Якщо зарплату занижено

Незважаючи на те, що сьогодні на порядку денному діджиталізація всієї країни ☺, без папірця у виправно-зарплатних питаннях бухгалтерові не обійтися.

Документальне оформлення

З чого слід починати виправний процес? Зі з’ясування причини.

Якщо зарплату занижено, бо:

— забули працівника включити до наказу (наприклад, про преміювання, встановлення доплати, виплату надбавки, винагороди тощо), виправляємося так: особа, яка виявила помилку (зазвичай це безпосередній керівник скривдженого працівника), подає на ім’я керівника підприємства доповідну записку, на підставі якої видається відповідний наказ (розпорядження);

— була допущена помилка при обчисленні суми заробітної плати (помилка в розрахунках, ненарахування окремих виплат, неправильне обчислення складових заробітної плати тощо), порядок дій може бути таким. Залежно від того, хто виявив помилку, складається доповідна записка, а за потреби — пояснювальна записка. Далі формуємо документ-підставу для донарахування загублених сум, а саме бухгалтерську довідку.

Зауважимо: «виправна» бухгалтерська довідка повинна включати таке:

1) зміст і причини помилки;

2) посилання на документи та облікові регістри, у яких допущена помилка;

3) суму і кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка.

Підписується така бухгалтерська довідка працівником, який її склав, а після перевірки — головним бухгалтером.

До речі, детально про бухгалтерську довідку ми з вами говорили в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 62, с. 23.

Проводимо донарахування

Як проводимо донарахування? Відповідь на це запитання — у п.п. 1.6.2 Інструкції № 5. У ньому зазначено: якщо нарахування фонду оплати праці здійснюємо за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, то їх

Тобто в результаті виправлення допущеної зарплатної помилки отримуємо збільшення фонду оплати праці того місяця, в якому проводимо виправлення.

Будь-якої згоди працівника на донарахування виплат отримувати не потрібно! ☺

Розглянемо, як це діє на конкретному прикладі.

Приклад. Павленко О. С. був прийнятий на підприємство у лютому 2017 року. Індексація заробітної плати працівника не проводилася.

Помилка виявлена і виправляється в жовтні 2019 року. Базовий місяць — січень 2017 року. Оклад працівника — 50000,00 грн.

Крок 1. Щоб виправити помилку, бухгалтер спочатку повинен правильно розрахувати суму індексації, право на яку мав працівник, але яка йому не була нарахована. Зробити це доволі просто.

Визначаємо, в яких місяцях у працівника було право на індексацію і чому дорівнювала сума такої індексації. Для цього скористаємося готовими таблицями з коефіцієнтами індексації та сумами індексації, які ми спеціально для вас, друзі, публікуємо щомісячно.

З умови прикладу випливає, що базовий місяць за посадою, яку обіймає працівник, — січень 2017 року. Уперше право на індексацію від базового січня 2017 року виникло в червні 2017 року, сума індексації* — 62,31 грн. (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 41). Сума індексації за липень і за серпень 2017 року — також 62,31 грн. (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 49, с. 28; № 57, с. 19), за вересень 2017 року — 116,20 грн. (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 67, с. 33) тощо.

* Для спрощення прикладу припустимо, що всі місяці, за які не була нарахована індексація, відпрацьовані працівником повністю.

Крок 2. Після того як суми індексації визначено, складаємо бухгалтерську довідку, в якій зазначаємо їх у розрізі місяців, за які вони розраховані, і загальну суму індексації, що підлягає донарахуванню в місяці виправлення помилки.

Важливо! Бухгалтерська довідка повинна чітко вказувати на те, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період, у якій сумі.

На це звертає увагу Дніпропетровський окружний адмінсуд у рішенні від 04.02.2019 р. у справі № 160/8759/18**.

** reyestr.court.gov.ua/Review/79689355

Але повернемося до нашого прикладу. Загальна сума індексації за місяці з червня 2017 року по вересень 2019 року становила 8068,44 грн. Її включаємо до фонду оплати праці того місяця, в якому були здійснені нарахування (тобто жовтня 2019 року). Підстава — п.п. 1.6.2 Інструкції № 5.

Загальна сума зарплати працівника за жовтень 2019 року становитиме 58592,27 грн., у тому числі:

— основна зарплата — 50000,00 грн.;

— індексація за жовтень (від базового січня 2017 року) — 523,83 грн. (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 74, с. 25);

— донарахована індексація за червень 2017 року — вересень 2019 року — 8068,44 грн.

Крок 3. У бухобліку донараховані суми зарплати відображайте в тому ж порядку, що й зарплату поточного місяця. Нарахування здійснюємо за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», виплату — за дебетом цього субрахунку.

Ще один важливий момент. Під виправленням Верховний Суд розуміє не просто розрахунок і нарахування виплат-загубленок у бухобліку, а й безпосередньо їх виплату працівникові (див. постанову Верховного Суду від 12.04.2018 р. у справі № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).

Ну й на завершення ложка дьогтю.

Донарахування забутих зарплатних виплат і їх виплата працівникові ще не означають гарантованого уникнення «трудового» штрафу. Є ймовірність, що якщо інспектор праці «залетить на вогник» з інспекційним відвідуванням і виявить донараховані суми, то може спробувати «вліпити» штраф за порушення строку виплати зарплати, а суд, у свою чергу, — його підтримати (див. постанову Шостого апеляційного адмінсуду від 19.12.2018 р. № 825/2422/18 // reyestr.court.gov.ua/Review/78746167). Адже виправити факт несвоєчасної виплати, якщо він мав місце в минулому, неможливо.

Проте ми в будь-якому разі радимо вам виправляти зарплатні помилки й донараховувати втрачені суми. Чому? Якщо працівник, який знає (здогадується), що йому недоплатили, звільниться і звернеться за захистом своїх прав до суду, то є небезпека «потрапити» на середній заробіток за весь час затримки розрахунку при звільненні по день фактичної виплати.