(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
7/13
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Май , 2019/№ 41

Подотчетная наличность

http://tinyurl.com/y64hxcx2
Для многих субъектов хозяйствования выдача наличности под отчет на хознужды или командировки — не редкость. Вместе с тем такие операции «окружены» нюансами, которые нужно знать и учитывать, дабы не поплатиться за допущенные оплошности значительными штрафами. В этом разделе спецвыпуска мы вам расскажем, в каких случаях и на какой срок можно выдавать наличные под отчет, как за них отчитываться и каким образом оформлять такие операции.

7.1. Выдаем наличные под отчет: правовые основания

Как мы уже сказали, наличные денежные средства могут быть выданы под отчет на хознужды либо командировки. При этом подотчетными лицами, как правило, выступают работники предприятия. Хотя возможна и другая ситуация*.

* Cм. ниже: «Подотчетное лицо — неработник предприятия».

Характерная особенность таких отношений состоит в том, что лица, которым выдали наличные, должны по установленной форме отчитаться перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах. Поэтому этих лиц и называют подотчетными.

Рассмотрим ситуации, когда подотчетное лицо — работник и неработник предприятия.

Подотчетное лицо — работник предприятия

Отношения между подотчетным лицом — работником и субъектом хозяйствования могут принимать форму трудового либо гражданско-правового характера.

Разберем оба случая.

1. Трудовые отношения. В этой ситуации работник, действуя на основании трудового договора и должностной инструкции, выполняет поручения руководителя в рамках своих трудовых функций. В свою очередь, работодатель возмещает израсходованные работником денежные средства, подчиняясь требованиям КЗоТ.

Подтверждением того, что конкретные расходы понесены работником по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность.

2. Гражданско-правовые отношения. Такие отношения возникают, когда приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия не входит в обязанности работника. В этом случае отношения между предприятием и его работником регулируются нормами ГКУ. Причем здесь возможны два варианта того, как работник приобретает товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия, — по договору поручения и без него.

Первый вариант — договор поручения. Напомним: согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия.

Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя

При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения (ч. 1 ст. 1007 ГКУ).

Договор поручения в данном случае может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. Это связано с тем, что в такой ситуации несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ).

В рассматриваемой ситуации предприятие-работодатель будет выступать в роли доверителя. Обязанности такого лица прописаны в ч. 2 ст. 1007 ГКУ. Так, если иное не установлено договором, доверитель обязан:

— обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения (ч. 3 ст. 1007 ГКУ).

В свою очередь, на подотчетного работника возлагаются обязанности поверенного. Так, в соответствии с ч. 1 ст. 1006 ГКУ он должен:

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, а также предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

Итак,

после того как работник выполнит поручение работодателя, он обязан отчитаться перед ним о сумме расходов, понесенных в связи с выполнением поручения

А поскольку ГКУ не выдвигает каких-либо требований к форме указанного отчета, то, на наш взгляд, он может быть составлен по форме Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденной приказом № 841* (далее — Отчет об использовании подотчетных средств). О применении указанной формы в такой ситуации говорится в письме Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246 и в разъяснении фискалов из подкатегории 109.15 БЗ.

* С порядком составления такого Отчета вы можете ознакомиться ниже (подраздел 7.3 «Авансовый отчет»).

Учтите: к нему в обязательном порядке прилагают оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления расходов и их размер.

Второй вариант — договорных отношений нет. Бывает, что работник не может заранее сообщить работодателю о необходимости приобрести товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия. В этом случае можно говорить, что он действует без предварительного поручения.

Такие взаимоотношения между работником и предприятием, когда совершение действий в имущественных интересах другого лица происходит без его поручения, регулируются положениями ст. 11581160 ГКУ (см. письма НБУ от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945 и Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Так, лицо (работник), совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой же возможности уведомить его о своих действиях (ч. 2 ст. 1158 ГКУ). И если эти действия будут одобрены другим лицом (работодателем), то в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре (т. е. о договоре поручения).

В соответствии со ст. 1159 ГКУ работник обязан немедленно после окончания действий, совершенных в интересах работодателя, предоставить последнему отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено. Для этого можно применять уже упоминаемый нами выше Отчет об использовании подотчетных средств. «Добро» на это в свое время давали специалисты Минтруда (см. письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09) и Минфина (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Кроме того, к Отчету в обязательном порядке прилагают оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления работником расходов, а также суммы таких расходов. Если руководитель принял такой Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать, чтобы предприятие возместило ему расходы на основании ч. 1 ст. 1160 ГКУ.

Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
подотчетная наличность, наличные под отчет, договор поручения, ТМЦ за собственные средства, авансовый отчет, неизрасходованные средства добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Комментарии к статье