Все бухгалтеры знают: чтобы оформить выдачу зарплаты по расходным ведомостям, следует составить два документа (п. 32 разд. ІІІ Положения № 148):
1) саму расходную ведомость, где приводится перечень лиц, которым выплачивается зарплата, сумма их зарплаты, а также ставится подпись лица, получившего ее. Правила заполнения ведомости ищите в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 26;
2) РКО под такую ведомость. Его оформляют на общую сумму проведенных кассовых операций.
По правилам, прописанным в п. 32 разд. ІІІ Положения № 148, при заполнении РКО под расходную ведомость бухгалтер не должен заполнять реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача». Другие реквизиты являются обязательными к заполнению.
К сведению! Налоговая и Нацбанк рекомендовали заполнять такие РКО иначе. Так, банкиры (письмо от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560) и фискалы (письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16) настаивают, чтобы в строке «Видати» РКО на выдачу наличных денег по расходной ведомости следует указать Ф. И. О. лица, ответственного за осуществление указанной хозоперации, то есть кассира. Конечно, это не следует из норм Положения № 148. Но такой позиции они придерживались с давних пор, потому советуем ее учитывать.
Поскольку и при выдаче заработной платы по ведомости составляется РКО, то логично именно его реквизиты (а именно номер) указывать в кассовой книге. Если же случайно бухгалтер указал в кассовой книге вместо номера кассового ордера номер расходной ведомости, возникает вопрос: будет ли это ошибкой?
Чтобы дать ответ на этот вопрос, следует вспомнить, из каких документов указывают информацию об осуществленных кассовых операциях в Кассовой книге. Как свидетельствует сама форма кассовой книги (ее форма приведена в приложении 5 к Положению № 148) и, в частности, пояснения относительно ее заполнения: записи в кассовой книге осуществляются на основании информации из кассовых документов.
К кассовым документам п.п. 11 п. 2 разд. І Положения № 148 относит кассовые ордера и ведомости на выплату наличных денег, расчетные документы, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания, ведомости закупки сельскохозяйственной продукции, другие приходные и расходные кассовые документы, то есть документы, с помощью которых оформляются кассовые операции, отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета.
Учитывая это, а также опираясь на правила заполнения кассовой книги, можно утверждать, что в ней может отражаться информация из любого из вышеуказанного перечня кассовых документов, в том числе и из ведомости на выплату наличных денег.
Этот вывод подтверждает также п. 23 разд. ІІІ Положения № 148, который говорит, что выдача наличных денег из касс проводится по расходным кассовым ордерам (приложение 3) или расходным ведомостям.
Таким образом, на наш взгляд, формально ошибки не будет, если в кассовой книге будет указан номер не кассового ордера, а именно расходной ведомости.
В то же время не исключено, что налоговики могут расценить это по-другому и считать это нарушением и попробуют применить вымышленные штрафные санкции, например, штраф за неоприходование наличных денег. Хотя, на наш взгляд, здесь ни о каких штрафах речи идти не должно. Подробно об этом в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 12, с. 26.
Чтобы не давать им шанс развернуться, советуем исправить свое упущение и заменить в кассовой книге номер ведомости на номер РКО, составленного под нее. Делать исправления в кассовой книге позволяет п. 39 разд. IV Положения № 148. Делается такое исправление по правилам исправления в первичных документах. А именно следует зачеркнуть неверные данные и указать верные. Факт сделанных исправлений должен подтвердить своей подписью кассир, а также главбух или лицо, его замещающее. И тогда проблем у предприятия быть не должно.
