Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком. График отпусков должен быть у каждого работодателя (см. ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках). Составляют его ежегодно.
При составлении графика учитывают как личные интересы работников и возможности для их отдыха, так и интересы производства. Но
есть работники, которым ежегодный отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время
Это (ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках):
— работники в возрасте до 18 лет;
— работники с инвалидностью;
— женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;
— женщины, которые имеют двух и больше детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
— одинокие матери (отцы), которые воспитывают ребенка без отца (матери);
— опекуны, попечители или другие одинокие лица, которые фактически воспитывают одного (или больше) ребенка в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;
— жены (мужья) военнослужащих;
— ветераны труда и лица, которые имеют особые трудовые заслуги перед Отечеством;
— ветераны войны, лица, которые имеют особые заслуги перед Отечеством, а также лица, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII;
— родители-воспитатели детских домов семейного типа.
Законодательство может предусматривать и другие случаи обязательного предоставления ежегодных отпусков в удобное для работника время. Например, право на использование очередного отпуска в любое удобное время имеют лица, отнесенные к 1 и 2 категориям пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы (п. 22 ч. 1 ст. 20 и п. 1 ч. 1 ст. 21 Закона № 796).
Правда, несмотря на свои привилегии, все эти работники все равно должны уведомить работодателя о желательном периоде отпуска.
Составленный график согласовывают с профкомом, который действует на предприятии, или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого график отпусков утверждают либо приказом (распоряжением) руководителя предприятия, либо непосредственно грифом утверждения.
Утвержденный график доводят к сведению всех работников. Подробно о составлении графика отпусков см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 100.
О конкретной дате начала ежегодного отпуска (в пределах месяцев, указанных в графике) работодатель обязан предупредить работника не позже чем за две недели до установленного графиком срока (желательно в письменном виде). Сделать это он может двумя способами:
— составив и вручив работнику уведомление о дате начала отпуска;
— ознакомив работника с приказом о предоставлении ему отпуска.
А вот получать от работника заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска ни КЗоТ, ни Закон об отпусках работодателя не обязывают.
Следующий этап документального оформления — составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.
На основании такого приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию об отпуске, который предоставляется работнику, в раздел V «ОТПУСКА» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.
Карантин и график
Соблюдать график отпусков обязаны как работодатель, так и работник. Но ненавистный коронавирус вносит коррективы в наши с вами планы. Поэтому сегодня довольно часто можно услышать вопрос: а можно ли взять отпуск не по графику?
Да, можно. Причем, если с такой просьбой к работодателю обращаются работники-льготники (их перечень мы привели выше), отказать в переносе ежегодного отпуска работодатель не может.
А если отпускные планы изменятся у работника, который не относится к льготникам? Перенести его отпуск также можно, но последнее слово здесь за работодателем. То есть, если работодатель не согласен на перенос, работник должен будет соблюдать график. Но допустим, что все складывается хорошо. Тогда действуем так:
1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска, согласованное со своим непосредственным руководителем (см. рис. 1 ниже). В заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск, его продолжительность и причины переноса (если работник не относится к льготным категориям);
2) в соответствии с резолюцией руководителя предприятия, проставленной на заявлении работника, кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (см. рис. 2 ниже).
Если форма графика отпусков, утвержденная на вашем предприятии, содержит графу «Примечание», то информацию о переносе отпуска (дату и номер приказа) можно указать в этой графе. Также можно при составлении графика отпусков предусмотреть в нем графу «Перенос отпуска».
Нужно ли издавать еще и приказ о внесении изменений в график отпусков в случае их переноса? Есть предприятия, которые издают. Но, считаем, что это необязательно.
