

Выплачены средства директору

372

301

14925

* Мы считаем, что в данном случае директор может вернуть средства и в гривне (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 113).

выводы

  • Работник обязан отчитаться за любые потраченные с КПК средства (в том числе и на личные нужды) путем предоставления авансового отчета.
  • Излишне потраченные средства необходимо вернуть в кассу или на банковский счет предприятия до или во время предоставления авансового отчета. Зачесть эту сумму в счет погашения задолженности предприятия (старой или возникшей по этой же командировке) нельзя.
  • Если суточные с КПК не снимались, то средства, потраченные на личные нужды, можно признать оплаченными за счет таких неснятых суточных. Хотя во избежание споров с налоговиками лучше все же сначала вернуть средства, потраченные работником на себя, а потом уже возместить ему полную сумму суточных.
  • Если работник не вернет потраченные на личные нужды средства до окончания месяца, на который приходится предельный срок их возврата, то такая невозвращенная сумма подлежит обложению НДФЛ и ВС.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд