1 Подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2020, № 24, с. 2.
Организуем продление
Обычно направляя работников в командировку, руководитель предприятия оформляет приказ о командировке и закрепляет в нем срок командировки.
И если работники не успели вернуться из командировки в срок, став не по своей воле заложниками карантинного форс-мажора (отмены передвижения на всех видах пассажирского транспорта)2, руководитель предприятия вполне может срок такой командировки продлить.
2 Достаточным доказательством форс-мажорного обстоятельства в этом случае являются нормативно-правовые акты, которые вводят ограничительные меры (постановление КМУ от 11.03.2020 г. № 211, с учетом изменений, внесенных постановлением КМУ от 16.03.2020 г. № 215; распоряжение КМУ от 14.03.2020 г. № 287-р). Отдельное подтверждение от ТПП не нужно.
Для этого можно ориентироваться на п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 593, закрепив такие же правила во внутреннем Положении о командировках. В соответствии с этими нормами руководитель предприятия может принять решение о продлении срока командировки.
Решение о продлении командировки оформляют приказом
Издать приказ о продлении сроков командировки руководитель предприятия может:
(1) сразу же, как только стало известно об обстоятельствах, повлекших за собой необходимость в продлении командировки, или
(2) уже после прибытия командированного работника к месту его постоянной работы.
Основанием для этого послужит докладная записка работника или его непосредственного руководителя.
Правда, с учетом возможной потребности обеспечить работника дополнительным авансом на питание, проживание и благополучное возвращение, считаем, что в данном случае целесообразно такой приказ оформить сразу же как только стало известно, что работник не в силах вернуться из командировки в срок.
Что указываем в приказе? Обязательно:
— причину продления командировки со ссылкой на постановление КМУ от 11.03.2020 г. № 211 (с учетом изменений, внесенных постановлением КМУ от 16.03.2020 г. № 215) и/или распоряжение КМУ от 14.03.2020 г. № 287-р, которые вводят ограничительные меры в части отмены авиа-, железнодорожного и автобусного пассажирского сообщения между городами и областями Украины, ограничения в части пересечения границы и международных перевозок, а также прочие документы, которые бы подтверждали отсутствие билетов (например, скриншоты с сайтов перевозчиков);
— при необходимости — о перечислении работнику дополнительной суммы аванса4 (на проживание, дополнительные суточные и, возможно, на вынужденный индивидуальный проезд). Дополнительный аванс без отчета за предыдущий не будет считаться нарушением5, поскольку такие действия осуществляются в рамках одной командировки;
4 Не против перечисления дополнительной суммы аванса и Минфин (см. письмо от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681).
5 Да и нет нормы, штрафующей за выдачу средств под отчет без отчета за предыдущую командировку (Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 утратил силу).
— указываем сроки продления.
Сроки продления
Руководитель в такой ситуации может предложить следующие варианты благополучного возвращения работника из командировки:
1) после возобновления пассажирского авиа-, ж/д и автобусного сообщения. Напомним, Инструкцией № 59 установлены максимальные сроки командировки с учетом сроков ее продления: по Украине — 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней.
Особый случай: если работник задержался в командировке по причине болезни. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59). Но при этом помните: за дни болезни командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении).
Кроме того, в течение всего времени, пока он не сможет по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного проживания, командированному работнику выплачивают суточные. Пункт 9 разд. ІІ Инструкции № 59 ограничивает такие выплаты сроком в 2 месяца.
Однако предприятия, не финансируемые из бюджета, на наш взгляд,
могут продлить командировку и на другой, в том числе более длительный, срок, причем не только по причине болезни работника, но и по причине карантина
Для этого следует добавить во внутреннее Положение о командировке и нормы, регламентирующие продление командировки на срок введенного правительством карантина;
2) оплатить переезд с места командировки до места работы на такси. Напомним, налоговики разрешают не облагать НДФЛ (и ВС) сумму компенсации расходов на такси, выплаченную небюджетным предприятием своему работнику, но только при наличии транспортного счета и расчетного документа (см. письма ГФСУ от 21.02.2019 г. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК, от 26.11.2018 г. № 4948/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ). Правда, будьте готовы, что с получением таких документов могут возникнуть проблемы (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 71, с. 3);
3) арендовать для доставки командированного работника легковой автомобиль с водителем, заключив договор с субъектом хозяйствования (с наличием всех необходимых документов).
Дополнительные расходы
После издания приказа о продлении командировки суточные, расходы на проживание, расходы на проезд к месту постоянной работы и другие расходы за дни задержки в командировке должны быть возмещены работнику на общих основаниях. То есть в таком же порядке, как и за остальные дни командировки.
После возвращения из командировки работник в обычные сроки должен подать один Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет6: как полученных, так и дополнительно потраченных.
6 Форма которого утверждена приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276.
Расходы на командировку, понесенные работником при выполнении командировочного задания, предприятие включает в затраты по направлениям (Дт 20, 22, 23, 28, 91, 92, 93, 94).
А вот дополнительные расходы на продление командировки по причине всеобщего карантина (суточные, расходы на проживание в те дни, когда работник фактически не выполнял возложенное на него задание) стоит отнести к прочим расходам операционной деятельности (Дт 949).
По налогу на прибыль объект обложения определяют от суммы финрезультата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета (НКУ никаких «командировочных» разниц не предусматривает). Так что все расходы по продленной командировке сформируют у предприятия базу обложения налогом на прибыль.
