Рассмотрим несколько вариантов оформления (неоформления) такой операции, их налоговые последствия и некоторые (в том числе юридические) нюансы. К сожалению, вариантов не так много.
Отметим, что в любых случаях использования автомобиля учредитель должен получить от предприятия свидетельство о регистрации транспортного средства (техпаспорт), страховой полис (если есть) и, кроме того, ему желательно иметь при себе документ, на основании которого он пользуется этим транспортным средством.
Сразу обращаем внимание, что за причиненный ущерб при использовании служебного автомобиля не в служебных целях отвечать должно управлявшее им лицо, а не предприятие (см. постановления ВСУ от 28.01.2015 г. по делу № 6-229цс14 и ВХСУ от 27.03.2017 г. по делу № 914/2117/16).
Сдаем в аренду
Передать авто учредителю в бесплатное пользование (ссуду) мешает ч. 2 ст. 829 ГКУ, запрещающая юрлицу, осуществляющему предпринимательскую деятельность, передавать вещи в безвозмездное пользование лицу, являющемуся его учредителем, участником, руководителем, членом его органа управления или контроля.
Поэтому передача учредителю допустима только в платное пользование, т. е. по договору аренды.
Отношения оформляются в рамках гражданско-правового законодательства: заключается договор аренды транспортного средства (см. ст. 798 — 805 ГКУ).
Обратите внимание:
согласно ст. 799 ГКУ такой договор аренды составляется в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению
Кроме разве что случаев, когда учредитель является ФЛП и заключает договор/использует это авто именно как ФЛП.
При этом размер арендной платы лучше установить на умеренно низком уровне, не забывая о налогово/бухучетных нюансах и обычных ценах (см. ниже). И желательно подтвердить его калькуляцией — отталкиваясь, например, от суммы «часовой» амортизации и накинув на нее нужную прибыль.
Здесь при необходимости можно оговорить в договоре, что автомобиль используется поочередно как арендодателем, так и арендатором, а предоставление автомобиля арендатору возможно только для использования его в период, когда он не используется арендодателем. Каждую передачу и возврат авто тоже лучше оформлять актами приема-передачи.
Для отражения в учете арендных услуг обычно составляют акт предоставленных услуг.
НДС и налог на прибыль. В части налогов определенная в договоре сумма арендной платы облагается НДС и включается (за вычетом НДС) в доход предприятия. Но при этом желательно иметь аргументы о том, что сумма арендной платы — не ниже обычной цены, иначе придется доначислять НДС с разницы между обычной ценой аренды и договорной.
Кроме того, если сумма арендной платы будет меньше себестоимости аренды (суммы амортизации авто и прочих расходов) и одновременно она будет ниже обычной цены, здесь не исключаются проблемы при отнесении всей суммы себестоимости аренды на расходы — из-за нормы п. 5 П(С)БУ 16 «Расходы». Дело в том, что при расширенном толковании этой нормы (поскольку это — операция с собственником предприятия) часть расходов (сумму расходов, превышающую доход) в такой убыточной ситуации логично относить за счет дополнительного капитала предприятия.
НДФЛ, ВС, ЕСВ. Что касается дохода учредителя, то НДФЛ (и ВС) в этом случае возникать не должен. Единственной зацепкой для фискалов (если цена аренды неприлично низкая) может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ, согласно которому в доход включается сумма скидки с обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для плательщика-покупателя. Однако, если арендная плата (в том числе для целей НДС) будет не ниже обычной цены, проблем с обложением возникать не должно.
ЕСВ нет, так как арендные платежи им не облагаются, и нет его даже в том случае, если вылезет скидка, которая облагается НДФЛ и ВС.
Даем втихаря
Самый простой вариант — не высвечивать факты пользования учредителем авто предприятия (разумеется, если/когда такое возможно). То есть камуфлировать его поездки в личных целях под хоздеятельность предприятия (мол, фактически управлял авто работник предприятия и поездки были исключительно в хозцелях). Ведь многие работники (особенно из числа начальства) могут трудиться сверхурочно и вполне способны регулярно осуществлять в нерабочее время поездки по производственным вопросам (на руку здесь играет и отмена путевых листов для легковых автомобилей). При этом желательно, чтобы у таких работников был ненормированный рабочий день. Тогда и при поездках в нерабочее время легче доказывать, что автомобиль используется исключительно для служебных целей. Разумеется, при этом использование автомобиля в личных целях и самовольная передача его иным лицам строго запрещаются соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию…
В то же время, если во время таких поездок учредителя угораздит устроить/попасть в ДТП или под проверку на дорогах, то нужно быть готовыми к объяснениям, на каком основании учредитель использовал авто предприятия (получал от предприятия его техпаспорт и проч.). И в таких случаях (если авто не угонялось учредителем) нести гражданско-правовую ответственность за это ДТП или иное нарушение (т. е. возмещать ущерб, причиненный другим лицам, платить штрафы) формально должно предприятие (см. выше).
