Корпоратив как собрание трудового коллектива: учитываем правильно

Трудовой коллектив предприятия образуют все граждане, которые своим трудом участвуют в его деятельности на основании трудового договора (контракта), а также других форм, регулирующих трудовые отношения работника с предприятием (ст. 252¹ КЗоТ).

Общие собрания трудовых коллективов предприятий рассматривают важнейшие вопросы жизни и деятельности трудовых коллективов. Они проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год (ст. 20 Закона № 9500*). Следовательно, собрание трудового коллектива — это то мероприятие, которое предусмотрено законодательством. Однако, с другой стороны, действующее законодательство

* Закон СССР «О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями» от 17.06.83 г. № 9500-X.

Единственное требование к работодателю — создавать условия, которые бы обеспечивали участие работников в управлении предприятием (ст. 245 КЗоТ). А под это требование можно подтянуть далеко не все расходы, которые работодатель обычно хочет списать как расходы на собрание трудового коллектива.

Если мы говорим о собрании трудового коллектива именно как о собрании трудового коллектива (а находчивый работодатель, конечно же, корпоративы так и проводит), то здесь возможны расходы:

— на аренду помещения (если собрание проводится не в помещении работодателя);

— на пополнение водного баланса собравшихся (вода, чай, кофе, а может, что-то и покрепче);

— на питание (перекусить после окончания трудового дня). ☺

Ясно, что если все это закупается/проплачивается членами трудового коллектива, то вопросов нет. А вот если за все это платит щедрый работодатель…

Начнем с бухучета.

Бухгалтерский учет

В бухучете расходы на собрание следует отражать как самые обычные административные расходы (счет 92). Потому что расходы на проведение годового собрания являются общими корпоративными расходами предприятия и относятся к административным расходам как общехозяйственные (п. 18 П(С)БУ 16 «Расходы»).

Однако, строго говоря, к таким расходам можно отнести лишь стоимость аренды помещения для собрания. Остальные же расходы, связанные с собранием, на наш взгляд, более целесообразно отражать как прочие операционные расходы (субсчет 949). Расходы на проведение собрания отражаются по дебету счетов 92, 949 в корреспонденции со счетами 20, 22, 28, 63, 68 в зависимости от того, какие именно расходы были понесены.

Какие первичные документы будут подтверждать для бухучета расходы на проведение собрания? Это могут быть расходные накладные и акты предоставленных услуг от поставщиков, подрядчиков и других сторонних организаций (например, от арендатора, если собрание происходило в арендованном помещении) и акты на списание ТМЦ (если для собрания предприятие закупало минеральную воду, кофе, чай, печенье, конфеты и другие подобные мелкие «приятности»).

Также не будет лишним дополнительно подтвердить проведение собрания такими документами, как план (программа) мероприятия, смета расходов на проведение собрания, отчет о проведении собрания и т. п. А еще целесообразно прописать в приказе об учетной политике, что расходы на проведение собрания трудового коллектива являются общехозяйственными (административными) расходами предприятия. Для этого в коллективном договоре предприятия следует прописать порядок и частоту проведения таких собраний. Тем более, что общее собрание трудового коллектива согласно законодательству и является тем мероприятием, где коллективный договор должен быть одобрен (ст. 13 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.93 г. № 3356-XII).

Налог на прибыль

В налоговоприбыльном учете никаких разниц, связанных с расходами на собрание, не будет. НКУ такие разницы не предусмотрены. Поэтому расходы на собрание будут отражаться в налоговоприбыльном учете согласно правилам, предусмотренным бухучетом (п.п. 134.1.1 НКУ). Подтверждают это и фискалы (см. письмо ГФСУ от 28.03.2019 г. № 1307/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Поэтому если в бухучете расходы на проведение собрания уменьшили финрезультат (через счета 92, 94), так же они повлияют и на объект обложения налогом на прибыль.

НДС

Если предприятие для проведения собрания приобретало товары или услуги по НДС, суммы НДС в составе стоимости таких товаров или услуг включаются в налоговый кредит (п. 198.2 НКУ). На основании зарегистрированных в ЕРНН налоговых накладных или документов, заменяющих налоговую накладную для налоговокредитных целей согласно п. 201.11 НКУ (например, кассовых чеков).

Ключевой вопрос для целей НДС-учета: нужно ли такой налоговый кредит компенсировать обязательствами, как это происходит в случае нехозяйственного использования приобретенных с НДС товаров или услуг (п.п. «г» п. 198.5 НКУ)? Нужно ли начислять налоговые обязательства на осуществленные для собрания НДС-приобретения и составлять сводную налоговую накладную не позднее последнего дня месяца, в котором были такие приобретения?

Считаем, что этого можно избежать. Во-первых, как мы уже отмечали, собрание трудового коллектива — это не прихоть предприятия, а мероприятие, предусмотренное законодательством. Во-вторых, если порядок и периодичность проведения собраний прописать в коллективном договоре, это будет дополнительным аргументом в пользу того, что расходы на проведение таких собраний связаны с хозяйственной деятельностью (в том смысле, в котором хозяйственную деятельность определяет п.п. 14.1.36 НКУ).

