1 Детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2020, № 24, с. 2.
Організовуємо продовження
Зазвичай, направляючи працівників у відрядження, керівник підприємства оформляє наказ про відрядження і закріплює в ньому строк відрядження.
І якщо працівники не встигли повернутися з відрядження в строк, ставши не зі своєї волі заручниками карантинного форс-мажору (скасування пересування на всіх видах пасажирського транспорту)2, керівник підприємства цілком може строк такого відрядження продовжити.
2 Достатнім доказом форс-мажорної обставини в цьому разі є нормативно-правові акти, які запроваджують обмежувальні заходи (постанова КМУ від 11.03.2020 р. № 211, з урахуванням змін, внесених постановою КМУ від 16.03.2020 р. № 215; розпорядження КМУ від 14.03.2020 р. № 287-р). Окреме підтвердження від ТПП не потрібне.
Для цього можна орієнтуватися на п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 593, закріпивши такі ж правила у внутрішньому Положенні про відрядження. Відповідно до цих норм керівник підприємства може прийняти рішення про продовження строку відрядження.
Рішення про продовження відрядження оформляють наказом
Видати наказ про продовження строків відрядження керівник підприємства може:
(1) одразу ж, щойно стало відомо про обставини, які спричинили необхідність у продовженні відрядження, або
(2) вже після прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.
Підстава для цього — доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника.
Щоправда, з урахуванням можливої потреби забезпечити працівника додатковим авансом на харчування, проживання і благополучне повернення, вважаємо, що доцільно такий наказ оформити одразу ж, щойно стало відомо, що працівник не в змозі повернутися з відрядження у строк.
Що зазначаємо в наказі? Обов’язково:
— зазначаємо причину продовження відрядження з посиланням на постанову КМУ від 11.03.2020 р. № 211 (з урахуванням змін, внесених постановою КМУ від 16.03.2020 р. № 215) та/або розпорядження КМУ від 14.03.2020 р. № 287-р, які запроваджують обмежувальні заходи в частині скасування авіа-, залізничного та автобусного пасажирського сполучення між містами та областями України, обмеження в частині перетину кордону і міжнародних перевезень, а також на інші документи, які підтверджують відсутність квитків (наприклад, скріншоти з сайтів перевізників);
— прописуємо за необхідності про перерахування працівникові додаткової суми авансу4 (на проживання, додаткові добові та, можливо, на вимушений індивідуальний проїзд). Додатковий аванс без звіту за попередній не вважатиметься порушенням5, оскільки такі дії здійснюються в межах одного відрядження;
4 Не проти перерахування додаткової суми авансу і Мінфін (див. лист від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681).
5 Та й немає норми, що штрафує за видачу коштів під звіт без звіту за попереднє відрядження (Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 втратив чинність).
— зазначаємо строки продовження.
Строки продовження
Керівник у цій ситуації може запропонувати такі варіанти благополучного повернення працівника з відрядження:
1) після відновлення пасажирського авіа-, залізничного та автобусного сполучення. Нагадаємо, Інструкцією № 59 встановлені максимальні строки відрядження, з урахуванням строків його продовження: по Україні — 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів.
Особливий випадок: якщо працівник затримався у відрядженні внаслідок хвороби. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються (абзац третій п. 9 розд. II Інструкції № 59). Але при цьому пам’ятайте: за дні хвороби відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли він перебуває на стаціонарному лікуванні).
Крім того, протягом усього часу, поки він не зможе за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, відрядженому працівникові виплачують добові. Пункт 9 розд. ІІ Інструкції № 59 обмежує такі виплати строком у 2 місяці.
Проте підприємства, що не фінансуються з бюджету, на наш погляд,
можуть продовжити відрядження і на інший, у тому числі триваліший строк, причому не лише внаслідок хвороби працівника, а й унаслідок карантину
Для цього слід додати до внутрішнього Положення про відрядження і норми, що регламентують продовження відрядження на строк запровадженого урядом карантину;
2) оплатити переїзд з місця відрядження до місця роботи на таксі. Нагадаємо, податківці дозволяють не оподатковуватиПДФО (і ВЗ) суму компенсації витрат на таксі, виплачену небюджетним підприємством своєму працівникові, але тільки за наявності транспортного рахунку і розрахункового документа (див. листи ДФСУ від 21.02.2019 р. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК, від 26.11.2018 р. № 4948/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ). Щоправда, будьте готові, що з отриманням таких документів можуть виникнути проблеми (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 71, с. 3);
3) орендувати для доставки відрядженого працівника легковий автомобіль із водієм, уклавши договір із суб’єктом господарювання (з наявністю всіх необхідних документів).
Додаткові витрати
Після видання наказу про продовження відрядження добові, витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані працівникові на загальних підставах. Тобто в такому ж порядку, як і за інші дні відрядження.
Після повернення з відрядження працівник у звичайні строки повинен подати один Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт6: як отриманих, так і додатково витрачених.
6 Форма якого затверджена наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276.
Витрати на відрядження, понесені працівником в дні виконання відрядного завдання, підприємство включає до витрат за напрямами (Дт 20, 22, 23, 28, 91, 92, 93, 94).
А ось додаткові витрати на продовження відрядження внаслідок карантину (добові, витрати на проживання в ті дні, коли працівник фактично не виконував завдання) варто віднести до інших витрат операційної діяльності (Дт 949).
З податку на прибуток об’єкт оподаткування визначають від суми фінрезультату до оподаткування, розрахованого за правилами бухобліку (ПКУ жодних «відрядних» різниць не передбачає). Тож абсолютно всі витрати за продовженим відрядженням сформують у підприємства базу оподаткування податком на прибуток.
