Підзвітна готівка

В обраному У обране
Друк
Альошкіна Наталя, податковий експерт, Вороная Наталія, редактор, Чернишова Наталія, податковий експерт
Податки та бухгалтерський облік Травень, 2019/№ 41
Для багатьох суб’єктів господарювання видача готівки під звіт на госппотреби або відрядження — не рідкість. Водночас такі операції «оточені» нюансами, які потрібно знати і враховувати, щоб не поплатитися за допущені помилки значними штрафами. У цьому розділі спецвипуску ми вам розповімо, у яких випадках і на який строк можна видавати готівку під звіт, як за неї звітувати і яким чином оформляти такі операції.

7.1. Видаємо готівку під звіт: правові підстави

Як ми вже сказали, готівкові грошові кошти можуть бути видані під звіт на госппотреби або відрядження. При цьому підзвітними особами зазвичай виступають працівники підприємства. Хоча можлива й інша ситуація*.

* Див. нижче: «Підзвітна особа — непрацівник підприємства».

Характерна особливість таких відносин полягає в тому, що особи, яким видали готівку, повинні за встановленою формою відзвітувати перед підприємством про виконання відповідного завдання і витрачені кошти. Тому цих осіб і називають підзвітними.

Розглянемо ситуації, коли підзвітна особа — працівник і непрацівник підприємства.

Підзвітна особа — працівник підприємства

Відносини між підзвітною особою — працівником і суб’єктом господарювання можуть набувати форми трудового або цивільно-правового характеру.

Розберемо обидва випадки.

1. Трудові відносини. У цій ситуації працівник, діючи на підставі трудового договору і посадової інструкції, виконує доручення керівника у межах своїх трудових функцій. У свою чергу, роботодавець відшкодовує витрачені працівником грошові кошти, підпорядковуючись вимогам КЗпП.

Підтвердженням того, що конкретні витрати понесені працівником за дорученням керівника, можуть слугувати розпорядчі документи (наказ, розпорядження) або письмова довіреність.

2. Цивільно-правові відносини. Такі відносини виникають, коли придбання товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства не входить до обов’язків працівника. У цьому випадку відносини між підприємством і його працівником регулюються нормами ЦКУ. Причому тут можливі два варіанти того, як працівник придбаває товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства, — за договором доручення і без нього.

Перший варіант — договір доручення. Нагадаємо: згідно з ч. 1 ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії.

Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права й обов’язки довірителя

При цьому довіритель зобов’язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ).

Договір доручення в цьому випадку може бути укладено як у письмовій, так і в усній формі. Це пов’язано з тим, що в такій ситуації недодержання сторонами письмової форми правочину, яка встановлена законом, не має наслідком його недійсність (ч. 1 ст. 218 ЦКУ).

У цій ситуації підприємство-роботодавець виступатиме як довіритель. Обов’язки такої особи прописані в ч. 2 ст. 1007 ЦКУ. Так, якщо інше не встановлено договором, довіритель зобов’язаний:

— забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

— відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення.

Крім того, довіритель зобов’язаний негайно прийняти від повіреного все одержане ним у зв’язку з виконанням доручення (ч. 3 ст. 1007 ЦКУ).

У свою чергу, на підзвітного працівника покладаються обов’язки повіреного. Так, відповідно до ч. 1 ст. 1006 ЦКУ він повинен:

— після виконання доручення або в разі припинення договору доручення до його виконання негайно повернути довірителеві довіреність, строк якої не закінчився, а також надати звіт про виконання доручення та виправдні документи, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення;

— негайно передати довірителеві все одержане у зв’язку з виконанням доручення.

Отже,

після того як працівник виконає доручення роботодавця, він зобов’язаний відзвітувати перед ним про суму витрат, понесених у зв’язку з виконанням доручення

А оскільки ЦКУ не висуває жодних вимог до форми зазначеного звіту, то, на наш погляд, він може бути складений за формою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженою наказом № 841* (далі — Звіт про використання підзвітних коштів). Про застосування зазначеної форми в такій ситуації говориться в листі Мінфіну від 01.12.2016 р. № 31-11170-16-29/34246 і в роз’ясненні фіскалів, наведеному в підкатегорії 109.15 БЗ.

* З порядком складання такого Звіту ви можете ознайомитися нижче (підрозділ 7.3 «Авансовий звіт»).

Зауважте: до нього в обов’язковому порядку додають оригінали документів, що підтверджують факт здійснення витрат і їх розмір.

Другий варіант — договірних відносин немає. Буває, що працівник не може заздалегідь повідомити роботодавця про необхідність придбати товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства. У цьому випадку можна говорити, що він діє без попереднього доручення.

Такі взаємовідносини між працівником і підприємством, коли вчинення дій у майнових інтересах іншої особи відбувається без її доручення, регулюються положеннями ст. 1158 — 1160 ЦКУ (див. листи НБУ від 14.09.2016 р. № 18-0005/76945 і Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).

Так, особа (працівник), яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана за першої ж нагоди повідомити її про свої дії (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ). І якщо ці дії будуть схвалені іншою особою (роботодавцем), то надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір (тобто про договір доручення).

Відповідно до ст. 1159 ЦКУ працівник зобов’язаний негайно після закінчення дій, вчинених в інтересах роботодавця, надати останньому звіт про ці дії та передати йому все, що при цьому було одержане. Для цього можна застосовувати вже згадуваний нами вище Звіт про використання підзвітних коштів. «Добро» на це свого часу надавали фахівці Мінпраці (див. лист від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09) і Мінфіну (див. лист від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).

Крім того, до Звіту в обов’язковому порядку додають оригінали документів, що підтверджують факт здійснення працівником витрат, а також суми таких витрат. Якщо керівник прийняв такий Звіт і підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, у працівника з’являються всі підстави вимагати, щоб підприємство відшкодувало йому витрати на підставі ч. 1 ст. 1160 ЦКУ.

Щоб подивитися повну версію, підпишіться на журнал Ви вже підписалися? Увійти

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити