Если зарплата занижена

Несмотря на то, что сегодня на повестке дня диджитализация всей страны ☺, без бумажки в исправительно-зарплатных вопросах бухгалтеру не обойтись.

Документальное оформление

С чего следует начинать исправительный процесс? С выяснения причины.

Если зарплата занижена, потому что:

— забыли работника включить в приказ (например, о премировании, об установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. д.), исправляемся так: лицо, выявившее ошибку (как правило, это непосредственный руководитель обиженного работника), подает на имя руководителя предприятия докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ;

— была допущена ошибка при исчислении суммы заработной платы (ошибка в расчетах, неначисление отдельных выплат, неправильное исчисление составляющих заработной платы и т. д.), порядок действий может быть следующим. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная записка, а при необходимости — объяснительная записка. Далее формируем документ — основание для доначисления потерянных сумм, а именно бухгалтерскую справку.

Заметим, «исправительная» бухгалтерская справка должна включать в себя следующее:

1) содержание и причины ошибки;

2) ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;

3) сумму и корреспонденцию счетов бухгалтерского учета, которой исправляется ошибка.

Подписывается такая бухгалтерская справка работником, который ее составил, и после проверки — главным бухгалтером. Кстати, подробно о бухгалтерской справке мы с вами говорили в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 62, с. 23.

Проводим доначисление

Как проводим доначисление? Ответ на этот вопрос — в п.п. 1.6.2 Инструкции № 5. В нем указано: если начисления фонда оплаты труда осуществляем за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то их

То есть в результате исправления допущенной зарплатной ошибки получаем увеличение фонда оплаты труда того месяца, в котором проводим исправление.

Какое-либо согласие работника на доначисление выплат получать не нужно! ☺

Рассмотрим, как это работает, на конкретном примере.

Пример. Павленко О. С. был принят на предприятие в феврале 2017 года. Индексация заработной платы работника не проводилась.

Ошибка выявлена и исправляется в октябре 2019 года. Базовый месяц — январь 2017 года. Оклад работника — 50000,00 грн.

Шаг 1. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер вначале должен верно рассчитать сумму индексации, право на которую имел работник, но которая ему не была начислена. Сделать это довольно просто.

Определяем, в каких месяцах у работника было право на индексацию и чему была равна сумма такой индексации. Для этого воспользуемся готовыми таблицами с коэффициентами индексации и суммами индексации, которые мы специально для вас, друзья, публикуем ежемесячно.

Из условия примера следует, что базовый месяц по должности, которую занимает работник, — январь 2017 года.

Впервые право на индексацию от базового января 2017 года возникло в июне 2017 года, сумма индексации* — 62,31 грн. (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 41). Сумма индексации за июль и за август 2017 года — также 62,31 грн. (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 49, с. 28, № 57, с. 19), за сентябрь 2017 года — 116,20 грн. (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 67, с. 33) и т. д.

* Для упрощения примера предположим, что все месяцы, за которые не была начислена индексация, отработаны работником полностью.

Шаг 2. После того как суммы индексации определены, составляем бухгалтерскую справку, в которой указываем их в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны, и общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки.

Важно! Бухгалтерская справка должны четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме.

На это обращает внимание Днепропетровский окружной админсуд в решении от 04.02.2019 г. по делу № 160/8759/18**.

** reyestr.court.gov.ua/Review/79689355.

Но вернемся к нашему примеру. Общая сумма индексации за месяцы с июня 2017 года по сентябрь 2019 года составила 8068,44 грн. Ее включаем в фонд оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления (т. е. октября 2019 года). Основание — п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.

Общая сумма зарплаты работника за октябрь 2019 года составит 58592,27 грн., в том числе:

— основная зарплата в сумме 50000,00 грн.;

— индексация за октябрь (от базового января 2017 года) — 523,83 грн. (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 74, с. 25);

— доначисленная индексация за июнь 2017 года — сентябрь 2019 года — 8068,44 грн.

Шаг 3. В бухгалтерском учете доначисленные суммы зарплаты отражайте в том же порядке, что и зарплату текущего месяца. Начисление — по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», выплату — по дебету это субсчета.

Еще один важный момент. Под исправлением Верховный Суд понимает не просто расчет и начисление выплат-потеряшек в бухучете, но и непосредственно их выплату работнику (см. постановление Верховного Суда от 12.04.2018 г. по делу № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).

Ну и в заключение ложка дегтя.

Доначисление забытых зарплатных выплат и их выплата работнику еще не означают гарантированный уход от «трудового» штрафа. Есть вероятность, что если инспектор труда «залетит на огонек» с инспекционным посещением и обнаружит доначисленные суммы, то может попытаться «влепить» штраф за нарушение срока выплаты зарплаты, а суд, в свою очередь, — его поддержать (см. постановление Шестого апелляционного админсуда от 19.12.2018 г. № 825/2422/18 // reyestr.court.gov.ua/Review/78746167). Ведь исправить факт несвоевременной выплаты, если он имел место в прошлом, невозможно.

Однако мы в любом случае советуем вам исправлять зарплатные ошибки и доначислять потерянные суммы. Почему? Если работник, который знает (догадывается), что ему недоплатили, уволится и обратится за защитой своих прав в суд, то есть опасность «попасть» на средний заработок за все время задержки расчета при увольнении по день фактической выплаты.

Подведем итоги.