Однако эти аргументы будут действовать, только если идет речь о налоговом кредите относительно услуг по аренде помещения для собрания. То есть

Остальные приобретения, которые предприятие осуществляет под собрание (питьевую воду, конфеты-печенье и т. п.), нельзя связать с хозяйственной деятельностью. Ведь эти прихоти трудового коллектива работодатель оплачивать законодательно не обязан. А если оплачивает, то должен компенсировать налоговый кредит по ним с помощью НДС-обязательств в порядке, предусмотренном п.п. «г» п. 198.5 НКУ.

Фискалы в уже упомянутом письме от 28.03.2019 г. № 1307/6/99-99-15-03-02-15/ІПК также настаивают на этом. Причем они отмечают, что, например, собрание трудового коллектива в ресторане — это развлекательное мероприятие, которое работодатель проводит для своих работников, а не то мероприятие, которое предусмотрено ст. 20 Закона № 9500. Мол, без разницы, как вы это мероприятие называете. Если вы для него приобретаете то, что согласно трудовому законодательству работодатель приобретать не обязан — будьте добры, компенсируйте налоговый кредит.

Поэтому можно допустить, что фискалы почти гарантированно будут подозревать плательщиков в том, что те маскируют под собрания трудового коллектива самые обычные корпоративы и другие развлекательные мероприятия. И будут отбрасывать любые попытки связать НДС-приобретение для проведения таких мероприятий с хоздеятельностью.

Учитывая это, считаем, что предприятию, которое проводит собрание трудового коллектива, следует начислить «компенсирующие» обязательства по НДС-приобретениям для такого собрания. Исключение — аренда помещения для собрания, по этому приобретению налоговый кредит не компенсируем.

НДФЛ и ВС

Аренда помещения. Право работников принимать участие в управлении предприятием через общие собрания трудовых коллективов прямо определено ст. 245 КЗоТ.

Причем эта же статья Кодекса обязывает работодателя создавать условия, которые бы обеспечивали участие работников в управлении предприятиями.

Если говорить о трудовом коллективе, то его, повторим, формируют все работники, с которыми заключены трудовые договоры на данном предприятии, в том числе и руководители предприятия, а также работники, которые являются собственниками этого предприятия. Полномочия трудового коллектива осуществляются непосредственно общим собранием трудового коллектива предприятия. При этом собрание считается правомочным, если в нем участвует более половины общего количества членов коллектива (см. ст. 20 Закона № 9500).

Отсюда вывод: если на предприятии отсутствует помещение, которое подходит для проведения собрания трудколлектива и может вместить всех его членов, то предприятие вправе арендовать его. Ведь, как указывалось выше, работодатель обязан создавать условия, которые бы обеспечивали участие работников в управлении предприятием. С учетом приведенного считаем, что расходы работодателя на аренду помещения не являются доходом членов трудколлектива, которые посетили собрание. Это расходы предприятия, связанные с его управлением.

Вода + еда для членов трудового коллектива. Здесь не все так однозначно, как хотелось бы. Начнем с того, что количество лиц, которые посетили собрание трудового коллектива, легко определяемо.

Во-первых, для того, чтобы определить полномочность собрания, придется подсчитать количество собравшихся (помните, их должно быть не меньше половины общего количества членов трудколлектива).

Во-вторых, решения по вопросам, по которым проводится собрание, принимаются простым голосованием.

Но знать количество пришедших — это еще не значит иметь возможность персонифицировать испивших водички и съевших печеньку на собрании. Однако налоговиков (см. письма ГФСУ от 21.03.2019 г. № 1142/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и ОКП ГФС от 05.09.2018 г. № 3853/6/99-99-13-02-03-15/ІПК), а иногда их поддерживают суды (см., например, решение Харьковского окружного админсуда от 07.05.2018 г. по делу № 820/764/18), это не останавливает. Их логика простая — взять все и поделить. Поясним.

Количество членов трудколлектива, посетивших собрание, определимо. Каждый из них в равной степени имеет право на попить/поесть то, что было закуплено предприятием для этой цели. Стоимость закупленного известна. Делим общую стоимость на количество участников и, вуаля, получаем доход каждого участника!

Ну а поскольку доход определен, есть НДФЛ, то они предлагают не мелочиться, а удерживать еще и ВС (куда же без него?!).

А вот ЕСВ не будет, ибо не зарплата (см. письмо ГФСУ от 21.03.2019 г. № 1142/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Ну хоть тут порадовали.

Ну а если серьезно, то тенденция с питанием для работников и т. д. за счет средств работодателя на сегодня складывается не очень хорошая. Налоговики упорно твердят о доходах работников и хотят НДФЛ и ВС. Эта логика снова и снова сквозит в их разъяснениях.

Поэтому будьте бдительны! Если организовываете чай с печеньками, то старайтесь размывать круг потенциальных поедателей/попивателей. Не ограничивайте его трудовым коллективом.

Будьте внимательны! Ведь тот, кто предупрежден, — вооружен!

Напоследок — практический пример.

Пример. Предприятие по итогам I квартала 2019 года проводит собрание трудового коллектива (100 человек). Ежеквартальное проведение собраний предусмотрено колдоговором.

При этом расходы на аренду помещения для проведения собрания составляют 7200 грн. (в том числе НДС — 1200 грн.), расходы на приобретение минеральной воды, кофе и чая для участников собрания — 3000 грн. (в том числе НДС — 500 грн.). Предприятие решило признать доходом участников стоимость напитков.

Учет расходов на собрание трудового коллектива