Усі бухгалтери знають, щоб оформити видачу заробітної плати за видатковими відомостями, слід скласти два документи (п. 32 розд. ІІІ Положення № 148):
1) саму видаткову відомість, в якій наводиться перелік осіб, яким виплачується зарплата, сума їх заробітної плати, а також вказується підпис особи, яка її отримала. Правила її заповнення шукайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 12, с. 26;
2) ВКО під таку відомість. Його оформляють на загальну суму проведених підприємством касових операцій.
За правилами, прописаними у п. 32 розд. ІІІ Положення № 148, при заповненні ВКО під видаткову відомість бухгалтер не повинен заповнювати реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача». Інші реквізити є обов’язковими до заповнення.
До відома! Податкова і Нацбанк рекомендували заповнювати такі ВКО по-іншому. Так, банкіри (лист Нацбанку від 07.03.2018 р. № 50-0007/13560) та фіскали (лист ГУ ДФС у Київській обл. від 08.08.2018 р. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16) наполягають, щоб у рядку «Видати» ВКО на видачу готівки за видатковою відомістю слід зазначити П. І. Б. відповідальної особи за здійснення вказаної госпоперації, тобто касира. Звичайно, це не випливає з норм Положення № 148. Але такої позиції банкіри і фіскали дотримувалися з давніх-давен, тому радимо її враховувати.
Оскільки і при видачі заробітної плати за відомістю складається ВКО, то логічно його реквізити (а саме номер) указувати у касовій книзі. Якщо ж випадково бухгалтер зазначив у касовій книзі замість номера касового ордеру номер видаткової відомості, виникає запитання, чи буде це помилкою?
Щоб дати відповідь на це запитання, слід пригадати, з яких документів наводять інформацію про здійснені касові операції у касовій книзі. Як свідчить сама форма касової книги (її форма наведена в додатку 5 до Положення № 148), а зокрема, пояснення щодо її заповнення: записи в касовій книзі здійснюються на підставі інформації з касових документів.
До касових документів п.п. 11 п. 2 розд. І Положення № 148 відносить касові ордери та відомості на виплату готівки, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи, тобто документи, за допомогою яких оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.
Враховуючи це, а також спираючись на правила заповнення касової книги, можна стверджувати, що у ній може відображатися інформація з будь-якого касового документа із вищезазначеного переліку, в тому числі і із відомості на виплату готівку.
Цей висновок підтверджує також п. 23 розд. ІІІ Положення № 148, який говорить, що видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями.
Таким чином, на наш погляд, формально помилки не буде, якщо у касовій книзі буде зазначений номер не касового ордера, а саме видаткової відомості.
Водночас не виключено, що податківці можуть розцінити це по-іншому і вважати це порушенням та спробують застосувати вигадані штрафні санкції, наприклад штраф за неоприбуткування готівки... Хоча, на наш погляд, тут про жодні штрафи йтися не повинно. Детально про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 12, с. 26.
Щоб не давати їм шансу розвернутися, радимо виправити своє упущення і замінити у касовій книзі номер відомості на номер ВКО, складеного під неї. Робити виправлення у касовій книзі дозволяє п. 39 розд. IV Положення № 148. Робиться таке виправлення за загальними правилами виправлення у первинних документах. А саме бухгалтеру слід закреслити неправильні дані і замість них зазначити правильні. Факт здійснених виправлень має підтвердити своїм підписом касир, а також головний бухгалтер або особа, яка його заміщує. І тоді проблем у підприємства бути не повинно.
