Вопрос у предприятия возник, поскольку, если подписать акты сейчас, в них засветится дата наложения электронной подписи и станет очевидно, что на дату отражения расходов в учете и НК по НДС акты были еще не подписаны. Чревата ли такая ситуация неприятностями для предприятия — заказчика маркетинговых услуг?
Бухучетные последствия
ГКУ, в частности глава 63, посвященная договору об оказании услуг, не требует обязательно оформлять акт для подтверждения факта оказания услуг. Но на практике потребность в составлении соответствующего акта (подтверждающего факт оказания услуги и принятия ее заказчиком), безусловно, возникает. Поэтому чаще всего стороны договариваются, что такой акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами (исполнителем и заказчиком).
Утвержденной формы акта оказанных услуг не существует, как нет и порядка его оформления. В то же время для предоставления акту силы первичного документа его содержание должно соответствовать требованиям, приведенным в ст. 9 Закона о бухучете* и п. 2.2 Положения № 88**. А они настаивают на том, что личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозоперации, являются одним из обязательных реквизитов, которые как раз и превращают акт в первичный документ.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
И документы, созданные в электронной форме, не исключение.
Такие документы используют в бухучете только при условии, что они отвечают требованиям законодательства об электронных документах и электронном документообороте (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). А в ст. 6 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV сказано, что именно наложением электронной подписи завершается процесс создания электронного документа.
Поэтому акт оказанных услуг (как электронный, так и бумажный) без подписи одной из сторон хозоперации, конечно же, нельзя считать полноценным первичным документом.
В то же время мы помним, что несущественные недостатки в документах, которые содержат сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания этой хозоперации при условии, что такие недостатки не мешают идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении операции, а документ содержит сведения о дате его составления, названии предприятия, от имени которого он составлен, содержании и объеме хозоперации (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Отсутствие подписи заказчика, на наш взгляд, можно отнести к таким несущественным недостаткам (особенно в ситуации, когда акты таки будут подписаны, пусть и позже). Поэтому ее отсутствие на первичном документе — не повод для неотражения операции в учете.
Тем более, что:
1) хозоперации отражают в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете);
2) финотчетность должна содержать всю информацию о фактических и потенциальных последствиях хозопераций и событий, способных повлиять на решения, принимаемые на ее основе (ст. 4 Закона о бухучете).
То есть хозяйственные операции (в частности, признание доходов и расходов от их осуществления) отражают в бухучете в отчетных периодах их осуществления, независимо от того, когда на эти операции оформлены первичные документы. В общем,
расходы по маркетинговым услугам должны быть отражены в периоде, когда эти услуги были фактически получены на основании поступившего от исполнителя, но не подписанного заказчиком акта
Кстати, даже если бы акта не было вообще, отразить получение маркетинговых услуг все равно было бы необходимо. В таком случае маркетинговые расходы пришлось бы самозадокументировать (составить самоакт), как предлагает п. 2.6 Положения № 88. Но в нашем случае акт есть, стороны, содержание, объем и сумма операции идентифицированы, поэтому в самоакте необходимость отпадает.
О том, что хозоперации должны быть отражены в учете в периоде их осуществления, а при отсутствии документов от контрагента — самозадокументированы, говорит и Минфин (см. письмо от 26.12.2019 г. № 35210-06-62/35178).
Налоговоприбыльный учет
Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и прочих показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НКУ). То есть тут равняемся на бухучет. А значит,
недостатки в первичке, несущественные для бухучетных целей, не существенны и для налоговоприбыльного учета
Кстати, самоакт для налоговоприбыльных целей тоже годится. Подтверждают такой подход и налоговики (см. письмо ГФСУ от 22.07.2019 г. № 3389/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).
НК по НДС
Датой начисления налоговых обязательств (НО) и датой составления налоговой накладной (НН) при поставке услуг является дата составления первичного документа (в бумажной или электронной форме), который содержит сведения о хозоперации независимо от даты его подписания (см. письмо ГНСУ от 11.03.2020 г. № 998/6/99-00-07-03-02-06/ІПК // «Налоги & бухучет», 2020, № 24, с. 26).
Поэтому немудрено, что поставщик маркетинговых услуг, не получив подписанный акт от заказчика, все равно начислил НО по НДС и составил НН. А заказчик на основании полученной НН отразил НК.
Отсутствие подписи заказчика на акте для целей отражения НК — не помеха. Ведь для НК принципиальной является именно дата получения товаров/услуг (п. 198.2 НКУ), а основанием для отражения НК — должным образом оформленная и зарегистрированная в ЕРНН НН (п. 201.10 НКУ). Первичный же документ тут имеет второстепенное значение. Тем более что в нашем случае первичка есть, пусть и с небольшим недостаком.
В общем, на наш взгляд, ничего страшного в описанной вами ситуации нет. Просто подпишите электронные акты сегодняшним числом, а в учете (как в бухгалтерском, так и в налоговоприбыльном и в НДС-учете) никаких корректировок проводить не нужно.