В командировку
При определенных условиях учредитель может осуществлять на авто служебные командировки в хозцелях предприятия как член руководящего органа предприятия. Ведь в п.п. 170.9.1 НКУ среди потенциально командируемых лиц упомянуты не только работники, но и члены руководящего органа. Причем такие командировки можно оформлять как на поездки в пределах Украины, так и в другие страны.
Но при этом хозяйственность этих командировок нужно подтверждать соответствующими документами (хотя бы оформленными в командировке протоколами о намерениях вступить в договорные отношения с потенциальными партнерами)
В таких случаях не должно быть и проблем с ГСМ (о которых см. ниже). Ведь стоимость ГСМ, израсходованных на такие поездки, естественно, полностью спишется в затраты, и при этом ГСМ будут считаться израсходованными в хоздеятельности предприятия.
Такие варианты наиболее беспроблемные, если только не всплывут какие-нибудь факты или документы, вскрывающие истинное содержание поездок учредителя. Ну и далеко не все любят по жизни лукавить…
Подводя итог, отметим, что лучше передавать авто учредителю в аренду, установив арендную плату, как минимум, на уровне суммы амортизации авто, и лишь на худой конец вообще не светить нигде такие операции.
Продать авто
И еще. Если учредитель ну очень любит кататься на авто предприятия, то, возможно, стоит с ним поменяться местами: продать авто учредителю — и пусть катается на здоровье, а предприятие это авто по мере необходимости будет брать у него в аренду. Тогда количество налогово-бухгалтерских проблем может уменьшиться…
ГСМ
Отдельно поговорим о последствиях заправки предприятием ГСМ авто для поездок учредителя.
НДС. Заправка предприятием авто ГСМ или бесплатная передача учредителю талонов/смарт-карт потребует начисления НО исходя из минбазы согласно п. 188.1 НКУ. Благо, сейчас фискалы хотя бы не требуют в таких случаях начисления еще и компенсирующих НО по НДС (согласно п. 198.5 НКУ).
НДФЛ и ВС. Естественно, стоимость израсходованных учредителем ГСМ при поездках в личных целях на авто предприятия должна включаться в его облагаемый доход и облагаться НДФЛ и ВС. Причем сумма облагаемого НДФЛ (не ВС!) дохода должна рассчитываться с применением повышающего коэффициента из п. 165.4 НКУ.
Горючий акциз. Еще один не очень приятный момент может всплыть при такой заправке автомобиля ГСМ за счет предприятия.
Как вам известно, плательщиком горючего акциза является лицо, реализующее горючее. А реализацией горючего согласно п.п. 14.1.212 НКУ являются в том числе и операции по его бесплатной передаче другим лицам с акцизного склада (акцизного склада передвижного). В то же время акцизный склад согласно определению этого термина в п.п. 14.1.6 НКУ возникнет у субъекта, реализующего (в том числе бесплатно передающего) горючее — без учета объемов его емкостей и объемов годового расхода! См. оговорку в п.п. 14.6.6 НКУ о неосуществлении операций по реализации и хранению горючего другим лицам — а здесь мы как раз имеем реализацию (бесплатную передачу) горючего «иному лицу» (учредителю).
В общем,
если предприятие так уж хочет еще и заправлять авто учредителю, то будет лучше и безопаснее передавать учредителю талоны или смарт-карты*
* О том, что с 1 июля 2019 года такая передача не должна считаться реализацией горючего, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 59, с. 27.
А еще лучше, чтобы учредитель получал от вас авто с пустым баком и сам его заправлял. Хотя передачу авто с пустым баком фактически осуществить довольно сложно, но хотя бы по документам показывайте, что авто передавалось учредителю без горючего в баке. И при этом в соответствующем документе (договоре, и др.) четко оговорите, что все расходы, связанные с таким использованием авто (его заправка ГСМ, его техобслуживание и проч.), производятся учредителем за счет его собственных средств.
выводы
- Передача авто в бесплатное пользование (ссуду) учредителю предприятия (а также участнику, руководителю, члену его органа управления или контроля) ч. 2 ст. 829 ГКУ запрещена.
- При сдаче учредителю авто в аренду желательно, чтобы сумма арендной платы была не ниже обычной (рыночной) цены.
- Можно также передавать авто учредителю для целей поездки на нем в служебную командировку. Можно продать авто учредителю.
- Если предприятие будет заправлять за свой счет ГСМ авто, переданное учредителю для его личных целей, тогда необходимо будет начислить НО по НДС с такой бесплатной поставки, удержать НДФЛ и ВС, но, кроме того, еще возможны проблемы и с горючим акцизом.
