Особисті витрати оплачено з КПК: як оформити?

Випадки, коли кошти з КПК працівники витрачають на особисті цілі, на практиці трапляються досить часто. В усякому разі запитання, подібні до озвучених, надходять до нас із завидною регулярністю. Давайте розберемося, як діяти, якщо таке сталося.

Авансовий звіт і повернення коштів

Кошти на КПК — це гроші на рахунку підприємства. А з моменту зняття/списання з КПК вони вважаються виданими під звіт її утримувачеві. Отже,

У загальному випадку зробити це він повинен до закінчення п’ятого банківського дня, що йде за днем закінчення відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Але якщо під час відрядження директор розраховувався виключно КПК, а строк подання авансового звіту не перевищує десяти банківських днів, за наявності поважних причин його можна продовжити до двадцяти банківських днів. Мета — зняти питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). Ну а за зняту з КПК готівку треба встигнути відзвітувати в строк до трьох банківських днів (див. п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ, лист ДФСУ від 03.01.2018 р. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК).

Зверніть увагу: додавати до авансового звіту документи про витрати на особисті потреби і перераховувати їх на зворотному боці звіту не треба. Адже відшкодовувати ці витрати підприємство не збирається.

Витрачені директором на себе 50 дол. США буде враховано в сумі отриманих у підзвіт коштів (у графі «Одержано (від кого, № та дата)»), але вони не вплинуть на витрачену суму, відображену в графі «Витрачено» на лицьовому боці авансового звіту. Таким чином, за умови, що немає інших відмінностей між сумами отриманих/витрачених з КПК коштів і відшкодовуваних витрат, ці 50 дол. США вилізуть в графі «Залишок» і будуть визнані надміру витраченими.

Згідно з п.п. 170.9.2 ПКУ

Якщо директор у встановлений строк поверне кошти, витрачені з КПК на особисті цілі, то ніякої відповідальності за це ані йому, ані підприємству не загрожує.

А чи треба директорові повертати гроші у разі, якщо сума відшкодовуваних витрат перевищує суму коштів, знятих/витрачених з КПК? Розглянемо можливі ситуації.

Якщо були витрачені особисті кошти

Якщо директор у відрядженні не лише розраховувався КПК, але і витратив свої власні кошти, то боргу перед підприємством за витрачені на особисті потреби 50 дол. США, по суті, може і не бути. Навпаки, якщо сума витрат, понесених за свої, перевищує суму особистих витрат, профінансованих з КПК, то боржником виявиться підприємство. Але чи можна у такому разі не здійснювати повернення 50 дол. США, а просто зменшити на цю суму розмір відшкодування витрачених директором власних коштів?

Ми вважаємо, що не можна. Адже грошові кошти, видані під звіт, мають чітку цільову спрямованість. І якщо такі цільові гроші витрачені не туди, їх треба обов’язково повернути. Ніяких зарахувань із сумою витрачених власних коштів тут бути не може. Тож таку ситуацію взагалі слід розглядати як дві окремі події:

1) видача валютного авансу і його повернення у зв’язку з нецільовим використанням;

2) подання звіту про витрачені на відрядження кошти і їх відшкодування директорові.

Причому зверніть увагу: кожну з цих подій краще оформити окремим авансовим звітом.

Перевитрата і старі борги

Ще один варіант: на дату подання авансового звіту підприємство не розрахувалося з директором за минулі відрядження. Тобто в обліку підприємства за рахунком взаєморозрахунків з підзвітниками перед директором значиться заборгованість. Чи можна погасити цей борг поточними особистими витратами директора? Ні,

Обґрунтування те ж: 50 дол. США видані під звіт, за них треба відзвітувати і повернути як надміру витрачені, оскільки вони були використані не за цільовим призначенням.

Особисті витрати в рахунок добових

А якщо директор не знімав з КПК суми належних йому добових? Чи можна вважати, що особисті витрати з КПК були здійснені саме за рахунок суми добових?

Ми вважаємо, що можна. Причому незалежно від того, на що саме було витрачено ці 50 дол. США. Адже в законодавстві немає обмежень відносно того, на що працівник може витратити добові. І будь-якого документального підтвердження ці витрати не вимагають. Забезпечення добовими — це безумовна гарантія працівника, що відряджається, передбачена ст. 121 КЗпП (ср. ).

Тож, на наш погляд, у цьому випадку витрачені на себе 50 дол. США директор може не повертати. Ця сума просто зменшить розмір добових витрат, що підлягають відшкодуванню.

Щоправда, врахуйте: податківцям такий підхід може не сподобатися. Побачивши засвічені у виписці особисті витрати працівника, вони цілком можуть заявити, що підзвітні кошти використані не за цільовим призначенням. Включити цю суму в оподатковуваний дохід директора і застосувати штрафні санкції згідно з п. 119.2 ПКУ (у розмірі 510 або 1020 грн. при повторному порушенні протягом року — за помилку у формі № 1ДФ), п. 127.1 ПКУ (у розмірі 25 % суми заниження податкового зобов’язання). Ну і адмінштраф згідно зі ст. 163¹ КпАП (у розмірі від 85 до 170 грн. або від 170 до 255 грн. при повторному порушенні протягом року).

Загалом, щоб уникнути суперечок з податківцями, безпечніше все ж спочатку здійснити повернення витрачених директором 50 дол. США. А потім вже відшкодувати йому добові витрати в повному розмірі. Тоді чіплятися їм вже точно буде ні до чого.

Якщо директор не повернув вчасно гроші

Якщо директор не поверне витрачені на себе кошти у встановлені в пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ строки, але встигне повернути їх до закінчення місяця, на який припадає граничний строк повернення, то ніяких негативних наслідків теж не буде (п. 4 Порядку № 841*).

* Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

А якщо директор пропустить граничний строк?

Тоді з цієї суми доведеться утримати ПДФО. Підстава — п.п. 164.2.11 ПКУ. Він включає в оподатковуваний дохід суму надміру витрачених коштів, отриманих платником податків під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ (ознака доходу у формі № 1ДФ — «118»).

Що стосується дати виникнення доходу, то нею буде останнє число місяця, на який припадає граничний строк повернення, тобто 30 (31), в лютому — 28 (29) число місяця. Це випливає з п. 4 Порядку № 841.

Зверніть увагу: базою оподаткування буде сума надміру витрачених і не повернених у строк коштів, перерахована в гривні за валютним курсом НБУ, що діє на день виникнення такого доходу, збільшена на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт (пп. 164.4 і 164.5 ПКУ).

Суму ПДФО за неповерненими коштами розраховують в авансовому звіті, поданому директором, і утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), а у разі недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців.

А ще не забудьте з суми надміру витрачених директором коштів утримати ВЗ (п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

До речі, у разі, якщо директор узагалі не поверне витрачену на себе «корпоративну» валюту, з нього потрібно буде утримати суму, еквівалентну потрійній вартості цієї валюти, перерахованої в гривні за курсом НБУ на дату погашення заборгованості. Ці кошти, передусім, підуть на погашення збитків, заподіяних підприємству, а залишок треба буде перерахувати до бюджету (ст. 2, 3 Закону України від 06.06.95 р. № 217/95-ВР).

Приклад 1. Директор підприємства перебував у закордонвідрядженні з 18.02.2019 р. по 21.02.2019 р. На поточний рахунок у доларах США, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, 15.02.2019 р. перераховані грошові кошти в сумі $500. 19.02.2019 р. директор витратив з КПК $50 на особисті потреби. Фактично ці кошти були списані 21.02.2019 р. За проживання директор сплатив $250 власними коштами. Після повернення з відрядження він склав звіт, який був затверджений 25.02.2019 р. у сумі $250 + 8000 грн. (добові 2000 грн. х 4 дні). Витрачені на себе кошти в сумі $50 директор повернув у касу підприємства в день надання звіту. Згідно з обліковою політикою на дату операції перераховується вся валютна стаття.

Як відобразити ці операції, див. у табл. 1 (тут і далі валютні курси умовні).

Таблиця 1. Витрати на особисті потреби з валютної КПК

А тепер уявімо, що директор у закордонвідрядженні розраховувався гривневою КПК.

Приклад 2. На гривневу КПК 15.02.2019 р. зарахували 15000 грн. Для оплати рахунку банк 20.02.2019 р. придбав долари США за комерційним курсом 28,00 грн./$. Інші умови — з прикладу 1.

Як відобразити ці операції в обліку підприємства, покажемо в табл. 2.

Таблиця 2. Витрати на особисті потреби з гривневої КПК